Lista desplegable de Excel (tabla de contenido)
- Lista desplegable en Excel
- ¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?
Lista desplegable en Excel
En Excel, la lista desplegable es una característica útil que nos permite elegir el valor del cuadro de lista. La lista desplegable en Excel se usa principalmente en una organización como la entrada de datos y la transcripción médica y paneles de datos para elegir y actualizar los datos de validación de una manera más fácil de la lista desplegable. Por lo tanto, la lista desplegable de Excel ahorra el tiempo en el que podemos evitar errores en la parte de validación.
Podemos crear fácilmente una lista desplegable en Excel eligiendo la pestaña de datos donde podemos encontrar la opción de validación de datos.
¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?
Haga clic en el menú de datos y elija el menú de validación de datos como se muestra a continuación.
Haga clic en la pestaña de validación de datos para que aparezca un cuadro de diálogo que aparece de la siguiente manera.
Ahora podemos ver la parte de Criterios de validación donde tiene que permitir la opción, haga clic en el cuadro desplegable donde enumerará las diversas partes de validación como el número entero, decimal, etc.
De los criterios de validación, elija la opción Lista para crear la Lista desplegable de Excel que creará y solicitará la selección de una celda para mostrar la Lista desplegable en Excel.
Podemos crear fácilmente una plantilla profesional mediante el uso de la lista desplegable en Excel, donde se utiliza principalmente para la parte de validación de datos.
Primero, cree un conjunto de base de datos para que se muestre en la lista desplegable. Esta base de datos debe mantenerse en una hoja donde la fecha proviene de esta base de datos maestra principal. Por lo tanto, es una tarea importante para la base de datos principal que necesita actualizarse y mantenerse correctamente.
Veamos ahora cómo crear esto con la ayuda de algunos ejemplos.
Lista desplegable de Excel - Ejemplo # 1
Veamos un ejemplo en el que vamos a crear un conjunto de base de datos de estudiantes con Nombre, Número de lista y Grado. Para que sea útil elegir el nombre, el número y la calificación de los estudiantes específicos de una lista desplegable de Excel de la manera más fácil.
Puede descargar esta plantilla de Excel de la lista desplegable aquí - Plantilla de Excel de la lista desplegable
En la tabla de arriba, podemos ver la base de datos que tiene el nombre del estudiante, Roll No & Grade. Para crear una lista desplegable en Excel, siga los pasos a continuación como se muestra a continuación:
- Haga clic en la pestaña Datos. Elija Validación de datos.
- El cuadro de diálogo Validación de datos aparece de la siguiente manera.
- Desde Validación, los criterios eligen la opción Lista.
- Seleccione la pestaña de origen donde Excel pedirá que la celda de la base de datos aparezca en la lista desplegable.
- Una vez que haga clic en la pestaña de origen, obtendremos el cuadro de selección de validación de datos de la siguiente manera.
- Seleccione la columna donde se debe mostrar la lista desplegable y seleccione las columnas A2: A8 para la lista desplegable del nombre del alumno y luego haga clic en Aceptar.
- Una vez que proporcionamos la columna de selección, obtendremos una lista desplegable como se muestra a continuación.
Ahora podemos ver en la captura de pantalla anterior que se ha creado una lista desplegable de Excel para el nombre del alumno que muestra la lista de nombres del alumno. La función de Lista desplegable nos permite seleccionar los nombres de los estudiantes de la lista de la base de datos para evitar errores y evitar la duplicación en la hoja de Excel.
Ahora veamos cómo obtener el Roll No en la lista desplegable de la siguiente manera:
- Ve a la pestaña de datos.
- Seleccione la opción de validación de datos.
- Obtendrá el cuadro de diálogo que mostrará los criterios de validación.
- Elija la opción Lista de la lista desplegable.
- Coloque la celda en la columna F como se muestra a continuación en la captura de pantalla para obtener el menú de la lista desplegable.
- Seleccione la columna de la base de datos de B2: B8.
- Haga clic en Aceptar.
Entonces el resultado sería:
Ahora veamos cómo llevar la calificación a la lista desplegable de la siguiente manera:
- Ve a la pestaña de datos.
- Seleccione la opción de validación de datos.
- Obtendrá el cuadro de diálogo que mostrará los criterios de validación.
- Elija la opción Lista de la lista desplegable.
- Coloque la celda en la columna G como se muestra a continuación en la captura de pantalla para obtener el menú de la lista desplegable.
- Seleccione la columna de la base de datos de C2: C8.
- Haga clic en Aceptar.
El resultado será:
Por lo tanto, hemos creado una lista desplegable para todos los nombres de estudiantes, Roll No, Grade. Ahora podemos crear la lista desplegable para elegir el nombre de los estudiantes y su número de lista correspondiente y la calificación como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Ahora podemos ver que la lista desplegable se ha creado para que solo una columna se aplique a todas las columnas donde sea que tengamos que copiar y pegar el cuadro desplegable en la celda específica.
Ahora, en la captura de pantalla anterior, podemos ver que la lista desplegable se ha aplicado a todas las columnas donde se muestra el nombre completo de los estudiantes de la base de datos, así como el número de lista y el grado.
Lista desplegable en Excel - Ejemplo # 2
En este ejemplo, veremos cómo agregar el menú desplegable "SÍ" o "NO" con un ejemplo claro.
Aquí en el estado, ahora vamos a agregar la Lista desplegable "SÍ" o "NO" para conocer el estado actual de los estudiantes.
- Ve a la pestaña de datos.
- Seleccione la opción de validación de datos.
- Obtendrá el cuadro de diálogo que mostrará los criterios de validación.
- Elija la opción Lista de la lista desplegable.
- Coloque la celda en la columna F como se muestra a continuación en la captura de pantalla para obtener el menú de la lista desplegable.
- Seleccione la columna de la base de datos de B2: B3.
- Haga clic en Aceptar.
Ahora podemos ver el cuadro de lista desplegable arriba de SÍ o NO para verificar el estado actual del estudiante.
Lista desplegable en Excel - Ejemplo # 3
Mensaje de error
Aquí qué sucede si escribimos datos no válidos, es decir, una lista de nombres desconocidos de la base de datos. La función de lista desplegable primero verifica en la lista de la base de datos, si el nombre coincide, Excel no mostrará un cuadro de diálogo de error.
Supongamos que hemos escrito datos no válidos en la lista de nombres de estudiantes como "geethas", donde podemos ver que este nombre de estudiante no está en la lista de la base de datos. La función de lista desplegable verifica en la base de datos si los nombres coinciden o no; de lo contrario, se mostrará un cuadro de diálogo de error de la siguiente manera.
Podemos editar este mensaje de error para que el usuario final pueda comprender qué datos necesita para ingresarlo.
En la validación de datos, podemos ver que hay tres pestañas como Configuración, Mensaje de entrada y Alerta de error.
Aquí vamos a editar el mensaje de error según nuestra base de datos de estudiantes y seguiremos el siguiente procedimiento.
- Vaya a la pestaña de validación de datos.
- Seleccione la pestaña Alerta de error.
- Obtendremos el cuadro de diálogo anterior con Título y Mensaje de error.
- Indique el Nombre del título y el Mensaje de error que se mostrarán para la celda.
Por lo tanto, hemos actualizado el nombre del título y el mensaje de error para que se muestren ahora, veamos cómo aparecerá el error en el cuadro de diálogo.
Supongamos que hemos escrito un nombre desconocido en la columna de nombre del alumno y la función de lista desplegable arrojará el siguiente error con Título personalizado y Mensaje de error de la siguiente manera.
Podemos ver que hemos escrito un nombre desconocido como "Samantha", que no está en la base de datos y que el Excel se muestra como mensaje de error en el cuadro de diálogo Mensaje de error, como se resaltó anteriormente.
Cosas para recordar
- Mantenga una base de datos separada para crear una lista desplegable en Excel.
- Use el mensaje de error apropiado donde sea que lo necesitemos.
- Aplicar validación de datos a la celda específica.
Conclusión
La lista desplegable de Excel se utiliza principalmente para crear plantillas profesionales y formularios de entrada de datos para facilitar el trabajo.
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