- La fase de definición:
- La fase de medida:
- La fase de análisis:
- La fase de mejora:
- La fase de control:
Presentación del modelo DMAIC: Six Sigma ha tenido una gran popularidad en la montaña rusa, pero no se puede negar que ha ayudado a las organizaciones a hacer sus procesos más eficientes.
Hemos discutido sobre el modelo dmaic en Six Sigma y 20 cosas que un Cinturón Verde debería saber.
En pocas palabras, Six Sigma es una cultura o filosofía de control de calidad que impregna a toda la organización. Es un enfoque basado en datos que tiene como objetivo reducir y controlar defectos; resultando en un proceso mejorado o eficiencia del producto. Six Sigma es el nivel en el cual hay menos de 3.4 defectos por millón de oportunidades / transacciones.
La pregunta clave es: ¿Cómo hacemos para implementar Six Sigma?
Para implementar la filosofía del modelo dmaic six sigma, necesitamos un marco / hoja de ruta que nos ayudará a poner en práctica nuestras ideas. Esta hoja de ruta se llama metodología DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar, controlar). Este marco convierte el problema en algo tangible que se puede medir, de modo que se pueda llegar a una solución. Este método puede usarse de manera más efectiva cuando cualquier proceso o producto no cumple con las expectativas del cliente.
Tomemos un ejemplo simple para analizar cómo se puede usar DMAIC para implementar Six Sigma, explicando cada paso en detalle.
El problema del último autobús escolar:
Aquí hay un problema que enfrenta ABC Public School. Hay mucha confusión en la escuela. Los maestros de clase han programado una reunión con el departamento de transporte para discutir un problema urgente.
Maestros : “¡Hola, departamento de transporte! Desde hace unos 6 meses, nos hemos dado cuenta de que los niños que viajan en el autobús escolar que cae en la ruta 22 llegan tarde a clase por la mañana, después de que suena la campana de la escuela. Muchos niños pierden una parte del primer período ".
Jefe del departamento de transporte : "Analizaremos el asunto y volveremos con una solución".
La ruta 22 es una ruta importante cubierta por este autobús escolar.
Maestros : “Bien. Permítanos informar también al director de la escuela. Podemos pedirle la solución.
Después de escuchar este problema, el director decide implementar la metodología Six Sigma en el proceso de transporte actual. Se ha designado un cinturón verde Six Sigma para abordar este problema.
El ansioso Green Belt ha decidido adoptar la metodología DMAIC. Ella tiene un equipo de Campeones para ayudarla en la tarea.
La fase de definición:
La fase Definir es la primera fase de la hoja de ruta de DMAIC. Es la base sobre la que descansa DMAIC. Primero, se debe identificar el objetivo. Luego, el Six Sigma Green Belt necesita determinar las partes interesadas para el proceso.
Hay muchas herramientas Six Sigma que pueden emplearse para ayudar en esta fase. Los más populares son:
- Carta del proyecto
- Diagrama de flujo del proceso
- Diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes)
Hemos utilizado el diagrama SIPOC en nuestro ejemplo. Volvamos a nuestro problema del autobús.
Los miembros del equipo han sido identificados: tres miembros del personal de la escuela previamente entrenados como Six Sigma Champions. Los clientes han sido identificados: los maestros de clase, los niños y los padres. Se mapea todo el proceso actual de 'Recogida del autobús escolar' . Comienza cuando el conductor llega a la estación de autobuses y termina con los niños entrando al aula.
Los elementos importantes en este proceso se conocen como CTQ o elementos críticos para la calidad. ¿Cuáles son los elementos que hacen que una unidad de autobús de calidad?
Después de una lluvia de ideas considerable con los clientes, el equipo de Six Sigma ha identificado los siguientes factores:
- Los niños deben estar a salvo.
- El autobús debe llegar a tiempo.
- No debe haber intimidación en el autobús.
- El viaje debe ser suave.
- No debe haber exceso de velocidad.
Entre los factores de calidad anteriores, el equipo se ha centrado en el segundo, es decir, el autobús debe llegar a tiempo, porque los otros factores no plantean ningún problema actualmente.
Este proceso es ahora el elemento CTQ (Crítico para la calidad).
Un diagrama SIPOC que muestra los Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes aclarará el proceso.
| Proveedores | Entradas | Proceso | Salidas | Clientes |
| Colegio | Autobús | Conductor llega a la estación de autobuses | Los niños llegan a la escuela | Niños |
| Proveedores de autobuses | Conductor | Se hace cargo del autobús asignado | Conductor y monitor van a casa | Padres |
| Monitor de bus | Recoge monitor de la escuela | Maestros | ||
| Niños | Recoge a los niños de varias paradas. | |||
| Los deja en la escuela | ||||
| Los niños caminan a clase desde el punto de entrega |
Ahora, el análisis de tiempo está hecho. Se toman muestras aleatorias en 10 días durante el mes y se registran los retrasos.
Retraso promedio = 60 minutos
Desviación estándar = 35 minutos
La fase de medida:
En esta fase intentamos responder estas preguntas: ahora que sé cuál es el problema, ¿cómo lo mido realmente? ¿Es el sistema actual adecuado para medir el problema?
Entonces, cuantifiquemos el problema, determinemos el método de recolección de datos y midamos el desempeño actual. Muchas herramientas de modelo dmaic se pueden utilizar en esta fase; Los más comunes son:
- El diagrama de flujo del proceso
- Plan de recogida de datos
Las palabras clave que se definirán actualmente son Defecto, Oportunidad y Unidad. Habrá que llegar a las métricas.
En nuestro estudio, se aplican las siguientes definiciones:
Defecto : Cualquier estudiante de autobús demorado en llegar a la clase.
Oportunidad : cada viaje en autobús a la escuela.
Unidad: Horarios de llegada de los estudiantes del autobús
A lo largo del proceso, puede haber muchos puntos para la recopilación de datos. El sistema actual permite la recopilación de datos de la siguiente manera:
El conductor registra su llegada para hacerse cargo de su autobús asignado desde la parada de autobús escaneando su tarjeta. El tiempo se registra en esta etapa. No hay recopilación de datos hasta el último paso. En el último paso, los niños escanean su tarjeta escolar para ingresar a la escuela.
Este método es bastante inadecuado, ya que el equipo de Six Sigma no puede recopilar datos en cada punto del proceso. Por lo tanto, la medición no está completa. Han pedido a las autoridades escolares que revisen los puntos de recolección de datos solicitando algunos cambios en el sistema.
Cuando se implementan los cambios, el equipo puede determinar el momento en que el conductor se hace cargo del autobús. Después de lo cual el conductor anota el tiempo que se levanta el monitor. Después de eso, los padres anotan la hora de llegada y salida del autobús desde su parada. Por último, los niños perforan sus tarjetas de entrada.
Entonces ahora los datos se recopilan en cada paso. El plan de recolección de datos también ha sido validado por algunas muestras aleatorias.
La fase de análisis:
La fase de análisis consiste en la medición estadística de los datos recopilados. Se establece la correlación entre las variables y el defecto y se aíslan los contribuyentes significativos (también conocidos como KPIV que son variables de entrada de proceso clave). Al final de la etapa, se determina la relación función Y = f (x).
Existen varias herramientas de modelo dmaic que se pueden usar como el diagrama de Pareto y el análisis de regresión. En nuestro caso, el equipo Six Sigma ha decidido utilizar la herramienta de análisis de causa raíz.
Los datos se analizan para identificar la causa raíz del retraso. Cada minuto de proceso se registra en detalle. Se eliminan las actividades sin valor agregado. Un estudio detallado del flujo del proceso sacaría a la luz estas actividades.
Análisis de raíz de la causa:
| Proceso | Persona involucrada | Tiempo (minutos) |
| 1 | El conductor golpea su tarjeta | Conductor | 5 5 |
| 2 | Supervisor asigna el autobús | Supervisor | 5 5 |
| 3 | La seguridad obtiene la clave | Seguridad | 5 5 |
| 4 4 | Conductor conduce el autobús a la escuela | Conductor | 10 |
| 5 5 | Recoge el monitor | Monitor | 5 5 |
| 6 6 | Conduce para detener A | Conductor | 20 |
| 7 7 | Espera a los niños y recógelos | Niños | 10 |
| 8 | Conduzca hasta la parada B | Conductor | 15 |
| 9 9 | Espera a los niños y recógelos | Niños | 10 |
| 10 | Llegar a la escuela | Conductor | 20 |
| 11 | Los niños perforan la tarjeta y entran a la escuela | Niños | 5 5 |
Entonces, el tiempo total necesario para llegar a la escuela es de 110 minutos. Las partes resaltadas son las actividades "sin valor agregado". Estas actividades deben eliminarse o simplificarse para reducir el tiempo total de viaje.
Algunas de las posibles mejoras del proceso son:
- Las llaves del autobús pueden estar fácilmente disponibles con el supervisor en lugar de que el guardia de seguridad pierda el tiempo en conseguirlo.
- El monitor puede llegar a la estación de autobuses directamente en lugar de esperar en la escuela. Eso ahorra 10 minutos.
- En el Paso número 9, el conductor espera 15 minutos en lugar de 5 minutos en la parada. Pueden aspirar a reducir ese tiempo en 10 minutos.
- Otra mejora potencial podría estar en el Paso 8 (viaje desde la Parada A a B) y el Paso 10 (viaje desde la Parada B a la escuela). Un análisis de las causas de los retrasos entre estas paradas revela áreas de mejora en las que se puede trabajar.
- Paso 8: Viaje entre la parada A y la parada B: hay un atasco de 10 minutos en el 80% de los casos.
- Paso 10: Viaje entre la parada B y la escuela: un semáforo en particular retrasa el viaje en 5 minutos en el 75% de los casos.
La fase de mejora:
En la fase Mejorar, se identifican los KPIV reales y la relación con los defectos. Las ideas de mejora están finalizadas y realmente implementadas. En esta etapa, las partes interesadas deberían estar dispuestas a poner en práctica el nuevo plan.
Nuestro proyecto de autobús escolar ha entrado en una etapa crítica ahora. Después de una sesión de lluvia de ideas, se decidió que se pueden seguir los siguientes pasos para mejorar el proceso.
- El supervisor también se ha encargado de las llaves. Esto efectivamente ahorra 5 minutos del tiempo del conductor para hacerse cargo de su autobús.
- El monitor de bus ha recibido instrucciones de abordar el bus en el depósito. Esto ahorra 10 minutos del tiempo del conductor para conducir entre la estación de autobuses y la escuela.
- El trayecto desde la parada A a la parada B se retrasa debido a un atasco en la carretera principal. Esto ocurre en el 80% del tiempo. El conductor recibió instrucciones de encontrar una solución y ha localizado un camino alternativo para evitar el embotellamiento. Esto ahorra otros 10 minutos del viaje.
- Mientras viaja desde la parada B a la escuela, hay una señal que generalmente demora el autobús por un tiempo adicional de 5 minutos. Sorprendentemente, no fue necesario tomar ninguna medida. Esto se debe a que el conductor descubrió que el tiempo adicional que obtuvo al aplicar las medidas anteriores significaba que la señal de tráfico ya no lo preocupaba. ¡Era verde todo el camino! Esta fue una ventaja adicional al aplicar las medidas anteriores.
- Se descubrió que había un retraso de 5 minutos casi todos los días en la Parada B debido a que un niño en particular llegaba tarde. La maestra envió un mensaje a los padres del niño. También se le indicó al conductor que esperara en ambas paradas solo por un par de minutos y se fuera después de eso.
La gerencia de la escuela ha aprobado la implementación de estas ideas con efecto inmediato.
La fase de control:
Una vez que las ideas se han implementado, se incorporan al sistema como un requisito. Esto implica establecer un sistema para garantizar que el rendimiento se controle y se mida. Los estándares y las variaciones se definen y miden como parte de un proceso regular.
La metodología Six Sigma se ha convertido en parte integrante de la filosofía de la compañía.
El trabajo de Six Sigma Green Belt está casi completo cuando entrega el proyecto al nuevo Propietario del Proceso (en nuestro caso, el Departamento de Transporte). Estos pueden documentarse como parte de una buena práctica de gestión.
El sistema de transporte en autobús funciona de manera muy eficiente ahora. El rendimiento se controla de vez en cuando con Six Sigma.
Hay otra reunión en la escuela después de que se haya establecido el nuevo proceso.
Maestros: “Estamos muy contentos de informar que los niños están llegando a clase a tiempo. Puedo concentrarme en mi enseñanza y los niños están felices ".
Departamento de transporte : "Estamos muy agradecidos con el modelo dmaic del equipo Six Sigma por hacer que nuestro departamento sea muy eficiente".
¡Es hora de recompensar a todas las personas involucradas en el proyecto con una fiesta y un bono! Esa fue otra historia de Six Sigma con un final feliz.