Plan de gestión de proyectos
Katherine Tate cita acertadamente: "Intentar gestionar un proyecto sin gestión de proyectos es como intentar jugar un partido de fútbol sin un plan de juego".
En la economía global competitiva y volátil de hoy, la gestión de proyectos ofrece la posibilidad de entregar resultados comerciales consistentes. Según un informe de la inteligencia de Economist, el 80% de los ejecutivos mundiales afirmó que tener la gestión de proyectos como una competencia clave los mantuvo competitivos durante los tiempos de recesión.
¿Qué es el Plan de gestión de proyectos (PMP)? ¿Qué propósito tiene?
PMP es un documento formal aprobado que determina la ejecución, monitoreo, administración y cierre de un proyecto.
Imagínese, hay una función familiar y ha pedido vestidos para usted en una tienda en línea y, para su sorpresa, ¡se entregan semi cosidos! No se dio cuenta cuando realizó un pedido y simplemente realizó la compra en función de la fotografía del producto. Te sientes desordenado y te das cuenta de que ahora se necesita un sastre para unirlos de manera personalizada. Del mismo modo, los PMP requieren pasos o métodos a seguir para que un proyecto tenga éxito. Si bien este es un ejemplo más simple, los planes de proyecto pasan por el mismo proceso. El propósito de PMP es determinar:
- Los resultados de un proyecto.
- La probabilidad de obtener resultados exitosos
- Las personas (partes interesadas internas / externas / patrocinadores del proyecto / Gerentes de proyecto y equipo / Alta gerencia / Gerentes de recursos) que estarían involucradas en el proyecto
- Las formas de medir y comunicar el proyecto.
Plan de gestión del proyecto sin un plan:
Como su nombre indica, la gestión del proyecto requiere un plan. Inevitablemente, la planificación es una fase clave en la gestión de proyectos. Es una etapa primaria en la gestión de proyectos, en la que se define la documentación de los planes, requisitos y entregables del proyecto y se crea el cronograma del proyecto. Los planes objetivados se comunican al equipo, elaborando así las etapas de implementación y cierre del proyecto.
La siguiente ilustración resalta los beneficios de la planificación en la gestión de proyectos:
¿Qué contiene PMP?
Los componentes clave de PMP se ilustran a continuación:
Las etapas en la ilustración se elaboran de la siguiente manera:
- Identificación del problema y objetivos futuros: antes de comenzar un proyecto, siempre es prudente pensar que "por qué" se debe emprender este proyecto en particular. Y qué problemas o problemas se pueden abordar o solucionar. Por lo tanto, se debe hacer un análisis adecuado de la causa raíz de los problemas subyacentes para definir métodos para curarlos. El establecimiento de objetivos es el siguiente paso, que no se puede completar sin la identificación del problema. En la década de 1950, Toyota Motors fue pionera en el uso de la metodología Kaizen bajo la supervisión de Taiichi Ohno. Se enfatiza en identificar la causa raíz de cualquier problema para brindar una solución duradera. Desde entonces, muchas compañías en todo el mundo lo están utilizando para mejorar en todas las áreas.
- Propósito y entregables: El propósito y los entregables significan los resultados finales de un proyecto. Deben ser precisos, cuantificables y específicos de tiempo. Por ejemplo, un proyecto requiere que los trabajadores del sitio de construcción tengan múltiples habilidades en una variedad de tareas para facilitar la reducción de tiempo y costo en un plazo de 3 meses. Por lo tanto, el propósito sería aumentar el índice de habilidades múltiples del trabajador en ese tiempo estipulado para lograr el resultado deseado / entregable.
- Especificaciones del proyecto: Las especificaciones del proyecto son estándares y requisitos para emprender un proyecto. Considerando el ejemplo anterior, define formas de elevar el índice de habilidades múltiples y ha establecido estándares para actualizar y denotar el índice para todos los trabajadores.
- Estructura de desglose de tareas (TBS): describe todas las tareas que son primordiales para el propósito del proyecto. Incluye una secuencia en la que las tareas deben completarse. Por ejemplo, la primera tarea sería identificar el índice actual de habilidades múltiples para un trabajador y la tarea consecutiva sería identificar el tipo de capacitación para obtener el índice deseado.
- Presupuesto y recursos: TBS ayuda a determinar el presupuesto y los recursos estimados, tales como recursos humanos, equipo y material . A medida que se identifican las necesidades de recursos, se estiman el costo y la duración del proyecto. Tomando el ejemplo anterior, el número estimado de capacitadores para capacitar a los trabajadores y el costo incurrido en la capacitación comprendería Presupuesto y Recursos.
- Análisis de riesgos: cualquier cosa que pueda afectar negativamente el éxito de un proyecto es un "riesgo". Por ejemplo, si un entrenador se enferma o debido a alguna circunstancia desafortunada se va de licencia por una duración más larga, puede afectar el costo y la duración del proyecto. Identificar tales riesgos informados ayuda a desarrollar un plan para enfrentar el riesgo. También ayuda a identificar las partes interesadas del proyecto a las que se les notificará sobre el mismo.
¿Pensando en una carrera en gestión de proyectos?
El rápido avance en la tecnología ha creado un grupo de trabajos variados y ha generado cambios en la forma de trabajar de las personas. La gestión del proyecto no fue reconocida como un trabajo diferente hasta el reciente reconocimiento del mismo. En la economía actual, la demanda de gestión de proyectos ha aumentado. Según estadísticas recientes del Project Management Institute, alrededor de 87.7 millones de trabajos de administración de proyectos estarían disponibles para el año 2027. De hecho, después de China, que se espera que tenga 46 millones de trabajos de administración de proyectos, India ocupa el segundo lugar con la disponibilidad de 21.7 millones por año 2027.
Las siguientes estadísticas destacan la disponibilidad de empleos de gestión de proyectos (en millones) en 10 países diferentes como se esperaba para el año 2027:
¿Entonces, Qué esperas? ¡Inscríbete en uno!
Teniendo en cuenta la importancia de la gestión de proyectos, la demanda de profesionales de gestión de proyectos calificados y talentosos está en aumento. Obtener un curso profesional en gestión de proyectos definitivamente lo ayudará a comprender los diferentes aspectos del trabajo, identificar y administrar los riesgos de manera eficiente. Por último, pero no menos importante, un curso de capacitación certificado en gestión de proyectos mejorará su comprensión de la forma diferente en que funcionan varios proyectos. (Adaptado del informe publicado por Project Management Institute, 2017)
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Esta ha sido una guía para el Plan de gestión del proyecto. Aquí discutimos el propósito, los componentes clave y el pensamiento de carrera en la gestión de proyectos. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:
- Carrera en Gerencia de Proyectos
- Introducción a la gestión de proyectos
- Rol del Gerente de Proyecto
- Cualidades de un gerente de proyecto