Vamos a comenzar este con una fantasía …

El gran jefe te ha convocado después de tu pausa para el almuerzo, y esperas para atacar el próximo desafío que te lanza. Prepárate para un castor ansioso, porque tu jefe te mira y dice: "Hola ABC, lo hiciste muy bien en la reunión del equipo interno de hoy. Quiero que manejes la presentación del equipo en la próxima reunión trimestral. Y siéntase libre de usar PowerPoint mientras lo hace. Quiero ver el primer borrador la próxima semana. Sé que estás listo para eso. ¡Buena suerte!"

Te acaricias a ti mismo y gritas en silencio: "¡YESSSS!". Es tu gran oportunidad de ser notado por los superiores más allá de tu equipo. ¡Lo vas a rockear!

Err, volvamos a la realidad!

¿Sabes que una cantidad asombrosamente grande de personas se equivoca con su presentación, especialmente cuando usan PowerPoint? Es casi como si se volvieran perezosos o complacientes, y esperaran que la herramienta haga todo su trabajo. Ja!

No cometer errores; Microsoft PowerPoint es una herramienta enormemente versátil. Pero quizás su mayor fortaleza es hacer lo que le permite hacer y omitir lo que no hace. Depende de usted usar el poder en sus manos para hacer que sus presentaciones sean nítidas y efectivas. Pero no te preocupes. Con los simples consejos descritos aquí, sabrá qué ajustar dentro de su presentación y con PowerPoint, ¡para que salga ganador en todo momento!

4 consejos para hacer presentaciones efectivas de Microsoft PowerPoint:

  1. Mantén el foco en tu mensaje

Es sorprendente la cantidad de personas que comienzan a preparar su presentación con una lucha loca en PowerPoint. No lo hagas Recuerde siempre que usted y el mensaje que desea transmitir son de suma importancia, no su experiencia con la herramienta. Por lo tanto, cree primero un esquema sólido de su excelente presentación de Powerpoint en papel, vertiendo todas sus habilidades creativas, analíticas y de marketing. Una vez que esté razonablemente claro sobre el mensaje que desea transmitir a su audiencia, PowerPoint puede ayudarlo a modificar el resto.

Cómo PowerPoint puede ayudarte:

Crea tu primer borrador en papel. ¿Cuántas diapositivas ves aproximadamente? Por lo menos, deberías tener:

  • Una introducción (a ti mismo y al tema).
  • Diapositivas que comunican el mensaje principal.
  • Encabezados / saltos de sección, introducidos a más tardar en cada diapositiva de 6-7 mensajes para retener la atención de la audiencia.
  • Un par de diapositivas con elementos multimedia como imágenes, gráficos o audio / video para romper la monotonía.
  • Una diapositiva para preguntas (opcional).
  • Diapositiva de cierre, reiterando la llamada final a la acción.

Una vez que tenga la imagen completa en su lugar, diseñe el segundo borrador en PowerPoint creando una presentación en blanco (Archivo-> Nuevo-> Presentación en blanco + botón Crear), y sumérjase directamente en la vista Clasificador de diapositivas (Ver-> Clasificador de diapositivas ) Esta es una vista bastante simple que enumera las miniaturas de todas las diapositivas. Use esto para crear la cantidad de diapositivas que desea de la siguiente manera.

  • Haga clic derecho en cualquier lugar de esta vista y seleccione Nueva diapositiva. Esto creará una nueva diapositiva con el diseño predeterminado. O,
  • Copie y pegue la diapositiva (prediseñada) varias veces para replicar su diseño.

Para cada diapositiva, configure su "diseño" (Inicio-> Diseño) según su diseño de papel. Esto decide la composición general de la diapositiva: el número de elementos / secciones dentro de la diapositiva, la ubicación de cada elemento, un título si es necesario, etc. PowerPoint viene con al menos 9 diseños incorporados para satisfacer la mayoría de las necesidades. Los diseños populares incluyen Título (para una diapositiva de apertura dramática), Título y contenido (para diapositivas posteriores) y Encabezado de sección (para saltos de sección dentro de su presentación de PowerPoint).

Su presentación ya está lista para contenido real. Puede relajarse sabiendo que puede modificar fácilmente cualquiera de los atributos anteriores en cualquier momento que lo desee. Pero al delinear rápidamente este borrador (los pasos anteriores deberían llevarle menos de 5 minutos), ¡dedica un tiempo mínimo a maximizar de manera efectiva el uso de la herramienta de PowerPoint!

  1. Mantenlo visualmente limpio

Esto significa que su presentación de PowerPoint es agradable a la vista, por lo que su audiencia no presenta dolor en los ojos ni se siente obligado a rechazar a mitad de su presentación notable. Tenga en cuenta lo siguiente cuando llene sus diapositivas con contenido.

Cómo PowerPoint puede ayudarte:

  • Use un diseño de fondo consistente en todas sus diapositivas para un flujo visual uniforme. PowerPoint facilita esto a través de Diseño-> Temas . Sin un tema, necesitaría editar manualmente los elementos de diseño de cada diapositiva. Pero un tema viene como una "plantilla de diseño" con configuraciones predefinidas para el color de fondo / formas / gráficos, diseño, conjunto de fuentes (para título, texto del cuerpo, encabezado, etc.), efectos y estilos de fondo. Una vez que selecciona un tema en cualquier diapositiva, afecta a todas las diapositivas. Esto incluye cualquier personalización que realice al tema original.
  • Elija un buen tamaño de fuente para todo su texto. Cuando está parado en la parte delantera del podio, una diapositiva puede verse bien y clara para usted. Pero cuando estás sentado atrás, no tanto. Por lo tanto, pruebe el tamaño de su fuente desde una distancia (como usar un tamaño de fuente de 2 cm para una distancia de 10 pies, un tamaño de fuente de 4 cm para una distancia de 20 pies, y así sucesivamente). Otra recomendación es usar fuentes Sans Serif (sin bucles) como Arial, Ginebra o Helvetica, sobre fuentes Serif como Times New Roman o Courier. Esto reduce el desenfoque para que su texto permanezca legible incluso a distancia.
  • Utilice los puntos de bala sabiamente. Hay quienes juran por ellos y otros que prefieren tirarlos. Si elige usarlos, evite cuidadosamente el ajuste de texto con oraciones que generan múltiples líneas. Esto es menos atractivo y más confuso. En cambio, mantenga sus oraciones cortas y simples para que el mensaje llegue sin adornos innecesarios.

Por ejemplo,

  • "Cree una presentación de PowerPoint que sea visualmente atractiva para el público, utilizando una combinación equilibrada de elementos de diseño y medios".

Esto se puede acortar a -

  • "Crear PPT con atractivo visual".

Nota: Cuando mantiene el contenido de su diapositiva deliberadamente breve, no podrá depender complacientemente de sus diapositivas con viñetas para presentarse. Pero, esta es una buena noticia. ¡Una presentación de PowerPoint que puede ejecutarse por sí sola sin su participación es pedir presentación-suicidio! En cambio, prepare conscientemente el contenido de su diapositiva para que deba participar de manera proactiva durante la presentación de la presentación, y clarifique los detalles más finos para su audiencia. USTED conduce el programa, no PowerPoint.

Deje que sus gráficos hablen más de mil palabras, lo que significa que son muy efectivos para lograr el impacto. La verdad acerca de los gráficos es que todos los amamos: imágenes, imágenes prediseñadas, gráficos, cuadros y todo lo demás. Al instante hacen que su presentación de PowerPoint sea más atractiva y menos aburrida. Pero si los agrega en exceso, corre el riesgo de abrumar a su audiencia o subestimar su contenido (de mensaje). Por lo tanto, elija el equilibrio correcto utilizando menos gráficos pero más significativos.

Mantenga sus gráficos y cuadros limpios. Sí, está ese trabajo otra vez, limpio. Puedes practicar esto de la siguiente manera:

  • Use etiquetas fáciles de usar para explicar los elementos de su gráfico / tabla. Evite usar números, caracteres especiales y jerga técnica; Ya se necesita más capacidad mental para comprender un gráfico o una tabla que una imagen.
  • Agregue texto adicional para capturar explícitamente los aspectos más destacados del gráfico / cuadro, de modo que esto sea obvio para la audiencia. Por ejemplo, si presenta un gráfico de ventas en todas las regiones, es posible que desee agregar texto para resaltar la región superior / inferior y la comparación con el año pasado. Estas cifras pueden capturarse implícitamente en el gráfico; pero al agregar etiquetas de texto que resaltan explícitamente esta información, se asegura de que la audiencia se dé cuenta y recuerde esta información importante.

Nota: los cuadros analíticos complejos pueden hacer que se vea más inteligente, pero deja a su audiencia sintiéndose tonto y reduce la efectividad de su presentación de PowerPoint. En cambio, mantenga sus gráficos y cuadros bastante simples para que no necesiten un PhD de Estadística para decodificarlos. Las versiones recientes de PowerPoint vienen precargadas con al menos once tipos de gráficos (como gráficos de barras, gráficos de columnas, gráficos circulares, etc.) que se pueden incluir fácilmente en su presentación con solo unos pocos clics del mouse e inserciones de datos. Si está utilizando más de 5 minutos para insertar un gráfico en su presentación de PowerPoint, considere que es complicado y no merece la atención de su audiencia.

Use colores de alto contraste para atraer más atención. Con Temas, PowerPoint ya garantiza que los colores de fondo de la diapositiva contrasten adecuadamente con los colores de texto / línea para una visibilidad máxima (como usar texto de color oscuro sobre fondos claros o viceversa). Pero en su presentación de PowerPoint, puede tener esas diapositivas 1-2 que merecen atención adicional, por lo que desea resaltarlas de manera diferente. Los colores de alto contraste le permiten hacer esto fácilmente (como verde / amarillo, azul / rojo, negro / blanco, etc.). ¡Pero use esto con prudencia ya que demasiados contrastes de color pueden dejar a su audiencia con dolor de cabeza!

Cursos recomendados

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  1. Apriete su presentación de PowerPoint

Está bien, entonces, ha presentado sus diapositivas y las ha llenado con contenido relevante. También se ha asegurado de que la atención del público permanezca fascinada en sus diapositivas significativas al mejorar su atractivo visual. Está listo para entregar su fabulosa presentación de PowerPoint. O tal vez todavía no.

Una sugerencia infalible que garantiza presentaciones de PowerPoint de mejor calidad cada vez, es "ajustar" su presentación de PowerPoint, donde cada diapositiva ofrece un golpe enorme.

  • ¿Puedes reducir el contenido de tus diapositivas? ¿Hacer viñetas más cortas y texto más inteligente?
  • ¿Se puede reducir el número total de diapositivas? ¿O reemplazar una diapositiva o dos con un gráfico atractivo?
  • ¿Puede simplificar las animaciones o transiciones (disponibles a través de las pestañas Animaciones y transiciones) utilizadas después de cada diapositiva, para que la presentación fluya sin demasiadas distracciones? (¡A veces la atención de la audiencia se desvía hacia estas transiciones que el contenido de la diapositiva real!)
  • Si está utilizando elementos externos (accesorios en línea) como videos de otros sitios para reproducirlos durante la presentación, ¿puede incluirlos en su presentación para un flujo más suave? Aquí, puede explorar LiveWeb, una herramienta de integración que conecta videos web externos a una presentación en su disco duro.
  • Finalmente, bendiga su presentación con una marca única: USTED. ¿Qué sello de marca clasificará esta presentación como la suya? ¿Colores brillantes? ¿Contenido directo pero agudo? ¿Audiovisuales llamativos? ¡Marque su presentación con la presencia de su marca!

  1. Apriete su entrega

Es el gran día, y con los consejos anteriores, estás listo para sorprenderte con tu fabulosa presentación. Bueno, casi. Hay algunos pequeños consejos que debes poner en práctica, justo en el último minuto. Aquí están:

  • Respeta el tiempo. No importa cuán fantástica sea la preparación de su presentación, desconectará a su audiencia si está molesto con el tiempo. Administra tu tiempo sabiamente. Comience, rompa y termine en el punto del reloj.
  • Haga un ensayo general antes de presentar a su audiencia en vivo. Esto significa que realiza una ejecución ficticia de su presentación en la sala real donde la entregará. Esto le permite detectar posibles fallas prematuras (como cambios en la resolución del proyector, falta de coincidencia de color, fallas de disco, etc.) y resolverlas antes de la entrega final.
  • Si está presentando desde su computadora portátil, apague su protector de pantalla. ¡Lo último que necesita es que ese protector de pantalla de fuego abrasador queme su presentación a mitad de camino!

Cómo PowerPoint puede ayudarte:

Si te estás conectando a un proyector,

  • Ármate con un puntero. Es más elegante que caminar hacia la pantalla para señalar el texto con el dedo. ¡Y menos distractor!
  • Utilice la "Vista de presentador" de PowerPoint. Esto le permite generar su presentación en 2 vistas:
  • Vista del público, que se reproduce en la pantalla del proyector. Esto mostrará solo las diapositivas principales de la presentación.
  • Su vista, que se reproduce en la pantalla de su computadora portátil / computadora. Esto mostrará los detalles, incluidas sus notas, la lista de clasificación de diapositivas (para saltar rápidamente a través de múltiples diapositivas) y la diapositiva principal.
  • Puede habilitar la Vista del presentador marcando el botón “Presentación de diapositivas-> Usar la vista del presentador” (disponible en las versiones 2010 y posteriores).

Finalmente, ¿conoces los mayores presentadores aficionados tontos que hacen? Se presentan en la pared, o en la pantalla del proyector, o en la mesa del podio, o en sus zapatos … ¡entiendes! Mire a su audiencia audazmente a los ojos y presente su contenido con confianza. Involúcrelos a lo largo de la presentación con preguntas, chistes, historias, anécdotas personales, etc. Estos pueden no ser parte de su mazo, pero incitarán a la audiencia a responder a su carisma y participar más con la presentación. Solo entonces puede entregar con éxito una presentación enormemente efectiva, con o sin PowerPoint. ¡Ahora realmente lo vas a rockear!

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