¿Cómo tener reuniones efectivas? Las reuniones son una parte integral de la vida cotidiana en una empresa y la cantidad de horas que pasa en las reuniones sigue aumentando a medida que asciende en una organización. Excepto por algunos roles que son de " Contribuidor individual " en la naturaleza, donde asistir a las reuniones es relativamente menor, en todos los demás roles, una parte sustancial del día de trabajo de una persona se gastará en las reuniones.

Mientras que en el nivel de entrada el porcentaje de tiempo dedicado a las reuniones puede ser tan bajo como 5-10% del tiempo total, en los niveles superiores este tiempo puede disparar hasta el 90-95% del tiempo de trabajo. No es de extrañar que las personas de nivel superior necesiten ser adictos al trabajo, ya que necesitan encontrar tiempo más allá de sus horas de trabajo dedicadas a las reuniones para realizar su trabajo.

Dado que una gran parte de la organización se dedica a reuniones, es importante entender por qué tenemos reuniones. Dado que, en una organización grande, todas las tareas son completadas por equipos de personas que trabajan juntas, la mayoría de las reuniones en una organización son reuniones internas para lograr cualquiera de los propósitos específicos.

Aprenderá que cumplir con un trabajo interno específico efectivo

1. ¿Por qué tenemos reuniones?
2. Costo de las reuniones (COM)
3. Consejos sobre cómo tener reuniones efectivas

# 1: consejos previos al trabajo
# 2: Consejos durante la reunión
# 3: Publicar trabajo (después de la reunión)

I) ¿Por qué tenemos reuniones?

  1. Reuniones de intercambio de información: estas reuniones se llevan a cabo para compartir información y actualizaciones de vez en cuando, por ejemplo: capacitaciones efectivas para reuniones, nuevas políticas, etc.
  1. Reuniones de actualización de estado: estas reuniones se utilizan cuando un grupo de personas o un grupo de equipos trabajan juntos en diferentes partes de un proyecto y necesitan compartir actualizaciones sobre el estado del trabajo que están realizando. Estas reuniones suelen ser de naturaleza repetitiva y se repiten después de un intervalo de tiempo fijo como diario, semanal, mensual, etc.
  1. Reuniones para la toma de decisiones: estas reuniones suelen ser cuando es necesario tomar una decisión y el tomador de decisiones desea recibir aportes de diferentes partes interesadas antes de tomar la decisión.
  1. Reuniones de resolución de problemas: - En ocasiones, un grupo de personas se reúne para hacer una lluvia de ideas y discutir y decidir la mejor manera de resolver el problema de una organización.
  1. Tipo misceláneo de reuniones: - Puede haber otras reuniones como reuniones de innovación, reuniones de trabajo en equipo efectivas, reuniones de revisión de desempeño, reuniones de revisión de auditoría, reuniones efectivas de la junta, etc.

Además de las reuniones internas, puede haber reuniones con partes interesadas externas a las que una persona pueda necesitar asistir. Para el propósito de este artículo, limitaremos nuestra discusión a las reuniones internas a las que debe asistir la persona de nivel de entrada y nivel medio de gestión de reuniones efectivas.

II) Costo de las reuniones (COM):

¿Hay algo como el costo de las reuniones (COM)? La respuesta es un sí definitivo, y es la suma de todos los costos de las personas que asisten a las reuniones más el costo de la infraestructura para tener esa reunión. Para nuestra discusión, podemos suponer que el costo de la reunión es el costo en que incurre la compañía en términos del tiempo que los participantes dedican a esa reunión.

Permítanme aclarar esto más al darles un ejemplo. En la mayoría de las empresas, el jefe de varias reuniones efectivas del departamento se reunirá típicamente una vez a la semana o quincena durante una o dos horas para discutir sobre cuestiones operativas.

Digamos que en una organización XYZ Diez de los principales líderes se reúnen una vez a la semana durante dos horas. Además, supongamos que

  • El CTC promedio de estos líderes superiores es de Rs 36 Lakhs.
  • Por lo tanto, salario promedio por mes = 36, 00, 000 / 12 = 300, 000
  • Por lo tanto, salario promedio por día = 3, 00, 000 / 30 = 10, 000
  • Asumiendo 10 horas de trabajo por día - Av. Costo por hora = 10, 000 / 10 = Rs. 1000 / -
  • Tiempo para 10 líderes reunidos durante 2 horas = 10 * 1000 * 2 = 20, 000 / -

Por lo tanto, el costo de esta reunión es de 20, 000 / - Rs. Sin embargo, hemos utilizado un modelo muy simplificado en lo anterior, si agregamos más complejidad al considerar los beneficios de las reuniones efectivas y el hecho de que los empleados trabajan solo durante 22 días en un mes, etc. el costo real de la reunión se duplicará fácilmente. cantidad.

Ahora que ha entendido que las reuniones tienen un costo. No es obvio entender por qué tener reuniones efectivas es muy importante para cualquier organización, ya que una parte importante del tiempo de sus empleados se dedica a las reuniones.

Entonces, ¿cómo evitar tener reuniones aburridas, improductivas, desorganizadas y demasiado largas? Basado en mi experiencia de más de 20 años en la empresa y en asistir a un promedio de 3+ reuniones todos los días, aquí hay algunos consejos para hacer que las reuniones sean más efectivas.

En primer lugar, con una planificación y preparación adecuadas, cualquier reunión puede ser efectiva y agradable. Si el facilitador planifica adecuadamente y se ejecuta sin problemas y tiene un seguimiento adecuado, la reunión será efectiva.

Cursos recomendados

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  • Curso en línea sobre gestión de proyectos
  • Programa ISO 27001

III) Consejos sobre cómo tener reuniones efectivas

Los consejos de reuniones efectivas se pueden dividir en tres partes

  1. Pre-trabajo (antes de la reunión)
  2. Durante la reunión
  3. Publicar trabajo (después de la reunión)

# 1: consejos previos al trabajo

  1. Agenda :
  • La persona que va a dirigir la reunión debe decidir cuál es el propósito de la reunión.
  • ¿Cuáles son los resultados esperados?
  • En base a esto, se debe desarrollar una agenda para la reunión.

La agenda de la reunión debe ser muy clara sobre los resultados esperados. Si la agenda de la reunión no es clara, no se logrará el resultado deseado. Permítame darle un ejemplo para aclarar esto: supongamos que se le pide que organice una reunión para revisar el número de venta. del último trimestre y decidir sobre la acción para el próximo trimestre. En ese caso, puede enviar la agenda de la reunión de cualquiera de las siguientes formas:

  • Reunión para revisar las ventas.
  • Revisar la cifra de ventas para el segundo trimestre
  • Discusión sobre ventas.

En cada uno de los casos anteriores, la agenda no es muy clara y es probable que la reunión se extienda por todos lados y los participantes no estén preparados para la reunión, reduciendo drásticamente la efectividad de la reunión

Así que veamos cómo sería una buena agenda para esta reunión:

Título: Reunión de revisión de ventas Duración : 2 horas

No SeñorTemaPresentadorDuración
1Introducción y antecedentesJacob10 minutos
2Presentación sobre la región norte y oeste (resultados del último trimestre, qué salió bien, qué salió mal)Sheena30 minutos
3Presentación sobre la región sur y este (resultados del último trimestre, qué salió bien, qué salió mal)Edie30 minutos
4 4Debate abierto sobre el desempeño, las áreas de mejora y la decisión de la estrategia para el próximo trimestre.Mate40 minutos
5 5Revisión de las acciones de la reunión.Rachel10 minutos

Como puede ver en la agenda de reuniones efectivas anterior, queda muy claro que la estructura de la reunión está claramente definida. Los participantes que deben presentar saben lo que necesitan presentar y la duración dentro de la cual deben completar la presentación efectiva de las reuniones.

Tal agenda detallada por lo tanto ayudará a asegurar que las reuniones sean más efectivas.

  1. Lista de participantes : la mayoría de las veces los organizadores no piensan en quiénes son los participantes que necesitan ser invitados. Es muy importante que, en función del resultado requerido de la reunión, se invite al grupo correcto de participantes.

En caso de que algunos de los participantes requeridos se pierdan, no se puede tomar la decisión. Alternativamente, si terminamos invitando a participantes que no son necesarios en la reunión, perderán su tiempo, se sentirán aburridos durante la reunión y pueden crear disturbios que afecten las discusiones.

  1. Otros misceláneos cosas : Algunas otras cosas que el organizador debe tener en cuenta es asegurarse de que
  • El tamaño correcto de la sala de reuniones está reservado.
  • Los participantes confirman su participación en la reunión de antemano.
  • Si se supone que los participantes deben pasar por cualquier dato / material de lectura / material preparatorio, el mismo debe enviarse con suficiente antelación.
  • En ocasiones, se espera que todos los participantes presenten su material de manera estándar, en tal caso, las plantillas deben distribuirse con anticipación.

# 2: Consejos durante la reunión:

  1. Comience la reunión y termine la reunión a tiempo. Si la reunión tiene franjas horarias para diferentes partes del orden del día, no pierda el tiempo e intente asegurarse de que se cumplan estrictamente esos plazos.
  2. Si es posible, sirva refrescos ligeros o té / café, ya que son buenos rompehielos y mantenga a los miembros despiertos y comprometidos.
  3. Salude a los miembros al comienzo de la reunión, brinde los antecedentes y revise rápidamente la agenda de la reunión y el resultado esperado de la reunión al comienzo para asegurarse de que todos los participantes estén en la misma página.
  4. Fomentar debates para obtener todos los puntos de vista y las ideas de reuniones eficaces. En caso de que algunos de los miembros no estén hablando, hágales preguntas específicas para obtener sus opiniones también.
  5. Siempre mantenga la conversación enfocada en el tema. Asegúrese de que la discusión sea constructiva y se eviten los comentarios repetitivos. Puede finalizar las discusiones con tacto cuando no llegan a ninguna parte o se vuelven destructivas o improductivas.
  6. Al final de la reunión, resuma la discusión de la reunión, los acuerdos alcanzados, las acciones que deben tomarse y decida la hora de la próxima reunión (si es necesario)

# 3: Publicar trabajo (después de la reunión):

Así que tuvo una buena discusión productiva en la reunión, donde las personas acordaron la acción que debe tomarse. Entonces, ¿está bien que te relajes?

La respuesta es un gran "NO" y la razón es que el mayor desafío en cualquier organización es que las personas después de asistir a la reunión no hacen un seguimiento de las acciones que se les asignan y, como resultado, las acciones nunca se completan y el Los resultados esperados no llegan.

Para asegurarse de lograr los resultados esperados, inmediatamente (dentro de un máximo de 2-3 días hábiles) debe enviar a todos los participantes las Actas de la reunión "MOM" junto con las acciones que salieron de la reunión.

Sus elementos de MOM y Acción en general deben contener lo siguiente

  1. Resumen de la discusión que tuvo lugar
  2. Acuerdos alcanzados
  3. Áreas donde hubo desacuerdos y donde se requieren reuniones / discusiones de seguimiento.
  4. Elementos de acción

Ahora que llego a MOM y los elementos de acción, en mi experiencia he visto que la mayoría de los participantes no captan las acciones con claridad y, como resultado, no se implementan. Déjame explicarte esto con un ejemplo.

En la reunión que discutimos anteriormente, la mayoría de las veces los elementos de acción se enviarán así.

Elementos de acción

  1. Para crear una estrategia de ventas para clientes "C"
  2. Verifique la viabilidad de vender el producto x
  3. Mejore las ventas en Kanpur en un 10%
  4. Tener una reunión de seguimiento para discutir sobre la nueva finalización en el sur.

Las acciones anteriores no son muy efectivas ya que no tiene lo siguiente

  1. Nombre de la persona responsable de la acción.
  2. Momento en que debe completarse la acción.

Entonces, una mejor manera de presentar los Elementos de Acción será

No Señor Elemento de acción Responsabilidad Fecha de vencimiento Comentarios
PrimarioApoyo
1Cree una estrategia de ventas efectiva para los clientes "C", que no están comprando nuestros productos y deben ser discutidos en la próxima reunión de revisiónMartínJinal10 de octubre
2Cree un plan de marketing de prueba para el "Producto X" en el mercado de Manhattan en función del cual se pueda planificar la implementación de todos los niveles de IndiaAlmiarJared15 jue octTambién debe incluir el costo detallado de la publicidad prevista.
3El equipo de ventas de Ohio será empujado a aumentar sus ventas en un 10% en noviembreHobertPetricia30 de noviembre
4 4Establezca una reunión de seguimiento para mediados de noviembre para discutir las acciones de la reunión de hoy y revisar nuestra estrategia de marketing de la competencia para la región surEric10 de noviembre

Como puede ver en los elementos de acción anteriores, es mucho más probable que se completen estas acciones, ya que no hay ambigüedad sobre quién va a completar la acción y el plazo dentro del cual debe completarse la reunión.

Para resumir una gran cantidad de tiempo organizacional, se gastan esfuerzos y dinero en las reuniones y, por lo tanto, es imprescindible que todos y cada uno de los empleados se aseguren de que las reuniones sean efectivas.

Si sigue algunos de los pasos simples mencionados anteriormente, podrá mejorar bastante la calidad de sus reuniones. Además, haga una revisión crítica de todas las reuniones a las que asiste para verificar qué salió bien y qué salió mal en la reunión y esto contribuirá en gran medida a garantizar que se convierta en un maestro para tener reuniones efectivas.

Espero haber justificado la respuesta a la pregunta, ¿Cómo tener reuniones efectivas?

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