Introducción a la gestión de programación de proyectos
La gestión de programación de proyectos, comúnmente utilizada en la gestión de proyectos, se define como la programación de un proyecto completo, incluidos los componentes de minutos, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización. Esta metodología incorpora la programación de la lista de actividades, hitos y entregables de un proyecto. Es una proyección sistemática de la línea de tiempo compuesta desde el día en que el proyecto se conceptualiza hasta el día en que se completa el proyecto, y todo lo demás.
Se puede crear un cronograma del proyecto solo si hay una visión clara para el proyecto. Un cronograma puede ser programado cuando un proyecto puede integrarse en una intrincada estructura funcional de los diversos pequeños resultados.
¿Cuál es el objetivo de un cronograma del proyecto?
El objetivo de cualquier cronograma del proyecto es guiar a los empleados para completar el proyecto de manera sistemática y organizada a través de una planificación eficiente que optimice el tiempo disponible. El cronograma asegura que los empleados se adhieran a un cronograma propuesto, minimizando las demoras.
La programación del proyecto es parte de cualquier planificación del proyecto. Un cronograma explícito del proyecto ayuda a dirigir a los empleados a través del ciclo de vida de un proyecto, asegurando así que los empleados no se desvíen ni se apresuren.
Una breve descripción de la planificación del proyecto
Un proyecto contiene cinco componentes principales, en donde el cronograma del proyecto es una parte esencial del segundo componente.
- La idea: este primer componente conceptualiza el proyecto y discierne qué tan bien se puede completar con los recursos dados.
- Enmarcar el plano del proyecto: este componente define y planifica adecuadamente todo el proyecto. La planificación del proyecto incluye enumerar y calcular el presupuesto, desarrollar cronogramas y enumerar los recursos necesarios.
- El lanzamiento del proyecto: el proyecto se ejecuta en este paso, es decir, los empleados comienzan a trabajar en las tareas asignadas.
- El rendimiento del proyecto: esta es la fase en la que se compara la progresión del proyecto con las expectativas establecidas.
- El cierre: este componente simple sella la entrega del proyecto, después de lo cual, muchas organizaciones tienden a evaluar los éxitos y fracasos del proyecto para mejorar los proyectos futuros.
¿Cuáles son los pasos involucrados en el desarrollo del cronograma del proyecto?
1. Comprender y redactar la perspectiva del proyecto
Como se mencionó anteriormente, el proyecto debe tener un alcance para crear un cronograma del proyecto. Esto implica las expectativas del proyecto, los resultados propuestos y los requisitos necesarios para completar el proyecto. Además, el alcance describe los recursos necesarios, así como las restricciones de costo y tiempo. Por lo tanto, este paso se lleva a cabo con las partes interesadas. Simultáneamente, es importante redactar el proyecto en una estructura funcional que destaque todas las tareas y entregas importantes. (Nota: la estructura de desglose enumera las tareas, excluyendo las fechas).
2. El proyecto está organizado
Una vez que se bosquejan las perspectivas y la estructura de trabajo, con los componentes integrados, es posible enlistar todas las tareas del proyecto. Después de detallar cada tarea, es esencial organizarlas de forma prioritaria, junto con el tiempo estimado que se tarda en ejecutar cada tarea. Es igualmente inherente trazar los recursos necesarios.
3. Dependencias del mapa
Esto va de la mano con la organización de las actividades del proyecto. Este paso proporciona claridad en la relación entre cada actividad. Por lo tanto, es simple identificar la actividad que precede a una actividad y la actividad que reemplaza a una actividad. La dependencia se puede clasificar como:
- Finish-to-start: donde es vital terminar una tarea antes de pasar a la siguiente
- Start-to-start: donde es esencial comenzar una tarea antes de comenzar otra
- Fin a fin: donde es importante terminar una tarea antes de completar otra
- De principio a fin: donde es esencial comenzar una tarea antes de finalizar otra
4. Plano del camino central
Completar una tarea a tiempo se vuelve imprescindible cuando el intervalo de tiempo entre su fecha de vencimiento y la fecha de inicio de la actividad siguiente es cero. En resumen, retrasar esa actividad retrasará todo el proyecto. Por lo tanto, se trazan una serie de tareas vitales para evitar un retraso general. Este esquema puede definir el período de tiempo para la finalización del proyecto.
5. Marque los hitos importantes del proyecto
Los hitos ayudan en el seguimiento del proyecto a intervalos definidos. Esto ayuda a los empleados a adherirse al curso del proyecto. Desde la perspectiva de un águila, muestra si el proyecto está bien dentro del tiempo definido.
Estos puntos de control son de dos tipos: externos e internos. Los hitos externos están destinados a los patrocinadores, partes interesadas, clientes, etc .; revela dónde ha llegado el proyecto. Los hitos internos se establecen para los empleados que trabajan directamente en el proyecto; guía a los empleados en el seguimiento de la progresión del proyecto.
6. Designación de recursos humanos
El cronograma del proyecto permanece incompleto sin la asignación de deberes a los empleados. La regla general es asignar 3/4 de su tiempo para la tarea principal y el trimestre restante a cualquier tarea secundaria como asistencia o tareas administrativas.
7. Asigne una fecha de inicio y una fecha de finalización estipuladas
Al comprender la duración requerida para cada tarea, establecer los hitos y estimar el tiempo total requerido para completar el proyecto, se pueden indicar las fechas de inicio y finalización. La fecha de inicio prevista se establece en función de los recursos humanos calificados. La fecha de finalización proyectada puede cambiar debido a las bajas de los empleados, feriados gubernamentales y otros factores inesperados.
¿Cuáles son las técnicas comunes para programar un proyecto?
Hay pocos métodos populares que la mayoría de las PMO optan por desarrollar un cronograma de proyectos, a saber, Lista de tareas, Diagrama de Gantt, Calendarios, Hojas de tiempo integradas, etc. La mayoría de los sitios web ofrecen software en línea gratuito como "2-plan" que tiene un Gantt interactivo Gráfico para ayudar a administrar varios componentes de programación, como la disponibilidad de los empleados, las hojas de tiempo o las asignaciones de tareas.
Aquí hay una breve idea de:
Lista de tareas
Este método documenta una lista de tareas para cada empleado en el proyecto, ya sea en un procesador de texto o en una hoja de cálculo. Este método simple es ideal para cualquier proyecto pequeño. Algunos, como Zoho, pueden colaborar con sitios web, como Google+, para ayudar a los empleados a actualizar el estado del proyecto directamente en el documento. Sin embargo, el inconveniente es que se requiere constantemente una actualización manual para seguir el progreso del proyecto.
Gráfico de gantt
El diagrama de Gantt es un gráfico de barras de la secuencia de actividad contra el tiempo. Cada barra significa una tarea con su fecha de inicio y finalización, por lo tanto, representa la duración de la finalización. También indica una superposición de actividades, dependencias entre las tareas y el inicio, así como la fecha de vencimiento de todo el proyecto. Esta herramienta es muy favorecida por la mayoría de las PMO debido a la visualización que ayuda a seguir mejor el proyecto. El diagrama de Gantt es una herramienta eficiente para informar actualizaciones de estado y estimar el tiempo requerido para completar el proyecto.
Calendarios
Los calendarios se pueden duplicar en muchos archivos con un nombre único para cada uno. Por lo tanto, permite la posibilidad de crear un calendario para cada proyecto registrando cada tarea. De esta manera, hay disponible una línea de tiempo para todo el proyecto. Los calendarios se pueden compartir dentro de los empleados. Los inconvenientes de los calendarios son la incapacidad de asignar una tarea a cada empleado y la falta de representación de las dependencias de la tarea.
¿Cómo se evalúa el cronograma de un proyecto?
Un cronograma del proyecto es de calidad absoluta si:
- Se actualiza diariamente o semanalmente.
- El valor de estimación al finalizar coincide con el valor de referencia
- Si el trabajo se distribuye de manera uniforme entre los empleados, se garantiza una finalización fluida
Un cronograma del proyecto es extremadamente útil para una empresa de software, una empresa de construcción, una organización de gestión de eventos, eventos escolares, etc. La mayoría de las personas han adoptado esta técnica en su vida diaria. Este es un método de organización desarrollado para hacer la vida más conveniente porque asegura la eficiencia con la que se utiliza el tiempo. En resumen, está aprovechando al máximo con lo poco en mano.
Artículos recomendados
Esta es una guía para la gestión de programación de proyectos. Aquí discutimos los pasos y técnicas comunes para programar un proyecto. También puede consultar los siguientes artículos para obtener más información:
- Técnicas de programación de proyectos
- Ejemplo de programación de proyectos
- Responsabilidades del gerente de proyecto
- Primavera Project Management