"Una comunicación es la clave para una relación sólida fomentada por la corporación mutua y la comprensión. Y el plan de comunicación es una herramienta para ello".
Desarrollar un plan de comunicación eficaz: nosotros, como seres humanos, somos impulsados por la comunicación, que es una fuente de nuestra vida y actividades, y también lo son las empresas de las organizaciones y sus creaciones, estrategias o ideologías prolíficas que desean presentar a sus audiencias o dentro de ellas. sus propios círculos corporativos o no corporativos.
Esta intensidad de proyecto impulsa a estas organizaciones a adoptar los planes de comunicación que hablarían voluminosamente sobre ellos y sus propuestas y esquemas temáticos.
¿Qué es un plan de comunicación y por qué es tan imperativo?
Un plan de comunicación es un documento escrito orientado estratégicamente que presenta los objetivos y metas de la empresa y sus actividades o proyectos en curso.
También podemos decir que es una pieza informativa que explica a las partes interesadas y al equipo interesado a qué apunta la compañía y sus planes futuros.
Los siguientes componentes constituyen un plan de comunicación:
- Metas y objetivos
- Proceso y plan de acción.
- Lista de partes interesadas o un equipo involucrado en los proyectos.
- ¿Encontrar personas a las que debe dirigirse el plan de comunicación?
- ¿Cómo va a evaluar sus ganancias proyectadas?
Una comunicación puede ser de cualquier forma, como informes, medios electrónicos, publicaciones impresas, material de conferencias, encuestas, herramientas de marketing o ventas, discursos, etc. para permitir que los jefes de proyecto o un equipo de gestión planifiquen su proyecto según las expectativas de la empresa y se den cuenta sus objetivos específicos
Pueden configurar el estándar y el tono de comunicación deseados para establecer un cierto ritmo del proyecto y un flujo de trabajo constante. También ayuda a los planificadores de proyectos a establecer sus prioridades y utilizar los recursos al máximo.
Como pertinente es un plan de comunicación igualmente importante es la forma de desarrollarlo, que está insinuado por las necesidades de las entidades corporativas.
¡Consejos para desarrollar un plan de comunicación impactante!
Estudie la tendencia de comunicación y audite su investigación:
Conozca la tendencia de comunicación en su organización. Algunas de las organizaciones están contratando firmas para entender lo que está sucediendo, pero este gasto podría ser una carga para el presupuesto de su empresa.
Entonces, puede ahorrar un poco si se estudia cómo se comunican los demás miembros de la organización, la forma en que interactúan y logran sus actividades operativas diarias y ¿están obteniendo resultados concretos?
Para obtener las respuestas, debe fijar una cita y hacer una lluvia de ideas con los miembros de su personal y el gerente y encontrar los resultados o cualquier inconveniente o problema que pueda obstaculizar su proceso de comunicación.
Seleccione la persona que tomaría la iniciativa
Antes del comienzo del proceso real, es muy importante encontrar un portavoz que inicie el proceso de comunicación y formule el plan de comunicación. Debe cumplir con los siguientes criterios:
- Debe estar siempre listo para cooperar, coordinarse con los otros miembros del equipo y el personal y establecer los planes y objetivos de comunicación.
- Debe ser capaz de asignar el tiempo y el personal para satisfacer las necesidades de comunicación.
- Tener la capacidad de decidir el sistema de comunicación requerido y su efectividad e impacto que pueda tener.
- Debe involucrar al evaluador, así como a otros, en la generación y revisión de las diferentes estrategias comunicativas y planes de comunicación.
- Tener la capacidad de generar muchas ideas creativas para la implementación exitosa del plan de comunicación,
Desarrolle la comunicación y la confianza entre sus pares y la comunidad.
Debe mantener una fuerte comunicación y confianza y gestionar las expectativas de las personas interesadas, especialmente quienes son los socios en sus esfuerzos. Esto crea un entorno seguro y reduce todas las posibilidades de riesgos o rumores.
La información correcta y oportuna puede ayudar a las comunidades a participar en una participación activa en los programas, obtener retroalimentación y tener una participación significativa y comprender los beneficios que pueden obtener del programa.
Definir los objetivos y metas
Después de toda la información de la empresa, establezca los objetivos y metas del plan de comunicación y lo que desea lograr. Sus objetivos evocan los objetivos de la empresa que incluye
- Sus servicios hacia la empresa,
- Qué tan bien puedes crear impacto
- ¿Cómo puede centralizar su red de comunicación?
- Construir trabajo en equipo
- Mejora la entrega del producto
- ¿Hasta qué nivel su plan de comunicación está creando un impacto en las partes interesadas, los medios y el gobierno?
Los objetivos son los recursos necesarios, ya sean humanos o mecánicos, el proceso que se está adoptando para el proyecto, el tipo de productos o servicios que la empresa pretende producir o promover y los tipos de mejoras necesarias en los procesos o funcionamiento actuales.
Descubra las audiencias / lectores potenciales de su plan de comunicación.
Debe averiguar la audiencia potencial con la que sus asociaciones podrían estar contactando o tratando de influir en usted. Estas audiencias son sus consumidores, miembros, asociaciones interesadas, educadores, industriales, medios de comunicación, etc.
Esto incluiría su estudio e investigación sobre las personas que podrían tener un impacto directo de los proyectos en curso o las actividades y descubrir los grupos que son parte de la organización o un extraño pero que están relacionados con el proyecto.
Esto le permitiría priorizar a su público objetivo y tomar una mejor decisión.
Actividades que debe realizar antes o después de la implementación del plan de comunicación
Debe emitir un juicio sobre el tipo de información y actividades que necesita para compartir su información. Forme diferentes grupos o comunidades, realice diferentes revisiones y evalúe los procesos.
Participe en la reunión de la comunidad cada mes y cree un foro donde las personas interesadas puedan conversar o compartir una preocupación. También es muy importante compartir su investigación o hallazgos con los evaluadores y realizar encuestas.
Diseña tus puntos clave
Encuentre y diseñe los puntos o mensajes importantes que desea entregar. Le ayudaría a filtrar los datos o información innecesarios y ofrecer lo mejor, preciso y efectivo.
Esto también lo ayudaría a comprender las necesidades y expectativas de las personas y el tipo de preguntas que pueden hacer. Y lo ayudará a comprender cómo el programa y el proyecto pueden afectar a la comunidad o al estado.
Al decidir sobre el mensaje, comprenda y evalúe la situación en la que está implicado el proceso de comunicación y el estado de ánimo de la audiencia, el idioma en el que debe transmitirse el mensaje, el tipo de mensaje a transmitir y el diseño general.
El mensaje debe redactarse teniendo en cuenta el tipo de audiencia. También es importante si el público es joven, viejo o niño, y luego enmarca el mensaje en consecuencia.
Como dijo James Thurbe, “La precisión de la comunicación es importante, más importante que nunca, en nuestra era de equilibrios de desencadenantes capilares, cuando una palabra falsa o mal entendida puede crear tanto desastre como un acto repentino sin pensar.
Evaluar la sensibilidad de la audiencia.
Descubra el estado de ánimo de las personas y determine cómo deben reaccionar ante el estado de ánimo y la sensibilidad de la situación. Ningún mensaje debe tener una palabra o declaración que muestre falta de respeto a cualquier idioma, cultura, religión o fe de las personas.
Descubra cuál es el estado de ánimo general de la audiencia y para mantener un equilibrio correcto para comunicarse, retener el tono positivo ayudará a llegar a más personas en lugar de difundir la negatividad que puede encender el miedo o la ira.
Idioma
Conozca el idioma que habla su audiencia y si el idioma que usa es formal o informal, simple o sofisticado. Simplemente si se está comunicando con la gente, tiene que escribir y usar el idioma de la gente para dignatarios o el mundo corporativo, se requiere un lenguaje sofisticado.
La situación podría venir al tomar una decisión si elegir un idioma informal o un idioma formal. A veces, un lenguaje demasiado formal puede hacer que los oyentes sientan que no les está hablando.
El lenguaje utilizado debe ser un plan de comunicación y sencillo que muestre lo que quería decir y sentir.
Encuentra el modo de comunicación
Piense en el mejor medio de comunicación para comunicarse, que podría ser electrónico o impreso, o verbal. Estos medios pueden ir desde panfletos, volantes, portadas, sitios web, tarjetas, televisión, etc.
Discuta las ideas con el equipo directivo y el resto del personal y presente la idea que realmente le daría éxito. El medio que se necesita para la comunicación también depende de la audiencia a la que se dirige durante el proceso de comunicación.
Debe asegurarse de que el modo de comunicación que elija transmita su mensaje a tiempo a través de los departamentos o personas interesadas, por ejemplo, algunos pueden requerir una presentación de PowerPoint, mientras que la prensa puede necesitar una entrevista de un jefe del equipo del proyecto.
La decisión correcta sobre la elección de los medios implica su éxito en el patrón de comunicación y el marco que elija. Debe asegurarse de que los miembros del equipo de evaluación se sientan cómodos con los diferentes tipos de tipos de comunicación.
Dados los diversos tipos, es fundamental que los miembros de su equipo de evaluación se sientan cómodos con el tipo de comunicación que está utilizando o implica.
El tipo de herramientas o medio en el plan de comunicación incluye:
- Resúmenes de reuniones
- Informes de estado
- Cartas de noticias
- Encuestas
- Página web de Internet / Intranet
- Reuniones de grupos pequeños, etc.
Encuentre los factores que pueden afectar el método de comunicación
Trabaje en los diferentes factores o razones que pueden afectar los métodos de comunicación seleccionados, observe la situación y el caso local y descubra el tipo de canales de comunicación disponibles en la comunidad y el tipo de actividades que se pueden incorporar.
También debe averiguar el tipo de audiencias: su religión, cultura, grupo de edad, proporción de sexos, si son alfabetizados o analfabetos y más personas jóvenes o casadas. Lo más importante de todo es cómo se puede llegar a estas personas.
Un factor muy importante que generalmente las personas ignoran es el alcance del riesgo involucrado en difundir el mensaje de comunicación a las personas. ¿Otro aspecto si el proceso de comunicación puede ser bidireccional o unidireccional, por ejemplo, si un programa requiere una retroalimentación o no?
Configurar la matriz
La mejor idea es tener una matriz con el plan de comunicación relacionado con el proyecto específico, como revisar las reuniones y establecer el mensaje de estado.
Explique el tema del proyecto, cuáles son los puntos clave de discusión, cómo se entregará el proyecto, cómo son los públicos objetivo y las responsabilidades que comparten. Esto puede ayudar a establecer las expectativas y establecer los límites para el plan de comunicación.
Este proceso llevaría a la conversión de la matriz en una pieza informativa, un gráfico que podría ser compartido y utilizado por cualquiera que esté trabajando en el proyecto.
Establecer un horario
Una vez que haya descubierto sus metas y objetivos, organice todos los datos en un formato de calendario y mencione resúmenes sobre los proyectos que se cubrirían o las tareas que deben llevarse a cabo según la prioridad, y separe cada tarea lógicamente según La semana, mes.
Analiza el resultado
Cree un método para obtener un resultado, el proceso de evaluación debe ser su informe mensual, presentación o reunión del personal, informe del departamento, informes de un ejecutivo del personal.
Su análisis o evaluación depende de la cantidad de veces que necesite presentar los resultados. La situación puede surgir cuando tiene que presentar los resultados ante el equipo en cuestión, incluso antes de que termine su proceso de evaluación.
También debe averiguar cuándo diferentes componentes pueden querer revisar su proceso de resultados.
Recursos necesitados
Es imperativo averiguar el presupuesto estimado y los resultados anticipados del gasto. Calcule el costo involucrado y cómo va a ganar con la inversión.
Infórmese sobre los obstáculos o emergencias anticipadas
Como se indicó anteriormente, el proceso de comunicación involucra muchos paradigmas y muchas rutas, donde los obstáculos o emergencias pueden hacer erupción las funcionalidades.
El peor de los casos puede ocurrir cuando se imprime un comunicado de prensa o un volante y se imprime o borra la dirección de correo electrónico y de comunicación, o se escribe mal una palabra crítica e importante, un periodista puede obtener la información incorrecta.
Puede ocurrir un desastre cuando la organización a la que está dedicando sus habilidades niega darle crédito. Es necesario anticipar este tipo de problemas antes del plan de comunicación y las soluciones alternativas encontradas para superar y rectificar estos problemas.
Conclusión
El plan de comunicación es un portavoz de los sueños de la organización que debe elaborarse estratégicamente con los ojos en detalles minuciosos. Es mejor preparar un plan de comunicación tres o cuatro días antes del horario y evaluarlo a fondo.
Un plan de comunicación bien documentado facilitará todo el proceso y ordenará las actividades diversificadas que pueda estar realizando.
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