¿Qué es el BPO?
Antes de comprender en detalle sobre BPO y cómo ha controlado todo el negocio, debemos entender el término 'Outsourcing'. Al estar en una empresa de TI, todos hemos oído hablar de la palabra Outsourcing, pero no sabemos su significado real. ¿Es hora de saber qué significa Outsourcing? La subcontratación es un acuerdo en el que una empresa contrata al tercero para realizar su tarea o actividades específicas, que a menudo implica la transferencia de empleados y activos de la empresa a un tercero o viceversa. Veamos un ejemplo de algunas compañías multinacionales como Adobe, Amdocs, Amazon, etc., que son compañías basadas en productos (lo que significa que están más en el desarrollo de proyectos / software), si tienen requisitos para probar o apoyar su proyecto por parte de su cliente, entonces tendrán un acuerdo con alguna otra compañía como Tech Mahindra, Infosys, TCS, etc., que trabajarán en su nombre para el cliente. De esta manera, las organizaciones subcontratan a compañías de terceros para su tarea o actividades específicas. Esta subcontratación incluye la contratación nacional y extranjera. Los empleados de una organización que trabajen como terceros pueden trabajar en su propia empresa o, a veces, pueden ser trasladados a su empresa contratante para realizar su trabajo según los requisitos.
Por lo tanto, BPO, que significa Business Process Outsourcing, es un subconjunto de Outsourcing que implica la contratación de las operaciones, las responsabilidades comerciales de los proveedores de servicios externos. Estas responsabilidades comerciales pueden ser nómina, recursos humanos (RRHH), contabilidad, atención al cliente (que implica el manejo de clientes y la resolución de sus consultas, ya sea a través de correos electrónicos o llamadas). BPO tiene sus raíces en casi todas las industrias, como fabricación, TI, servicios financieros, servicios de ingeniería, etc. Ahora las empresas pueden externalizar cualquier tarea / trabajo / trabajo a los proveedores de servicios de BPO. Con el cambio en las realidades comerciales, ahora las compañías están buscando nuevas formas de optimizar sus costos donde BPO juega un papel importante en esto. Las empresas están subcontratando una amplia gama de servicios desde un nivel bajo que incluye atención al cliente hasta un nivel alto que implica la investigación y análisis de mercado que requiere mano de obra altamente calificada.
Tipos de BPO
Podemos clasificar los BPO en una base diferente. Los BPO generalmente se clasifican en dos categorías en función de los servicios:
- Funciones de back office: organizaciones que subcontratan a proveedores para una variedad de funciones de back office o funciones internas de oficina como nómina, contabilidad, recursos humanos, control de calidad (control de calidad).
- Funciones de front office: organizaciones que subcontratan a proveedores de servicios al cliente como soporte técnico, marketing.
Sobre la base de la ubicación del proveedor, BPO se clasifica en 3 categorías:
- Offshore: cuando una organización externaliza la tarea a las empresas que están fuera de su propio país. Por ejemplo, si alguna empresa estadounidense externaliza su proyecto a la India.
- Nearshore: cuando una organización externaliza la tarea a las empresas cercanas a su país. Por ejemplo, si alguna empresa estadounidense externaliza su proyecto en México.
- En tierra: cuando una organización externaliza la tarea a las empresas de su propio país pero puede estar en una ciudad, estado, etc. diferente. Ejemplo si alguna empresa india de Delhi externaliza su proyecto en Bangalore.
Ventajas de BPO
A continuación se mencionan algunas de las ventajas de BPO:
- Mayor eficiencia: las empresas de outsourcing son más eficientes que el departamento interno, ya que se especializan en su tarea / campo específico. Las empresas subcontratadas tienen años de experiencia y experiencia en sus respectivos dominios, por lo que la eficiencia es mucho mayor que la de los empleados internos.
- Reduzca el costo: el principal beneficio de la tercerización que buscan las empresas es el costo reducido. Existe una gran diferencia de divisas en los países occidentales y orientales, por lo que las empresas subcontratan su trabajo a las empresas del país que les cuestan un mínimo de alta eficiencia, ya que esto los beneficiaría a ellos y también a las empresas de subcontratación de proveedores.
- Centrarse solo en el objetivo principal: con la contratación externa, no hay necesidad de pagar gastos generales adicionales a toda la tarea y, por lo tanto, congelar su energía para centrarse solo en mejorar el negocio, crear nuevos clientes y en la investigación y desarrollo de negocios.
- Mano de obra altamente calificada: en el outsourcing, los proyectos / tareas asignados a las empresas vendedoras tienen recursos altamente calificados que son expertos en su dominio y, por lo tanto, proporcionan los mejores resultados para su tarea asignada. Tienen experiencia atendiendo a clientes en ese campo desde hace años.
- Mejor cobertura de recursos: las empresas de outsourcing ya han mantenido el conjunto de recursos para que el trabajo no se vea obstaculizado si tuvieran un trabajo excesivo o una situación de emergencia con recursos.
- Ahorre en infraestructura: con la subcontratación del trabajo, no es necesario configurar toda la infraestructura e invertir en ella innecesariamente, ya que la empresa subcontratada asume toda la responsabilidad y cobra de acuerdo con eso.
¿Por qué necesitamos BPO?
Muchas grandes empresas y negocios eligieron BPO por sus propios motivos y cada persona de negocios tiene su perspectiva individual para elegirlo. El motivo principal de todos es prosperar y expandir su negocio con menos gastos generales y enfocarse solo en el objetivo central, BPO los ayudó mucho en esto. Teniendo en cuenta las ventajas de BPO mencionadas anteriormente en detalle, como costos reducidos, eficiencia, más flexibilidad, para expandir su presencia global, etc., cada vez más empresas optan por la tercerización de las operaciones comerciales. No solo en TI, sino en todos los campos, la externalización está ayudando a los empresarios a hablar sobre la industria manufacturera, la fabricación de grandes empresas se realiza en alguna otra empresa, mientras que la venta al por menor, el marketing, las pruebas de textiles o máquinas se externalizan en otro lugar. Además, la subcontratación está creando un negocio bidireccional, ya que la empresa que externaliza su trabajo obtiene sus propios beneficios y la empresa externalizada obtiene su nuevo cliente y, por lo tanto, gana dinero a través de ellos. Esto está aumentando y mejorando el encadenamiento comercial.
¿Cómo funciona Cloud Computing BPO tan fácil?
Las empresas de todo el mundo son conscientes de los beneficios de la computación en la nube y se están beneficiando de ella. Pocos años antes, las empresas de pequeña escala o las nuevas empresas no pueden aparecer en la imagen del proceso de negocio debido a la falta de recursos y conocimiento del mercado. Pero ahora muchas empresas se están moviendo hacia un entorno basado en la nube, especialmente las pequeñas y medianas empresas, ya que les proporciona una gran reducción de costos y flexibilidad, ya que no necesitan mantener una infraestructura compleja completa en sus sistemas internos que puedan ' Ni siquiera pensar en pagar. BPO está expandiendo el negocio y beneficiando a las organizaciones mediante la contratación de las responsabilidades y operaciones comerciales, mientras que la nube proporciona un medio para esas empresas al mejorar el compromiso de la cadena de valor a través de la velocidad y la eficiencia. No es de extrañar que BPO y la nube vayan bien juntos mostrando sus ventajas individuales al ofrecer escalabilidad, agilidad, reducción de costos, flexibilidad y garantizar un enorme crecimiento y éxito organizacional. A continuación se mencionan algunos de los beneficios que BPO con la computación en la nube:
- Facilidad de acceso: ahora los proveedores de servicios de BPO no necesitan mantener una gran infraestructura de centro de datos en su lugar de trabajo para usarla. Con la computación en la nube, las organizaciones pueden acceder fácilmente a los datos almacenados en la nube en una plataforma compartida a la que pueden acceder ambas compañías. Esto tiene la posibilidad abierta de que las pequeñas o medianas empresas también participen en la subcontratación de negocios.
- Agilidad: los proveedores de servicios de BPO pueden aprovechar las ventajas de la computación en la nube, ya que no necesitan esperar a un proceso comercial más intensivo en datos. Cualquier cambio realizado por el cliente se refleja en la plataforma compartida y, por lo tanto, reduce el tiempo para discutir y realizar cambios en su propia infraestructura. Por ejemplo, si la tarea de control de calidad se subcontrata, cualquier cambio realizado en una función existente o la implementación de la nueva función se realiza, el cliente lo empujará en la nube y, por lo tanto, el proveedor y el proveedor de BPO podrán acceder a él.
- Reducción de costos: no es necesario mantener toda la infraestructura y gastar dinero en reclutar personal de TI para buscar proveedores de servicios de BPO. El pago por uso es la característica clave de la computación en la nube. El costo se ha reducido drásticamente para los proveedores de BPO incluso para el momento de la recuperación ante desastres, ya que una nube tiene su propio plan de recuperación ante desastres incorporado.
- Confiabilidad: la alta confiabilidad agrega una ventaja para alojar aplicaciones web en la nube. Sin embargo, los críticos tienen sus puntos de vista con respecto a la seguridad de los datos en la nube, pero puede mitigarse eligiendo cuidadosamente los proveedores de datos. Se debe realizar una evaluación adecuada del riesgo en las áreas de privacidad y recuperación antes del alojamiento. Pero la nube es confiable en gran medida en comparación con las máquinas / servidores internos y también mejoró el proceso de BPO.
Habilidades requeridas
Las empresas juzgan a los proveedores de servicios de BPO en varios parámetros antes de externalizar sus responsabilidades comerciales. Para eso, tienen expertos que manejan todo el proceso de subcontratación, incluida la revisión de su trabajo, gestión de recursos, gestión de costos, gestión de procesos, etc. Algunas de las habilidades de BPO que son necesarias se mencionan a continuación:
- Expertos en calidad: las organizaciones toman este parámetro muy en serio ya que la calidad es su objetivo principal. Tienen sus expertos que hacen análisis, métricas e informan la calidad del trabajo de la empresa subcontratada. Observan el trabajo diario de ellos a través de herramientas inteligentes disponibles en el mercado e informan a sus gerentes si los proveedores subcontratados no cumplen con sus estándares de calidad.
- Expertos en capacitación: los expertos en capacitación desempeñan un papel importante en la subcontratación del proyecto, ya que mientras la empresa subcontratada no tiene conocimiento del proyecto, los expertos en capacitación toman sesiones en línea, llamadas en conferencia para capacitarlos sobre los requisitos del proyecto y sus expectativas. Estas sesiones de capacitación no solo ocurren al comienzo del proyecto, sino después de cada pequeño intervalo o cuando existen requisitos especiales
- Expertos en administración: Subcontratar un proyecto no significa solo asignar el proyecto o el requisito comercial. Requiere mucho análisis complejo y cuidar de todo, como vacaciones (cuando el trabajo estará fuera) de ambos lados, días de facturación, permitiendo la instalación de transporte si los recursos funcionan en turnos impares, arreglos de inundación si corresponde, etc. Todos estos trabajos son manejados por los expertos administrativos.
- Expertos en riesgos: el análisis de riesgos juega un papel importante en la externalización de las operaciones comerciales. El riesgo puede estar relacionado con la fuga de datos y la idea de su proyecto o puede ser el riesgo de la continuidad de la operación incluso en caso de un desastre. Por lo tanto, se realiza un análisis de riesgos adecuado antes de subcontratar un proyecto y se firman muchos documentos legales entre dos partes que declaran los diversos factores de riesgo y sus respectivas consecuencias y soluciones.
Riesgos de BPO
Contratar a un proveedor externo para que realice su operación comercial es una cuestión de alto riesgo de eficiencia, calidad y seguridad. Esto es especialmente preocupante ya que las empresas han informado de la falta de recursos calificados, bloqueos debido a problemas políticos, etc. Algunos de los riesgos en la externalización de procesos comerciales se mencionan a continuación:
- Seguridad: en la contratación externa, las empresas a menudo enfrentan el riesgo de privacidad, especialmente en el caso de que los proveedores de servicios de BPO se encuentren en un país diferente y tengan sus diferentes requisitos de seguridad. Las violaciones de datos y privacidad son una seria amenaza. Muchas organizaciones ni siquiera brindan acceso total a sus datos privados a los proveedores de BPO.
- Problemas de calidad: hay problemas cuando las empresas subcontratadas no proporcionan resultados de calidad incluso después de ciertas advertencias. En este caso, quitarles el proyecto y contratar a otro proveedor puede obstaculizar todo el flujo de trabajo y puede afectar gravemente el proyecto.
- Subestimación del costo: las empresas que contratan a proveedores de BPO a veces subestiman el costo general del proyecto, ya que las empresas proveedoras incluyen algunos de sus costos ocultos, como la actualización de hardware / software, la fluctuación de divisas, la necesidad de recursos adicionales, etc.
- Desafíos de relación: las empresas a veces enfrentan desafíos de comunicación debido a las barreras del idioma que impiden que muchos proveedores sean contratados y, por lo tanto, retrasa el proceso general de las operaciones comerciales.
¿Cómo BPO como tecnología ayudará en el crecimiento profesional?
El outsourcing ha alcanzado una inmensa popularidad en todo el mundo y ayuda a brindar la ventaja competitiva entre las organizaciones. Outsourcing que se consideró como un simple concepto hace años, muchas organizaciones grandes o pequeñas ahora lo están adoptando a un ritmo muy rápido. Ahora las organizaciones se están rediseñando a sí mismas brindando una amplia gama de servicios de outsourcing, pero esto requiere mucha planificación, estrategias, metodologías y un conjunto completamente nuevo de expertos en habilidades gerenciales que pueden manejar todo el proceso de outsourcing y, por lo tanto, está creando amplios empleos no solo para el medio nivel pero para profesionales altamente calificados. Muchas personas de diferentes industrias como la banca tradicional, la contabilidad y el perfil de llamadas están haciendo una carrera en outsourcing en serio. A medida que las empresas se expanden tanto en recursos como en servicios, necesitan expertos en diversos campos. Algunas de las opciones profesionales altamente especializadas son:
- Gerentes de Transición
- Gerentes de relaciones
- Expertos en reingeniería de procesos
- Expertos en planificación estratégica.
Conclusión
Asegurar la eficiencia y la calidad a bajo costo es el objetivo principal de la subcontratación, pero a veces puede ser un desafío. Hay muchas herramientas inteligentes disponibles en el mercado para administrar a los proveedores y reducir el riesgo asociado y mejorar la comunicación entre dos partes y mejorar la calidad, como Smartsheets, que se utilizan para automatizar todo el trabajo colaborativo. El outsourcing está haciendo maravillas en la era de los negocios y, sin duda, las empresas pueden mantenerse bien si se integran con la tecnología.
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