Cree una base de datos con Microsoft Access: Microsoft Access es una ingeniosa aplicación de software que se incluye con Microsoft Office Professional Suite. ¡Con esta sencilla herramienta de base de datos, podemos aprender a organizar mejor nuestro trabajo y nuestra vida!

¿Por qué usar Microsoft Access?

La mayoría de la gente nos pregunta: "¿Por qué necesito un sofisticado software de base de datos? Excel funciona bastante bien para mis variadas necesidades ".

Aquí es donde con gusto le decimos que Access no es una base de datos "elegante". Es fácil, muy efectivo y puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo repetitivo incluso mientras obtiene lo mejor de sus datos. De hecho, descubrirá que puede obtener mucho más de sus datos cuando combina hojas de Excel con una base de datos de Access bien organizada.

acceso Microsoft

  • Es una herramienta de base de datos relacional . Esto significa que todos los datos están organizados en tablas (relacionadas). Puede usar la herramienta para presupuestar sus gastos mensuales, organizar el catálogo de su biblioteca o mantener una agenda elaborada; La clave está en estructurar sus datos en tablas simples y no redundantes que puedan vincularse entre sí.
  • "Recuerda" sus datos. A diferencia de Excel, también funciona como un banco de memoria sin interrupciones que almacena y recuerda sus datos para que pueda recuperarlos fácilmente para su uso futuro. Por ejemplo, puede haber almacenado varias hojas de Excel para gastos mensuales. Pero si ahora desea combinar estas hojas y estudiarlas juntas, tendrá que usar funciones especiales de Excel (ya veces engorrosas) como gráficos, paneles, etc. En Access, esto es perfecto.
  • Realiza operaciones de datos complejas sin esfuerzo. Access ofrece todas las operaciones básicas que hace Excel, como ordenar, calcular, filtrar, etc. Además, también le permite unir o excluir datos de tablas (como unir hojas de Excel) según criterios especiales. ¡Y la buena noticia es que todo esto es fácil en Access!

En este artículo, lo guiamos para construir su primera base de datos de trabajo con 6 simples pasos.

  1. Organice sus datos en tablas estructuradas.

Si tiene la intención de utilizar la base de datos de Access, es probable que ya tenga una idea justa sobre las estructuras de tabla que desea crear. Piense en esto como un paso preparatorio importante, ya que es la estructura de sus tablas la que decide el éxito de su aplicación de Access.

Algunas preguntas que lo ayudarán a hacerlo correctamente incluyen:

  • ¿Qué tipo de datos tienes? ¿Registros comerciales, archivos personales, datos que respalden su sociedad cultural? Idealmente, cada tipo contendrá su propia base de datos.
  • ¿Qué es común entre los datos que tiene? ¿Puedes agruparlos en tablas separadas basadas en este factor común? Por ejemplo: ingresos, gastos, lista de direcciones, etc.
  • ¿Qué es único en cada tabla? ¿Qué puede usar para identificar una fila de datos de cada tabla? Por ejemplo: Nombre, Id, etc. Esta será la clave principal y puede ser una o más columnas . (No se preocupe si no encuentra algo único, ya que Access puede generar automáticamente una clave principal).
  • ¿Cuáles son los enlaces de conexión entre las tablas? Estas son claves foráneas potenciales (aprenderá más sobre esto a continuación).

Sugerimos que tenga un borrador de la estructura de su tabla en papel. No te preocupes por la perfección; sus tablas evolucionarán a medida que trabaje con Access y gane dominio sobre él. Una vez que esté listo, inicie Microsoft Access, elija Archivo -> Nuevo -> "Base de datos en blanco" y haga clic en la tecla "Crear" para iniciar su primera base de datos de Microsoft Access.

Sugerencia: elija un nombre apropiado que refleje el tipo de su base de datos; ¡Esto suena mucho mejor que simplemente llamarlo "Mi primera base de datos"!

  1. Crea las tablas

Una vez que inicie y cree con éxito su primera base de datos, Access abre la vista "Herramientas de tabla" para crear tablas, porque realmente, ¡Access se trata de tablas!

Aquí, crearemos una aplicación de presupuesto simple con 3 tablas: Gastos regulares, Ingresos mensuales y Gastos mensuales. Las columnas resaltadas en azul son únicas y, por lo tanto, se pueden usar como clave principal. (Tenga en cuenta que donde más de una columna está resaltada en azul, la combinación es única).

Para agregar la tabla de gastos regulares, use la pestaña del lado derecho.

  • Access genera automáticamente la primera columna (ID) y sirve como la clave principal predeterminada. (Podemos cambiar esto más tarde).
  • Haga clic en "Haga clic para agregar" para ingresar el siguiente nombre de columna. Se le dará una opción (desplegable) para el tipo de columna. Elija Texto e ingrese "Nombre del gasto".
  • Nuevamente, haga clic para agregar la siguiente columna, elija Texto e ingrese "Tipo".
  • Nuevamente, haga clic para agregar la siguiente columna, elija Número e ingrese "Cantidad".
  • Finalmente, guarde su tabla recién creada (usando la tecla Control + teclas "S"). Cuando se le solicite un nombre, escriba "Gastos regulares".

Y allí, recién creado, está su propia primera tabla de Microsoft Access. ¡Hurra!

Desde la pestaña CREAR, use Crear -> Tabla y siga los pasos anteriores para crear de manera similar las tablas "Ingresos mensuales" y "Gastos mensuales".

Cursos recomendados

  • Curso profesional de macro VBA
  • Curso de formación de VBA y macros
  • Entrenamiento de modelado básico de Excel 2007

  1. Ingresar datos en tablas

En este paso, ingresaremos manualmente los datos en las tablas. Pero tenga en cuenta que Access ofrece varias otras formas sencillas de importar datos en tablas (desde una hoja de Excel, desde un archivo de texto, etc.).

Aquí, debemos mencionar que Access gana a Excel en la validación de datos si las tablas están diseñadas correctamente. Para comprender la relevancia del diseño de la tabla, simplemente agregaremos datos a la tabla de “Gastos regulares” y exploraremos los desafíos.

Aquí están los datos que pretendemos agregar a nuestras tablas:

La "Vista de hoja de datos" se usa mejor para agregar / eliminar / modificar datos de la tabla, y se abre cada vez que hace doble clic en el nombre de una tabla en la pestaña del lado izquierdo. También puede acceder usando la pestaña DISEÑO -> Ver -> Vista de diseño. Una vez que esté en esta vista, elija la tabla con la que trabajará (“Gastos regulares”) en la pestaña del lado izquierdo. En la pestaña del lado derecho,

  • Haga clic en la segunda columna (Nombre del gasto) y escriba "Alquiler".
  • Haga clic en la tercera columna (Tipo) y escriba "Fijo".
  • Haga clic en la cuarta columna (Cantidad) y escriba "2000".
  • Has completado la primera fila. Repita para las filas restantes.
  • Repita lo mismo para la tabla "Ingresos" y "Gastos mensuales".

¿Notó cómo Access clasifica automáticamente los datos en orden creciente de cantidad? Si desea cambiar esto, puede hacer clic con el botón derecho en el campo Cantidad y cambiar el orden de clasificación.

Como seguramente habrá observado, Access genera automáticamente un número único para la primera columna (ID), ya que esto lo trata como la clave principal predeterminada. Esta es la columna que generalmente se usa para recuperar filas únicas de datos de la tabla.

Pero este valor puede ser difícil de recordar, ya que no tiene relevancia para nuestros datos . Además, ya hemos identificado nuestras claves primarias únicas y debemos capturar esto en el diseño de la tabla. El siguiente paso le mostrará cómo rediseñar la tabla para encargarse de esto.

  1. (Re) Diseña tus tablas

Una vez que haya creado sus tablas, apostamos a que siente curiosidad por ver si salieron bien. De hecho, es importante hacer esto para que pueda incluir reglas adicionales para la validación y precisión de los datos. Puede verificar esto en la "Vista de diseño".

Se puede acceder fácilmente a la vista de diseño de acceso más flexible mediante la pestaña DISEÑO -> Ver -> Vista de diseño. (Alternativamente, puede hacer clic en el nombre de la tabla en la pestaña del lado izquierdo y elegir "Vista de diseño").

Si explora la tabla "Gastos regulares" (captura de pantalla anterior), seguramente detectará algunas inconsistencias. Arreglemos esto de la siguiente manera:

  • De manera predeterminada, la columna ID generada automáticamente se establece como la clave principal y, por lo tanto, el icono de la tecla pequeña a su izquierda. Cambiamos esto resaltando (un solo clic) la columna Nombre del gasto y seleccionando el icono de la tecla "Principal" en la pestaña superior. (También puede hacer clic con el botón derecho en el nombre de la columna y elegir "Clave principal"). El icono de la llave cambiará en consecuencia.
  • Ya no necesitamos la columna ID. Así que haga clic derecho sobre él y elija "Eliminar filas". Esto eliminará automáticamente esta columna (y todos los valores insertados previamente para ella) de esta tabla.
  • La columna Cantidad se establece en el tipo de datos Número. Cambie esto a Moneda.

Ahora nuestra mesa se ve bien. De manera similar, puede editar las otras 2 tablas en la vista Diseño, para alterar su clave principal, establecer el tipo de datos de moneda y agregar datos adicionales en todas las tablas para que podamos jugar con ella en pasos sucesivos.

  1. Definir relaciones de tabla

Siempre que desee simplemente "ver" los datos de su tabla, se puede usar la Vista de hoja de datos. Pero creemos que le gustaría ver los resultados combinados de todas sus tablas. Esto puede ser engorroso de hacer en Excel, pero es fácil en Access. La clave está en definir las relaciones de la tabla.

Las relaciones definen cómo nuestras tablas están "conectadas" entre sí. Estos enlaces de conexión se denominan "claves foráneas" en la jerga de la base de datos.

Para definir relaciones de tabla en Access, vaya a la pestaña HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y haga clic en Relaciones. Verá un cuadro de diálogo que enumera todas las tablas. Haga doble clic en cada tabla hasta que se vean en la vista de relaciones de fondo. Si una tabla aparece más de una vez, puede hacer clic derecho en la tabla adicional y seleccionar "Ocultar tabla".

Una vez que las 3 tablas estén visibles, puede moverlas por la pantalla como desee.

Pero en este momento, no hay nada especial en este punto de vista. Nuestras tablas simplemente se enumeran, desconectadas . Para cambiar esto, haga clic en el campo GASTOS REGULARES. Nombre del gasto, y arrástrelo hacia el campo GASTOS MENSUALES. Nombre del gasto. Un cuadro de diálogo debería abrirse de la siguiente manera:

Lo que estamos haciendo aquí es crear una relación de uno a muchos entre la tabla Nombre de gastos de gastos regulares y la tabla Nombre de gastos de gastos mensuales.

Gastos regulares. Nombre del gasto -> Gastos mensuales. Nombre del gasto

Clave primaria -> Clave externa

Uno -> muchos

Para esto,

  • Se debe verificar "Hacer cumplir la integridad referencial". Esto asegurará que todos los valores agregados en Gastos mensuales se verifiquen con los valores de la tabla de Gastos regulares antes de la adición.
  • Desactive las pestañas para "Actualizar en cascada / Eliminar campos relacionados" . Esto pondrá en cascada todas las actualizaciones / eliminaciones en la tabla de claves principales (en nuestro caso, Gastos regulares). Entonces, si la cantidad se actualiza para un gasto particular, se colocará en cascada en todas las tablas relacionadas. Del mismo modo con eliminar. Deliberadamente, desmarcamos esto para poder detectar cualquier desajuste en un momento posterior. Finalmente, haga clic en Crear.
  • Del mismo modo, cree una relación entre el Nombre del mes de los gastos mensuales y el Nombre del mes de los ingresos mensuales. Desactive la opción "Hacer cumplir la integridad referencial" aquí.

La vista de relación debería reflejar esto automáticamente de la siguiente manera:

¡Ha definido su relación de primera tabla y está listo para sacar más provecho de sus datos!

  1. Consultar y ver datos de sus tablas

Esta es quizás la parte más importante y útil del uso de Access sobre Excel. Verá, hemos creado nuestras tablas con el diseño correcto, datos agregados y relaciones definidas. El siguiente paso importante es unir todo esto y ver cómo se ven nuestros datos combinados. Y esto se hace a través de una CONSULTA.

Aquí, crearemos una consulta simple para capturar cualquier desajuste en los gastos "fijos".

Puede crear una consulta utilizando la pestaña CREAR -> Asistente de consulta, la forma más fácil de crear una consulta básica. Se le solicitará:

  • Tipo (Asistente de consulta simple).
  • Nombres de tablas y campos. Elija Nombre, tipo e importe de gastos de gastos regulares y Mes e importe de gastos mensuales.
  • Detalle o resumen. Elija detallado.
  • Escriba "Informe de desajuste de gastos fijos" cuando el asistente le solicite un nombre y haga clic en Finalizar para generar la consulta del informe.

La consulta generada debería verse así (sin los resaltados en rojo):

Pero como puede ver, esta consulta muestra todos los registros de gastos, y no solo los que no coinciden (como se resalta en rojo). Podemos solucionar esto usando el Diseño de consulta (haga clic derecho en el nombre de la consulta en la pestaña del lado izquierdo y seleccione "Vista de diseño").

Usaremos esta vista para agregar 2 criterios

  1. En Gastos regulares. Tipo, agregue el valor 'Fijo' en Criterios (incluya comillas simples). Esto restringe los registros de datos recuperados para tener type = Fixed.
  2. Debajo de cualquiera de los montos, agregue los Criterios especiales para verificar si hay un desajuste: “(Gastos regulares). Monto (Gastos mensuales). Monto” (sin comillas). El signo significa "no es igual a"). Esto solo recogerá registros no coincidentes.

Juntos, estos Criterios recogerán registros de gastos fijos no coincidentes.

El resultado final debería verse así:

Y este es de hecho el resultado final que deseamos. ¡¡Felicidades!!

La nota final

En este tutorial básico, ha estado expuesto a una amplia variedad de características de Microsoft Access, desde tablas hasta relaciones y consultas. Recomendamos que se base en las tablas y consultas enumeradas aquí para intentar operaciones más complejas.

Las sugerencias para más práctica incluyen:

  • Fecha de importación en tablas de hoja de Excel o archivos de texto separados por comas (también llamados archivos csv).
  • Agregar criterios de validación para tablas utilizando la Vista de diseño. Por ejemplo, intente restringir los valores de Gastos regulares. Escriba a valores "fijos" o "variables" solamente.
  • Obtenga información sobre las tablas "normalizadas" y cómo afecta a sus datos. Rediseñe y cree los ejemplos compartidos aquí como tablas Normalizadas.
  • Use el Diseñador de consultas desde cero para crear un informe resumido que contenga los ingresos, gastos y saldos totales cada mes del año.

Si bien sus primeras citas con Microsoft Access pueden incluir una curva de aprendizaje empinada, podemos garantizar las recompensas que traerán sus esfuerzos. Microsoft Access es una herramienta de base de datos liviana que le permite aprovechar sus datos con un mínimo esfuerzo. ¡Así que sigan adelante y tengan un feliz acceso!

Artículo recomendado

Aquí hay algunos artículos que lo ayudarán a obtener más detalles sobre la creación de la base de datos utilizando el acceso de Microsoft, así que simplemente vaya al enlace.

  1. 10 potentes funciones de Microsoft Access
  2. 9 pasos asombrosos sobre cómo usar las habilidades de Microsoft Excel
  3. ¿Cómo mejorar sus habilidades de Microsoft Excel?
  4. 10 pasos sencillos para crear un gráfico dinámico en Excel 2016
  5. Increíbles funciones de Excel Step - Tablas y gráficos

Categoría:

Consejos de Excel