Introducción a la planificación y programación de proyectos
' Planificación y programación de proyectos', aunque separados, son dos caras de la misma moneda en la gestión de proyectos. Fundamentalmente, la 'planificación de proyectos' se trata de elegir y diseñar políticas y metodologías efectivas para lograr los objetivos del proyecto. Mientras que la "programación de proyectos" es un procedimiento de asignación de tareas para completarlas mediante la asignación de recursos apropiados dentro de un presupuesto estimado y un marco de tiempo.
La base de la planificación del proyecto es todo el proyecto. Es poco probable que la programación del proyecto se centre solo en las tareas relacionadas con el proyecto, las fechas de inicio / finalización del proyecto y las dependencias del proyecto. Por lo tanto, un 'plan de proyecto' es un documento integral que contiene los objetivos, el alcance, el costo, los riesgos y el cronograma del proyecto. Y un cronograma del proyecto incluye las fechas estimadas y las tareas secuenciales del proyecto que se ejecutarán.
Planificación de proyectos
La fase de planificación del proyecto se refiere a:
- Desarrollar un proyecto para prepararlo para la inversión.
- Determina los trabajos / tareas necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
Etapas de la planificación del proyecto
Las etapas de planificación del proyecto se enumeran a continuación:
- Identificar los principales patrocinadores y partes interesadas del proyecto, para determinar la base del alcance del proyecto, el presupuesto y el marco de tiempo para la ejecución del proyecto.
- Al alistar los requisitos de los interesados, priorizar / establecer los objetivos del proyecto.
- Identificar los entregables del proyecto necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
- Creación del cronograma del proyecto.
- Identificar los riesgos del proyecto, si los hay, y desarrollar planes de mitigación adecuados.
- Comunicar y presentar el plan del proyecto a las partes interesadas.
Beneficios de la planificación del proyecto
- Mapa de ruta: El plan del proyecto ofrece un camino que da dirección al proyecto de principio a fin.
- Documentación de los requisitos del cliente: un plan de proyecto bien articulado permite el registro de los requisitos de los clientes en forma documentada. Esto proporciona una dirección precisa en lugar de depender de suposiciones, que podrían ser incorrectas y provocar errores en el proyecto.
- Autonomía de la tarea: la planificación le permite a uno asignar tareas a miembros específicos del equipo y le da autonomía. El equipo siente un sentido de responsabilidad y propiedad del éxito o el fracaso de un proyecto. En consecuencia, los insta a trabajar mejor o los alienta a traer resultados inconsistentes.
- Estimación de recursos: la planificación es vital ya que, en cierto modo, nos permite estimar recursos, costos y tiempo. Da un juicio de cualquier retraso si varios miembros están trabajando en varios proyectos a la vez.
- Plan de mitigación: el plan del proyecto ofrece una forma de pronosticar los riesgos, si los hay, y planificar estrategias de mitigación en consecuencia.
- Identificación de las capacidades de los empleados: la fase de planificación permite identificar a los empleados con ciertas habilidades o experiencia. Y a medida que se asignan las tareas, los miembros del equipo se entrenan en un conjunto de habilidades carentes o se actualizan en los que poseen.
- Fortalezas y defectos de proyectos anteriores: los planes de proyectos también ayudan a analizar y mejorar o aprender de los registros de proyectos anteriores y facilitan la toma de decisiones.
Programación de proyectos
La fase de programación del proyecto se refiere a:
- Estimación de recursos humanos y material necesario en cada etapa del proyecto; y tiempo de cálculo aproximado para completar cada una de estas tareas.
- Indica la fecha de inicio y finalización de cada tarea del proyecto y la conectividad lógica entre varias tareas / actividades del proyecto.
Etapas de la programación del proyecto
Las etapas de programación del proyecto se detallan a continuación:
- En función del alcance del proyecto, diseñe y desarrolle la TBS (Estructura de desglose de tareas).
- Identificar las tareas relacionadas con el proyecto.
- Identificar los recursos humanos y el material requerido.
- Evaluar el tiempo aproximado requerido para cada tarea
- Asignación de recursos
- Analiza el horario detallado
- Monitorear y gobernar el horario
Beneficios de la programación de proyectos
- Reduce el tiempo de entrega : el cronograma del proyecto brinda un resumen de las tareas que deben completarse de manera prioritaria o simultáneamente con otras tareas. Esto mantiene a los miembros del equipo informados al respecto y evita demoras o aplazamientos de tareas, lo que reduce el tiempo de entrega.
- Reducción de costos: permite monitorear los recursos al evitar la superposición de tareas. También conduce a la utilización efectiva de los recursos y devuelve los recursos no consumidos a tiempo, reduciendo así los costos.
- Facilita la productividad: al evaluar la conectividad lógica entre las tareas, los recursos que no se utilizan de manera óptima se pueden asignar a tareas adicionales, mejorando así la productividad.
- Prever problemas por adelantado: un cronograma de proyecto preciso permite prever cualquier problema por adelantado relacionado con la utilización insuficiente o excesiva de los recursos y garantiza un consumo óptimo de los mismos.
- Establece una meta: Un cronograma del proyecto nos permite establecer metas, a corto o largo plazo, proporcionando una dirección y visión mientras se ejecuta el proyecto. También hace que todos los integrantes de un equipo conozcan las pautas y los métodos para alcanzar estos objetivos. Sin un cronograma, el proyecto se definiría vagamente. Por lo tanto, resulta engorroso administrar y organizar las tareas para ejecutarlo con éxito.
- Actualizaciones de progreso actual y alertas: El cronograma del proyecto es un boceto que da paso al proyecto. Un proyecto podría pasar por ciertos desafíos, sin embargo, si no hay un mapa de ruta, ¿cómo se movería un proyecto en la dirección correcta? En tal caso, un cronograma del proyecto ayuda a evaluar qué tan fuera de curso ha sido un proyecto y las posibles formas de llevarlo en la dirección correcta.
Conclusión
Es evidente que la "planificación y programación de proyectos" van de la mano y son esenciales para la gestión de proyectos. En pocas palabras, la 'planificación del proyecto' es un proceso elaborado que incluye todos los detalles del proyecto, desde su inicio hasta su finalización. Y 'Programa del proyecto' es el rastreador que monitorea las secuencias y la duración de las tareas relacionadas con el proyecto.
Un cronograma del proyecto notifica / alerta al equipo del proyecto sobre cualquier retraso o si el proyecto no es una dirección incorrecta. Es un documento en vivo, requiere actualizaciones y grabaciones periódicas. Las herramientas y técnicas implementadas para la planificación del proyecto son 'Estructura de desglose de tareas', 'Alcance del trabajo' y 'Método de ruta crítica', abreviadas como 'TBS', 'SOP' y 'CPM' respectivamente. Mientras que el cronograma del proyecto utiliza herramientas y métodos de software como 'PERT' (Técnica de Revisión de Evaluación del Programa), diagramas de Gantt, diagramas de Pareto y otras ilustraciones de redes.
Un proyecto está incompleto y no puede ser un éxito sin un plan de proyecto bien desarrollado y un programa de proyecto preciso. Para alcanzar los hitos del proyecto, ¡planifíquelo y prográmelo!
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Esta es una guía para la planificación y programación de proyectos. Aquí discutimos la planificación y programación del proyecto junto con las etapas y los beneficios. También puede consultar los siguientes artículos para obtener más información:
- Ejemplo de programación de proyectos
- Responsabilidades del gerente de proyecto
- Habilidades para Project Manager
- Empleos de gestión de proyectos