Gestión de partes interesadas del proyecto -
Una parte de definirnos como animales sociales proviene del hecho de que el progreso de nuestra civilización y sociedad depende de nuestras interacciones entre nosotros. Nos comunicamos entre nosotros a través de un medio lingüístico llamado lenguaje y esto forma el puente entre la comprensión y la respuesta a diferentes situaciones y escenarios.
Incluso cuando se trata de nuestro lugar de trabajo, se espera que nosotros y nuestra ética laboral dictemos que mantengamos una relación cordial y positiva con las personas con las que interactuamos para obtener una ventaja en el logro de la meta y el objetivo común de la empresa.
En el mundo de la gestión de proyectos, un gerente de proyecto es la única persona que maneja y administra un proyecto y las personas involucradas en ese proyecto. Por lo tanto, se convierte en un factor esencial para que este individuo pueda establecer un vínculo fuerte con todos y cada uno de los interesados a través de la comunicación. Este artículo abordará esta pregunta que acaba de surgir en su cabeza, cómo exactamente construir una relación positiva con todas las partes interesadas clave del proyecto.
¿Qué es la gestión de partes interesadas del proyecto?
Las partes interesadas son aquellas personas que participan en el proyecto y participan directa o indirectamente en los procedimientos del proyecto. La gestión de estas partes interesadas del proyecto se puede dividir en dos categorías principales:
- Gestión externa de partes interesadas del proyecto: estas partes interesadas externas pueden afectar o verse afectadas por la forma en que avanza el proyecto, pero no participan directamente en el negocio de la organización. Estos incluyen comunidades, medios de comunicación, el público en general, otros grupos públicos y más.
- Gestión interna de partes interesadas del proyecto : estas partes interesadas participan directamente en las transacciones realizadas por la empresa y en algún momento u otro están en posesión o asociadas con el producto o servicio (o parte del producto o servicio) prestados por la organización. La gestión de estas partes interesadas del proyecto incluye empleados, clientes, proveedores, proveedores, accionistas y más.
La gestión de las partes interesadas del proyecto del que está rodeado puede describirse como dos grupos: uno directamente involucrado en el proyecto y está presente en el comité directivo del proyecto y el otro que no son tomadores de decisiones clave, pero deben ser alertados sobre el progreso de el proyecto y cómo se desarrolla según el plan inicial del proyecto empresarial establecido. Echemos un vistazo más de cerca a la gestión de estas partes interesadas del proyecto y cómo su participación da forma al flujo del proyecto.
Para el buen funcionamiento del proyecto, a lo largo de los años, se ha convertido en esencial para que el gerente del proyecto establezca una línea de comunicación dedicada con las partes interesadas internas y externas. Esta línea de comunicación ha llevado a muchos éxitos, y la falta de comunicación con estos interesados clave del proyecto de manera oportuna y precisa ha llevado al fracaso del proyecto en sí.
Todos los interesados son jugadores clave en este juego y se les debe dar el mismo nivel de prioridad.
Tipos de gestión de partes interesadas del proyecto
Dado que ahora hemos categorizado la gestión de las partes interesadas del proyecto en partes interesadas internas y externas de la organización, podemos analizar más a fondo los tipos de gestión de partes interesadas del proyecto que existen en función de su nivel de participación directa o indirecta dentro del proyecto.
- Personas que influyen positivamente en todo el proyecto pero que no están directamente involucradas en el funcionamiento del proyecto y el plan del proyecto. Estos tipos de gestión de partes interesadas del proyecto incluyen gerentes superiores y superiores, proveedores y el departamento de finanzas de la organización
- Personas afectadas por cualquiera de las acciones tomadas dentro de la premisa de una organización. Están directamente afectados y también son fundamentales para llevar a cabo los cambios que se toman. Incluyen a los empleados y clientes.
- Personas que están interesadas en el éxito de la organización, especialmente en términos de devoluciones e ingresos obtenidos debido a las ganancias. Estas partes interesadas clave del proyecto influyen en estos programas de cambio y en los productos y servicios de la organización hasta el punto de conocer los beneficios que generan las actividades. Estas partes interesadas clave del proyecto incluyen personas que poseen acciones en el negocio.
Como gerente de proyecto, su responsabilidad será conectar los puntos y comunicarse con todos estos tipos de partes interesadas clave del proyecto de manera eficiente para lograr la cohesión dentro del proyecto y tener una carrera exitosa con él. Esta comunicación efectiva asegurará que su proyecto se ejecute en el camino correcto a lo largo de su ciclo de vida y que todos en el proyecto estén constantemente actualizados sobre su progreso.
¿Qué quieren saber estos gerentes de partes interesadas del proyecto?
Esta es una pregunta que todos los gerentes de proyecto deben hacerse y encontrar respuestas satisfactorias. Es importante saber lo que estos gerentes de partes interesadas del proyecto necesitan saber en todo momento. Ya sea que estén trabajando directamente en el proyector solo desean conocer el estado y el progreso del proyecto, como buen gerente de proyecto, es importante que comprenda correctamente lo que quieren saber y, en consecuencia, prepare su plan de comunicación para que coincida con las necesidades clave de los interesados.
- Las partes interesadas clave del proyecto quieren saber qué hay para ellos : las personas siempre esperan mantenerse motivadas una vez que saben lo que hay para ellas. Una vez que conocen los beneficios de su participación y del proyecto, en general, es como un impulso adicional para ellos tener un mayor sentido de responsabilidad hacia el proyecto y contribuir en consecuencia.
- Las partes interesadas clave del proyecto quieren saber qué hay para la organización : a las personas les gustaría saber más sobre el panorama general y esperar los beneficios que recibirá la organización. Después de todo, si la empresa progresa, aumenta sus oportunidades en la participación más grande.
- Las partes interesadas clave del proyecto quieren confiar en usted : una línea de comunicación constante entre usted y la administración de las partes interesadas del proyecto puede ser un gran factor para infundir confianza en la relación. Las partes interesadas deben saber que pueden confiar en usted para el trabajo que le han encomendado. La comodidad es muy importante.
- Las partes interesadas clave del proyecto quieren saber que está comprometido : la comunicación es un medio excelente para mostrar su dedicación y compromiso con el proyecto que está liderando. Una vez que la administración de las partes interesadas del proyecto sepa que usted está comprometido, podrán ver el proyecto como un gran éxito y estar seguros de que sus ojos vigilantes lo guiarán y progresarán constantemente con el ciclo de vida del proyecto.
- Las partes interesadas clave del proyecto quieren ver que eres capaz : cuando comunicas de manera efectiva el progreso del proyecto o una tarea a completar; muestra una gran parte de su capacidad y calibre a las partes interesadas clave de su proyecto y a los miembros del equipo. El hecho de que usted sea capaz de dirigir el proyecto puede tener un gran y profundo efecto sobre cómo estos mismos grupos de interés del proyecto contribuyen al proyecto y rinden su compromiso.
Definiendo una relación positiva
Si queremos mantener una relación positiva con estas partes interesadas clave del proyecto que son una parte muy importante y eminente de nuestros proyectos, es mejor para nosotros entender y definir claramente lo que significa una relación positiva. Y, no, mantenerse positivo no es parte de la lista de gestión de partes interesadas del proyecto. Entonces, vamos a sumergirnos de cabeza y definir qué significa una relación positiva para nosotros. En mi opinión, las siguientes características describen y definen perfectamente una relación positiva necesaria mientras trabaja en su proyecto:
- Confianza : ya sea su relación personal o profesional, la confianza es un factor clave que puede ser el punto de inflexión para que tenga una relación exitosa y apreciada con sus partes interesadas. La confianza puede ser un vínculo poderoso que reúne al equipo del proyecto y a las partes interesadas clave del proyecto para lograr entornos de trabajo y comunicación más eficientes y efectivos. Con la confianza viene el hecho de que puedes aportar tus ideas a la mesa sin que te moleste nada.
- Comunicación abierta y efectiva : en un escenario de oficina, está continuamente en el modo de comunicación, ya sea a través de correos electrónicos o mensajes instantáneos o una simple conversación cara a cara. Mientras más comunicación adquieras, más relaciones, pero mejor y más efectiva la comunicación, más positiva sería la relación.
- Permitir la diversidad : la positividad en las relaciones puede hacer que las personas adopten la variación y la diversidad generadas por otras personas. Pueden proponer diferentes opiniones, pensamientos e ideas. Con sus perspectivas variadas, su proyecto puede beneficiarse mucho y usted estará aprovechando una relación positiva.
- Preocupación y respeto mutuos : trabajar en equipo y en grupo puede ser realmente difícil. Puede encontrar personas con las que es difícil estar cerca pero que tienen en mente la imagen más amplia de la organización y, basándose en eso, establecen una preocupación y respeto mutuos entre sí y dentro de un proyecto, las partes interesadas pueden permitir la innovación y el buen funcionamiento del proyecto dentro el equipo.
- Atención plena : ser consciente de sus acciones y palabras puede ubicarlo en las partes interesadas clave de su proyecto como una persona responsable y responsable con la que puede mezclarse. Esto puede aumentar su posición como gerente de proyectos y puede ayudarlo a hacer las cosas. La autoconciencia puede ahorrarle la molestia de las vibraciones negativas a su alrededor en su lugar de trabajo.
Consejos para involucrar positivamente su gestión de partes interesadas del proyecto
- Observe no solo la construcción de una relación positiva con la administración de las partes interesadas de su proyecto, sino que también espere una relación sólida que dure a través de puntos clave de decisión. Haga un esfuerzo para involucrarlos constantemente en la estrategia y el enfoque adoptado.
- Comparta su visión y está asumiendo el proyecto y el objetivo que pretende alcanzar.
- Siga constantemente los consejos y la ayuda de personas que ya están en el lado positivo de las cosas cuando se trata del proyecto y todas sus tareas.
- Establezca un cronograma de reuniones regular para reunirse directamente con sus diferentes tipos de gestión de partes interesadas del proyecto e invierta tiempo en consultar y presentar su punto de vista a las partes interesadas clave del proyecto resistentes, con el fin de hacer que busquen el panorama general y entiendan todo proyecto representa.
- Prepare un plan de comunicación y obtenga un acuerdo con todos los interesados clave del proyecto.
- La comunicación debe ser simple pero efectiva.
- Para aumentar su confianza en usted, muéstreles el enfoque estructurado hacia el plan del proyecto desde el inicio del proyecto.
- Comunique riesgos y problemas y no cree una situación de sorpresa o tensión repentina. Esto amenazará su participación en el proyecto y le impedirá tomar la iniciativa con confianza.
Usando un plan de comunicación
Ahora ha escuchado sobre el plan de comunicación un par de veces en este artículo. Mientras que algunos pueden saberlo todo y algunos podrían haberlo escuchado por primera vez. Dando la ventaja a los gerentes de proyectos jóvenes y en ciernes, ahora recibirá una breve lección sobre qué es un plan de comunicación y cómo debe seguirlo.
¿Qué es un plan de comunicación?
En pocas palabras, un plan de comunicación facilita la comunicación eficiente y efectiva entre usted, como gerente del proyecto, y las diversas partes interesadas con las que se enfrentará durante el proyecto. Este plan será una guía completa que lo guiará a través de toda la comunicación que tendrá lugar y con qué frecuencia.
Al establecer el plan de comunicación, tendrá que aceptar la aceptación de:
- Patrocinador de proyecto
- Gestión de partes interesadas del proyecto
Elementos de un plan de comunicación.
Para que un plan de comunicación bueno y exitoso arraigue, deberá tomar los siguientes 4 elementos del plan:
- Objetivos de comunicación
- Método y frecuencia de comunicación.
- Tipo de partes interesadas (público objetivo)
- Elementos clave empleados en la comunicación.
Desarrollar un plan de comunicación.
Esta tarea se puede realizar fácilmente siempre que tenga toda la estrategia de comunicación clara y en mente. Una vez que sepa y se dé cuenta de lo que hay que hacer, decir y actuar, puede estar seguro de desarrollar un plan de comunicación que no fallará. En la siguiente tabla se presentan las estrategias ideales y recomendadas que se deben emprender para tallar y esculpir cuidadosamente un buen plan de comunicación con el fin de construir una relación positiva con la Administración de los interesados de su proyecto.
| Puntos de enfoque | Preguntas |
| Objetivos de comunicación | ¿Qué quieres lograr con tu plan de comunicación para tu proyecto?
¿Están estos objetivos alineados con los objetivos de su proyecto? |
| Público objetivo | ¿Quién necesita este tipo de comunicación?
¿Qué hay para ellos? |
| Método de comunicación | ¿Con qué se siente cómodo su público objetivo como su modo de comunicación? |
| Una frecuencia de comunicación | ¿Con qué frecuencia desea que sus partes interesadas se actualicen? |
| Propósito de la comunicación con diferentes tipos de partes interesadas. | ¿Por qué quiere comunicar esta información a este tipo de partes interesadas? |
| Elementos clave en la comunicación. | ¿Qué es exactamente lo que necesitan saber?
¿Qué quiere transmitirles como gerente de proyecto? |
| Maestro de comunicación | ¿Quién debe entregar la comunicación que ha planeado?
¿Qué miembro del equipo es lo suficientemente responsable como para presentar dicha comunicación? ¿Las diferentes partes interesadas necesitan comunicadores diferentes? |
| Fuentes de información | ¿Cuál es su fuente de información para poder comunicarse?
¿Qué datos e información usarás? ¿Cuál es la necesidad de esta información en particular para esta parte interesada en particular? |
| Métricas de éxito | ¿Cómo sé que mi plan de comunicación está funcionando?
¿Qué lo considera un plan de comunicación exitoso? ¿Necesito tener una reunión de evaluación del plan de comunicación? |
Artículos recomendados
Esta ha sido una guía para una línea de comunicación constante entre usted y la gestión de las partes interesadas del proyecto que puede ser un gran factor para infundir confianza en la relación. Estos son los siguientes enlaces externos relacionados con las partes interesadas del proyecto.
- Guía increíble sobre técnicas de gestión de proyectos
- Informe eficiente de gestión de proyectos
- Las 7 herramientas de gestión de proyectos de código abierto más importantes