Qué son las aplicaciones de Visual Basic (macros VBA)

VBA es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft para ser utilizado para el paquete de Microsoft Office como Word, Access, Excel y otros. Se utiliza para personalizar las aplicaciones para satisfacer las necesidades de la empresa. Es una herramienta poderosa y conveniente para realizar una operación repetidamente y también ayuda a analizar los datos. VBA se utiliza para acceder a las funciones de las aplicaciones y controlarlas dentro de otras aplicaciones. Los informes y análisis financieros se realizan de manera efectiva y eficiente utilizando las macros de VBA.

VBA en Excel se utiliza para generar, formatear e imprimir informes utilizando representaciones gráficas como cuadros. Los informes se generan con facilidad y es simple con la ayuda de Macros VBA. Los informes se generan utilizando varias opciones según la necesidad de la administración.

Uso de macros de VBA en Excel para informes

Para usar VBA en Excel, debe asegurarse de que la pestaña Desarrollador esté presente en la pestaña Menú.

Si la opción de desarrollador no está disponible en la pestaña Menú, vaya al botón de Office à Opciones de Excel à Haga clic en la casilla de verificación Mostrar pestaña de desarrollador y haga clic en Aceptar.

Después de que esta opción esté disponible, puede comenzar a usar Visual Basic. En la pestaña Desarrollador, haga clic en la opción Visual Basic

Haga clic en Insertar menú à Opción de formulario de usuario

Seleccione la opción Etiqueta del cuadro de herramientas

Haga clic derecho en la etiqueta y obtendrá el cuadro de diálogo Propiedades donde puede ingresar un título para la etiqueta.

Ahora seleccione el icono del cuadro de texto en el cuadro de herramientas y manténgalo al lado del cuadro Etiqueta. Y luego haga clic derecho en el cuadro de texto y en el menú emergente Propiedades ingrese un nombre para el cuadro de texto en la propiedad de nombre.

Repita los pasos para agregar tantas etiquetas y cuadros de texto que desee ingresar en el área Formulario de usuario.

Ahora seleccione la opción Botón de comando del Cuadro de herramientas y colóquela en el formulario. Haga clic derecho y desde la ventana emergente de propiedades Ingrese el comando que desea de la Propiedad de subtítulos.

Después de ingresar todos los datos de la interfaz de usuario, debe ingresar el Código para generar el informe. Para abrir la ventana de código, haga doble clic en el botón de comando que se coloca en el formulario.

Antes de insertar el código, debe establecer una referencia que lo ayudará a acceder a la base de datos de VB. Para seleccionar referencias Herramientas Menú à Referencias

En el cuadro de diálogo, seleccione el tipo de biblioteca que desea usar. En esta imagen, la casilla de verificación Biblioteca Microsoft ActiveX Data Objects 2.6 está seleccionada.

En la ventana de código, ingrese el código que se utiliza para ejecutar el comando. El código se coloca entre "Private Sub CommandButton1_Click ()" y End Sub.

También puede agregar funciones en la Ventana de código que se utiliza para generar el informe.

Después de ingresar el código, debe crear macros para los datos. Vaya a la pestaña Desarrollador à Macros para usar el menú Macros.

Ingrese un nombre de macro para el informe y haga clic en el botón Crear.

Ingrese un código para el formulario entre la opción Sub y End Sub

Después de completar todos estos pasos, ya está todo listo para ejecutar el informe.

Para ejecutar el informe, siga los pasos a continuación:

Haga clic en el menú Macros en la pestaña Desarrollador

Seleccione el nombre de la macro de la lista y haga clic en el botón Ejecutar

Ingrese los detalles necesarios para generar el informe.

Finalmente, el informe se genera según su necesidad.

Comprensión de variables, condiciones y bucles en VBA

Primero veamos qué significan los tres términos en VBA

Variable : es una pequeña parte de la memoria del sistema que se utiliza para almacenar datos

Condición : es una comprobación lógica que realiza la computadora para probar algo

Bucle : es un conjunto de instrucciones que se deben seguir durante un número particular de veces

Ahora veremos cómo usar estos tres en VBA

Crear variables en macros de VBA

Si desea utilizar una variable en Macros VBA, primero debe crearlas. DIM es la declaración que se usa para crear cualquier variable.

Los siguientes son algunos ejemplos de variables creadas.

  • Dim someNumber As Integer: esto le indica que va a usar alguna variable de número para almacenar solo valores enteros. Esto se usa en VBA como someNumber = 7, eso significa que almacena 7 en la variable someNumber
  • Dim myList (1 a 10) como cadena: esta línea significa que desea utilizar una lista de valores en forma de cadena (texto). Y el tamaño de la lista está limitado a 10. Esto se usa como myList (5) = 792, lo que significa que establece el valor del quinto elemento en la matriz myList en 792.
  • Dim otro Número como doble
  • Dim anotherList () como variante
  • Dim someText As String
  • Dim myCells As Range
  • Dim myChart As Chart
  • Dim aCondition As Boolean

Uso de condiciones en macros VBA

Todo en la computadora implica la toma de decisiones y las condiciones de prueba. Hay muchas declaraciones para probar las condiciones. Pocos se explican a continuación para su comprensión.

Si Entonces Declaración

Usar la declaración If es realmente fácil en las macros de VBA. Aquí hay un ejemplo para probar la condición de compra

Si nuestra compra 6000 entonces

'instrucciones especiales para manejar demasiadas o muy pocas compras

terminara si

Otra declaración

Otra declaración se utiliza cuando falla una condición If.

Si nuestra compra 6000 entonces

'instrucciones especiales para manejar demasiadas o muy pocas compras

Más

'Anote las compras y siga adelante

terminara si

Uso de bucles en macros de VBA

Hay varias formas de escribir bucles en VBA. Aquí hemos mencionado el tipo más fácil de Loop para su fácil comprensión.

En bucle

For Loop se usa para repetir un conjunto de instrucciones para un número particular de veces

Para storeNumber = 20 a 50

'llamar a la tienda

'pedir cifra de ventas

'hacer algo si es necesario

'colgar

Siguiente tiendaNúmero

Para cada lazo

Este tipo de bucle se utiliza para ejecutar las mismas instrucciones para cada uno de los elementos de una lista.

Para cada celda en el rango ("B1: B10")

cell.value = cell.value + 2

Celda siguiente

Atajos

Hay algunos atajos importantes que debe conocer al usar VBA en Excel

  • ALT + F11 : para ver el editor VBA, también conocido como VBE
  • ALT + F8 : para mostrar todas las macros
  • ALT + Q: para cerrar VBA Editor y volver a Excel
  • F5: para ejecutar una macro
  • F2: Visualizar navegador de objetos
  • F7: editor de código de visualización
  • CTRL + G: abrir ventana inmediata
  • F1: Mostrar ayuda

Analysis ToolPak

Analysis ToolPak es un programa complementario que es un programa integrado predeterminado en Microsoft Excel. Es una herramienta de análisis de datos y ayuda en el análisis de datos financieros, estadísticos y de ingeniería. Siempre puede ahorrar tiempo y energía utilizando Analysis ToolPak.

Solo necesita proporcionar los datos para el análisis y Analysis ToolPak utiliza la función de macro adecuada y muestra el resultado en la tabla de salida. También producen gráficos a veces junto con los informes.

Para cargar Analysis ToolPak, siga estos sencillos pasos

Vaya a la pestaña de archivo verde y haga clic en Opciones

En el cuadro desplegable Administrar, seleccione Complementos de Excel y luego haga clic en Ir

En el cuadro de diálogo Complementos, seleccione la casilla de verificación Analysis ToolPak y haga clic en Aceptar.

Si la opción Analysis ToolPak no está disponible, haga clic en la opción Examinar. Si está disponible, seleccione la casilla de verificación con la opción Analysis ToolPak y haga clic en Aceptar.

Ahora en la pestaña Datos puede hacer clic en Análisis de datos

Finalmente, puede seleccionar una opción que debe hacer en Excel. En la siguiente imagen, se selecciona Histograma para crear un Histograma en Excel para los datos dados.

Hay totalmente 19 opciones de análisis de datos disponibles en Analysis ToolPak. Se enumeran a continuación.

  • Anova: Factor único
  • Anova: dos factores con replicación
  • Anova: dos factores sin replicación
  • Correlación
  • Covarianza
  • Estadísticas descriptivas
  • Suavizado exponencial
  • Prueba F para dos muestras de varianza
  • Análisis de Fourier
  • Histograma
  • Media móvil
  • Generación de números aleatorios
  • Rango y porcentajes
  • Regresión
  • Muestreo
  • Prueba t: emparejado de dos muestras para medias
  • Prueba t: dos muestras suponiendo variaciones iguales
  • Prueba t: dos muestras suponiendo variaciones desiguales
  • Prueba Z: dos muestras para la media

Pocos de estos métodos de análisis de datos se explican en detalle a continuación con capturas de pantalla de los mismos.

Estadísticas descriptivas

Una vez que Analysis ToolPak esté instalado, obtendrá el cuadro de diálogo Análisis de datos donde tiene una lista de opciones. Elija Estadística descriptiva. Después de elegir esta opción, aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra en la imagen a continuación.

En el cuadro de diálogo puede ingresar los detalles como el rango de los datos de origen, dónde se deben mostrar los resultados y qué resultados se deben mostrar. A continuación se muestra la salida de estadísticas descriptivas.

Una desventaja importante de usar la opción de estadística descriptiva es que muestra el resultado como valores y no en el término de fórmulas. Por lo tanto, si se realiza algún cambio en los datos de origen, no se reflejará en la salida. Debe volver a hacer todo el método desde el principio.

Crear histograma

El histograma es un conjunto de recuentos dentro de rangos particulares. Los rangos se conocen como contenedores en el histograma. Desde el mismo cuadro de diálogo Análisis de datos, seleccione la opción Histograma. Obtendrá un cuadro de diálogo como se representa en la imagen a continuación

Debe ingresar los detalles como el rango de los datos de origen, el rango de las designaciones del contenedor y dónde se debe mostrar el resultado. El resultado le mostrará la distribución de datos junto con los parámetros como se muestra en la imagen a continuación.

El cuadro de diálogo del histograma también le ofrece una opción para generar un gráfico junto con la salida. Esto te dará una comprensión fácil.

Medias Móviles

Esta opción lo ayudará a identificar tendencias en datos secuenciales. Los datos de origen aquí se basan en períodos y el promedio siempre se calcula para varios períodos. A continuación se muestra el cuadro de diálogo Promedios móviles

En este cuadro de diálogo puede seleccionar el rango de los datos de origen, el paso del intervalo y el rango de salida. El paso de intervalo es el factor principal de los promedios móviles, ya que la salida se basa en eso. Esto también le da la opción de crear un gráfico en la salida como se muestra a continuación

En esta figura, puede ver claramente que las 6 celdas a partir de D4 no devuelven ningún valor ya que hemos ingresado el paso Intervalo como 7.

Generación avanzada de números aleatorios

Esta es una de las opciones en el cuadro de diálogo Análisis de datos. Una vez que esté seleccionado, obtendrá el siguiente cuadro de diálogo Generación de números aleatorios.

Incluso Excel tiene esta opción, pero la opción de generación de números aleatorios en Analysis ToolPak es mucho más avanzada que la de Excel. Aquí puedes tener más control sobre

  • Numero de variables
  • Numero de numeros aleatorios
  • Velocidad aleatoria

En el cuadro de diálogo puede ver un cuadro de lista desplegable donde puede seleccionar el tipo de distribución y los parámetros para cada distribución.

Crear muestra aleatoria

Una de las opciones en el cuadro de diálogo Análisis de datos es Muestreo. Al hacer clic en esta opción, se mostrará otro cuadro de diálogo como se muestra en la imagen a continuación

El análisis estadístico se realiza principalmente en una muestra de la población y no en toda la población. Este cuadro de diálogo le ofrece una opción para ingresar los datos de población de origen y dónde deben colocarse los datos. Puede seleccionar el método de muestreo. Si selecciona Método periódico, puede seguir el patrón de pasos. Si selecciona el método aleatorio, debe proporcionar el número de valores que deben devolverse.

Este método es muy fácil y puede ayudarlo a generar una muestra al instante.

Conclusión

Por lo tanto, usar VBA para informar y analizar es una decisión acertada para los profesionales contables y financieros, ya que reduce su tiempo y esfuerzo. También proporciona información precisa en varias formas de manera eficiente y efectiva.

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  1. Curso básico de VBA y macros
  2. Curso avanzado de VBA y macros
  3. Entrenamiento completo de VBA y macros
  4. Cómo usar para cada bucle en VBA

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Consejos de Excel