Administre el tiempo: todos deseamos tener más tiempo en un día. Una vez que termina y miramos hacia atrás a lo que hemos logrado, a menudo nos preguntamos cómo pasaron esas 24 horas. Y la falta de tiempo es un problema importante que la mayoría de nosotros enfrentamos. Si eres uno de ellos, entonces la gestión del tiempo podría ser un problema. La mayoría de nosotros enfrentamos problemas de tiempo en nuestra vida. A menudo decimos cosas como: "No sé dónde encontrar el tiempo", o "No hay suficiente tiempo en el día" o "No tengo tiempo para mí".
La gestión del tiempo es una habilidad
A menudo tendemos a creer que nunca tenemos tiempo para terminar nuestro trabajo porque estamos abiertamente ocupados en responder a las curvas de la vida. Cuando finalmente manejamos el tiempo para extraer algo de tiempo para nosotros, nos encontramos con un desarrollo repentino que exige atención inmediata. De hecho, incluso cuando no nos enfrentamos a ningún problema, parece que no encontramos tiempo para administrar nuestras tareas diarias.
Entonces, ¿cómo encontramos administrar el tiempo para todo lo que hacemos?
Todo comienza con la organización.
La gestión del tiempo no es una magia negra difícil de alcanzar que solo un puñado de personas comprende. De hecho, todos ustedes pueden administrar su tiempo de manera efectiva siempre que nos organicemos. Sin organización, será difícil imaginar lo que tenemos que lograr durante el día y lo importante que son todas estas cosas para alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.
Una vez que organiza su tiempo, no solo adquiere la capacidad de administrar sus tareas diarias de manera más efectiva, sino que también aumenta la posibilidad de asignar tiempo donde realmente se necesita, es decir, hacia los objetivos a largo plazo que tiene en mente. Si nunca ha establecido tales objetivos en el pasado, ahora es el momento de comenzar. Es un requisito previo muy importante para una gestión eficaz del tiempo.
¿Por qué es importante establecer objetivos para administrar el tiempo?
El establecimiento de objetivos encabeza la tabla entre todas las estrategias de gestión del tiempo. Ayuda a establecer los campos de juego. Si no eres consciente de lo que estás apuntando, puedes terminar girando las ruedas todo el día y frustrarte repetidamente. Si desea administrar el tiempo de manera efectiva y, al mismo tiempo, realizar todos sus sueños y esperanzas, debe garantizar la claridad sobre lo que desea de su vida.
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Administrar el tiempo: establecer objetivos claros
Pocos de nosotros tenemos tiempo para lograrlo todo. Por lo tanto, es importante enfocar nuestras prioridades. Establezca sus objetivos y pase la mayor parte de su tiempo en actividades que lo ayudarán a alcanzar estos objetivos.
Asigne la máxima prioridad a las actividades que son urgentes e importantes. Considere si tiene que pasar tiempo en cosas que pueden no ser importantes pero que son urgentes. ¿Se pueden delegar estas cosas a otra persona? ¿Debería dedicar algún tiempo a cosas que no son urgentes ni importantes?
Desarrollando planes:
Marque sus planes en las prioridades. Factoriza en tu forma de trabajar. Puede resultarle útil mientras planifica su primera semana. Luego haga lo siguiente para el día.
- Identifique las tareas que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos. Asigne el tiempo correspondiente.
- Termine primero las tareas pequeñas y urgentes.
- Distribuya el trabajo si hay otras personas que pueden hacerlo, tal vez de manera más económica, efectiva y rápida.
- Asegúrese de que otros sepan lo que tienen que lograr todos los días.
- Divida todas las tareas principales del día en bloques de trabajo realizables.
- Abórdelos uno por uno.
Establecer plazos:
Establezca plazos alcanzables para todas las actividades. Establezca un plazo final que comprenda plazos provisionales para proyectos a largo plazo. Incluya tiempo para contingencias. Los proyectos más largos requieren más tiempo de contingencia.
Determine si los plazos son flexibles o fijos. Nunca permita que el trabajo menos importante tome más tiempo del que debería. Si solo valen 10 minutos, asegúrese de hacerlo dentro de ese tiempo.
Programe su trabajo para que se adapte a su temperamento en varios momentos de la semana o el día. Por ejemplo, si eres el más animado y extrovertido a última hora de la mañana, programa las llamadas de los clientes en ese momento.
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Gestionar el tiempo: organizarse
Organizarse es el segundo paso hacia una gestión eficaz del tiempo. Debe organizarse si desea administrar el tiempo correctamente.
Pero, ¿cómo puedes hacer eso?
Lo primero es lo primero, debe establecer sus objetivos. Si no lo ha hecho, deje de seguir leyendo y vuelva a fijar sus objetivos.
Una vez que se establecen los objetivos, debe organizarlos. ¿Cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo? Divide los objetivos a largo plazo en hitos. De esta manera, tendrá un objetivo para cada día, semana y mes. Una vez que sepa lo que debe lograr dentro de un año, puede desglosar fácilmente los objetivos.
Conoces tus objetivos una vez que tienes la lista de objetivos desglosada en hitos. Obtendrá un mejor sentido de propósito una vez que se despierte por la mañana. Ayudará a garantizar que trabaje un poco todos los días para lograr estos objetivos, independientemente de cuán pequeña sea la cantidad.
Cuando los objetivos se organizan en hitos y tiene la lista ante usted, no puede pasar por alto las cosas que deben hacerse. Si no desea organizarse, su mente tiene una manera más fácil de ayudar a evitar las tareas diarias más importantes cada día.
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Administrar tiempo: priorizar el tiempo
El veterano escritor de ciencia ficción, Stephen D Covey, lanzó un libro titulado "7 hábitos de personas altamente efectivas" en 1994. En el libro, habló sobre un sistema de gestión del tiempo que fue presentado por primera vez por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight D Eisenhower. El sistema divide las actividades en cuatro cuadrantes que se basan en un par de factores: importancia y urgencia.
En un día, una tarea se puede clasificar en estos cuatro cuadrantes de la siguiente manera.
- Cuadrante 1: Crisis y emergencias, importantes y urgentes.
- Cuadrante 2: objetivos a largo plazo, importantes pero no urgentes
- Cuadrante 3: interrupciones, no importantes pero urgentes
- Cuadrante 4: distracciones, ni importantes ni urgentes
Cuando escanea la lista de sus tareas diarias e hitos, puede clasificar las áreas en las que se ubica cada una de ellas. Dedique una semana a realizar un seguimiento de todas las cosas que desea hacer. Esta es la mejor manera de instituir este método. Identifica las áreas donde pasas tiempo. Anótelos. Si dedica 20 minutos a llamar a sus cobradores, anótelo. Si pasa una hora en el supermercado, anótelo.
Al final de cada día durante la primera semana, escriba el cuadrante, junto al cual cayeron cada una de las tareas. ¿Cuánto tiempo pasó mirando la televisión (cuadrante 4), lidiando con crisis y emergencias (cuadrante1), o trabajando en los objetivos a largo plazo (cuadrante 2)? Asegúrese de anotar todas sus tareas.
Al final de la primera semana, observe el tiempo que pasó en cada uno de los cuadrantes. Su objetivo en la vida debe ser pasar la mayor parte del tiempo en el segundo cuadrante y el menor tiempo en el cuarto. Entonces, ¿cuánto tiempo pasaste realmente en el segundo cuadrante? Una vez que haya terminado el ejercicio, tome su lista de tareas diarias y tome nota del cuadrante, cada una de sus tareas se enmarca.
Ahora, si has visto televisión durante tres horas, entonces estabas en el cuarto cuadrante triste para ese día. Tiene que pasar el menor tiempo posible en este cuadrante, si desea administrar su tiempo de manera efectiva. A veces no entendemos cuánto tiempo estamos perdiendo, a menos que analicemos cuidadosamente el asunto.
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Administrar el tiempo: destruir la dilación
Es una de las partes más difíciles de la gestión del tiempo. La dilación a menudo levanta su cabeza fea. Pero, ¿cómo podemos evitarlo? Podemos muy bien establecer nuestras metas, organizarnos y dividir el tiempo de acuerdo con nuestras prioridades. Pero si no seguimos la lista de cosas que se supone que debemos hacer todos los días, entonces estamos perdiendo todo nuestro tiempo.
¿Cómo evitarlo?
La procrastinación, que ha sido etiquetada como un asesino silencioso, es quizás el mayor impedimento para nuestros objetivos. Todos decimos que queremos lograr algo. Pero cuando se trata de administrar nuestro propio tiempo, con cierto grado de eficiencia, parece que fallamos en ese sentido. La dilación surge de cada rincón.
Pero la única forma de evitar la dilación es estar al tanto de lo que debe hacerse exactamente. Una vez que haya establecido objetivos claros, se haya organizado y haya priorizado su tiempo, estará en camino para evitar todas las posibilidades de procrastinación. Si ninguna de sus estrategias funciona, pruebe la regla de los 15 minutos.
Configure un temporizador en su teléfono inteligente o reloj. Ahora, comienza a hacer algo que has estado posponiendo por solo 15 minutos. Bueno, ese es el tiempo que necesitas. Pronto se dará cuenta de la segunda ley del movimiento de Newton: un objeto en movimiento permanece en movimiento. Es probable que continúe una vez que haya comenzado, a menos que algo o alguien lo obligue a detenerse. La parte más difícil es comenzar algo en primer lugar.
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Administrar tiempo: multitarea
Todos nosotros poseemos habilidades multitarea. Si eres capaz de hacerlo o no, no es importante. Si puedes realizar múltiples tareas, es genial. Pero si no lo eres, no pierdas el sueño por eso. Muchas personas se vuelven menos efectivas mientras intentan realizar múltiples tareas. El resultado es comenzar varios proyectos simultáneamente y ninguno de ellos termina debido a un trabajo descuidado. Esto causa mucha desilusión a la gente.
Sepa cuándo realizar múltiples tareas:
Eso tampoco significa que cualquiera que pueda realizar múltiples tareas debe continuar haciéndolo todo durante el día. Involucrarse constantemente en varios proyectos al mismo tiempo, no siempre es una gran cosa para hacer. Debe tener en cuenta cuándo no realizar múltiples tareas. Por ejemplo, todos los días en el trabajo, podría haber algunas actividades típicas de tipo lista de verificación que deben completarse. En la mayoría de los casos, ¿son mundanos y aburridos? ¿Entonces que puedes hacer? Intenta terminar tantos de ellos en el menor tiempo posible. Pero cuando se le asigna un proyecto especial que debe terminarse dentro de un tiempo específico y con la más alta calidad, entonces dedíquele el máximo tiempo y concéntrese en ningún otro proyecto. De este modo, puede concentrarse por completo en el trabajo en cuestión. Es importante saber cuándo realizar múltiples tareas.
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Administre el tiempo: reduzca las interrupciones
Reduce la cantidad de interrupciones en tu vida. Hablando francamente, no puede reducir la cantidad de cosas que pueden interrumpir su trabajo. Pero puede cambiar la forma en que generalmente trata con ellos. ¿Qué haces cuando estás trabajando en algo importante y alguien viene a ti con un trabajo que puedes hacer más tarde? Di algo como: “Por supuesto que podemos hacer eso. Pero déjenme terminar lo que estoy haciendo ahora y luego nos ocuparemos de eso ”. Es importante posponer respetuosamente el trabajo menos importante por el bien que requiere su atención inmediata.
Al mismo tiempo, si su superior lo llama cuando está en medio de algo, entonces esa es una interrupción que merece una prioridad.
¿Cómo hacer frente a las dificultades típicas?
El error más común en la gestión del tiempo es intentar hacer todo por ti mismo. Delegue los trabajos de rutina a sus subordinados. Si alguien está ansioso por hacer uno de sus trabajos menos importantes, delegue eso también. Puede ser una buena oportunidad de módulo de capacitación en gestión del tiempo para ellos.
Aquí hay algunos otros puntos a tener en cuenta para abordar los escollos típicos.
- Ordena todos tus proyectos regularmente para asegurarte de que todos estén en orden.
- Aborde todos los grandes proyectos en secciones. No necesitas hacer todas las cosas a la vez. Ese es un gran error que comete la mayoría de la gente. Delegue algunas de las secciones si eso es posible.
- Concéntrate para mantenerte enfocado. Puede mantener este mensaje pegado en la pizarra: "¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento?"
Ultimas palabras
Ya sea que sea un alto ejecutivo, un gerente o un empleado menor, más tiempo en su mano lo ayudará a concentrarse en las tareas más importantes. Ser organizado, preparado y disciplinado le dará más tiempo productivo para emprender más proyectos.
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