Definición del plan de gestión del alcance

El plan de gestión del alcance es el anteproyecto o borrador o diseño redactado por el gerente del proyecto que define el alcance del proyecto, incluida la estructura de desglose del trabajo del proyecto. El plan de gestión del alcance describe cómo se desarrollará, supervisará y verificará el proyecto bajo la supervisión del gerente del proyecto.

La redacción del plan de gestión del alcance efectivamente ayuda a ejecutar el proyecto de manera eficiente y adecuada de manera sincronizada. Se toman en cuenta muchos factores y parámetros al diseñar el plan de gestión del alcance. Un buen plan de gestión del alcance debe incluir los siguientes puntos en consideración:

  1. Requerimientos del proyecto
  2. Los propietarios o las partes interesadas.
  3. Declaración del alcance
  4. Planificación del alcance
  5. Alcance de ejecución
  6. Estructura de desglose del trabajo del proyecto
  7. Funciones y responsabilidades
  8. Entregables
  9. Control de alcance

El plan de gestión del alcance es básicamente una parte integral del plan de gestión del proyecto y una vez que se ejecuta la planificación del proyecto, es fácil para el gerente del proyecto definir el alcance del proyecto y controlar el alcance del proyecto. Por lo tanto, se espera que un gerente de proyecto tenga una comprensión clara del plan de gestión del alcance, ya que el plan de gestión del alcance también es esencial para identificar y trabajar en otros aspectos del proyecto.

Características destacadas del plan de gestión del alcance

Hay ciertos elementos clave del plan de gestión del alcance que se tienen en cuenta:

1) Requisitos del proyecto

Identificar los requisitos del proyecto es el paso más esencial, ya que ayuda a identificar y estimar el presupuesto del proyecto. La identificación completa de los requisitos ayuda a presentar el informe de requisitos del proyecto a las partes interesadas y a priorizar los requisitos entre la miríada de requisitos, algunos de los cuales se plantean desde el final de las partes interesadas. Hoy en día, tenemos varias herramientas que ayudan a rastrear el requisito, una de ellas es la matriz de trazabilidad de requisitos que ayuda a rastrear los requisitos de las partes interesadas en diferentes etapas durante el ciclo de gestión del proyecto.

2) Propietario / parte interesada del proyecto

Un buen plan de gestión del alcance debe comprender detalles sobre el interesado, ya que el propietario o el interesado es el único que da la visión del proyecto y el proyecto se planifica y ejecuta para dar el resultado deseado por el interesado. El interesado es el máximo responsable de la toma de decisiones para el proyecto y, por lo tanto, debe conocer el progreso y el avance del proyecto en cada etapa.

3) Declaración de alcance

La declaración del alcance es muy crucial para el plan de gestión del alcance, ya que define todo el proyecto. La declaración del alcance está en un formato escrito que comprende los entregables y las limitaciones del proyecto. Consiste en todas y cada una de las suposiciones hechas para la finalización exitosa del proyecto según las instrucciones del director del proyecto.

pasemos al siguiente ejemplo de plan de gestión de alcance.

4) Planificación y ejecución del alcance

La planificación del alcance básicamente comienza con el plan de gestión del alcance y la línea de base del alcance. Define cómo se obtendrán el producto o los entregables dentro del tiempo estipulado. Además, la gestión de calidad y la mejora de procesos son dos aspectos importantes de esta planificación del alcance. La ventaja de la planificación del alcance y la ejecución controlada es que define el diseño completo de la gestión del proyecto, evitando cualquier discrepancia y dilema con respecto a los roles y responsabilidades. La planificación del alcance se considera un aporte valioso al proceso de gestión del proyecto.

5) Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo consiste básicamente en dividir todo el plan del proyecto en tareas o actividades que se ejecutarán. Cada tarea o actividad se analiza por separado para la programación y el análisis del presupuesto que ayuda a analizar el presupuesto general del proyecto. La estructura de desglose del trabajo puede ser gráfica o en forma de diagrama de flujo que describe las diversas fases del proyecto.

6) Roles y responsabilidades

El plan de gestión del alcance define los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Hay un supervisor o líder para monitorear que todos los roles y responsabilidades se llevan a cabo de la manera definida y que la productividad no se ve obstaculizada.

7) Entregables / Resultado deseado del proyecto

Los entregables no son más que el resultado deseado o la visión de la parte interesada que representa los objetos que el proyecto ha sido diseñado y desarrollado para producir. Estos entregables o resultados se consideran como una parte definida del plan de gestión del proyecto.

8) Control de alcance

El control del alcance es necesario para evitar demoras y desperdicios innecesarios en la planificación del proyecto. Es necesario examinar y controlar las tareas y procedimientos del proyecto a intervalos de tiempo regulares para establecer los puntos de referencia y entregar el proyecto a tiempo. El control del alcance también es importante para mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo del proyecto y ejecutar el proceso sin problemas.

¿Cómo crear un plan de gestión de alcance eficaz y eficiente?

Se espera que el gerente del proyecto tenga un profundo conocimiento y experiencia sobre el plan de gestión del alcance. A continuación se mencionan algunos de los pasos clave al desarrollar un plan de gestión de alcance exitoso:

  1. Recopilar los detalles de los requisitos del proyecto es el paso más importante en cualquier plan de gestión del alcance. La definición de los requisitos son los pasos básicos sin los cuales el proyecto no puede iniciarse.
  2. Los objetivos y demandas del proyecto y la parte interesada deben estar claramente definidos. La definición de los objetivos y demandas asegura que los entregables sean alcanzables o no. La gestión de la fuerza laboral también es crucial, ya que es muy importante conocer a la fuerza laboral con la ayuda del proyecto que se va a llevar a cabo.
  3. Redacte el plan de alcance del proyecto con todos los detalles y componentes esenciales enumerados en un punto. Este paso también incluye discusiones detalladas, presentaciones, discusiones sobre roles y responsabilidades, presupuesto y costos del proyecto, administración de la fuerza laboral y programación y priorización de las fases y subfases del proyecto.
  4. Todos los aspectos del alcance del proyecto deben aclararse de antemano durante el plan de gestión del alcance para facilitar la identificación de los requisitos y entregables del proyecto.
  5. Una guía o un supervisor es importante para controlar todo el proceso de ejecución del alcance y quién puede usarse como referencia en cualquier paso durante la ejecución del proyecto. Uno debe ser muy consciente de las herramientas y estrategias que se utilizan en el proceso y la ejecución del plan de gestión del alcance.

Ejemplo

Los ejemplos del Plan de gestión del alcance son los siguientes:

El plan de gestión del alcance es el anteproyecto o borrador o diseño redactado por el gerente del proyecto que define el alcance del proyecto, incluida la estructura de desglose del trabajo del proyecto. El plan de gestión del alcance describe cómo se desarrollará, supervisará y verificará el proyecto bajo la supervisión del gerente del proyecto.

Desarrollo / creación de un plan de gestión de alcance:

  1. Recopilación de requisitos
  2. Definición del alcance y declaración
  3. Estructura de desglose del trabajo
  4. Alcance de Validación
  5. Control de alcance / supervisión de alcance

El plan de gestión del alcance comienza con la línea de base del alcance que comprende la declaración del alcance y el diccionario de la estructura de desglose del trabajo.

1) Requisito de recolección

Identificar los requisitos del proyecto es el paso más esencial, ya que ayuda a identificar y estimar el presupuesto del proyecto. La identificación completa de los requisitos ayuda a presentar el informe de requisitos del proyecto a las partes interesadas y a priorizar los requisitos entre la miríada de requisitos, algunos de los cuales se plantean desde el final de las partes interesadas. Hoy en día, tenemos varias herramientas que ayudan a rastrear el requisito, una de ellas es la matriz de trazabilidad de requisitos que ayuda a rastrear los requisitos de las partes interesadas en diferentes etapas durante el ciclo de gestión del proyecto.

2) Definición del alcance y declaración

La declaración del alcance es muy crucial para el plan de gestión del alcance, ya que define todo el proyecto. La declaración del alcance está en un formato escrito que comprende los entregables y las limitaciones del proyecto. Consiste en todas y cada una de las suposiciones hechas para la finalización exitosa del proyecto según las instrucciones del director del proyecto.

3) Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo consiste básicamente en dividir todo el plan del proyecto en las tareas o actividades que se ejecutarán. Cada tarea o actividad se analiza por separado para la programación y el análisis del presupuesto que ayuda a analizar el presupuesto general del proyecto. La estructura de desglose del trabajo puede ser gráfica o en forma de diagrama de flujo que describe las diversas fases del proyecto.

4) Validación del alcance

La validación del alcance es un método de gestión de proyectos utilizado para reconocer oficialmente los resultados finales del proyecto. Su principal beneficio es que al validar los entregables, otorga objetividad al proceso de aceptación y mejora el elemento, servicio o resultado completado.

4) Control de alcance / supervisión de alcance

El control del alcance es necesario para evitar demoras y desperdicios innecesarios en la planificación del proyecto. Es necesario examinar y controlar las tareas y procedimientos del proyecto a intervalos de tiempo regulares para establecer los puntos de referencia y entregar el proyecto a tiempo. El control del alcance también es importante para mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo del proyecto y ejecutar el proceso sin problemas.

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Esta es una guía para el ejemplo del plan de gestión del alcance. Aquí discutimos las características y cómo crear ejemplos de un plan de gestión de alcance eficaz y eficiente. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información.

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