Introducción a las actividades de gestión del tiempo
"O corres el día o el día te corre", dice un dicho. Esto es cierto para la mayoría de nosotros que tenemos una relación algo volátil con el tiempo.
A menudo sentimos que veinticuatro horas no son suficientes en un día. "Tanto que hacer y tan poco tiempo", dice nuestra queja de mascotas. La mayoría de nosotros luchamos por encajar en nuestro trabajo dentro de los límites de tiempo especificados y terminamos quejándonos de que incluso después de hacer todo lo posible, todavía nos queda poco tiempo. Administrar el tiempo de manera efectiva es una habilidad que debe adquirirse con una práctica cuidadosa y continua. El secreto del éxito profesional de la mayoría de las personas radica en el hecho de que han aprendido actividades efectivas de gestión del tiempo.
10 increíbles actividades de productividad y gestión del tiempo
En el momento en que se entera de las actividades de gestión del tiempo, ¿qué se le ocurre? Déjame adivinar. Piensa en uno de los siguientes:
- Sé todo sobre las actividades de gestión del tiempo. Nadie necesita decirme cómo usar mejor mi tiempo.
- Oh, no tengo remedio para administrar mi tiempo. Nada realmente puede ayudarme a hacerlo mejor.
Si ha marcado a), permítame decirle que los mejores gerentes a menudo caen en trampas de tiempo que reducen la productividad y reducen su horario. Por ejemplo, llega un correo urgente y usted se apresura a responderlo. Su trabajo en progreso sigue siendo solo eso … en progreso. O llega una citación urgente del jefe, y dejas todo para atenderlo. O algunos compañeros de trabajo comienzan a discutir algún tema jugoso y usted se ve envuelto en la conversación, y antes de darse cuenta, es hora de presentar su trabajo y está muy atrasado. Entonces, ¿no crees que puedes ganar con los consejos sobre las actividades de gestión del tiempo?
Y si eres del tipo que ha marcado b), entonces todavía hay esperanza para ti. No todo está perdido. El tiempo es un recurso que siempre parece escaso para tu tipo, aunque no siempre es tu culpa. O está sobrecargado de trabajo o simplemente no está organizado lo suficientemente bien. Sea lo que sea, sin duda puede beneficiarse de algunos consejos oportunos para administrar el tiempo de manera efectiva.
El tiempo es un recurso que generalmente tiene mucha demanda y, en consecuencia, es muy escaso. La mayoría de nosotros estamos constantemente corriendo contra el tiempo o tratando de completar tantas cosas como sea posible en el menor tiempo posible. Paradójicamente, algunos de nosotros estamos tratando de completar el tiempo, ya que no tenemos mucho que hacer. Para esas personas, sin un empleo significativo, el día parece extenderse y seguir.
Cualquiera que sea nuestra relación con este valioso recurso, nunca es ideal. ¿Alguna vez has conocido a una persona que ha dicho "Estoy manejando bien mi tiempo? Cada momento es bien utilizado. Mi conjetura es no. Incluso los CEO y líderes más exitosos se han puesto nerviosos tratando de administrar su tiempo de manera eficiente.
Una de las razones por las cuales el tiempo es un recurso tan valioso y muy solicitado es que no se puede reponer. Una vez que se fue, se fue para siempre. Ninguna cantidad de esfuerzo o dinero devolverá el tiempo perdido.
Las actividades adecuadas de gestión del tiempo ayudan a mejorar la calidad general de nuestra vida, además de brindarnos una mejor satisfacción laboral y un mejor desempeño laboral. Nuestra vida laboral se vuelve más eficiente y podemos disfrutar más de nuestro tiempo libre si podemos administrar el tiempo. Veamos cómo podemos usar este recurso de manera óptima en el lugar de trabajo para aumentar nuestra productividad y satisfacción.
1. No todo el trabajo que viene a tu mesa es igualmente importante.
Necesita saber qué es prioritario. Pregúntese:
- ¿Que necesito hacer?
- Cuando lo hago
- ¿Qué tan bien lo hago?
No es necesario leer todos los documentos o correos marcados como urgentes en ese momento, interrumpiendo su flujo de trabajo. Debe priorizar su trabajo en orden de importancia y urgencia. O puede estar en peligro de hacer suya la prioridad de otra persona.
Si tiene más de una tarea importante pendiente, planifique cómo va a terminarlas. Decidir sobre la secuencia de tareas. No permita que las perturbaciones o interrupciones lo desvíen. Mantenga su agenda frente a usted, con una lista de tareas pendientes. Marque los elementos cuando estén terminados. Priorizar le ayuda a concentrarse en abordar las cosas importantes primero y luego manejar los asuntos de rutina.
2. Planifica tu día
Llegue a la oficina o su lugar de trabajo antes del tiempo especificado, un poco por delante de los demás. Siéntate con calma y planifica tu día con anticipación. Los organizadores digitales pueden ayudarlo a programar tareas y recordarle esto. Dedique un tiempo para reunirse con clientes internos y externos, y un tiempo para interactuar con colegas y miembros de su equipo. Por supuesto, su horario no irá exactamente como lo planea, así que tenga en cuenta las variaciones menores.
3. Intente completar el trabajo dentro de un lapso de tiempo definido
Las actividades de gestión del tiempo ayudan a sus tareas laborales y se apegan a los planes de tiempo. No estire demasiado su día de trabajo ni lo lleve a casa. Intenta completar cosas dentro de las horas de trabajo especificadas. Agrupe tareas que tengan períodos de tiempo superpuestos. Por ejemplo, si va a encontrarse con un cliente, use el tiempo de espera para completar los formatos de rutina. Haga reservaciones de boletos en línea mientras paga sus facturas. Si hay una reunión programada, manténgala enfocada en la agenda y escriba los puntos discutidos. Cuando las personas lo ven apegarse a los horarios, tienden a respetar su tiempo también.
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4. Limite la multitarea
Sí, la multitarea se ve muy bien en el papel, en realidad, le da más ansiedad y ardor de estómago que concentrarse en una sola tarea a la vez. Cree que está atendiendo a diez cosas a la vez, pero en realidad, está dejando todas las tareas en diferentes etapas de finalización. El informe de mercado está incompleto, su cliente está esperando, su compañero de trabajo solicita su respuesta y su jefe quiere el archivo en el que prometió terminar de trabajar. Comenzó a trabajar en todo esto, pero pronto se sintió abrumado y completamente confundido. Terminar las tareas una por una da una sensación de satisfacción y control.
5. Delegar algo de trabajo
No necesitas hacer todo tú mismo. Las tareas menores se pueden delegar al personal junior. Pídale al operador telefónico que haga llamadas frías por usted. Consigue un peón para supervisar el trabajo de impresión y fotocopias. El trabajo de oficina de rutina como el envío de correos, el seguimiento, etc. se puede delegar a los asistentes. Concéntrese en las tareas más grandes y significativas. Sin embargo, asegúrese de que los delegados le informen su progreso. De lo contrario, tendrá un problema mayor al reparar el trabajo que se realizó incorrectamente.
6. Haz las tareas desagradables primero
Ninguno de nosotros realmente quiere hacer lo que no nos gusta, pero hay que trabajar. Pase algún tiempo en la mañana planificando cómo y cuándo abordará las tareas desagradables. Si ha estado evitando encontrarse con un cliente malhumorado, prográmelo por algún tiempo del día y termine de una vez. ¿Ese tedioso informe que te han asignado? Comience a trabajar en él y quítelo de la cabeza. El trabajo inacabado tiende a ocupar espacio en su mente. Cuanto más pospongas, más engorrosas se vuelven estas tareas y más reacio te sientes al comenzarlas. No pospongas estas tareas. Abórdelos uno por uno.
7. No revises tus mensajes y correos electrónicos durante el día
Reserve un tiempo para verificar esto y mantenga sus notificaciones apagadas por el resto del día. No revise su correo electrónico de vez en cuando. Revisar los correos electrónicos y responder a estos consume mucho de nuestro tiempo de trabajo, así que hágalo solo a la hora programada y no durante las horas de trabajo restantes. Te distrae y antes de que te des cuenta pasarás todo el día respondiendo y respondiendo a correos y mensajes de texto no urgentes.
8. Reserve un tiempo para papeleo y cartas.
En lugar de leer las cosas cuando lleguen a su bandeja de entrada, reserve un tiempo, preferiblemente por la tarde para leer. El período después de la hora del almuerzo es flojo, lea su correo y cartas en ese momento. Use este tiempo para escribir notas o cartas. A excepción del correo altamente urgente que debe ser respondido de inmediato, todo puede esperar hasta la tarde. Escriba su correspondencia en un momento en que no sea presionado por otro trabajo urgente o llamadas telefónicas.
9. Aprende a decir que no
Esta es una táctica importante que todos debemos adoptar. Deberíamos poder decir no a las demandas irrazonables de nuestro tiempo. La mayoría de las personas siguen una práctica ad hoc de hacer demandas y solicitudes para realizar trabajos. Deje en claro que su tiempo es precioso y que las personas deben respetarlo. Di no a las personas cuando vengan a ti con solicitudes no planificadas. Cuando esté ocupado con una tarea, deje en claro que no considerará ningún cambio repentino en su horario. La razón principal por la que siempre nos sentimos cortos de tiempo es que pasamos la mayor parte del tiempo haciendo un trabajo que no habíamos planeado o programado antes. Aprende a rechazar a la gente cortésmente.
10. Busque la ayuda de compañeros de trabajo de apoyo en el proceso de gestión del tiempo.
Pídale a un colega útil que lo ayude a cumplir con su horario de trabajo. Él / ella puede recordarle cuándo se sale del camino y ayudarlo con algunas de sus cargas de trabajo cuando las cosas se vuelven insoportables. El apoyo de los compañeros de trabajo a menudo nos inspira a mantener nuestros planes de proceso de gestión del tiempo.
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Ahora que tiene una idea de los pasos a seguir para el proceso de gestión del tiempo, responda este cuestionario para ver si puede seguir los consejos.
- Estoy llegando a mi lugar de trabajo 10 minutos antes de tiempo.
Sí / aún no
Si tu respuesta aún no es, entonces anímate. Necesita ese tiempo extra para planificar su día y reunir sus ideas. Vale la pena el esfuerzo, confía en mí.
- Hago las tareas más importantes primero.
Siempre a veces
Si no realiza el trabajo importante antes de que sea urgente, pronto quedará sin aliento con tareas urgentes que requieren toda su atención. ¡Y tu jefe quiere el informe, como ayer!
- Mi horario diario me ayuda a planificar y ejecutar tareas
Sí a veces
Aún así, ¿no se ha acostumbrado a escribir tareas diarias en una lista? Continuará trabajando al azar, y respondiendo a las demandas cuando vengan sin un sentido de prioridad.
- Leo mi correo y mis textos a medida que vienen.
Sí / a veces / no
¿Qué discutimos sobre la verificación repetida de mensajes y correos electrónicos? Hazlo por la tarde o temprano en la mañana antes de que comiencen las cosas. Y recuerde, no Whatsapp o Facebook durante el horario de oficina, por favor.
- Hay algunas cosas que pospongo hasta que son absolutamente inevitables
Sí No
Entonces, ¿todavía postergas y pospones el trabajo desagradable? Crece y enfrenta las cosas difíciles primero.
- Ocasionalmente rechazo a mis colegas cuando me solicitan algún trabajo.
Sí No
Si has aprendido a decir que no, excelente. Si no lo ha hecho, prepárese para satisfacer las demandas de último momento no deseadas.
- He eliminado tareas innecesarias o he delegado estas
Sí No
¿Todavía estás resfriado llamándote a ti mismo? Delegue o se sobrecargue con cosas repetitivas y poco creativas mientras las cosas importantes siguen esperando.
- Termino un trabajo a la vez antes de pasar al siguiente
A veces / no
¿Entonces haces veinte cosas al mismo tiempo? Ya que eres tan multitarea, ¿cuántas tareas has terminado todavía? Las posibilidades son ninguna. Concéntrese en hacer una cosa a la vez.
Crear una relación rentable con el tiempo requiere tiempo y práctica constante. El proceso de gestión del tiempo requiere una conciencia de nosotros mismos y nuestros hábitos diarios y las acciones que conducen a la pérdida de tiempo. Si podemos revisar conscientemente nuestro estilo de vida y nuestros hábitos, podemos detectar y eliminar una serie de actividades que nos hacen perder el tiempo.
Así que haz del tiempo tu amigo y aliado. Establezca una relación gratificante con este recurso y mejore el rendimiento y la calidad de su trabajo. Requiere algo de autodisciplina y control. Pronto se encontrará corriendo por delante con la ayuda de actividades de gestión del tiempo a tiempo y entregando un mejor trabajo que sus contrapartes. ¡Todo lo mejor!
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Esta ha sido una guía para que las actividades adecuadas de gestión del tiempo ayuden a mejorar la calidad general de nuestra vida, además de brindarnos una mejor satisfacción laboral y un mejor desempeño laboral. Estos son los siguientes enlaces externos relacionados con las actividades de gestión del tiempo.
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