Plan de gestión de riesgos del proyecto: dicen: "Es mejor tener precaución que curar" y esto es cierto en todos los ámbitos de la vida. Ya sea en el momento en que sea dueño de un proyecto o cuando esté estudiando para un examen, tomar medidas correctivas al comienzo de su trabajo puede ayudarlo a obtener una ventaja inicial, así como a evitar contratiempos y eventos catastróficos más adelante, cuando estás hasta las rodillas en el compromiso. Esto es lo mismo en el caso de los proyectos en la actualidad, en los que debe tomar algunas medidas antes de continuar con el proyecto para ahorrar en correr riesgos, lo que puede desechar por completo sus planes.

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Los planes de gestión de riesgos del proyecto son estos mapeos pensados ​​que pueden identificar, anticipar y emplear soluciones en caso de que el proyecto se encuentre con problemas / problemas. Un buen plan de gestión de riesgos del proyecto puede enfrentar problemas inesperados que surgen, ya que el planificador ha tenido en cuenta todos los escenarios posibles que pueden salir mal al ejecutar el proyecto. La lucha contra incendios no siempre es la mejor manera y puede causar daños perjudiciales a las fases posteriores del proyecto.

Un excelente plan de gestión de riesgos del proyecto puede disminuir el nivel de problemas que lo afectan en un 80% - 90%, lo cual es un buen rango. El 20% - 10% siempre puede ser el porcentaje de riesgo marginal que no se tiene en cuenta. En este artículo, examinará los planes de gestión de riesgos del proyecto y cómo desarrollar un plan bien pensado para su proyecto.

¿Qué es el riesgo?

Wikipedia define el riesgo como …

"… el potencial de ganar o perder algo de valor".

Con esta definición, rápidamente me sorprende que un riesgo puede ser rentable de dos maneras diferentes: puede obtener ganancias magníficas de él o caer en pérdidas. Pero, normalmente percibimos el riesgo en la connotación más negativa en todo momento y siempre planeamos mitigar este riesgo negativo que anticipamos. ¿Qué sucede cuando el riesgo que tomas vale la pena? Una comprensión completa del riesgo al que está sujeto su proyecto incluso lo hará planear un éxito repentino que requeriría mucho control y gestión.

En pocas palabras, Wikipedia también define el riesgo como "una interacción no intencional con la incertidumbre" . En el caso de proyectos y gestión de proyectos, el riesgo es ese factor que es una amenaza potencial para la finalización exitosa del proyecto, a tiempo. Un riesgo puede ocurrir durante cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto y puede afectar negativamente todo el funcionamiento del proyecto, lo que lo desvía del plan propuesto.

Estos efectos adversos pueden ser una amenaza constante o momentánea para el tiempo, el presupuesto, los recursos o incluso la calidad conferida al proyecto. Un proyecto está siempre en un estado de riesgo y la gestión de riesgos del proyecto contribuye a identificar y tomar medidas contra estos riesgos en el momento correcto, de la manera correcta. Controlar y gestionar los niveles de riesgos e incertidumbre es lo que buscará un plan de gestión de riesgos del proyecto, y cubriremos estos aspectos en las siguientes secciones.

¿Qué es un plan de gestión de riesgos del proyecto?

Después de analizar rápidamente el riesgo y su gestión, resulta esencial para cualquier proyecto en línea incluir un plan para gestionar los riesgos anticipados para ese proyecto. Todos los proyectos tienen un porcentaje de riesgo que los asoma y siempre es necesario tener un plan de gestión de riesgos del proyecto a la mano.

Un plan de gestión de riesgos del proyecto es básicamente un documento instructivo paso a paso, que identifica y anticipa escenarios que pueden poner el proyecto en riesgo y encontrar formas y medios de resolver el riesgo. El plan de gestión de riesgos del proyecto resume el enfoque de gestión de riesgos del proyecto que ha sido adoptado por el gerente del proyecto y el equipo, y este plan de gestión de riesgos del proyecto generalmente forma parte del plan de negocios del proyecto, que se crea al comienzo del proyecto.

El plan de gestión de riesgos del proyecto en todo momento contendría los siguientes atributos y elementos:

  • Proceso : este es el proceso completo que se adoptará para identificar, analizar, evaluar y mitigar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
  • Presupuesto : siempre hay un riesgo en los costos del proyecto, ya que cuando el proyecto comienza, seguramente habrá cambios a medida que el proyecto avance. El método para hacer frente a dicho cambio debe elaborarse en el plan de gestión de riesgos del proyecto.
  • Estructura de desglose del trabajo : las estrategias involucradas en la gestión de riesgos del proyecto deben transferirse a la WBS. Cómo y cuándo debe incluirse en el plan de gestión de riesgos del proyecto.
  • Registro de riesgos : la frecuencia de la revisión del registro de riesgos debe figurar en el plan de gestión de riesgos del proyecto.
  • Roles y responsabilidades : cuando el proyecto se encuentra con un problema relacionado con el riesgo, el plan le informará al miembro del proyecto quién está a cargo de qué escenario.
  • Estructura de informes : esto es lo mismo que con los roles y responsabilidades, pero explica brevemente la estructura de informes en la situación de encontrar un riesgo y en las manos de quién deben tomar las decisiones.
  • Categorías de riesgo : el riesgo debe clasificarse y programarse cuidadosamente para una organización adecuada de la información.

Desarrollo de un plan de gestión de riesgos del proyecto

El Plan de Gestión de Riesgos del Proyecto define efectivamente el "cómo" cuando se trata de procesos de riesgo y estructuración a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También constará de lo siguiente:

  • Análisis o informe anticipado de riesgos probables.
  • Soluciones o estrategias de mitigación que varían desde riesgos de alto impacto hasta riesgos de bajo impacto.

Todo esto con un objetivo en mente: evitar que el proyecto se descarrile .

Hay 6 pasos básicos que deben seguirse para desarrollar un plan de gestión de riesgos de proyecto completo y exitoso. Son los siguientes:

  1. Identificar el riesgo y crear un registro de riesgos

Antes de pensar en gestionar y mitigar los riesgos, es importante que los conozca y los identifique correctamente. Si pierde un riesgo al identificar posibles amenazas, está poniendo en riesgo el proyecto y su finalización.

Para poder identificar completamente todos los riesgos, puede adoptar el método de definir primero las categorías en las que estos riesgos pueden caer, por ejemplo, riesgos de proyectos, riesgos corporativos, riesgos comerciales, riesgos presupuestarios, riesgos del sistema, riesgos de personas, riesgos objetivos de negocio, y mucho más. Estos se pueden subdividir en categorías más precisas para una fácil identificación. Otro método de categorización puede ser en términos de riesgo externo o interno. El método PEST también se usa ampliamente en la industria: división basada en factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos.

Utilice una sesión de lluvia de ideas con los miembros del equipo del proyecto, los expertos en la materia y las partes interesadas para obtener una idea de las categorías y la identificación adecuada de los riesgos. Las pymes pueden ser ejecutivos desde una perspectiva externa que buscan en el proyecto.

Todos los riesgos identificados se detallan en el Registro de riesgos y se adjunta un nivel a cada riesgo anulado. Estos niveles se basan en la probable ocurrencia del riesgo en el transcurso del ciclo de vida del proyecto y su gravedad. El registro de riesgos contiene la siguiente información sobre cada riesgo asociado con el proyecto y pasa por todas las fases de la gestión de riesgos del proyecto:

  • Identificación única
  • Breve descripción
  • Nivel de impacto del proyecto.
  • Posible frecuencia de ocurrencia
  • Individuos responsables de gestionar el riesgo
  • Plan de mitigación
  • Presupuesto asignado
  1. Análisis y evaluación de riesgos

Una vez que haya identificado los riesgos asociados al proyecto, su próximo paso es analizar y evaluar cada riesgo para determinar su efecto en la finalización exitosa del proyecto. Los riesgos deben analizarse y evaluarse teniendo en cuenta los siguientes 2 criterios:

  • Probabilidad
  • Nivel de impacto

Se insta a los gerentes de proyecto a calificar cada riesgo enumerado en el registro de riesgos en la escala de baja, moderada y alta probabilidad de ocurrencia y baja, moderada y alta gravedad de la tasa de impacto. Pueden crear una matriz para trazar estas evaluaciones a fin de obtener una idea completa sobre los riesgos y su influencia en el proyecto.

Esta calificación y calificación en matrices se puede utilizar más tarde para priorizar los diferentes tipos de riesgos y permitir que el gerente del proyecto establezca medidas dentro del plan de gestión de riesgos del proyecto. Las calificaciones asignadas a los riesgos del proyecto pueden ser calificaciones o calificaciones numéricas que el equipo y la organización del proyecto consideren cómodas.

  1. Identificación de desencadenantes de riesgo

Divida en términos generales a su equipo en subgrupos que se encargarán de cada riesgo, en caso de que ocurran como usted lo ha predicho. Estos subgrupos tendrán que estudiar sus riesgos en un sentido más profundo y reconocer los factores desencadenantes de estos riesgos y signos de advertencia, lo que puede indicarle al equipo del proyecto que su proyecto corre peligro.

Consejo : Como práctica estándar, el documento 3 disparadores para cada riesgo asignado en el registro de riesgos.

En esta etapa, el gerente del proyecto puede determinar los roles y responsabilidades que cada equipo y los miembros del equipo asumen cuando se enfrentan a un escenario de riesgo. Se otorga poder autorizado a las personas para administrar y liquidar los presupuestos para cada riesgo y son responsables de proponer ideas y un plan para esas ideas, con el gerente del proyecto a cuestas.

Los roles y responsabilidades se pueden distribuir según el departamento, el título de trabajo o la experiencia del individuo o equipo. Intente incluir también a todos los interesados ​​del proyecto para obtener su conocimiento y experiencia sobre el plan de gestión de riesgos del proyecto. Estas personas pueden incluso contribuir en gran medida a la identificación de estos factores desencadenantes de riesgo que se pueden incluir más adelante en el plan de gestión de riesgos del proyecto.

  1. Lluvia de ideas para ideas de soluciones

Cada equipo ahora asume sus riesgos e intercambia ideas sobre ideas que dominan las amenazas. Estas deben ser medidas preventivas o planes de contingencia tomados por el equipo al inicio del proyecto, para disminuir o eliminar los efectos que estos riesgos tienen en la finalización del proyecto. El equipo debe pensar en aprovechar las oportunidades que se les presenten, como se menciona en el plan del proyecto en la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto.

Las oportunidades suelen ser los riesgos positivos en el proyecto y, con mayor frecuencia, estas oportunidades pueden de hecho neutralizar los riesgos negativos en los que nos centramos. Los gerentes de proyecto deben instar al equipo de gestión de riesgos del proyecto, a través de las formas del plan de gestión de riesgos del proyecto, a prestar mucha atención incluso a las oportunidades para mitigar los riesgos.

Con base en las ideas colectivas que provienen de los diversos departamentos y mentes que han trabajado en él, el gerente del proyecto debe tomar una decisión para enmarcar un plan de acción (POA) para las soluciones. ¡Esto es lo que discutiremos en el próximo paso, que es Crear un plan!

  1. Creando un plan

Se identifican los riesgos, se toman en cuenta las posibles soluciones o medidas, lo que queda por crear es un plan de acción para estos. Este plan de acción es la unidad fundamental del plan de gestión de riesgos del proyecto, y para un gerente de proyecto que posee este plan, deberán documentar todas las posibles soluciones a los diferentes riesgos identificados en todo el proyecto. Estos planes son básicamente estrategias de mitigación de riesgos en una estrategia para mantener a raya los riesgos.

Estas estrategias de mitigación de riesgos reducirán las posibilidades de que se cumpla el riesgo o reducirán el impacto del riesgo en cuestión. Estas estrategias de mitigación de riesgos nacen de las ideas desarrolladas en la sesión de lluvia de ideas que se celebró. Hay dos tipos de estrategias de mitigación. Son los siguientes:

  • Preventivo : este tipo de estrategia responde a la pregunta: "¿qué debe hacer ahora?". Esta estrategia está diseñada de manera tal que reduzca la probabilidad del riesgo o la gravedad del riesgo antes de que el riesgo se dé cuenta.
  • Contingencia : estas son acciones planificadas en caso de que se materialice el riesgo. En resumen, responde a la pregunta: "¿qué se debe hacer si …?"

Los riesgos que tienen la más alta prioridad deberán ser atendidos primero por el gerente del proyecto y sus planes de mitigación deben realizarse antes de que comience el proyecto, o según el plan de acción. Los riesgos con menor prioridad pueden ser atendidos más tarde, pero no pueden ser ignorados o descuidados.

El registro de riesgos debe registrar y documentar todos los riesgos, el cesionario de los riesgos, el plan de acción a implementar y el costo asociado a estos riesgos.

  1. Monitoreo y revisión de riesgos

Mientras el proyecto se desarrolla según el plan del proyecto, junto con el plan de gestión de riesgos del proyecto, se ocupa de todos los riesgos que el proyecto podría encontrar en su camino hacia la finalización. Dado que todos los ingresos del plan de gestión de riesgos del proyecto están documentados en el registro de riesgos, es importante revisar este documento a intervalos regulares de tiempo. Considere que el período de revisión es quincenal.

¿Pero por qué monitorear y revisar? A medida que avanza el proyecto, existe una posibilidad justa de que el proyecto pueda encontrar o darse cuenta de muchos más riesgos o los riesgos programados en el registro pueden necesitar un cambio.

La gestión de riesgos del proyecto es un proceso iterativo y debe integrarse perfectamente en la gestión de todo su proyecto. Debe integrarse estrechamente al marco de gestión de problemas porque los problemas no resueltos lentamente se convierten en riesgos potenciales.

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