Ordenar por color en Excel (Tabla de contenido)

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Ordenar en Excel

Ordenar en Excel no es más que organizar los datos almacenados en Excel de acuerdo con sus requisitos. Se puede hacer dependiendo del tipo de valor almacenado en las celdas. Algunos ejemplos comunes incluyen la ordenación alfabética (de la A a la Z o de la Z a la A), por valor (de mayor a menor o de menor a mayor), por día de la semana (lunes, martes, miércoles …) o por nombres de mes (enero, Feb ..) etc. La clasificación en Excel se puede hacer mediante el Método de filtro, dependiendo del tipo de datos (número o texto), hay muchas maneras de ordenar los datos utilizando el método de filtro.

Con la ordenación básica, hay pocos problemas, como varias columnas en la ordenación no disponible, la ordenación de lista personalizada no se puede hacer con la ordenación básica. Para superar esto, la opción de clasificación avanzada está disponible en Excel, al usar eso podemos eliminar las limitaciones mencionadas anteriormente, también tiene maravillosas características de clasificación según el color de la celda y el ícono de la celda. (Explicado más adelante en esta guía), la clasificación multinivel se puede realizar mediante clasificación avanzada. También puede crear sus propios criterios en Excel para ordenarlos. Para ordenar cualquier conjunto de datos en particular, seleccione todo el conjunto de datos, vaya a la pestaña Datos y haga clic en la opción ORDENAR. La tecla de acceso rápido es (tecla Alt + A + SS).

Ejemplos de ordenación en Excel

Comprendamos los siguientes ejemplos de clasificación en Excel.

Puede descargar esta plantilla de Excel de clasificación aquí - Plantilla de Excel de clasificación

Ejemplo 1

  • Supongamos que tiene datos como se muestra a continuación:

  • Ahora los datos en la imagen de arriba se pueden ordenar según el nombre del empleado, es decir, alfabéticamente (de la A a la Z o de la Z a la A) o en función de las ventas totales. (numéricamente, de menor a mayor o de mayor a menor).

  • Mientras que en el caso anterior, la ordenación se realiza en base a una columna, pero ¿qué sucede si tiene datos como en la imagen a continuación? Entonces, para ordenar en base a 2 o más columnas, debe seguir algunos pasos adicionales.

  • En la ilustración anterior, desea ordenar los datos en varios niveles, por ejemplo, primero desea ordenar los datos por el administrador de informes, luego por el nombre del empleado y luego por el total del pedido (de mayor a menor). ¿Por qué se requiere? Suponga que tiene que averiguar qué empleado de cada gerente ha realizado el máximo de ventas de pedidos. Puede encontrar respuestas a consultas como esta mediante la ordenación multinivel. Esto solo se puede hacer mediante una clasificación avanzada. Entonces, para ordenar los datos en múltiples niveles. Simplemente seleccione el conjunto de datos completo y presione (tecla Alt + A + SS).

  • Esto abrirá un cuadro de diálogo como este:

  • En el cuadro de diálogo anterior, debe completar sus requisitos para ordenar las celdas y agregar niveles uno por uno.

  • Ahora, como se muestra en la imagen de arriba, he aplicado criterios de clasificación, dará resultados como este:

Opciones disponibles en el cuadro de diálogo de clasificación:

  1. Agregar nivel: para agregar diferentes niveles para mencionar los criterios de clasificación según el conjunto de datos.
  2. Eliminar nivel: para eliminar cualquier nivel particular
  3. Nivel: para copiar cualquier nivel en particular. (Generalmente se usa cuando se requiere ordenar en la misma columna pero con valores diferentes).
  4. Botones de flecha: para mover cualquier nivel por encima o por debajo.
  5. Opciones: aquí puede seleccionar la orientación de nivel de clasificación y si los valores distinguen entre mayúsculas y minúsculas o no.
  6. Mis encabezados de datos: compruebe si su conjunto de datos tiene encabezados.
  7. Columnas: contendrá todos los encabezados de sus datos.
  8. Ordenar: aquí puede mencionar que desea ordenar los datos en función de los valores de las celdas, el color de las celdas, el color de fuente o el formato condicional.
  9. Orden: Los datos deben ordenarse de AZ, ZA, de menor a mayor, de mayor a menor o lista personalizada.

Puedes ver algunos de ellos en las siguientes capturas de pantalla.

Opciones de clasificación

La columna que tiene todos los encabezados

Opciones de clasificación

Ejemplo # 2

  • Ahora, tomando los mismos datos que se dan en el primer ejemplo, está realizando todos los pedidos y tiene dudas de que pocos pedidos se hayan perforado incorrectamente o que tenga algunos problemas con ellos. Ha resaltado todos los pedidos que tienen problemas con el color amarillo. Suponer,
  1. Pedidos mal perforados marcados con rojo.
  2. Los pedidos con un valor total inferior a 1000 están marcados en amarillo.

  • Entonces seleccionaremos los datos de la hoja.

  • Ahora desea ordenar los datos para poder averiguar qué empleado de cada Administrador de informes ha marcado órdenes incorrectas y las órdenes con un valor inferior a 1000 proporcionará criterios de clasificación.

  • Y los datos ordenados serán así:

Hay otra forma de ordenar los datos en varios niveles (explicado más adelante). Sin embargo, el método mencionado anteriormente tiene más pasos en comparación con el método de clasificación de niveles múltiples, aún se recomienda usar este porque es menos confuso. La clasificación multinivel se puede hacer de dos maneras: -

  1. Al usar el cuadro de diálogo (discutido en los 2 ejemplos anteriores)
  2. Usar iconos de clasificación

Ejemplo # 3

  • Usaremos los mismos datos de ejemplos anteriores, ahora usando el ícono de clasificación. Ambos métodos mencionados anteriormente funcionan de la misma manera, la única diferencia es que aquí en el método del icono de clasificación, el último nivel se ordena primero y luego pasa al primer nivel Viz. La clasificación se realiza de abajo hacia arriba. ¿Confuso? ¿No es así?

  • Así que ahora, seleccione la columna que desea ordenar en último lugar. (Por ejemplo, pedido total en nuestro caso).

  • Ahora vaya a Tabla de datos y ordenar y haga clic en ZA para. (Esto ordenará el total del pedido de mayor a menor). Tecla de acceso rápido (tecla Alt + A + SD).

  • Excel es lo suficientemente inteligente como para reconocer que tiene datos almacenados en una columna detrás o al lado. Después de hacer clic en el icono de clasificación, aparecerá una ventana emergente, que le preguntará si desea expandir la selección. ¿O continuar con la selección actual? Asegúrese de expandir la selección.

  • Y el resultado se muestra en la imagen a continuación.

  • Ahora, seleccione la columna Nombre del empleado y repita los pasos anteriores.

  • Aquí haga clic en la opción AZ en Ordenar y filtrar. Tecla de acceso rápido (tecla Alt + A + SA).

  • Y el resultado se muestra a continuación.

  • Y los mismos pasos para Reporting Manager seleccionan la columna Reporting Manager.

  • Y luego haga clic en la opción AZ en Ordenar. Tecla de acceso rápido (tecla Alt + A + SA).

  • Y el resultado se muestra a continuación.

Si bien ambos métodos funcionan bien, pero aún se recomienda usar el método de cuadro de diálogo debido a que es menos propenso a errores, ya que podemos ver claramente qué nivel se ordena en qué orden.

Cosas para recordar sobre la clasificación en Excel

  • Ordenar en Excel es organizar los datos de acuerdo con nuestros requisitos.
  • Se puede hacer alfabéticamente o numéricamente.
  • La ordenación básica funciona cuando la ordenación se realiza solo en una columna.
  • La clasificación avanzada se utiliza en la clasificación de varios niveles, a saber, la clasificación requerida en 2 o más de 2 columnas.
  • La clasificación avanzada se puede hacer por dos métodos:
  1. Método de diálogo de clasificación
  2. Método de clasificación de iconos

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