La nuestra es la era de lo virtual y no necesitas que te diga que todos vivimos vidas paralelas en línea.
Los estudios muestran que más del 90% de las personas de entre 12 y 20 años, que tienen acceso a la conectividad a Internet, están conectadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y les resulta más fácil comunicarse en línea que escribir cartas o mensajes reales.
Las redes sociales han aumentado el flujo de comunicación en Internet como nunca antes. La mensajería instantánea, el chat, el correo electrónico, la publicación, el tuiteo, una gran cantidad de actividad se lleva a cabo en línea, que estamos iniciando o respondiendo.
Desde hace mucho tiempo, los correos electrónicos han ocupado el lugar del correo en papel en nuestro esquema diario de cosas. Una computadora de escritorio / portátil, conectividad Wi-Fi o un dongle, y listo. Y la velocidad es un activo añadido.
Durante la última década, el correo electrónico se ha convertido en el modo preferido de conectarse con personas ubicadas a distancias separadas. ¡Por qué distancias, algunos de nosotros incluso enviamos correos electrónicos a personas que viven en la casa de al lado! Y antes de que las aplicaciones de mensajería móvil se hicieran cargo, los correos electrónicos eran la única forma en que podíamos planificar picnics, reuniones, fiestas o compartir fotos o información con nuestros amigos o familiares.
La mayoría de nosotros sabemos cómo enviar correos electrónicos amigables de inmediato y preferimos que sea la opción más rápida y conveniente para escribir cartas. Y el hecho de que estos correos electrónicos informales no siguen reglas establecidas de gramática o composición añadidas a su popularidad en gran medida. No tiene que pasar tiempo reflexionando sobre cómo enmarcar un correo a su pandilla universitaria o amigos del vecindario; solo escribes
Pero los correos electrónicos profesionales son un juego de pelota completamente diferente. Aunque son menos formales que la nota o letra impresa, no obstante están organizadas en su tono y textura, y siguen las reglas de corrección gramatical.
Antes de entrar en detalles sobre cómo escribir un formato de correo electrónico profesional efectivo, permítame explicarle algunos posibles propósitos de dicha comunicación formal.
Podrías escribir correos electrónicos profesionales para:
- Solicitud de un puesto, beca o beca
- Solicitar un permiso o favor
- Dar o solicitar información
- Solicitar acción sobre algo
- Responder o reconocer la comunicación oficial
- Escribir sobre algún tema que le guste mucho
- Quejarse de un servicio o producto
Estos son solo indicativos; Las razones para escribir correos electrónicos formales pueden ser exhaustivas.
Dado que todas estas situaciones involucran autoridad y oficio, no hace falta decir que el tono y el lenguaje deben ser monitoreados cuidadosamente. En resumen, tiempo para preocuparse por sus Ps y Qs.
Así que vamos a las tachuelas de latón. ¿Cómo se estructura y redacta un correo electrónico de una manera atractiva y efectiva? Es decir, ¿cómo va a transmitir su punto de vista?
Volvamos a las siete C de comunicación:
- Integridad: su comunicación debe ser completa al proporcionar los detalles requeridos y declarar su propósito
- Concisión: debe ir al grano, no divagar innecesariamente
- Claridad: su propósito debe cumplirse claramente
- Concreción: el mensaje debe ser particular, con hechos y evidencia de apoyo
- Coherencia: debe tener sentido
- Cortesía: la cortesía y la mutualidad deben tenerse en cuenta
- Corrección: la comunicación debe estar libre de errores gramaticales
Por lo tanto, teniendo en cuenta los criterios anteriores, su correo electrónico debe ser un documento claro, completo y coherente que idealmente no debería requerir un correo de seguimiento con explicaciones e instrucciones.
Es más fácil decirlo que hacerlo, ¿no? ¿Cuántas veces te has sentado para componer ese correo exacto, y luego has encontrado que es grosero y brusco o quejumbroso o sin sentido? Estoy seguro de que todos nos hemos enfrentado a este tipo de dilema: ya sea que seamos crujientes y directos o que seamos educados y rotundos.
7 consejos para perfeccionar tu correo electrónico profesional
Así que empecemos por lo básico.
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Reiterar mentalmente el propósito de su correo
¿Para qué estás escribiendo el correo electrónico? ¿Qué quieres que haga el receptor? Si tiene claro en su mente la respuesta esperada a la que apunta su correo electrónico, puede redactar su mensaje teniendo esto en cuenta.
Déjame dar un ejemplo.
Digamos que Dorothy quiere que su decano universitario le dé una recomendación para una beca. Su propósito al escribir el correo electrónico es recordarle al Decano su credibilidad como estudiante, su desempeño en la universidad y su sinceridad general. Ahora tiene que decir todo esto en el correo sin parecer presumida de sí misma o sin parecer demasiado insistente. También tiene que pedirle a su decano que escriba la carta de recomendación dentro de un tiempo específico. Entonces el propósito de su correo electrónico sería:
- a) Declarar sus credenciales como estudiante
- b) Informar a su decano sobre la beca que ha solicitado
- c) Obtener la recomendación dentro de tal y tal fecha
Una vez que tiene claro lo que quiere, puede redactar el correo en consecuencia.
Además, analice a su lector. ¿Quién es el ella? ¿Cuál es la reacción del lector al leer su correo? Enmarque su correo basado en este análisis.
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Decidir la línea de asunto
Digamos que está enviando una solicitud de empleo.
"Apertura de empleo" o "Aprendiz de marketing" en la línea de asunto es demasiado vago cuando envía una solicitud de correo electrónico. Debe especificar la publicación que está solicitando, junto con la División o el Departamento o el lugar de publicación, si se han especificado en el anuncio de reclutamiento, en la línea de asunto.
Piense en ello como una sinopsis de una línea de su correo electrónico. El asunto le dice al receptor cuál es su propósito de enviar el correo. También solicita una acción específica, como:
“ Participación en el seminario sobre ___________ (tema) en _________________ (lugar) el __________ (fecha y hora) ”
O
" Reparaciones y mantenimiento de computadoras de escritorio - Solicitud de ofertas "
Tales encabezados en la línea de asunto informan al receptor los detalles necesarios y siguen las reglas de claridad y concisión discutidas anteriormente.
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Saludo y saludo
¿Recuerdas las lecciones de cortesía y cortesía que nos enseñaron en la escuela secundaria? Sí, estos son relevantes incluso ahora. Una dirección de correo electrónico profesional siempre debe comenzar con un saludo.
" Estimado señor o señora (según sea el caso) " o " Hola, señora comerciante (si conoce el nombre del destinatario)"
Cuando escribimos un correo electrónico (correo informal), llegamos directamente al punto, prescindiendo de la necesidad de usar Ps y Qs con amigos. Pero los correos electrónicos profesionales no están completos sin un saludo adecuado seguido de un saludo o una apertura cortés, como:
" Gracias por tu invitación "
O
" Cálidos saludos "
O
" Reconocemos su queja y lamentamos profundamente sus inconvenientes "
Además de romper el hielo, por así decirlo, tal apertura también reconoce al lector del correo como una persona importante.
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Redactando el correo
Esta es técnicamente la parte más difícil del trabajo, ya que este es el corazón del asunto. Su correo electrónico debe seguir las reglas de gramática y tener una sección de apertura, un cuerpo y una conclusión. La sección de apertura se refiere a correspondencia previa, o acción, si la hay. También establece el propósito de escribir el correo.
Recuerde, los ejecutivos reciben correo por camión en estos días, y leer todo esto es imposible. La mayoría de los profesionales escanean el tema y la sección de apertura de los correos, y merecen una mirada más profunda solo si los encuentran informativos y relevantes.
Así que no espere hasta el último párrafo para indicar su propósito. Lo más probable es que el lector se rinda antes de llegar a esa sección. Esto también es precisamente por qué, la brevedad y la concisión son tan importantes. La información de fondo es importante pero, por favor, sea breve. Ven al punto tan pronto como puedas.
Use viñetas si su correo electrónico tiene muchos datos o información real. Estos son más fáciles de atravesar.
Resalta las áreas relevantes . Leer estas secciones debe decirle al lector lo que quiere.
No seas vago. Indique claramente lo que hay que hacer. Si bien no es estrictamente posible deletrear términos en solicitudes de empleo o solicitudes de subvenciones, recuerde al lector para qué está escribiendo.
Su correo electrónico debe ser breve y completo al mismo tiempo. Parece una tarea difícil? De ningún modo.
- Simplemente haga una lista de los puntos que se incluirán en el correo.
- Consulte la lista para verificar que incluye todos los puntos.
- Verifica la palabrería. Eliminar el exceso de información.
- Asegúrese de que el correo electrónico no se ejecute en las páginas. Si es necesario, proporcione información de apoyo en archivos adjuntos (más sobre eso más adelante en esta publicación)
- Asegúrese de que su correo electrónico no requiera ser seguido con fragmentos de información en el correo posterior. Intenta que el correo sea una correspondencia completa en sí mismo.
Siempre asegúrese de abrir y cerrar el correo cortésmente. Después de la conclusión, cierre el correo con " Saludos cordiales ", o " Gracias y Saludos ", o el " Atentamente ", seguido de su nombre. Si es posible, agregue su firma antes de su nombre.
Una vez que termine la parte de composición, ¡date una palmadita en la espalda! J
Has terminado con la parte difícil. Lo que queda ahora es revisar y editar, y dar información de apoyo.
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Usa un lenguaje cortés y ve al grano
¿Recuerdas las "C" de concisión y cortesía? La comunicación formal debe ser cortés e impersonal.
“ Nos gustaría informarle que la última fecha de presentación es el 20 de octubre de 2015. Envíe sus entradas dentro de esa fecha. ¿No suena cortés y claro? También especifica la acción que se debe tomar dentro del tiempo especificado.
Haga un borrador de su correo electrónico y léalo poniéndose en la posición del receptor. ¿Suenas cortés y cortés? ¿Estás dando todos los detalles necesarios? ¿Es su mensaje al grano? ¿Suenas sincero? (¡Alerta roja! La informalidad está bien con los amigos, no en el escenario profesional, particularmente cuando le escribes un correo electrónico a alguien que no conoces como persona). Así que mejor tome algunos consejos de escritura de correo electrónico antes de comenzar a escribir cualquier correo.
Lea y revise su correo en busca de posibles errores gramaticales y ortográficos y fallas en la información. Si es posible, haga que una tercera persona lea y dé su opinión. Un ojo objetivo a menudo puede señalar lo que usted, como una parte involucrada no podía ver.
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Proporcionar copias
En caso de que su correo electrónico requiera coordinación o aprobación de otros departamentos u funcionarios, recuerde marcarles una copia (cc). También envíe una copia en blanco (bcc) para referencia futura.
Sin embargo, tenga cuidado, no dispare copias a personas no relacionadas. Esto es más probable que suceda cuando respondemos a correos grupales; a menudo presionamos el botón "responder a todos" en lugar de responder únicamente al remitente.
En esta era de sobrecarga de información, lo último que un profesional quiere tener es una bandeja de entrada desbordante con muchas copias de correo no relacionadas marcadas para él / ella. J
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Agregar archivos adjuntos
Si está enviando una solicitud de empleo o un correo de información, debe adjuntar los documentos relevantes con su correo. ¡Un correo sin el archivo adjunto apropiado es como un sobre sin una carta!
Se pierde mucho tiempo cuando los correos llegan sin archivos adjuntos. El receptor se desanima por el lapso o tiene que volver a escribir solicitando que se envíe la información necesaria. Luego el remitente envía otro correo con el mismo.
Así que ahora estás preparado y te sientas a escribir. Permítanos revisar el formato para su referencia lista :
- Para: ID de correo del destinatario
- De: ID de correo del remitente
- Cc: (Copiar a)
- Asunto del correo
- Saludo
- Cuerpo del memo
- Clausura
- Firma y / o nombre del remitente
Este es un formato aproximado; puedes improvisar mientras te familiarizas con el proceso.
Antes de terminar, déjame llevarte a través de las especificaciones una vez más:
- Use una línea de asunto breve y descriptiva
- Salude al destinatario con "Estimado Sr. / Sra. …" o "Hola, ……"
- Sea preciso y al grano
- No uses lenguaje casual, sé formal
- Cierra correctamente con tus iniciales / nombre / firma
- Copiar a personas interesadas
- Soporte con los accesorios necesarios.
Así que ahora que tiene suficientes entradas, ¡comience a escribir (o más bien haga clic), muchachos! ?
Les deseo toda la suerte!
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