¿Qué es Microsoft Project o MS project online gratis?

MS project online free es un conjunto de herramientas que ayudan en la gestión eficiente y adecuada de proyectos y carteras. Tiene usos variados que van desde industrias como la construcción, el comercio minorista, las finanzas, la salud, por nombrar solo algunos. No muchos de nosotros estamos realmente familiarizados con MS Project, tal vez porque no viene con el MS Office habitual que instalamos en nuestras computadoras o computadoras portátiles. Aunque desconocido para la mayoría de los estudiantes, es, de hecho, un software de gestión de proyectos muy popular desarrollado por Microsoft.

Para muchas personas, aprender a usar MS Project es lo mismo que aprender los conceptos básicos de la gestión de proyectos al mismo tiempo, y de alguna manera, van de la mano. En pocas palabras, la gestión de proyectos significa planificar, organizar y gestionar recursos de tal manera que se minimicen las pérdidas y se logre un objetivo particular.

Quizás acaba de ser promovido y se le ha entregado un proyecto importante, largo y complejo que requerirá una planificación exhaustiva con cincuenta elementos diferentes involucrados. ¿Qué haces? ¡Te familiarizas con el proyecto de MS en línea gratis! Esta aplicación está diseñada principalmente para ayudar a las personas a desarrollar planes, clasificar recursos y asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso y administrar muchas cosas, incluidos los presupuestos anuales, etc. El Proyecto MS también crea horarios de ruta con un complemento de terceros. Dicho esto, usar MS Project no es ciencia espacial. Solo necesita saber algunas cosas antes de emprender un viaje hacia la experiencia de MS Project. A) Debe saber cómo instalar e iniciar el software MS Project en su computadora o computadora portátil, y B) Debe tener a mano un proyecto que necesite analizar y simplificar.

Una de las cosas más básicas que uno debe aprender si planea usar el proyecto de MS en línea de forma gratuita a diario y profesionalmente, necesita saber cómo crear un plan de proyecto. Ahora, como es el caso con un nuevo software, puede pasar meses y años navegando e investigando cada rincón o grieta o tratando de descubrir cosas por sí mismo, o puede ser inteligente e investigar de antemano. Prefiero hacer lo último. Ahora que estás aquí y leyendo, supongo que quieres aprender los conceptos básicos del Proyecto MS y aprender las habilidades básicas que conlleva. La verdad es que es algo así como cualquier otro programa de Microsoft; ¿necesita conocer todas y cada una de las funciones de MS PowerPoint para crear una buena presentación? No. ¡Exactamente lo mismo! Puede ejecutar planes de proyectos grandes y exitosos conociendo los conceptos básicos.

Entonces, sin más preámbulos, profundicemos en los conceptos básicos del proyecto de MS en línea gratis y veamos cómo podemos hacer un buen plan de proyecto de ms.

  1. Comencemos con lo que necesitas.

Obviamente, necesitará MS Project, que puede comprar en el sitio web como una edición Estándar o Profesional. La edición profesional tiene características mucho más complejas, por lo que si eres un principiante en MS project en línea gratis, una edición estándar debería ser suficiente. Después de instalar este programa, lo más probable es que lo encuentre en su escritorio o en su menú de inicio.

  1. Haz un proyecto de muestra.

O si tiene un proyecto existente en el que está trabajando, entonces úselo. Solo por la hipótesis, voy a suponer que estamos desarrollando un programa simple que lee nuevas cuentas de clientes desde una base de datos CRM (Customer Relationship Management). ¿Suficientemente fácil? Correcto. Es un proyecto muy simple y bastante útil si está trabajando con una empresa. Déjame darte algunos puntos de datos clave.

  1. Nombre del proyecto
  2. Proyecto de preparación
  3. Comienzo del proyecto
  4. Progreso
  5. Prueba del plan
  6. Posicionamiento

Esto es suficiente para seguir, y siempre tengo en cuenta estos pasos de planificación de ejemplo de proyecto de seis ms mientras hago un plan de proyecto. Por supuesto, esto no es todo. Hay una docena de tareas subyacentes en cada una de ellas que se sacarán a la luz en el artículo.

  1. Inicie el proyecto MS en línea gratis y dispare en las fases del proyecto

Por supuesto, debe iniciar el proyecto de MS en línea de forma gratuita. Se abre como un libro de trabajo que no es realmente difícil de manejar. El siguiente paso sería hacia las Fases del Proyecto que acabamos de enumerar anteriormente (Nombre del Proyecto, Preparación, etc.).

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  1. Introduzca las tareas detalladas en cada fase.

Una vez que haya ingresado las fases que desea, deberá completar las tareas detalladas debajo de cada fase. Por ejemplo, en MS Project online Free Prep, puede agregar 'Recopilar documentación' e 'Extraer información de contacto'. En aras de un ejemplo más fácil, déjame desglosarlo por ti. Puede ingresar tareas como 'Llamar a artistas': nombre de los artistas, etc. La pregunta que surge ahora es ¿cómo se te ocurren estos pasos del plan gratuito en línea de ms project? Todo lo que necesita hacer es dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y simples. Descomponer una tarea en subtareas. Rómpelo, pero no hagas todo lo posible y te arriesgues a exagerar.

Una cosa adicional que puede hacer es, al crear un plan de proyecto, puede crear un intervalo de tiempo para crear el producto, un intervalo de tiempo para revisarlo y un tiempo para cerrar sesión. Esto te ayudará a ahorrar tiempo, y de todos modos es una práctica bastante estándar.

Fuente de la imagen: pixabay.com

  1. Asignar tiempo

Siempre debe asignar duraciones de tiempo a cada tarea que haya ingresado. Piense en el tiempo que ahorrará. Por un momento, ignore la primera columna en el panel de tareas e ingrese los datos en las columnas Duración. Por ejemplo, estás planeando un concierto. Podría ir de la siguiente manera:

  1. Artistas de llamada - 3 días
  2. Finalizar artistas y actuaciones - 2 días
  3. Llame al auditorio - 3 días
  4. Confirmar y pagar por adelantado al auditorio - 2 días
  5. Reservar espacios publicitarios en periódicos: 12 días
  6. Imprimir y vender boletos - 25 días
  7. Establecimiento de alojamiento - 4 días
  8. Organizar arreglos de viaje - 3 días

Al presionar Intro en el espacio de Duración de la tarea, puede ver una barra azul que aparece a la derecha que indica gráficamente la duración. Esta barra de tareas y la colección de estas barras se llama diagrama de Gantt. Nombra este proyecto de MS en línea gratis como Concert 1.0.

  1. Asignar recursos

¿Qué haces si no eres la única persona que trabaja en este proyecto? (Que será el caso el 80% del tiempo). Entonces, como Project Manager, debe asignar estas tareas usted mismo. Lo que puede hacer es escribir el nombre de la persona que se supone que debe hacer la tarea en la pestaña Recursos con nombre. Puede ingresar las iniciales del nombre de la persona como Nita Shetty como NS, o si tiene un equipo completo en esa tarea, puede escribir el Equipo A, por ejemplo.

  1. Ingrese la fecha de inicio del proyecto y las dependencias de la tarea

Entonces, ya casi estás allí. Bueno, no del todo, pero a medio camino. Debe preguntarse por qué todas las actividades comienzan en la misma fecha. Es por defecto, así que no te preocupes demasiado. Como Gerente de Proyecto, usted está ocupado hasta finales de junio y solo le gustaría comenzar este nuevo proyecto el 1 de agosto. Para hacer esto, puede hacer clic en Proyecto en la barra de menú superior y hacer clic en Información del proyecto en las opciones del menú desplegable. El descanso es fácil. La ventana de información del proyecto debería aparecer como se muestra aquí. Por ahora, ignore todos los demás campos en esta ventana y observe solo el primer campo que dice "Fecha de inicio". Cambie esta fecha de inicio al 1 de agosto y haga clic en "Aceptar". Y casi de inmediato notará que esta ventana se cierra, y todas las barras de Gantt en su proyecto han pasado a una fecha de inicio del 1 de agosto.

  1. Dé una secuencia lógica ms ejemplo de proyecto.

Este es un hecho. ¿Pero cómo haces para hacerlo? Deja que te enseñe. Esta tarea se realiza mediante el uso de 'Dependencias de tareas' o 'Relaciones de precedencia'. Ahora puede que se pregunte qué es una 'dependencia de tareas'. Una dependencia de tarea es una conexión entre una tarea y otra. Por ejemplo, si la fecha de inicio y finalización de la Tarea 1 cambia, también lo hace la Tarea 2. Hay una docena de formas en que se puede dar esta instrucción de dependencia. Aquí, lo haremos simplemente vinculando las tareas por los gráficos. Aquí se recomienda el uso de la lógica: sabemos que solo podemos finalizar a los artistas después de llamarlos. Para indicar esto, podemos

  1. En el diagrama de Gantt, coloque el mouse en la barra de tareas de la primera tarea hasta que el cursor del mouse se convierta en una flecha de 4 direcciones.
  2. Haga clic con el botón izquierdo del mouse y arrastre el puntero del mouse sobre la segunda tarea, que desea vincular. Suelta el botón del mouse. Esto creará una línea de enlace desde la fecha de finalización de la primera tarea hasta la fecha de inicio de la segunda tarea.
  3. Repita este paso con todas las tareas (tarea 1, tarea 2 y tarea 3 …) y vincúlelas entre sí.
  4. Pueden estar presentes algunas tareas que pueden no seguir la secuencia, por ejemplo, la Tarea 7 de imprimir y vender boletos no necesita esperar hasta la finalización de la tarea anterior, por lo que puede vincular la tarea 7 con la tarea 5. ¿Ve mi punto?
  5. Las dos últimas tareas son tareas administrativas y se pueden realizar tan pronto como se confirman los artistas, por lo que puede vincularlos directamente después de la tarea

Recuerda, esto es algo poderoso. Puede construir este tipo de dependencia en cualquier parte de su proyecto. Entonces, si una fecha cambia, ¡todo lo relacionado con ella se actualiza automáticamente!

Puede ser prudente recordar que todas estas tareas pertenecen a ciertas suposiciones que hemos hecho y que son situaciones básicamente idealistas.

  1. Revise las fechas del proyecto.

Este es un paso bastante importante. Una vez que haya escrito las dependencias de tareas en su plan gratuito en línea de ms project, debe revisar las fechas de hitos de su proyecto. Debe establecer fechas realistas para que su proyecto sea un éxito. Por ejemplo, una de las cosas más importantes que debe verificar es el inicio general del proyecto y la fecha de finalización. ¿Cumple esto con tu fecha límite? ¿Podrás comenzar a trabajar en la fecha de inicio? También deberá verificar las tareas en la tarea para asegurarse de que todo esté bien.

  1. Revisar el diagrama de Gantt

Antes de finalizar el proyecto, lo último y último que debe hacer es revisar el diagrama de Gantt. Para hacer esto, puede ir al menú Ver y seleccionar Gantt de seguimiento. Si está en una PC con Windows, puede presionar 'Ctrl' mientras mueve la rueda de desplazamiento del mouse hacia arriba y hacia abajo. Esto le permitirá acercar y alejar el diagrama de Gantt con facilidad.

Una cosa más que puede hacer es imprimir el diagrama de Gantt en un papel grande y pegarlo en su escritorio para que realmente pueda conocer todos sus plazos y realizar un seguimiento de manera eficiente.

Eso es eso. Llegando a su fin, espero que este artículo le haya dado una comprensión pronunciada para crear un plan de proyecto simple y funcional en MS Project en línea gratis. Si eres un novato, te sugiero que comiences con simples planes gratuitos de ms project en línea y aprendas funcionalidades avanzadas más adelante. ¡Todo lo que necesita saber para crear un plan gratuito en línea de ms project totalmente funcional se explica arriba en detalle explícito!

De hecho, mi opinión es que la mayoría de las veces, todo lo que necesita es un plan simple. Los planes complicados rara vez tienden a funcionar y se suman a su programa ya estresado. Si te encuentras confiando demasiado en funcionalidades avanzadas, ¡probablemente estés exagerando o analizando las cosas!

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Aquí hay algunos artículos que lo ayudarán a obtener más detalles sobre el proyecto de MS, el proyecto de ms en línea gratis, el ejemplo de proyecto de ms y también sobre el plan de proyecto de ms, así que simplemente siga los pasos que se detallan a continuación.

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