¿Cuál es su definición de un proyecto exitoso?
Miembros del equipo del proyecto: muchas personas considerarían las etapas de planificación y definición como la causa principal del éxito de un proyecto. Pero, el factor subyacente entre todas estas etapas es el equipo de personas que trabajan en el proyecto. Este conjunto de personas que conocemos como miembros del equipo del proyecto forma un equipo de proyecto. Es la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto, realizando sus funciones variadas lo que los convierte en un equipo de proyecto exitoso, contribuyendo así al éxito del proyecto.
Si bien es el equipo que ayuda en las etapas de planificación y definición, también es el equipo que lo lleva a través de la ejecución, el mantenimiento y la implementación. En este artículo, trataremos de proporcionarle una guía completa sobre los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo que contribuye a un proyecto, de la mejor manera posible.
Definición del equipo del proyecto
Un equipo de proyecto se puede definir como una colección de muchos roles pertenecientes a un proyecto. Estos muchos roles que vienen empaquetados para un proyecto en particular proporcionan su experiencia clara y sin adulterar a los diversos aspectos y etapas del ciclo de vida de un proyecto. Según el tipo, la escala y el alcance del proyecto, se acomodan y planifican los diferentes roles y se elige el número de individuos o miembros del equipo del proyecto, contratados para el trabajo.
Los miembros del equipo del proyecto se pueden dividir no solo en función de su funcionalidad y área de especialización (grupos lógicos llamados sub-equipos) sino también de si son miembros del equipo programados o no programados.
| Miembro del equipo del proyecto programado | Miembro del equipo del proyecto no programado |
| También conocidos como equipo de entrega, los miembros del equipo del proyecto programado son aquellas personas para las que desea realizar un seguimiento de la cantidad de horas dedicadas, el impacto financiero que generan y su utilización como recurso. | También conocido como el equipo extendido, los miembros del equipo del proyecto no programados pueden describirse como aquellas personas para las cuales no se realiza un seguimiento específico del tiempo mientras están en un proyecto y son parte de la brigada de miembros del equipo del proyecto. |
Roles de los miembros del equipo del proyecto
Vamos a ver 6 roles diferentes de miembros del equipo del proyecto que existen en el mundo de la gestión de proyectos. Estos roles de miembros del equipo del proyecto contribuyen de manera efectiva a todas las diferentes etapas del proyecto.
Un proyecto no puede avanzar hacia el logro de sus objetivos establecidos a menos que los miembros clave de su equipo estén listos para trabajar eficientemente de su parte para hacer una historia exitosa del proyecto. Aquí le brindamos más claridad sobre los variados roles de los miembros del equipo del proyecto y sus deberes.
Gerente de proyecto
Este es el papel más importante y clave dentro de un proyecto. Un gerente de proyecto es el iniciador de proyectos y es responsable de un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Este es básicamente el papel principal dentro de un proyecto. Un gerente de proyecto es responsable de mantener el proyecto dentro de los límites de:
- Calidad
- Alcance
- Líneas de tiempo
- Presupuesto
Los miembros del equipo del proyecto informan al gerente del proyecto sobre todos los procedimientos del proyecto según el plan del proyecto. Las tareas del gerente de proyecto incluyen lo siguiente:
- Desarrollando un plan de proyecto
- Comunicación efectiva con los interesados y miembros del proyecto.
- Planificación y gestión de los diversos entregables y tareas que se llevarán a cabo en un proyecto.
- Reclutamiento de personal del proyecto
- Proporcionar liderazgo al proyecto.
- Determinación del enfoque de gestión del proyecto a emprender
- Proporcionar cronogramas y horarios a seguir
- Asignación de tareas y responsabilidades a otros miembros del equipo del proyecto.
- Proporcionar un plan de informes y comunicación.
Lider del Proyecto
Normalmente, este término es intercambiable con el de un gerente de proyecto, pero en algunas organizaciones con grandes proyectos, el trabajo se divide para tener un gerente de proyecto y un líder de proyecto. Este líder de proyecto normalmente informa al gerente de proyecto, que no solo se dedica a un solo proyecto en el departamento, sino a múltiples proyectos. Los líderes de proyecto para todos estos proyectos informan sus hallazgos y progreso al gerente del proyecto y trabaja en estrecha colaboración con el gerente del proyecto para cumplir con el objetivo del departamento hacia la estrategia comercial general.
Un líder de proyecto realiza el mismo conjunto de funciones que se describe con el gerente de proyecto, pero tenga en cuenta que esto es cierto para algunas organizaciones y se menciona en el artículo para que cuando se encuentre con tal situación no se confunda.
Patrocinador de proyecto
El impulsor del proyecto, un patrocinador del proyecto, es principalmente un miembro del equipo de alta gerencia que cree e invierte en el proyecto según lo previsto por el gerente del proyecto. El patrocinador del proyecto debe actualizarse a intervalos regulares sobre el progreso del proyecto y cómo está logrando el objetivo que se propuso alcanzar. Las tareas del patrocinador de un proyecto incluyen lo siguiente:
- Tomar decisiones comerciales clave cuando se trata de planificación de alto nivel
- Aprobaciones y aprobaciones de presupuestos de proyectos
- Comunicación de los objetivos del proyecto y el progreso a nivel de la empresa.
- Brindar atención cuando se trata de adquisición de recursos y tareas de mantenimiento
Miembro del equipo del proyecto o ejecutivo del proyecto
Los miembros del equipo del proyecto incluyen profesionales y expertos en la materia que participan activamente y trabajan en las diferentes etapas de un proyecto. Estos miembros del equipo del proyecto vienen con un conjunto variado de habilidades y todos están empleados, ya sea a tiempo parcial o completo, según los requisitos y necesidades del proyecto. Sus deberes incluyen lo siguiente:
- Proporcionar experiencia técnica
- Completar tareas y objetivos individuales o grupales
- Contribuir a los objetivos del proyecto de todas las formas posibles.
- Trabajar con las partes interesadas y los clientes / usuarios para establecer un trabajo de proyecto preciso y cumplir los objetivos comerciales
- Documentar los procesos.
Patrocinador ejecutivo
Este miembro de la alta dirección o junta es quien toma las decisiones de los proyectos. Este individuo es responsable de encabezar los diversos proyectos que se llevan a cabo y administran dentro de la organización en muchos departamentos. Son las aprobaciones del patrocinador ejecutivo las que se consideran la aprobación final y muchos patrocinadores de proyectos estarían informando al patrocinador ejecutivo. Sus deberes incluyen:
- Responsabilidad de los proyectos.
- Verificación y aprobación de cualquier cambio en el alcance del proyecto.
- Proporcionar las aprobaciones para varios fondos necesarios para impulsar proyectos
- Comprobación de entregables del proyecto y logros importantes
Analista de negocios
Un analista de negocios es un puesto de trabajo que busca constantemente formas de definir las necesidades del negocio y sugerir soluciones a esas necesidades para ayudar a mejorar el desempeño de la organización. Cuando se incluye en un proyecto, se sugiere que un analista de negocios haga todo lo posible para ayudar al gerente del proyecto a encontrar soluciones a los problemas que enfrenta el negocio y ayudar a agregar valor a los entregables del proyecto que el gerente del proyecto analiza. Sus deberes incluyen lo siguiente:
- Ayudar al gerente del proyecto a definir y definir el alcance del proyecto.
- Recopilación de datos e información necesarios para definir los requisitos del proyecto.
- Documentar los diversos requisitos y necesidades comerciales.
- Comprobación de la secuencia de valor en los entregables del proyecto
- Simulando soluciones para verificar los objetivos
Crear roles de equipo
Según los requisitos y necesidades de su proyecto, es posible que cree un equipo que sea extremadamente único y que no se corresponda con otro equipo. Si bien un equipo de proyecto compuesto por miembros del equipo de proyecto solo puede tener un gerente de proyecto, un patrocinador de proyecto y un patrocinador ejecutivo, es muy posible que juegue y haga malabares con el resto de su equipo; todo esto dependiendo de la naturaleza de su proyecto y de lo que se haya propuesto lograr.
En este momento y día, donde las empresas están a todo gas para lograr el máximo éxito sobre la base de las ganancias y la mayor productividad, existe una gran posibilidad de que también estén buscando el ROI cuando se trata de los miembros del equipo. Las empresas siempre buscan obtener las mejores mentes del mercado que puedan marcar la diferencia en sus negocios al contribuir a los diversos proyectos y programas de cambio iniciados.
Los reclutadores y los gerentes de proyecto están constantemente apurados por elegir los mejores ejecutivos y gerentes que podrían contribuir a hacer esta diferencia. Entonces, veamos cómo hacer eso.
Cómo elegir miembros del equipo del proyecto
Vamos a ver 7 pasos efectivos para elegir el conjunto correcto de miembros del equipo del proyecto para su proyecto, que tienen el poder de hacer o deshacer su proyecto. El conjunto correcto de competencias y un conjunto de habilidades perfecto, gerentes de proyecto, avancemos para obtener más información.
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Analisis de proyecto
Es esencial que dedique tiempo y esfuerzo a comprender y analizar completamente de qué se trata su proyecto y qué pasos, tareas y actividades deben procesarse para que pueda llevarlo a cabo con éxito. Divida todos estos pasos en tareas individuales y tareas en subtareas; De esta manera, puede detectar fácilmente los recursos que necesitará para completar el evento, así como la duración en función de la productividad establecida.
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Requerimientos del proyecto
Verifique los requisitos establecidos por la administración, tales como limitaciones de tiempo, restricciones presupuestarias o restricciones de recursos, para que pueda planificar su reclutamiento y los miembros del equipo del proyecto en consecuencia.
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Encuentro con los RRHH
Es un paso clave que debe conocer y explicar sus problemas y dificultades al jefe de recursos humanos. De esta forma, se le ayudará a encontrar los miembros del equipo del proyecto más adecuados para el proyecto y obtendrá una gran idea si es necesario reclutar miembros del equipo del proyecto desde fuera de la empresa. Si es así, deberá preparar, en coordinación con el departamento de recursos humanos, una campaña de reclutamiento para el proyecto. Esto se agregará y se considerará dentro del presupuesto de su proyecto (sujeto a consideración por el patrocinador del proyecto y el patrocinador ejecutivo).
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Reunión con otros gerentes
Junto con los recursos humanos, es una gran práctica que también conozca a los gerentes de informes directos de los empleados internos para obtener una visión integral de los ejecutivos, el personal que desea contratar para su proyecto. Puede pedirles que proporcionen calificaciones de sus competencias, habilidades técnicas y habilidades de trabajo en equipo para que le ayuden a tomar la mejor decisión.
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Limitar la búsqueda
Una vez que se haya reunido y discutido, es hora de que haga una lista potencial de los candidatos que considere adecuados para los roles. Entre estas personas se encuentran los miembros de su equipo de proyecto que lo ayudarán y trabajarán para la implementación exitosa del plan del proyecto en un futuro próximo. Clasifíquelos según las habilidades que poseen para que le sea más fácil anotar sus roles yendo más allá.
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Escoge y elige
Su próximo paso es evaluar su lista y seleccionar a los candidatos de cada categoría para llegar al número que cree que es perfecto para el proyecto. Estos candidatos deben tener la combinación adecuada de habilidades y atributos de comportamiento personal para convertirse en miembros contribuyentes del equipo del proyecto.
Si tiene una pequeña duda en su mente con respecto a cualquiera de los empleados en esa lista, puede seguir adelante y tener una entrevista personal o entrevistarse con ellos para evaluar su mentalidad y habilidades, lo que lo ayudará a tomar una decisión.
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Analiza tu elección
En esta etapa, ya tiene un equipo de proyecto, pero todo lo que queda por hacer es realizar un análisis de último minuto para determinar si el equipo realmente tiene el equilibrio necesario para completar este proyecto según lo previsto. También deberá hacer una revisión para verificar si existe un posible choque de personalidades entre los miembros del equipo del proyecto para evitar situaciones conflictivas y bloqueos creativos durante la ejecución del plan del proyecto.
Conclusión
Es realmente importante que tenga un equipo de gestión de proyectos completamente mejorado y dedicado y un equipo de proyecto para poder ejecutar con éxito los proyectos que emprenda. El equipo se compone de diferentes individuos que colaboran y hacen que las cosas sucedan. Sin la calidad clave del trabajo en equipo, ser parte de un equipo de proyecto no tiene sentido. Estas personas aportan algo único a la mesa y siempre están disparando para que las cosas sucedan.
En un mundo donde los negocios significan negocios, las organizaciones están en un esfuerzo constante por formar un equipo de ensueño que cumpla con las metas y objetivos de su proyecto y genere un aumento en la productividad, el rendimiento y los beneficios para la organización. Los miembros del equipo del proyecto son las fuerzas impulsoras que necesitan recibir elogios para hacer esto. ¡Muchas felicidades si estás entre ellos!