Introducción al plan de documentación del proyecto
El plan de documentación del proyecto es una de las cosas clave que uno debe tener antes de saltar a cualquier proyecto. Es uno de los aspectos técnicos clave de un proyecto.
Si trabaja como autónomo o para una gran empresa corporativa, siempre comience un proyecto con un plan de documentación porque evitará las complicaciones innecesarias que enfrentará en el camino. El plan de documentación del proyecto no solo le proporciona un mapa de trabajo del proyecto, sino que también le da una idea del tipo de dificultades que enfrentará en ese camino. Con un detalle post facto sobre lo que sucederá si no puede completar el proceso a tiempo, solo facilitará el trabajo del empleado.
Y solo para incluir el hecho de que debería ser dinámico en el sentido de que debería ser flexible para acomodar tantos cambios como lo sugiera el tiempo.
Si no está preparado para un buen plan de documentación, puede provocar un retraso costoso en el proyecto o una documentación de baja calidad que solo aumentará la carga de trabajo y la estimación del proyecto en todos los aspectos.
Por ejemplo, cuando compra un producto en el mercado, obtiene un manual del producto y, con la ayuda de este manual, utiliza el producto en consecuencia, por lo que le da una idea aproximada sobre la configuración, instalación, uso de ese producto y qué suceda si no lo usó como dice el manual.
Componentes de un plan de documentación ideal
Ahora, como tenemos una idea clara de que el plan de documentación es muy necesario para establecer una planificación clara del proyecto, uno necesita hacer un buen plan de proyecto. Y para hacer uno, hay algunos puntos que deben tenerse en cuenta. Discutiremos los de estas secciones. Básicamente podemos dividir los componentes en dos partes:
Primer resumen de la documentación
(deberíamos saber cómo hacer un documental sobre el documento) -
- Portada-
la portada es el resumen de todo el proyecto, cualquier proyecto debe incluir una declaración de derechos de autor, el nombre de los propietarios y el resumen de una figura importante (puede o no ser necesario).
- Historia-
Un plan de documentación del proyecto debe incluir el historial a través del cual ha pasado, como las fechas de actualización, el título y los nombres de la persona que realizó la actualización de ese proyecto. Básicamente, esto se hace para que pueda realizar un seguimiento de cualquier actualización que ocurra por su parte o si algún otro empleado la está entreteniendo.
- Información del contacto-
La pestaña de información de contacto debe tener la lista de contactos de toda la persona responsable relacionada con ese proyecto (persona específica desde el nivel de gestión, o autoridades de alto rango o que alguna vez tengan una participación adecuada en el proyecto).
- Contenido -
Siempre debe haber una asociación de contenido adecuada de un plan de documentación porque solo ayudará a navegar a través del plan
Segunda orientación de contenido
(deberíamos saber cómo poner muy importante y dónde)
- Resumen-
Es el corazón y el alma de un plan de documentación. El resumen es el iniciador del plan de documentación del proyecto. Debe centrarse principalmente en el centro de atención del proyecto, como las principales actualizaciones sobre los aspectos principales. Al revisar el resumen, uno debe tener la idea de cuáles serán los plazos o plazos de sus respectivos mini proyectos. Un resumen debe subdividirse entre otro mini proyecto, ya que siempre habrá un mini proyecto dentro de uno grande.
- Audiencia-
El aspecto principal de cualquier plan de documentación es la audiencia para la que lo está haciendo. Así que asegúrese de incluir el aspecto correcto del proyecto según la audiencia respectiva. (cabeza arriba: tenga mucho cuidado al usar los términos técnicos, ya que su audiencia tal vez no lo sea para los términos técnicos).
- Especificación de documentación
Siempre se debe hacer una consideración especial con respecto a las fuentes, el logotipo, la orientación del color, las imágenes, el contenido multimedia, etc. Ya sea un documento en línea o un documento impreso o ambos, será de origen único o cuál es la dimensión de la página.
- Tabla de tiempo
Es necesario tener un calendario si es la vida real de la planificación del proyecto porque la rutina siempre nos mantendrá alerta. En el contexto de la planificación y documentación del proyecto, es muy necesario tener una tabla de tiempo para que siempre podamos verificar las preguntas respectivas.
El hito importante que debe mantenerse bajo control es:
¿Cuáles son los hitos en el desarrollo del proyecto?
¿Qué capítulo debe completarse cuando?
¿Cuál es el período del ciclo de revisión?
¿Cuáles son los KPI que debemos controlar regularmente?
¿Cuántos tipos y rondas de revisión se deben permitir?
¿Cuál es el calendario son la fecha límite del proyecto?
- Factor de riesgo-
todos han escuchado la declaración "mayor es el riesgo mayor es la recompensa". Entonces, con cada trabajo, siempre hay algún factor de riesgo asociado. Me gusta-
¿Cuáles son los cuellos de botella de este proyecto?
¿Qué factores perturbarán la estabilidad del proyecto (o harán que se detenga)?
¿Existe un plan de respaldo para tal eventualidad o cuáles son las medidas de conexión?
¿Cuáles son las medidas correctivas que uno debe tomar para que funcione?
Conclusión
Como puede ver, sin un plan de documentación no se puede proyectar una proyección sincera de su proyecto.
Por lo tanto, podemos decir que un plan de documentación es un modelo de todos los proyectos con todos los ifs y buts incluidos. Es la columna vertebral de todo el sistema. Aunque no podemos decir cuánto debería mostrarse la dependencia de él porque a veces el juicio humano en tiempo real es mucho mejor que las reglas escritas, pero para que los legos comiencen a trabajar en un proyecto, la directriz que se necesita para comenzar puede proporcionarse iniciando primero plan de documentación. Y también es muy importante analizar todo nuestro trabajo para reunir tantas ideas e inspiración como sea posible antes de que el proyecto caiga al suelo porque más sudamos en el campo menos sangramos en el suelo.
Artículos recomendados
Esta ha sido una guía para el Plan de Documentación del Proyecto. Aquí hemos discutido los componentes de un plan de documentación ideal. También puede consultar el siguiente artículo para obtener más información:
- Metodología de gestión de proyectos
- Rol del Gerente de Proyecto
- Fases de la gestión de proyectos
- 6 pasos para desarrollar un plan de gestión de riesgos del proyecto