Documentación del proyecto

La documentación del proyecto no es solo una tarea simple, sino que puede considerarse como un conjunto de habilidades esenciales en la era actual. Desde la universidad hasta los profesionales que trabajan, trabajando en proyectos en una parte esencial de la rutina diaria de trabajo, por lo tanto, es de vital importancia que uno comprenda cómo documentar, salvaguardar y preservar su proyecto para la prueba de verificación y referencia futura. Desde el nivel escolar, si a los individuos se les considera esta habilidad simple pero efectiva de la documentación y gestión de proyectos, puede agregar mucha eficiencia y productividad en su trabajo profesional.

Tomando una perspectiva Macro, la documentación del proyecto es una parte integral de la Gestión del Proyecto. Puede haber varios tipos de proyectos en varios flujos en los que las personas trabajan, la documentación puede ser de gran beneficio y valor para el Gerente de Proyecto porque:

Puede ver si se han cumplido todos los requisitos del proyecto, si no, entonces qué se debe hacer.
En caso de problemas, puede rastrearlo hasta la fuente del problema y trabajar para proporcionar soluciones específicas.
Puede responsabilizar a un individuo por el trabajo que ha realizado, el gerente del proyecto puede rastrearlo hasta el analista que ha trabajado en el proyecto en términos del trabajo que el analista ha realizado y cuándo se realizó.
Proporciona y sirve como prueba de que dicho proyecto ha sido elaborado.
En caso de conflictos y disputas, los documentos relacionados con un proyecto se pueden buscar nuevamente y también se pueden utilizar para asignar la propiedad del proyecto a su propietario legítimo.
Simplemente pasando por el administrador de documentos puede conocer el estado del proyecto y su tiempo estimado de finalización.
Y, por último, es importante que el proyecto esté organizado correctamente, sea fácil de leer y adecuado.

Idealmente, los gerentes de proyecto siguen plantillas estandarizadas que se han utilizado en el pasado para la documentación; Estas plantillas son de proyectos exitosos realizados por la empresa en el pasado. Los planes de proyecto, los casos de negocios, el estado del proyecto y los requisitos a menudo se reutilizan de proyectos anteriores que fueron un éxito, ya que ayuda al gerente del proyecto a centrarse en su competencia, eficiencia y productividad y reducir el exceso de papeleo que se vuelve difícil de rastrear y administrar .

A continuación se muestra una instantánea de las etapas clave en el ciclo de vida de un proyecto, y cómo cada etapa genera documentos esenciales del proyecto que se pueden utilizar para la verificación, referencias futuras y verificación.

Informe de viabilidad: antes de que el proyecto se implemente, se somete a muchas pruebas en cuanto a si es factible ejecutar este proyecto y llevarlo a la etapa de implementación. Se lleva a cabo un estudio de las tendencias y la cultura actuales del mercado junto con los costos y beneficios asociados con el proyecto.
Carta del proyecto: presenta una descripción general del proyecto, menciona los componentes y objetivos clave del proyecto y sirve como punto de referencia. Ayuda al gerente a seguir objetivos clave una y otra vez.
Especificación de requisitos: menciona todos los requisitos necesarios para ejecutar el proyecto, mano de obra, recursos financieros, recursos tecnológicos, materias primas, conjuntos de habilidades específicas, permisos, normas y reglamentos, aprobaciones en varias etapas del proyecto.
Documento de diseño: establece la estructura de diseño del proyecto, está hecho de tal manera que es fácil de comprender por un extraño cuando ve el proyecto. Presenta la arquitectura del proyecto.
Plan de trabajo / Estimación: establece el marco de tiempo para varios componentes del proyecto, dichos componentes deben terminar dentro de los plazos establecidos. El progreso real siempre se compara con estos plazos.
Matriz de trazabilidad: ayuda a rastrear la responsabilidad de un analista que trabaja en componentes específicos del proyecto y a quién contactar en caso de un problema.
Rastreador de problemas: mantiene una lista de todos los problemas, también almacena problemas y sus soluciones que ocurrieron en el pasado para que, en caso de que el problema llegue nuevamente, la solución esté fácilmente disponible
Documento de gestión de cambios: captura el progreso real y todos los cambios realizados en el proyecto
Documento de prueba: guarda todas las pruebas que se llevan a cabo y sus respuestas.
Documento técnico: establece todos los requisitos técnicos en términos de tecnología, diseño y especificaciones.
Documento funcional: se centra en cómo llevar a cabo diversas funciones y pautas a seguir mientras se ejecutan.
Manual del usuario: descripción general de todos los procesos, reglas y regulaciones. Como un procedimiento operativo estándar.
Plan de transición / implementación: menciona cómo se llevará el proyecto de la mesa de dibujo a la ejecución. Cubre todos los pasos sobre cómo implementar el proyecto.
Entrega / cierre del proyecto: el proyecto se completa y los documentos se guardan para referencia futura.

Los puntos mencionados anteriormente fueron áreas clave y fuentes de documentación del proyecto en varias etapas del ciclo de vida de un proyecto. Además de la lista anterior, hay algunos documentos de proyecto comunes que surgen en los proyectos diarios realizados a nivel individual o de la empresa.

Cronograma del proyecto: menciona plazos, recursos y costos del proyecto.
Gestión de riesgos: menciona todos los riesgos que podrían surgir en el proyecto, puede clasificarlos y asignar recursos en consecuencia.
Registros de problemas: menciona todos los problemas operativos que surgen y sus soluciones.
Presupuesto del proyecto: el documento más importante menciona el costo total y el rendimiento esperado del presupuesto.
Informe de estado: menciona el estado de finalización y los hitos y los próximos hitos.
Informes de control de calidad: los informes de garantía de calidad son importantes porque revisa todos los criterios básicos antes de la implementación.

Por lo tanto, está claro que los documentos del proyecto son de inmensa importancia en la finalización exitosa de un proyecto. Los documentos del proyecto deben ser claros, simples, relevantes y estar a la altura. Cada proyecto es la diferencia en términos de tamaño, alcance, entregables y ciclo de vida. Los documentos de este proyecto deben ser apropiados para el proyecto en cuestión.

Los documentos del proyecto deberían facilitarle la vida al gerente del proyecto y a todos los involucrados. Debe indicar claramente todos los requisitos, riesgos y recursos para que todos los interesados estén en la misma página.

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Esta ha sido una guía para la documentación del proyecto. Aquí hemos discutido los documentos del proyecto que surgen en los proyectos del día a día. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información: