PMO - ¿ Orden o caos? La mayoría de nosotros preferiría un poco de ambos, pero el orden en la mayoría de los casos puede ser una bendición para cualquier proyecto. Con muchas entidades que se unen, también existe la posibilidad de una lucha que podría no ser la mejor manera de llevar a cabo su negocio o ejecutar sus proyectos.

En una organización, hay muchos proyectos en el trabajo que benefician una forma de vida. Estos proyectos nacen de una necesidad que surge y es responsabilidad de los gerentes de programas y gerentes de proyectos organizarse de tal manera que se resuelvan los problemas en cuestión con facilidad y simplicidad, para que todos se beneficien.

Los proyectos son un subconjunto de un programa, y ​​con múltiples proyectos que tienen lugar en diferentes momentos, en sucesión, todo con el fin de acercar el programa a las metas y objetivos de progreso de la compañía. Para hacer frente a todas estas cosas que suceden en momentos simultáneos o en momentos diferentes, los gerentes de proyecto y los gerentes de programa deben ser cautelosos y organizar una PMO o una Oficina de Gestión de Proyectos. Esta PMO será el organismo organizador que ayudará en cada proyecto emprendido y cada programa tratado. En este artículo, aprenderemos todo lo que necesita saber sobre una PMO.

¿Qué es una PMO?

Una PMO ( Oficina de Gestión de Proyectos ) puede describirse perfectamente como una entidad centralizada dentro de una organización particular que es responsable de establecer estándares, mantener la disciplina, proporcionar un órgano de gobierno y hacer cumplir el conjunto correcto de responsabilidad hacia la gestión y dirección de proyectos de manera clara, Conciso, y de manera coherente.

La estandarización y la disciplina son características clave importantes que se necesitan dentro de una organización, cuyo objetivo es ejecutar múltiples proyectos. La organización emprende estos proyectos con el fin de cambiar o mejorar los sistemas o procesos. Con una PMO, puede aprovechar un organismo organizador que lo ayude a aprovechar la providina

g estándares organizacionales en todos los proyectos y el programa emprendido. Esto incluiría una capacitación constante proporcionada a los equipos del proyecto y a muchos gerentes de proyecto que manejan el proyecto según los estándares de gestión del proyecto que usted propone.

Con un número cada vez mayor de proyectos, un PMO es útil ya que implementa un enfoque de gestión de proyectos consistente. Este cuerpo centralizado de normas y procedimientos es responsable de los diferentes aspectos involucrados en la gestión de proyectos y las metodologías utilizadas. Son responsables de que cada proyecto mantenga un cierto nivel de adherencia en cuanto a calidad, atención al cliente y cantidad.

Una PMO puede estar compuesta por un grupo de personas dedicadas para liderar y establecer los estándares o incluso una sola persona, dependiendo del programa y la escala de los proyectos. Con el tiempo, a medida que las empresas crecieron en tamaño y capacidad, las organizaciones ven la necesidad de tener este esfuerzo dedicado y concentrado para garantizar que sus sistemas y procesos puedan resistir y contener las crecientes demandas y expansión.

La oficina de gestión de proyectos puede ser de diferentes tipos y debe cumplir con las necesidades establecidas por la organización, en su esfuerzo por hacer que los proyectos se adhieran a los estándares y normas. Si un PMO se establece con un objetivo claro en mente, con una base sólida y el apoyo de los patrocinadores, y con un enfoque perfecto del modelo de negocio, puede ser una fuente inagotable de creación de valor y excelencia de proyecto para la empresa.

Llevar la gestión de proyectos a la vanguardia es una gran idea. Puede tener estandarización e incluso puede monitorear un conjunto de normas para su equipo de proyecto y otros miembros asociados con el proyecto. Entonces, ¿por qué una PMO? Veamos los beneficios clave trazados cuando usamos un PMO:

  • Entregar un proyecto nunca podría ser más fácil ; Con una consistencia y eficiencia predecibles, puede garantizar el éxito
  • Establecer una base para las iniciativas de su empresa y administrar una cartera organizacional al mismo tiempo
  • Fomentar la transparencia y la presentación de informes financieros eficientes con miras a fomentar el liderazgo.
  • Alinear la estrategia comercial con las inversiones para medir el nivel de éxito.
  • Mejorar la satisfacción del cliente y la productividad de los empleados para impulsar el rendimiento del negocio.
  • Implementación de prácticas estándar, de acuerdo con las mejores prácticas seguidas en todo el mundo
  • Garantizar ahorros a largo plazo y retorno de la inversión ( ROI ) para toda la capacitación y tutoría

¿Qué constituye una PMO?

Una PMO está compuesta básicamente por 3 componentes o facetas diferentes y variadas que contribuyen a la efectividad de la PMO dentro de los muros de las organizaciones. Estas facetas son altamente interdependientes entre sí y el éxito de la PMO realmente se basa en estos 3 pilares de fuerza. Estas facetas son las siguientes:

  • Funcional
  • Estructural
  • Disciplinario

Cada componente es muy diferente el uno del otro y se complementan entre sí de manera tal que se presente el propósito de la PMO justo en frente del negocio y la administración. En esta sección, veremos cada uno de los componentes y los comprenderemos. Una vez que lo hacemos, estamos listos y listos para comenzar y comenzar con nuestra propia PMO.

  1. Funcional

Establecer el aspecto funcional de la PMO es una iniciación importante que puede impulsar cómo resulta ser su PMO. El rol o el alcance de la PMO debe medirse y definirse dentro de la organización para comenzar el proceso. El orden se mantiene para todo el conjunto funcional de la PMO y debe adherirse a los niveles funcionales mantenidos. La siguiente imagen le dará una idea de cuáles son exactamente los niveles funcionales de una PMO y cómo se mantiene y necesita el orden para el aspecto funcional.

Por definición, una PMO es una entidad que establece estándares, que es un órgano de gobierno para mantener la unidad de gestión de entrega, además de ser el sistema de apoyo estratégico para la gestión y los miembros del equipo del proyecto dentro de la organización.

Hay un orden progresivo que mantiene la PMO. Cada nivel depende del nivel externo. Todo esto bajo el microscopio de la estrategia implementada por la organización.

  1. Estructural

Esto forma la base cualitativa de la PMO y cómo afecta a los elementos de un proyecto u organización: personas, procesos y sistemas / herramientas.

  • Personas : las personas dentro de un sistema PMO son su unidad de liderazgo y el personal que trabaja para poner en marcha un buen proyecto para lograr el objetivo comercial de la empresa.
  • Proceso : el proceso son los SOP basados ​​en las disciplinas que administra la PMO. Los procesos deben ser prácticos y estar vinculados con el flujo de trabajo de toda la organización. La adaptabilidad y la escalabilidad y la aceptación de las personas dentro de la organización también son los aspectos que deben conformarse al configurar este aspecto de la oficina.
  • Sistema / Herramientas : las herramientas deben estar hechas a medida según la disponibilidad de recursos y el conjunto de conocimientos de sus usuarios. Los sistemas deben diseñarse de tal manera que abarquen los siguientes elementos:
  • Toda la información requerida en formatos precisos y en tiempo real.
  • Disciplinas de la PMO que se establecerá
  • Debe tener mecanismos de información para garantizar una toma de decisiones eficiente en todo momento

  1. Disciplinario

La Oficina de Gestión de Proyectos debe configurarse para abordar los siguientes cuadrantes de la gestión empresarial, cuando se trata de ejecutar proyectos o programas dentro de la organización:

  • Gestión de la comunicación: comunicación 360 ° para todos los socios
    • Gestión de los interesados
    • Informes y métricas
  • Gestión de recursos: importante para la ejecución del proyecto
    • Gestión de personal
    • Gestión de proveedores
    • Adquisición de activos y gestión
  • Gestión del cambio: abordar los problemas y resolver los escenarios de riesgos con el cambio
    • Gestión del alcance
    • Gestión de riesgos y problemas
    • Gestión de formación y desarrollo
  • Gestión de ejecución: el tiempo y el costo son aspectos críticos para cualquier negocio
    • Manejo de ruta crítica
    • Gestión financiera

Configurar y ejecutar una PMO

Configurar una PMO no se trata solo de finalizar un conjunto de criterios y comenzar el trabajo de implementación. Al igual que la implementación de un proyecto, una PMO necesita el mismo nivel de evaluación, análisis, documentación y planificación para comenzar. He anotado los 6 mejores pasos que necesitará para configurar y ejecutar una PMO que aborde todas sus necesidades en una escena de gestión de proyectos, con su organización y sus proyectos. ¡Vamos a entrar!

  • Paso 1 - Anotar una evaluación

Comprender el interior y el exterior de sus requisitos y su objetivo de configurar una PMO es clave para configurar y, finalmente, ejecutar una PMO. La evaluación es necesaria cuando se trata de establecer una PMO. Debería revisar y medir el estado actual de la organización de la oficina de administración de proyectos y verificar el escenario objetivo deseado en el que la compañía quisiera estar.

Con el fin de realizar esta evaluación, le sugiero que utilice la evaluación OPM3 (Modelo de madurez de gestión de proyectos de la organización) de la oficina de gestión de proyectos de PMI que lo ayudará a medir el nivel en que se encuentra la organización con respecto al estado actual de la PMO que reside en ella.

Este paso analizará las áreas funcionales que serían gobernadas y reguladas por la PMO y las brechas entre su negocio y los requisitos de la PMO. Consulte la sección Disciplinaria de este artículo para conocer los diferentes cuadrantes del paradigma de gestión empresarial. Mediante un examen cuidadoso de estas áreas, la PMO se puede colocar dentro del nivel de madurez apropiado.

  • Paso 2: enumerar las recomendaciones

Ahora ha evaluado dónde se encuentra la organización de su oficina de gestión de proyectos y dónde tiene que intervenir la PMO, su próximo paso es enumerar cuidadosamente las recomendaciones sobre cómo llenar los vacíos con procesos, personas o sistemas y combinaciones y permutaciones de esos . Estas recomendaciones podrían incluir:

  • Tener revisiones de puerta para una mejor toma de decisiones
  • Haga un seguimiento del progreso de sus proyectos y, en consecuencia, dé a conocer los riesgos a estos gerentes de proyecto
  • Tener garantías de calidad en los proyectos para verificar el cumplimiento de las metodologías de gestión de proyectos que se han establecido
  • Capacitar, orientar y capacitar a nuevos gerentes de proyectos en los diferentes procesos y sistemas de gestión de proyectos establecidos para las estandarizaciones
  • Colabore y asegúrese de que todos los pasos y métodos necesarios estén bien documentados para su reutilización

Manténgase en contacto constante con los empleados que trabajan dentro de la organización y pídales comentarios frecuentes, y podrá descubrir las debilidades, así como las fortalezas de los procesos y sistemas establecidos durante la ejecución de cada proyecto.

  • Paso 3: construcción de un plan de ejecución

Tiene las áreas que necesitan rellenos permanentes, tiene la recomendación y el nivel en el que se encuentran. Ahora viene la parte en la que interviene y diseña un plan de implementación para que las cosas comiencen. Tiene recomendaciones que son de naturaleza táctica, mientras que algunas necesitan una organización más profunda; Se llaman recomendaciones estratégicas. Comience con las tácticas y, al igual que los proyectos, mantenga los requisitos de tiempo, costo y recursos para desarrollar un plan de implementación.

Obtenga una aceptación de su equipo de gestión cuando proponga el plan de ejecución que se ha propuesto lograr, teniendo en cuenta todo lo que necesita priorización. Tenga en cuenta también la visión estratégica de la empresa y cómo se coloca. A la alta gerencia le encanta ver a un gerente dedicado e influyente, todo listo para caminar la milla.

  • Paso 4: Implementación del plan de ejecución

Motores en … pie en la aceleración … mapa en mano … ¡todo lo que queda por hacer es soltar el embrague! ¡Avanza a un gran PMO frente a ti! Aunque suena como una caminata fácil cuando se hace referencia a los autos de carrera, la ejecución de un PMO requiere diligencia y trabajo duro extremo, con un toque de perspectiva única para lograrlo. Dirígete a los planes tácticos establecidos y reúne esas "victorias" bajo tus alas. Con este impulso, estás listo para conquistar la próxima milla.

Muestre el valor que la PMO ha tenido para usted con cada victoria que pase, y siempre tenga en cuenta el objetivo en cuestión, mientras se mantiene atento para no desviarse del plan en absoluto. La PMO necesita ayudar a las personas con sus proyectos de una manera que se ajuste al estándar de la compañía. Con estas cortas victorias, puede establecer la confianza de las muchas cosas en las que se puede convertir una PMO.

  • Paso 5: comunicación de la actualización en intervalos frecuentes

La comunicación es un factor extraordinario en nuestras vidas que hace que las transferencias de conocimiento e información sean muy convenientes, si se utilizan de manera efectiva. En el caso de configurar y validar los movimientos de una PMO, la comunicación es un componente crucial para su éxito y su implementación significativa. Para que una PMO dure, el marco de comunicación debe ser sólido y debe abordar a todos los interesados.

A medida que nos dirigimos a los planes tácticos y sus finalizaciones hasta los cambios estratégicos, necesitamos poder comunicar completamente cada actualización de manera sistemática. Esto asegurará e impulsará la comunicación en todo momento y actualizará las partes interesadas necesarias del progreso que está haciendo la PMO y cuán apta es la implementación de la PMO para la organización.

  • Paso 6: detente. Reloj. Reparar. Repetir

La mejora continua es la mejor manera para que un proyecto o cualquier empresa crezca y madure en los sistemas y procesos que nos gustaría que fueran. Su PMO tendría recomendaciones a corto y largo plazo. Estos deben revisarse con frecuencia, principalmente anualmente, para hacer planes y aprovechar las oportunidades que se les brinden. Con cada revisión, plan e implementación, su PMO crece y también lo hace la organización de la oficina de administración de proyectos en la implementación de proyectos y programas.

Su PMO no es una entidad estancada. Evoluciona y la forma en que evoluciona es un proceso iterativo. Revise cada oportunidad o riesgo encontrado y revise la forma en que el proceso está dando valor. Una vez que lo haga, podrá encontrar huecos que deben llenarse hasta alcanzar la perfección.

Categoría:

Desarrollo de emprendimiento