Ciclo de vida de gestión de proyectos
Los proyectos son parte integrante de nuestra vida profesional. En el mundo de la tecnología y las tendencias comerciales en constante cambio, la gestión de proyectos tiene una gran demanda. En este tema, aprenderemos sobre el ciclo de vida de la gestión de proyectos
Según PMI, un proyecto se define como temporal con un comienzo y un final definidos en el tiempo. Además, el proyecto es único sin una operación de rutina y está destinado a cumplir el objetivo singular con un conjunto específico de operaciones. PMI define además la gestión de proyectos como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.
Ya sea que el proyecto sea desarrollo de software o lanzamiento de un nuevo producto o incluso una película, su gestión progresará a través de cinco fases del ciclo de vida.
Fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Estas son las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreando y controlando
- Cierre
Fase de iniciación:
Este es el punto de partida del proyecto. El proyecto se conceptualiza en esta fase. En esta etapa, se implementan los siguientes pasos:
- La idea del proyecto se crea o el cliente se acerca con la idea. La idea puede ser la solución a un problema existente o una nueva oportunidad en los negocios (por ejemplo: lanzamiento de un nuevo modelo de teléfono inteligente)
- El documento de caso empresarial se crea proporcionando la solución para implementar la idea después de las sesiones de lluvia de ideas que consisten en gerentes de equipo, cliente y proyecto.
- Los gerentes de proyecto y los equipos interesados verifican la viabilidad de implementar el proyecto en términos de ganancias, costo, cronograma, recursos, etc.
- Una vez que el proyecto ha pasado esta prueba de factibilidad, se propone su aprobación por parte del equipo de liderazgo de la empresa / unidad de negocios.
- Durante la aprobación, se firma SOW para el proyecto y se asigna el presupuesto.
Después de completar con éxito los pasos anteriores, el proyecto pasa a la fase de planificación.
Fase de planeamiento:
Esta es la segunda fase de la gestión del proyecto. Durante esta fase, se crea un plan de proyecto detallado. Este plan incluye tareas, recursos necesarios, plazos, costos, etc. Se realiza una planificación adicional para priorizar los requisitos. El diagrama de Gantt que indica los plazos para las diversas tareas es uno de los documentos importantes creados para la planificación. Los diferentes planes que se crean según el tipo de proyecto son:
- Plan de comunicación: un buen plan de comunicación asegura el éxito del proyecto. Determina cómo se compartirá la información entre los diversos grupos involucrados (configurar el correo, Skype, crear una lista de distribución, etc.) La matriz de escalamiento es parte de este plan que se utiliza para escalar equipos por problemas.
- Plan de recursos: identifica los recursos necesarios para el proyecto y el consumo y el cronograma para obtener los recursos. El mapeo de recursos humanos se describe en este plan.
- Plan de calidad: El plan consiste en una descripción detallada de los estándares de calidad adoptados, las pruebas de calidad y la garantía utilizada para mantener los estándares.
- Plan de implementación: incluye el esquema sobre la implementación de los entregables del proyecto. El enfoque hacia la implementación, la responsabilidad de los miembros del equipo durante y después de la implementación, el seguimiento de problemas y el soporte en la finalización del proyecto.
Después de la finalización de varios planes, la gestión de riesgos se lleva a cabo dependiendo de la importancia del proyecto. Identificar las amenazas potenciales y analizar el impacto si tales amenazas ocurren para formar parte de esta subfase. Se prepara un informe de gestión de riesgos con un plan para mitigar futuras amenazas.
Fase de ejecución:
Hecho con la finalización y planificación de la idea del proyecto. Ahora es el momento de ponerse a trabajar. En esta fase, la planificación previa se pone en acción. Esta fase depende en gran medida de la planificación. Mejor será el plan mejor será la ejecución. Los gerentes de proyecto siguen los pasos a continuación en este proceso:
- Asignación de recursos y garantizar su entrega oportuna.
- Asignando las tareas a los miembros del equipo diariamente
- Tomando reuniones diarias
- Crear un informe de estado basado en reuniones diarias y el progreso del proyecto.
Aquí, todo el equipo se imagina cuando comienza con el trabajo real (por ejemplo, desarrollo de software, fabricación). Se establecen objetivos diarios; el equipo debe asegurarse de cumplirlos; En caso de retraso, tienen que informar a los gerentes de proyecto.
Fase de Monitoreo y Control:
Esta fase se fusiona con la fase de ejecución porque ambas ocurren al mismo tiempo. El objetivo principal aquí es asegurar que la ejecución se lleve a cabo según el plan. Los plazos y los costos se adhieren. Los siguientes puntos se implementan durante el monitoreo:
- Establezca los indicadores clave de rendimiento (KPI).
- Compare el plan de progreso o el informe de estado con el plan del proyecto para medir los KPI.
- Para cualquier desviación del proyecto, reduzca la desviación y redefina los KPI.
- Actualice el plan para cualquier cambio para cumplir con la fecha límite.
- Monitorear la utilización del presupuesto.
- Monitorear la calidad del proyecto.
Fase de cierre:
Ahora que el proyecto se ha completado y es hora de implementar el proyecto en el cliente o lanzarlo al mercado. ¡Aquí es donde los esfuerzos colaborativos llegan al final fructífero! El plan de implementación creado en la fase de planificación entra en acción. La fase de cierre tiene:
- Liberar los entregables (producto / servicio) a las partes interesadas.
- Comunicar el cierre a las partes interesadas y socios comerciales.
- Firma de documentos comerciales.
- Liberar a los miembros del equipo y cerrar los contratos.
- Pago y presentación de documentación.
- Documentar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas adoptadas durante el proyecto para que pueda usarse como referencia futura para otros proyectos.
- Configuración de la estructura de soporte y mantenimiento según el requisito.
Así que arriba están las fases del ciclo de vida del proyecto. Aunque iniciar un nuevo proyecto puede parecer una tarea gigantesca, al dividir en fases se garantiza el objetivo alcanzable. Pero estas fases no son mutuamente excluyentes, pueden superponerse en la práctica. Las fases de ejecución y control que hemos visto anteriormente ocurren al mismo tiempo. Del mismo modo, lo mismo puede suceder en otras fases también.
Fusión de planificación y ejecución:
Las posibilidades de problemas y cambios en los requisitos del cliente en la fase de ejecución pueden conducir a cambios en el plan del proyecto. La planificación se lleva a cabo nuevamente en la fase de ejecución. La metodología ágil que se usa ampliamente para proyectos de software proporciona la flexibilidad para incorporar dichos cambios de última hora.
Los proyectos grandes se dividen en módulos pequeños, como la fabricación y la calidad pueden ser módulos diferentes para un producto. La finalización de un módulo puede corresponder con el inicio de otros proyectos.
Se puede concluir que estas etapas son de naturaleza dinámica, pero con la ayuda de diferentes herramientas para la gestión de proyectos, podemos garantizar la finalización exitosa del proyecto.
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Esta ha sido una guía para el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Aquí hemos discutido las cinco fases del ciclo de vida de gestión de proyectos. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:
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