Introducción a las reuniones individuales con los empleados.

Las reuniones personales con los empleados realmente pueden ser un momento importante para que usted conozca más sobre los miembros de su equipo y comprenda sus estilos de trabajo, así como también cómo lidian con sus problemas laborales diarios. Como gerentes de proyecto, siempre nos esforzamos por mantener efectivas estas reuniones individuales con los empleados y hacer que produzcan los resultados que imaginamos para los miembros de nuestro equipo y para nuestros equipos, como el desarrollo profesional y los planes de acción para las áreas de desarrollo. Pero, en algún momento de la línea siempre aterrizamos desaparecidos en estas reuniones o, lo que es peor, no los llevamos a cabo de la forma en que se supone que deben llevarse a cabo.

Ya sea que sea un gerente de proyecto experimentado o un gerente de proyecto recién ascendido, estas reuniones individuales con empleados actualmente no le están haciendo ningún bien y siente que son solo una pérdida de tiempo para usted y los miembros de su equipo. Usted cree que la hora podría utilizarse de una mejor manera que pasarla escuchando o asesorando a los miembros de su equipo.

Para aclarar el entorno de esta herramienta eficaz, que son las reuniones individuales con los empleados, he elaborado este artículo que le explicará la importancia que estas reuniones individuales llevan consigo y cómo puede hacerlos efectivos para producir beneficios en abundancia.

Importancia de las reuniones individuales con los empleados

Durante mi mandato como gerente de proyectos, me encontré con muchos colegas con marcadas diferencias en sus opiniones sobre la importancia y la facilidad de uso de las reuniones uno a uno. Algunos simplemente no estaban interesados ​​en el concepto completo de reunirse regularmente con los miembros de su equipo para discutir el desempeño y sus problemas, si los hubiera. Creían que estas reuniones en el trabajo eran completamente inútiles y llevaban mucho tiempo. Mientras que los demás siempre quisieron aprender más sobre el alcance de las reuniones uno a uno y estaban convencidos de que necesitaban saber cómo lograr la efectividad de este tipo de reunión, ya que les ayudaba a lidiar con los miembros de su equipo y Conocer su rendimiento de forma regular.

En mi opinión, veo las reuniones individuales como una plataforma para un gran intercambio de información e ideas innovadoras. Es el tipo de reunión que ayuda a dos personas distintas a entenderse y aprender más acerca de la otra, lo que perciben que es la organización y cómo verían los problemas graves o, a veces, sus propias frustraciones en su lugar de trabajo. No ordenaría reuniones individuales solo con el propósito del desempeño de los miembros del equipo, sino también para crecer y aprender más sobre el negocio, los miembros del equipo y cómo los dos pueden fusionarse en una gran contribución.

Las reuniones individuales son solo para que los miembros del equipo expresen su opinión y su corazón, y es una gran oportunidad para que los gerentes de proyecto entablen una gran conversación para ayudar a que los miembros de su equipo se conviertan en estrellas emergentes dentro de los proyectos que emprenden.

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Beneficios de las reuniones individuales con los empleados

En esta sección, voy a enumerar los beneficios que personalmente veo en las reuniones individuales con los empleados. Puede haber muchos más beneficios y efectos secundarios contrastantes en estas reuniones. Estos efectos secundarios no se deben principalmente a la forma en que se diseñan las reuniones, sino que dependen de su forma de llevarlas a cabo. Antes de que conozcamos estas 10 formas asombrosas de realizar reuniones individuales, veremos la lista de beneficios que he compilado para usted.

  • Comprobación de rendimiento : este será un buen momento para que evalúe y pregunte a los miembros de su equipo qué piensan acerca de su propio rendimiento y hacia dónde va a partir de aquí.
  • Autoevaluación de los empleados : a medida que aumenten las conversaciones, podrá ayudarlos a analizar sus propios estilos de trabajo y ayudarles a administrar su trabajo diario según su conveniencia.
  • Superposición de problemas y problemas : podrá darles una oportunidad en los confines de una sala de reuniones para hablar sobre los problemas y problemas que enfrentan y los que enfrenta el equipo. Sé un confidente para ellos.
  • Monitoreo del nivel de motivación : con el impulso continuo, el miembro de su equipo seguramente va a expresar sus sentimientos sobre este rol laboral para usted. Luego puede verificar sus niveles de motivación cuando le hablan sobre el trabajo que realizan.
  • Compromiso con el monitoreo del trabajo : estas reuniones con los empleados son una gran oportunidad para pedir sus aspiraciones futuras, ya sea quedarse y crecer dentro de la organización o pasar al siguiente trabajo que encuentren. Con esto, puede medir su nivel de compromiso y tener planes de personal previstos basados ​​en esto.
  • Plataforma para la apreciación : si han hecho algo que vale la pena mencionar la semana pasada o desde la última vez que los conoció en una reunión individual, asegúrese de felicitarlos y alentarlos a seguir subiendo el listón.
  • Planificación de sus áreas de desarrollo : todos tenemos áreas de desarrollo en las que debemos trabajar para acercarnos a la calidad óptima del trabajo. Trace planes SMART con el miembro de su equipo y acuerde esos trabajos.
  • Plan de acción : en función de sus planes de desarrollo, asegúrese de pedirles que anoten las actas de la reunión, todo completo con puntos de acción que se comprobarán y evaluarán en la próxima reunión.
  • Nuevas ideas e innovaciones : estas reuniones con los empleados pueden ser el mejor lugar para reunir nuevas ideas y pensamientos innovadores que pasen por la mente de los miembros de su equipo. La mayoría de las veces, es a través de estos miembros del equipo que recibimos soluciones alucinantes y creativas para nuestros problemas y problemas finales.
  • Conexión con ellos : esta hora puede ser el mejor momento para vincularse personalmente con los miembros de su equipo. Incluso puede establecer tiempo para hablar sobre gustos y disgustos aleatorios para construir la relación y encontrar una conexión cuando se trata de trabajar juntos.
  • Comentarios sobre su gestión : estas reuniones con los empleados son excelentes oportunidades para pedirles a los miembros de su equipo que le brinden sus comentarios. Todo el mundo necesita mejorar muchos aspectos de su trabajo y conocerlos a partir de sus informes puede ser una gran cosa. Pídales que sean tan abiertos y transparentes como les gustaría que estuviera con ellos.

Consejos para una gran reunión uno a uno

Ahora, dado que hemos encapsulado los muchos beneficios que se obtienen al realizar reuniones individuales con los empleados, nuestro siguiente paso es comprender cómo podemos llevar a cabo efectivamente uno y luego dos y luego muchos más. A continuación se enumeran 10 consejos increíbles para llevar a cabo una gran reunión uno a uno con los miembros de su equipo.

  1. ¡Calendario! ¡Calendario!

El error más común que cometen los gerentes es mantener un horario con los miembros de su equipo y no cumplirlo. La programación es de hecho un aspecto muy importante en el mundo de las reuniones individuales con los empleados. Tanto los gerentes como los miembros de su equipo deben colaborar juntos y hacer que la reunión sea exitosa al llegar a tiempo y cumplir con estos horarios.

Las reuniones individuales en el trabajo se pueden planificar en una gama de frecuencias diferentes: semanal, mensual o trimestral. Mientras que trimestralmente es lo menos preferible y puede coincidir con el diseño de la organización de reuniones de revisión trimestrales en el trabajo para la comunicación, los puestos semanales son el momento más prometedor y preferible para estas reuniones individuales en el trabajo.

  1. Agenda clara y precisa

Trazar una agenda para la reunión individual en los primeros minutos de la reunión es esencial. Es importante que la agenda sea clara, precisa y, de preferencia, la creada por los propios empleados. Esto les permitirá tener control sobre lo que tienen que decir, lo que dará como resultado una gran conversación y una utilización adecuada del tiempo. Una vez que el empleado prepara la agenda, deberá probarla y ambas partes deben ponerse de acuerdo sobre ella antes de continuar. Esto le permite guiar la reunión de manera aún más efectiva.

A menudo, los gerentes crean plantillas fijas para que las sigan los miembros de su equipo mientras marcan una agenda. Esta plantilla contendría una amplia categorización del tiempo y cada sección puede tener los pensamientos e ideas de los miembros del equipo.

  1. Elija una configuración neutral

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones tienen una disposición de asientos muy abierta, donde evitan los cubículos y las cabañas entre sus empleados para promover los valores de apertura y transparencia. Esto permite un gran intercambio de información entre los miembros del equipo. Aplique esta apertura y transparencia incluso cuando se trate de reuniones individuales en el trabajo y elija la oficina de su empleado para la reunión o una sala de conferencia / reunión común para la discusión.

Evite reunirse en su cabina, si no tiene el sistema abierto en su oficina, mientras mantiene la jerarquía y el decoro dentro de la organización.

  1. Aplicar la regla 60-40

Según yo, he nombrado esta regla como la regla 60-40 para indicar quién puede hablar cuánto cuando la reunión está en progreso. Aquí, como indicativo, el miembro del equipo debe utilizar el 60 por ciento del tiempo dado en una reunión individual. Esto les dará el control suficiente sobre lo que tienen que decir y pueden hacerlo libremente sin la prisa que tiene lugar fuera de la sala de reuniones.

Puede asesorarlos en el tiempo restante del 40 por ciento y puede ayudarlos a guiarlos cuando están analizando los problemas que enfrentan o tienen recomendaciones sobre las ideas que comparten. Con tal equilibrio dentro de las reuniones individuales en el trabajo, puede permitir el empoderamiento de los empleados dentro de su equipo y seguramente será aclamado como un gran gerente.

  1. Mantenga las figuras listas

Las hojas de rendimiento y las cifras semanales o mensuales deben mantenerse listas y deben estudiarse a fondo antes de dirigirse a la reunión individual con el miembro de su equipo. De esta manera, tendrá una base sólida de lo que tiene que hablar y de lo que debe responder el miembro de su equipo. No complique las cosas con gráficos o tablas, pero habilítese con números básicos sobre los diferentes factores en los que se basa el rendimiento del miembro del equipo.

Asegúrese de tener una plantilla o de compartir el informe con los miembros de su equipo antes de sus reuniones personales en el trabajo y pídales que también las revisen. Asegúrese de que entiendan sus propios números de rendimiento y deje que le pregunten si algo no está claro o es erróneo.

  1. Divide y vencerás

Divida su reunión en secciones y mantenga el tiempo para cada una de estas secciones. Asegúrese de informar a los miembros de su equipo sobre estas secciones y pídales que se apeguen a sus horarios dentro del marco de la reunión individual. Las reuniones individuales ideales tienen las siguientes secciones:

  • 15 minutos - Marque y acuerde una agenda
  • 15 minutos : permita que el miembro de su equipo hable sobre su desempeño, problemas e inquietudes, y cosas relacionadas con su trabajo inmediato
  • 15 minutos : permítase asesorar y elaborar sobre el rendimiento y los problemas que giran en torno al miembro del equipo y ayudarlos con orientación y apoyo utilizando planes de desarrollo y planes de acción SMART
  • 10 minutos : permita que el miembro de su equipo hable sobre ideas e innovaciones y cualquier comentario que tengan para usted

  1. Plantilla de reuniones

Mantenga una plantilla de reunión fija y deje un espacio dentro de ella para preguntas y respuestas ad hoc o inquietudes aparte de las tareas habituales realizadas por el miembro del equipo. Permita que su plantilla de reunión individual sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de los muchos miembros de su equipo. Todos son individuos diferentes y no deben limitarse a una plantilla rígida.

  1. Presione hacia abajo las responsabilidades

Al final de la reunión individual, es crucial que ponga las responsabilidades sobre la mesa junto con el plan de desarrollo. Con las responsabilidades, tendrá que rendir algo procesable de la reunión. De acuerdo con los comentarios y la escala de éxito que se discutió o las ideas e innovaciones que se elaboraron, asegúrese de que los miembros de su equipo actúen en consecuencia y conviertan esas conversaciones e ideas en acciones beneficiosas.

Haga de esta parte de las minutas de la reunión y permita que el miembro de su equipo envíe un correo electrónico oficial indicando las minutas de la reunión junto con las responsabilidades acordadas.

  1. Lo que sucede en la sala de reuniones, se queda en la sala de reuniones

Asegúrese de no hacer públicas las discusiones que tienen lugar entre usted y el miembro de su equipo. Si son puntos e ideas accionables, permita que el miembro de su equipo proporcione suficiente acción sobre ellos y no confíe en correr la voz usted mismo, a menos que sea relevante y necesario.

Todas las discusiones personales y objetivos y áreas de desarrollo deben ser estrictamente entre usted y el miembro de su equipo y deben usarse solo según lo considere apropiado para usted. Evite usar la información que recibe durante las reuniones individuales en el trabajo en un foro público y para su propio beneficio. El miembro de tu equipo ha confiado en ti; Respeta eso.

  1. Plan de acción para ti

No solo es necesario que el miembro de su equipo presente un plan de acción, sino que como usted es el líder entre los dos, hay algunos pasos que incluso deberá seguir para asegurarse de que el desarrollo prevalezca dentro de su equipo.

Anote un plan de acción sobre el que actuará en beneficio del miembro de su equipo y de la empresa, que será un beneficio para usted. Manténgase enfocado en ayudar a los miembros de su equipo a alcanzar el éxito. Este será tu éxito también.

Artículos recomendados

Esta ha sido una guía para que las reuniones individuales con los empleados realmente puedan ser un momento importante para que usted conozca más sobre los miembros de su equipo y comprenda sus estilos de trabajo. Estos son los siguientes enlaces externos relacionados con reuniones con empleados.

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