Descripción general de la Carta del Proyecto Six Sigma
'Project Charter' es el paso básico en la metodología Six Sigma. Ofrece una visión general del proyecto en un formato conveniente, que es fácil de entender, revisar y aprobar para las partes interesadas. La Carta del proyecto se puede definir como un documento oficial que contiene información sobre todos los aspectos del proyecto, incluidos los detalles básicos para obtener información completa . Una carta del proyecto bien estructurada aborda las 5W del proyecto:
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
- ¿Quién se encargará del proyecto?
- ¿Cuándo se va a terminar el proyecto?
- ¿Por qué debería la empresa alentar el proyecto?
- ¿De dónde obtendrá el equipo del proyecto sus recursos?
¿Por qué 'Project Charter' es esencial?
Crear una carta de proyecto es un paso esencial de cualquier proyecto Six Sigma y constituye la base de su éxito. La carta ayuda al equipo del proyecto a mantenerse enfocado en las metas y objetivos previstos. Como la estructuración de la carta contiene muchas secciones diferentes, actúa como un mapa guía para el equipo durante el curso del proyecto. Ayuda a abordar los problemas desafiantes en papel para evitar errores costosos durante la ejecución real del proyecto.
El estatuto del proyecto Six Sigma dirige al equipo del proyecto hacia fines y objetivos predefinidos. Ayuda a identificar los síntomas de los desafíos / problemas actuales en la organización. Es un plan que permite a la administración abordar consultas como:
- ¿Los beneficios del proyecto exceden o no el costo del proyecto?
- ¿Cómo puede afectar la ejecución del proyecto a otros departamentos de la organización?
- ¿Cómo se puede cuantificar el éxito del proyecto?
La carta del proyecto no solo ayuda a omitir tareas redundantes, sino también al alcance del proyecto vagamente definido. Permite reducir y gestionar riesgos. Por lo tanto, una carta del proyecto bien definida facilita la toma de decisiones más rápida y precisa para los interesados.
Plantilla de la Carta del Proyecto - Estructura formal de la 'Carta del Proyecto Six Sigma'
Componentes y estructuración
Aquí están los elementos esenciales que contiene una 'Carta del Proyecto':
1) Título del proyecto: el título representa el proyecto y es importante nombrar un proyecto con un título claramente definido, ya que permite a otros ver y seleccionar fácilmente el proyecto en función de palabras clave o frases. Por ejemplo, si una cadena de pizzas quiere fortalecer su logística, un posible título podría ser, 'Mejora en el tiempo del proceso del pedido'.
2) Objetivo del proyecto: Esto incluye lo que se anticipa fuera del proyecto. Por lo tanto, el objetivo debe corresponder a los problemas / desafíos que se deben resolver. Los objetivos deben estar bien definidos, cuantificables, realistas y con plazos determinados. Por ejemplo, reduzca el tiempo de proceso del pedido en un 20%.
3) Caso de negocio: El esquema de caso de negocio, cómo se alinea el proyecto six-sigma con los objetivos y metas estratégicas de la empresa. Describe "por qué" debe la organización apoyar el proyecto. Por lo tanto, identifica cómo las partes interesadas, tanto clientes internos como externos, podrían beneficiarse del proyecto.
4) Declaración del problema del proceso: esta declaración proporciona una indicación clara e información sobre los desafíos que se enfrentan y dónde se sugiere la mejora. Proporciona un resumen de registro histórico sobre cómo ha estado funcionando el proceso y cuáles son los efectos de los elementos del problema. Por ejemplo, el aumento de las quejas de los clientes debido a la larga espera en el tiempo de entrega de los pedidos realizados.
5) Alcance del proyecto (dentro y fuera del alcance): como su nombre indica, el alcance del proyecto determina las limitaciones físicas del proyecto. In-Scope identifica qué procesos y subprocesos se incluirán en el proyecto. Fuera del alcance incluye los procesos y pasos que deben excluirse para evitar cualquier imprecisión y superposición durante la sucesión del proyecto.
6) Cronología del proyecto (fecha de inicio y fecha de finalización): la fecha de inicio del proyecto se registra en papel cuando el líder del proyecto se reanuda oficialmente con el proyecto. La duración del proyecto se determina en función de muchos factores, como las condiciones comerciales, la carga de trabajo y los días libres. Por lo tanto, la fecha de finalización estimada es decidida por el Project Mentor / Master Black Belt.
7) Entregables / medidas del proyecto: Incluye las herramientas que se utilizarán para cuantificar la efectividad del proyecto. Por ejemplo, el aumento porcentual en los márgenes de beneficio después de la reducción en el tiempo de proceso del pedido. Estas medidas deben estar dentro del plazo del proyecto.
8) Equipo del proyecto: Esto incluye a los miembros del equipo que estarían trabajando en el proyecto. Estos son:
- Patrocinadores del proyecto: la persona que revisa, asesora y obtiene la aprobación de todos los interesados.
- Líderes del proyecto: la persona propietaria del proceso y responsable de los resultados del proyecto.
- Experto en la materia (SME): incluye a miembros del proyecto con un profundo conocimiento y comprensión de los procesos de negocio y las metodologías Six Sigma.
9) Recursos: Los recursos incluyen personas, materiales, equipos / maquinaria y fondos para los mismos, que serían necesarios para ejecutar el proyecto.
10) Análisis de costos: proporciona una estimación del costo del proyecto y los beneficios que se obtendrían al finalizar el proyecto. Las diferencias en el costo y las ganancias del proyecto se pagarían como un interés para las partes interesadas y la alta dirección a fin de obtener la aprobación del proyecto.
11) Firmas de las partes interesadas: las partes interesadas, incluido el mentor del proyecto, el patrocinador del proyecto y el campeón del proyecto, deben firmar el estatuto del proyecto para aprobarlo oficialmente para su implementación.
Los puntos resaltados arriba dan una buena idea de lo que comprende un estatuto del proyecto Six Sigma y cómo es importante para cada organización desarrollar un estatuto bien definido antes de continuar con un proyecto. La carta no solo sirve como una hoja de ruta para la ejecución del proyecto, sino que también destaca los desafíos y el alcance del proyecto. Por lo tanto, es una gran herramienta para planificar, ejecutar y cerrar el proyecto de manera efectiva.
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Esta es una guía para la Carta del Proyecto Six Sigma. Aquí también discutimos la plantilla de proyecto Six Sigma con sus Componentes y Estructuración. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:
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