¿Cómo puede ERP mejorar la productividad empresarial y las ganancias?

ERP (Enterprise Resource Planning): una organización grande o pequeña se divide en varios departamentos según las funciones. Administración, finanzas, marketing, ventas, servicio al cliente, relaciones públicas, inventario, logística, producción, recursos humanos, exportaciones son algunos de los departamentos. En el proceso comercial convencional, cada departamento funcionaba como compartimentos estancos con poca interacción entre ellos en tiempo real. Cada información o datos deben ser obtenidos del departamento correspondiente ya sea por teléfono, correo electrónico o mensajes. Además de ser lento y engorroso, también conducirá a la duplicación de datos.

Con la introducción de la Planificación de Recursos Empresariales (ERP), los procesos comerciales se volvieron más fáciles, permitiendo la integración de varias funciones dentro de la organización y la disponibilidad de datos en tiempo real, ayudando en la toma rápida de decisiones.

Enterprise Resource Planning no es un software simple sino una arquitectura de software masiva que integra a todos los departamentos de la organización y los ayuda a comunicarse entre sí.

¿Cómo ayudará a su empresa ERP (planificación de recursos empresariales)

Estas son las características de ERP que ayudan a las empresas a mejorar su productividad:

1. Son sistemas centralizados, no descentralizados.

En la administración y planificación del gobierno, la descentralización puede ser buena en ciertas situaciones en las que debe haber inteligencia sobre las necesidades y requisitos a nivel de panchayat local. En los negocios, si el flujo de información está descentralizado, los tomadores de decisiones no tendrán idea de la imagen completa en ningún momento. Habrá un lapso de tiempo: búsqueda de información por correo electrónico, cartas o teléfono. En una industria competitiva, puede afectar las perspectivas de crecimiento de las empresas, ya que no pueden responder rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y la demanda de los consumidores.

Veamos qué sucede en un sistema descentralizado: cuando el departamento de ventas recibe un pedido grande de un cliente, verifica con el departamento de inventario la disponibilidad del producto. Si no está disponible, tienen que acercarse al departamento de producción para producir más. El equipo de producción tiene que ponerse en contacto con el inventario para conocer el stock de productos semiacabados y almacenar las materias primas. Es posible que tengan que pedir lotes frescos de materias primas. Y si no han consultado al Departamento de Finanzas antes de realizar el pedido, los pagos a los proveedores pueden retrasarse. En este momento, el consumidor puede haberse ido y haber ido al competidor. Esto conduce a una gran pérdida de negocios, participación de mercado y valor de marca.

2. Comparten una base de datos central

En una organización hay varios tipos de datos, datos de consumidores, datos de empleados, datos de producción, datos de inventario, datos financieros. Todas las empresas usan bases de datos para crear, almacenar y administrar datos. Los sistemas ERP avanzados como SAP pueden funcionar en cualquier base de datos, cualquier plataforma y con cualquier sistema operativo. Algunas bases de datos están relacionadas entre sí, por ejemplo. Recursos humanos, finanzas y administración comparten los datos de los empleados, pero en los sistemas ERP, cada división no mantiene una lista de empleados, sino que la obtiene del Departamento de Recursos Humanos. Por lo tanto, se evita la duplicación de datos. Del mismo modo, la base de datos del consumidor es compartida por finanzas, ventas y distribución, marketing y relaciones públicas. Pero no hay duplicación de datos ya que todos los departamentos obtienen los datos del servidor central o la base de datos. La base de datos central permite economizar los costos de mantenimiento de la base de datos.

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3. Es fácil de usar e involucra a todos los interesados

Enterprise Resource Planning no es un sistema sofisticado que es solo para programadores, gerentes, tomadores de decisiones o técnicos en una organización. El sistema reconoce la importancia de los empleados más jóvenes y tienen un papel como usuarios finales. Son las personas que ingresan datos, por ejemplo. en el departamento de ventas, el empleado de ventas ingresa datos del cliente como nombre, identificación de correo electrónico, edad, dirección, número de teléfono móvil y detalles de compra para crear el pedido de ventas y, posteriormente, la factura. La compañía también necesita la ayuda de consultores funcionales que comprendan los diversos procesos comerciales con una organización, como Finanzas, Recursos Humanos, Contabilidad, Inventario … y ayuda en el desarrollo de módulos. Definen los requisitos, los parámetros y lo que requieren todos los tipos de datos, tipo de permisos. La configuración de codificación y backend la realizan consultores técnicos expertos en BASIS, ABAP y HANA.

4. Enterprise Resource Planning es personalizable y adaptable

El sistema ERP no es una solución de software que hace que la organización adapte sus procesos comerciales para confirmar su sistema, pero el sistema ERP se puede personalizar según los requisitos de la empresa, independientemente de los sistemas operativos, los sistemas de bases de datos que se utilicen. Las soluciones ERP no son solo para grandes organizaciones. Ahora también está disponible para pequeñas y medianas empresas. Además, los sistemas ERP se pueden implementar de forma modular, lo que significa que una organización no tiene que incurrir en grandes costos iniciales si tiene restricciones financieras.

La implementación está en el centro de las soluciones de ERP y el éxito radica en la comprensión de los procesos de negocios que generalmente realizan los consultores funcionales, ya sean internos o externos. Cuando los requisitos de la empresa, el software y la integración de los servidores no coinciden, se dice que existen vacíos en la implementación que son abordados por los consultores técnicos especializados en BASIS o ABAP.

5. ERP aprovecha la nube y la movilidad

Muchas empresas consideran que la implementación de ERP en el sitio es costosa, ya que requiere más espacio e integración con la organización. Afortunadamente, hay proveedores de servicios en la nube que permiten el almacenamiento total o parcial de datos, software y la plataforma para ejecutarlos. Esto permite que las empresas que tienen datos críticos que necesitan ser seguros se mantengan en sus propios servidores mientras realizan un trabajo más genérico en la plataforma en la nube. Los sistemas ERP también se pueden implementar en el móvil, de modo que los vendedores y los ejecutivos de marketing pueden actualizar la información en tiempo real, lo que permite una respuesta más rápida por parte de los responsables de la toma de decisiones en la sede corporativa.

Con la nube ha surgido Software-as-a –Service (SaaS), Platform-as-a-service (PaaS) y varios paquetes de pago por uso que ha reducido drásticamente el tiempo de implementación requerido en los modelos tradicionales en el sitio y ha reducido drásticamente costos de implementación de ERP.

6. Todos los interesados ​​sienten la diferencia con ERP

El uso de sistemas ERP no solo beneficia a los empleados y a la organización, sino también a los consumidores. En la actualidad, las organizaciones valoran la lealtad de los clientes y, a menudo, solo necesitan decir su número de teléfono móvil para obtener un bono de lealtad, recibir una factura más rápida en la tienda minorista y mantenerse informados sobre los descuentos y ofertas de la empresa.

Es una situación beneficiosa tanto para el cliente como para la empresa. Aquellos que no requieren una factura impresa reciben una factura electrónica en tiempo real gracias a los sistemas ERP. Un cliente del banco recibe dinero en cualquier momento del día o puede depositar dinero en cajeros automáticos (CDM) las 24 horas del día, los 7 días de la semana, gracias a ERP. En un hospital dirigido por ERP, no es necesario que lleve consigo sus registros anteriores siempre que estén guardados en la base de datos de pacientes.

Cuando van a una visita de seguimiento, todo lo que se requiere es la tarjeta de identificación o el número del hospital. La hoja del caso se abre en la terminal del médico justo antes de que ingrese a la sala de consulta y las radiografías o informes de sangre posteriores también se actualizan pronto en la base de datos de pacientes. Una vez que finaliza el diagnóstico, el paciente solo necesita trasladarse a la farmacia y volver a indicar el número del hospital para obtener los medicamentos recetados.

7. Integración con la gestión de la relación con el cliente

La clara ventaja organizativa de ERP radica en la comprensión completa del cliente desde el momento en que él / ella es una perspectiva para el cliente, después de las ventas, comentarios, hábitos de compra, compras repetidas. Si CRM y ERP están integrados, un cliente que llame al centro de llamadas para rastrear un pedido obtendrá la información deseada al alcance de su mano. Tendrán acceso al inventario, los detalles de envío y la fecha probable de entrega.

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8. ERP mejora la eficiencia en todos los departamentos

A medida que ERP integra cada departamento en una base de datos central, las finanzas, el marketing, la fabricación y el control de inventario mejoran. Los datos provienen de ventas, finanzas y varias unidades de negocios con diferentes conjuntos de números, ERP los integra y ofrece una instantánea para que el CEO la evalúe. Los formatos y procedimientos de informes se pueden personalizar para cada organización, lo que permite la colaboración y el debate entre departamentos. Los procesos de fabricación pueden simplificarse utilizando las funciones de automatización de ERP, el control de inventario es mejor a través del sistema centralizado y el cliente es atendido en todo el ciclo de vida del producto, ya sean cinco o siete años.

9. Beneficia tanto a las empresas nuevas como a las tradicionales.

Muchas grandes empresas que ejecutaban sistemas y bases de datos heredados que no podían comunicarse entre sí lentamente comenzaron a mudarse a la plataforma ERP en los años 90 y 2000, el proceso aún continúa. Dado que los sistemas ERP avanzados son todos neutrales para la plataforma, el sistema operativo y la base de datos, incluso la base de datos de sistemas heredados puede integrarse en el ERP.

Para las nuevas empresas, tienen la ventaja de comenzar con implementaciones de ERP más pequeñas que se pueden ampliar a medida que la organización crece.

10. ERP es conocido por dar un ROI positivo en un año

La implementación de ERP puede llevar de uno a tres años en un escenario convencional, pero con la computación basada en la nube, el plazo se ha reducido. Según las encuestas, las empresas que se centraron en el retorno de la inversión (ROI) al comienzo de la implementación de ERP podrían ver resultados significativos después de un año. Podría ser en forma de reducciones de costos, mejoras de calidad, satisfacción del cliente, recuento reducido de empleados, redistribución y mejor participación en el mercado.

Además de los sistemas de ERP patentados como SAP, Oracle y Microsoft, han surgido algunas plataformas de código abierto que hacen que sea más barato y más fácil para los proveedores de soluciones trabajar. Odoo, ERP Next, Dolibarr y Opentaps son los paquetes populares de código abierto. Estas son aplicaciones web que las empresas pueden descargar, instalar y utilizar. Realizan la mayoría de las actividades de un ERP convencional, incluidas las funciones de facturación, inventario, contabilidad, fabricación, compra y gestión de proyectos.

Conclusión

Según analistas, algunas compañías como Nestlé tuvieron una mala experiencia en la implementación del software SAP ERP, pero eso no disminuye el valor del ERP en la industria. El problema con la implementación de Nestlé se centró en un cambio de un sistema altamente descentralizado a un ERP centralizado con las partes interesadas no debidamente informadas e involucradas en los procedimientos.

Además, hubo prisa por completar el proceso antes de la fecha límite del año 2000 y esto causó problemas con la integración de los módulos. Del mismo modo que existen ventajas en la implementación de ERP, un sistema ERP defectuoso puede generar costos hundidos, interrupción de las funciones comerciales existentes y pérdida de confianza de los empleados.

Sin embargo, los sistemas ERP son seguros y garantizan la confidencialidad de los datos, evitando el uso no autorizado o el intercambio de datos dentro y fuera de la empresa. Es capaz de integrarse con la división de comercio electrónico de la empresa. Incluso las empresas de comercio electrónico de puro juego necesitan tener sistemas ERP robustos en el back-end para proporcionar un buen servicio al cliente y optimizar la producción, comercialización y entrega de bienes.

A menos que los empleados estén debidamente informados y capacitados para trabajar con sistemas ERP, los procesos de implementación pueden no ser fluidos.

Muchas empresas implementadas con ERP buscan personas capacitadas en software ERP en el nivel de entrada, pero no muchas de ellas están disponibles. La brecha de conocimiento se está cerrando con la introducción de programas de aprendizaje electrónico por parte de empresas como SAP, que ayuda a los estudiantes y a la gente de la industria a aprender y adquirir habilidades ERP.

Según los analistas, los costos de funcionamiento pueden verse reducidos por los altos costos iniciales que podrían amortiguar la implementación de ERP. El sistema es robusto para enfrentar cualquier amenaza interna, pero la mayoría de los sistemas son vulnerables a ataques externos que comprometen los datos de los clientes.

Sin embargo, las ventajas sobrepasan las desventajas, especialmente en una operación competitiva de múltiples ubicaciones en la que se encuentran la mayoría de las empresas. También es adecuado para encargarse de los impuestos y el cumplimiento de informes de varios reguladores. Puede manejar múltiples monedas, símbolos y sistemas de pago en línea fuera de línea.

Se espera que el mercado global de software ERP crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta de 7.2% desde 2014-2020 con un tamaño de mercado que se expandirá a $ 41.69 mil millones. ERP ha entrado en casi todas las verticales de la industria con más actividad en el sector aeroespacial y de defensa. En las instalaciones, las implementaciones de ERP continuarían teniendo más participación de mercado en comparación con las aplicaciones basadas en la nube. La industria se ha vuelto flexible con los proveedores que proporcionan SaaS e implementaciones locales según los requisitos o demandas de la industria. Además, los proveedores de ERP se están sintonizando con la demanda de una mayor integración con las plataformas de redes sociales y están realizando cambios adecuados en las interfaces.

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