Comunicación efectiva: la comunicación en proyectos de TI forma el puente fundamental entre las ideas y sus implementaciones. Pero, la comunicación pronto puede convertirse en una falta de comunicación en cuestión de segundos. La comunicación efectiva parece ser la necesidad de la hora para el gerente de proyectos de TI que prefieren acertar cuando se trata de cómo, cuándo, por qué y dónde de la comunicación. El progreso del proyecto definitivamente depende de la forma en que se lleva a cabo la comunicación del proyecto porque es solo a través de la comunicación que puede transmitir información de un punto a otro.
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Se puede contar mucho sobre la capacidad de un gerente de proyecto de TI para liderar, administrar y coordinar con éxito toda la ruta del proyecto a través del plan de comunicación o la estrategia equipada. Es esta comunicación la que evidentemente puede hacer o deshacer este proyecto o medir su efectividad en la escala del negocio. Para un proyecto dirigido a diferentes personas de diferentes orígenes, que poseen diferentes conjuntos de habilidades, cuanto más sencillo sea un plan de comunicación, mejor será para el proyecto y su éxito. Piense en ello como un pegamento o adhesivo que mantiene unidos los diferentes aspectos de las fases del proyecto; más como una base que como barreras de comunicación.
La comunicación debe manejarse adecuadamente para obtener el máximo potencial del plan de proyecto definido. ¿Alguna vez has oído hablar de las diferencias entre las partes interesadas que han llevado a serios altercados y disolución de proyectos? La mayoría de estos casos y escenarios surgen con el culpable principal de la falta de comunicación. Ahora, esto es algo que no querría para su equipo y proyecto como gerente de proyecto.
Con la globalización, hay proyectos que se expanden en el extranjero y necesitan un mecanismo robusto y un plan para toda su comunicación, que debe ser tan rápido y poderoso que no haya brechas entre ellos. Entonces, aquí hay un dato para todos los que quieren dejar una marca y éxito como comunicadores efectivos en el frente de la gestión de proyectos.
¡Sí, necesitamos una comunicación efectiva dentro de los proyectos de TI!
Siempre existe esa tarea que detiene todo el proceso de su proyecto y necesita que se le ocurra tiempo y espacio para volver a encarrilar el proyecto. Pero, si este escenario en particular no se piensa antes o si se piensa pero no se menciona a otras partes interesadas sobre cómo tratarlo, seguramente creará otro alboroto.
Piense en un proyecto como una casa construida con naipes. Un movimiento o colocación incorrecta y los ladrillos se derrumban. Tener una base sólida y no es una colina empinada de su revés. Y esta base, evidentemente, es la comunicación.
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Es a través de la comunicación que su planificación es mejor, su recolección de requisitos es mejor, su implementación es mejor y su proyecto progresa sin problemas.
La comunicación parece ser uno de los factores más subestimados de la gestión y planificación de proyectos, y a menudo se deja de lado en la última etapa. ¡Esto acumula el trabajo y con un swoosh! no puede obtener absolutamente ningún resultado de su arduo trabajo y resistencia. Esto es algo con lo que he tratado y hablo desde una experiencia personal.
Me di cuenta de la importancia de un plan de habilidades de comunicación efectivo desde el inicio de un proyecto hasta su finalización.
Beneficios de una comunicación efectiva
Las habilidades de comunicación eficaces pueden ahorrarle a usted y a su empresa el tiempo, el dinero y los esfuerzos invertidos en el proyecto que emprenda.
Triángulo de gestión de proyectos
Estos tres aspectos del triángulo de gestión del proyecto son las restricciones que determinan el éxito de un proyecto. Todos estos son esenciales y deben estar correctamente equilibrados. Cada restricción cuando se desplaza está destinada a afectar e influir en los otros dos factores.
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Cuando se aumenta el alcance, también lo hace el tiempo y los costos programados para el proyecto. Si el tiempo es conciso y ajustado, limita el alcance del proyecto pero aumenta el costo rendido. Y, por último, si el presupuesto es ajustado, el costo se relaja y el alcance se reduce.
Con estos cambios que tienen lugar constantemente en cada etapa del proyecto, la comunicación efectiva puede ser los puntos que unen las restricciones para obtener el equilibrio deseado.
Seguimiento de etapas
Usted es el que lidera el proyecto desde el frente, pero no puede obtener una idea completa de lo que está sucediendo con su proyecto, ya que las descripciones mencionadas en el sistema de seguimiento de problemas son simplemente engañosas y no están claras para que tome decisiones. ¿Suena familiar?
Aquí es donde la comunicación comercial efectiva llega para salvar el día y lo ayuda a vigilar lo que debe hacerse.
Se supone que su correo electrónico debe felicitar a su equipo por lograr un hito importante, pero parece que su correo no es importante por la línea de asunto que aparece en la bandeja de entrada de todos. No tiene a dónde ir sino recurrir a una comunicación efectiva.
Modos para facilitar una comunicación efectiva
- Herramientas y sistemas
- Reuniones
Esta lista no es elaborada, pero constituye el quid de los consejos de comunicación efectivos: la simplicidad.
Correo electrónico : este es un medio principal de comunicación interna y externa. Desde los albores de Internet, los correos electrónicos se han expandido y evolucionado continuamente para mantenerse fieles a la comunicación efectiva de cualquier transacción.
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Pero, con toda la pompa y el desfile, muchos todavía no son conscientes de cómo el uso básico del correo electrónico puede resultar en el progreso de sus proyectos de TI. La línea de asunto es el primer punto a discutir; Al tratar con proyectos de TI, su línea de asunto debe ser:
- Conciso y claro
- Breve
- Capaz de transmitir el propósito del correo
- Capaz de identificar el proyecto
La línea de asunto es como su frase clave y puede determinar si su equipo va a ahorrar esos minutos de leer el contenido del correo o no.
Los siguientes en la fila son los destinatarios. El campo To, Cc, Bcc debe tener identificaciones que pertenezcan a las personas adecuadas y no debe ir a una lista de correo si no pertenece a todos los miembros de esa lista.
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Por último, asegúrese de recibir todo por correo: transacciones y debates y actas de reuniones. Tiene que ser oficial y se debe enviar por correo como esa forma oficial de comunicación.
Herramientas y sistemas : los utilizamos para el seguimiento de tareas de proyectos modernos, recordatorios, colaboración, intercambio y todas las diferentes formas de comunicación. Hoy en día, las aplicaciones comerciales han ganado un gran impulso y su integración con los clientes de correo electrónico ha facilitado las cosas para todos los gerentes de proyectos y miembros del equipo de proyectos. Pero, como gerentes de proyecto, es necesario que use estos aparatos de herramientas de comunicación eficientes para que pueda maniobrar a través de su proyecto de manera más efectiva.
Los gerentes de proyecto que se ocupan de proyectos de TI se están ahogando en problemas que se capturan de manera poco práctica, lo que lleva a una demora o ninguna comunicación de expectativas. Si bien tiene sus correos electrónicos en la capacidad de mantenerlo actualizado o ayudarlo a rastrear las actividades en curso de su proyecto, en casos de proyectos más grandes, simplemente no parece factible. En esos momentos, es importante que un gerente de proyecto invierta en mejores herramientas de gestión de proyectos que se conecten y proporcionen un vínculo entre las diversas partes interesadas externas e internas involucradas en su proyecto.
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Al usar dichos sistemas, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Título : asegúrese de que el título lo tenga todo. El título debe ser lo más descriptivo posible para cualquier persona dentro de los límites del proyecto.
- Categoría : etiqueta y proporciona categorías a tus tareas que deben llevarse a cabo. Establezca prioridades y comunique qué tareas deben considerarse con más atención que las demás.
- Problemas : asegúrese de seguirlos de manera eficiente para que su proyecto no bloquee la siguiente tarea en línea, y asegúrese de comunicarse lo suficiente a través del sistema para que una tarea en particular se bloquee para dar paso a otra tarea más urgente.
- Descripción : sea lo más descriptivo posible en su categoría de descripción. Use enlaces, imágenes y gráficos para transmitir una idea o mensaje rápidamente.
- Comentarios : asegúrese de comentar todos los desarrollos para que todos en esa categoría los conozcan. Los comentarios incluso deben detallar la comunicación verbal o la conversación telefónica en la forma "como discutimos …".
Reuniones : estas reuniones de intelectuales para "debatir" y "resolver" cuestiones tienen algo de mal gusto, ya que implicaría largas horas de confinamiento en la sala de reuniones y, lo que algunos temen por completo, no hay resultados al final de todo. Tales reuniones se encuentran y han prevalecido debido al hecho de que no se prestó una comunicación efectiva en el lugar de trabajo.
Tomemos, por ejemplo, reuniones de actualización de estado. Estas reuniones tienen una multitud de personas discutiendo y compartiendo su tarea completa y pendiente, paso a paso, mientras que el resto normalmente solo espera su turno o están completamente aburridos. Esto significaría que las personas realmente están perdiendo mucho tiempo en reuniones innecesarias y no están utilizando completamente el tiempo que se les da, lo que resulta en la pérdida de recursos.
Para contrarrestar esto, los gurús de la gestión de proyectos han ideado un conjunto de reuniones diferentes, que de alguna manera, ponen en práctica el mismo propósito de una reunión y no llevan nada a perder (tiempo, dinero o esfuerzo). Echemos un vistazo a estos:
SCRUM : en el marco Agile, los proyectos se dividen en partes y cada parte obtiene un sprint para ejecutar, que normalmente dura una o dos semanas. Durante este tiempo, no es lo suficientemente eficiente como para sentarse en una reunión larga para obtener actualizaciones. Por lo tanto, el SCRUM, una reunión de pie de 10 minutos que tiene lugar con el ScrumMaster que lleva a cada miembro del equipo a elaborar sobre:
- ¿Qué tareas se completaron ayer?
- ¿Qué se ha programado para hoy?
- Problemas encontrados
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El ScrumMaster luego comunicaría al líder del proyecto las actualizaciones generales y el estado del proyecto. Este es un enfoque eficaz y ágil hacia todos los procesos empleados.
Encuentros uno a uno : esta forma de reunión utilizaría el tiempo del líder del equipo, pero de todos modos sería eficaz. Uno a uno son efectivos por las siguientes razones:
- Programado regularmente a una hora fija
- Duración estándar de 30 minutos
- 10 minutos para que le informen sobre su opinión sobre el progreso del proyecto
- 10 minutos para sus actualizaciones sobre ellos y su trabajo
- 10 minutos para un plan de desarrollo y temas que se discutirán en la próxima reunión
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- Centrarse en el trabajo y el rendimiento de los miembros del equipo.
- Deshágase de las fallas de comportamiento
- Seguimiento periódico de los planes de desarrollo.
- Realizado en privado
Comunicación 101
Aquí hay algunos puntos para recordar lo que hemos transmitido:
- Mantenga su comunicación breve y concisa, ya que en los proyectos de TI tratamos con personas involucradas en un trabajo creativo que necesita mucho tiempo. Por ejemplo, codificación y diseño.
- Se necesita claridad en el propósito y en las líneas de asunto.
- Cada minuto es importante y el tiempo necesita ser utilizado eficientemente.
- BESO - Mantenlo simple, tonto.
- Apéguese a un vocabulario común y evite el uso de palabras largas y tediosas.
- Guárdelo todo por correo electrónico. Temas verbales o discutidos.
- El uso de cuadros e imágenes se presenta como buenos comunicadores visuales.
- Organizar reuniones precisas. Tener una agenda fija y las actas de la reunión deben enviarse después de las reuniones.
- Use la pizarra para anotar anuncios y tareas, ya que los correos electrónicos pueden pasar desapercibidos.
- Involucre solo a las personas que se necesitan en sus correos y reuniones. No querrás perder el tiempo de los demás.
- Lea claramente las notificaciones o correos que le llegan para comprenderlos.
- Utilice sistemas de gestión de proyectos que estén centrados en el equipo y promuevan la colaboración.
- Mantenga el control de su proyecto y asegúrese de saber todo lo que está sucediendo.
- Las decisiones deben transmitirse claramente y con datos adecuados y precisos.
- Escucha a los miembros de tu equipo.
Pasando la voz
La comunicación es ese elemento clave que debe estar en la base de todo el ciclo de vida del proyecto. Con cada cambio que tiene lugar, un plan de comunicación fijo y exhaustivo al comienzo del proyecto puede ayudar a los gerentes de TI a sacar lo mejor de los miembros de su equipo, vencer defectos y desperdicios, y progresar sin problemas hasta el final.
Los miembros de su equipo deben saber que están dedicando tanto tiempo y esfuerzo para asegurarse de que la coordinación sea brillante y que nunca se pierdan en un mar de palabras. Gerentes de proyecto, aprovechen este desafío como una oportunidad y verán cómo solo arreglar la comunicación puede hacer una gran diferencia en el proyecto y sus procedimientos.
¿Gusta? ¿Lo odio? Háganos saber lo que aprendió a través de esta publicación de blog y lo que tiene en mente que parecía haber perdido. Difundir el aprendizaje!
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