"Una descripción del trabajo y una especificación de trabajo bien escritas pueden ayudar a definir el trabajo de un empleado actual o ayudar a atraer a un nuevo candidato".

Descripción del puesto y especificación del puesto:

Una buena descripción y especificación del trabajo es un elemento crucial para cualquier puesto. Hay muchos competidores para los primeros puestos y componer una descripción del trabajo y una especificación del trabajo es un paso importante para encontrar a las personas adecuadas. Como el requisito para empleados extremadamente calificados ha mejorado en los últimos años, será aún más importante para las organizaciones expresar sus deseos, necesidades y estilo de vida a través de sus sitios y otros portales de trabajo. La buena descripción del trabajo y la especificación del trabajo definitivamente funcionan en una serie de funciones importantes:

  1. Explica los conjuntos de habilidades y capacidades que se necesitan para ejecutar el rol del trabajo.
  2. Explica dónde se adapta el trabajo dentro de la jerarquía general de la empresa.
  3. Se utiliza como una importante herramienta de eficiencia.

Una excelente descripción del trabajo y especificación del trabajo comienza con una lista de la información esencial sobre el trabajo, como los proyectos en los que participa el aplicador, las técnicas utilizadas para terminar los proyectos, el objetivo y las obligaciones del trabajo, el enlace del trabajo para otras tareas y las credenciales necesarias para el trabajo.

También es esencial escribir una descripción del trabajo y una especificación del trabajo que parezca realista al hacerla poderosa, eficiente, presentable y legítima. Una descripción del trabajo y una especificación del trabajo realistas y bien escritas también ayudarán a obtener menos rechazos.

Características de una buena descripción del trabajo y especificación del trabajo

Siempre que haya una vacante en una empresa o que la empresa identifique algún requisito, lo primero que hace el equipo de reclutamiento es comprender la descripción del trabajo y la importancia de la especificación del trabajo de manera efectiva y crear una descripción del trabajo y la especificación del trabajo en consecuencia. La descripción del trabajo y la especificación del trabajo son importantes porque los entrevistadores lo utilizan para reclutar candidatos. Nuevamente, esta descripción del trabajo y la especificación del trabajo se envían a los solicitantes, para que puedan comprender la importancia de manera efectiva. Una descripción del trabajo y una especificación del trabajo bien escritas ayudan a contratar y cerrar rápidamente cualquier vacante de trabajo.

Una buena descripción del trabajo y especificación del trabajo proporcionan una introducción a los conjuntos de habilidades, capacitación y calificaciones académicas necesarias para un puesto vacante. Esto puede incluir cualquier documentación requerida para el rol específico. Tener estas descripciones de trabajo y especificaciones de trabajo en su lugar brinda a los posibles candidatos toda la información que necesitan antes de la implementación. También ayuda a un reclutador de descripción de trabajo o posible empleador a pasar rápidamente por currículums que sean relevantes y rechazar los que no cumplan con los requisitos.

Ventajas de la descripción del trabajo y la especificación del trabajo

  • Las explicaciones de trabajo ayudan al crecimiento de cualquier organización. De hecho, son la base del marco de trabajo de la empresa.
  • Las explicaciones de trabajo muestran dónde coincide el miembro del personal. La descripción del trabajo y la especificación del trabajo aseguran que todas las personas que reclutamos se alineen con las metas, la misión, la visión y el objetivo de la organización.
  • Las explicaciones de trabajo ayudan a establecer objetivos claros. La descripción del trabajo y la especificación del trabajo es la primera ubicación para buscar cuando los trabajadores no están haciendo lo que queremos que hagan. El primer paso para lograr que los empleados hagan lo que queremos que sean es asegurarse de que conozcan nuestras expectativas, y eso comienza con la descripción del trabajo.
  • Las explicaciones de trabajo le dicen a los solicitantes lo que una empresa está buscando. Esto ayuda en el proceso de descripción del trabajo, y también permite tratar las preocupaciones de aquellos que no son elegidos.
  • Las explicaciones de trabajo proporcionan la base para la remuneración.

Desventajas de la descripción del trabajo

  • La descripción del trabajo debe revisarse cada vez en este lugar de trabajo dinámico y en constante cambio. La descripción del trabajo también debe revisarse regularmente y es igualmente importante como el sistema de evaluación del desempeño.
  • Las explicaciones laborales pueden motivar el pensamiento de "ese no es mi trabajo". Necesitan suficiente versatilidad para que las personas puedan pensar "fuera de la caja". Si bien no es necesario registrar cada proceso de descripción de trabajo, las responsabilidades importantes (aquellas que definitivamente deben hacerse) deben estar involucradas y marcadas como tales.

Aplicaciones de descripciones de trabajo

Las descripciones de trabajo tienen una aplicación en casi todos los aspectos del empleo. Los detalles de la descripción del trabajo se mencionan brevemente a continuación:

  1. Las explicaciones de trabajo ayudan a identificar las especificaciones de empleo y los agujeros, así como a determinar el exceso de personal o los roles innecesarios. También son útiles cuando se deben tomar decisiones con respecto a la centralización o la descentralización.
  2. La contratación, selección y colocación de candidatos son más efectivas ya que la descripción del trabajo proporciona las respuestas a las especificaciones necesarias para reconocer y elegir la mejor opción entre el solicitante y el trabajo.
  3. Un nuevo empleado con una información de trabajo precisa y bien escrita para evaluar ha obtenido una excelente comprensión del trabajo y, por lo tanto, es capaz de comprender más lo que la organización y el gerente anticipan. Todos los nuevos trabajadores deben tratar la información del trabajo como un punto de partida.
  4. Las explicaciones del trabajo permiten reconocer las especificaciones típicas del trabajo de descripción del trabajo. Las buenas descripciones de trabajo pueden explicar qué tareas son realmente idénticas y qué tareas garantizan diferentes niveles de pago.

¿Quién es responsable de componer descripciones de trabajo?

En la mayoría de las organizaciones, el empleador potencial es responsable de escribir una explicación de la descripción del trabajo utilizando RRHH como consultor de descripción del trabajo. Se le puede pedir al trabajador que está actualmente en el trabajo que ayude a actualizar la información del trabajo, ya que son ellos quienes ejecutan el trabajo y conocen mejor el trabajo. Sigue siendo el trabajo del gerente confirmar que la información del trabajo muestra perfectamente el trabajo y no se sobrevalora en el camino. HR es generalmente la última fase en la descripción de un trabajo porque HR Manager generalmente decide el lugar y la estructura de pago.

9 elementos para crear una excelente descripción del trabajo y especificación del trabajo

Una descripción del trabajo incluye el título del puesto y el nombre del departamento. El primer pasaje debe ser una descripción general de lo que requiere el puesto. A continuación viene una lista (generalmente con viñetas) de responsabilidades y obligaciones de descripción de trabajo. Cada responsabilidad debe encajar en un término simple. Echemos un vistazo a los elementos necesarios para crear una excelente Descripción del trabajo.

  1. Resumen de trabajo:

El resumen del trabajo es un breve resumen del objetivo, los propósitos, las metas, etc. del trabajo. La duración ideal debería ser alrededor de tres o cuatro frases. Esta área no cubre los detalles de tareas o experiencia. Se supone que esos detalles se enumeran en las partes restantes del documento de descripción del trabajo.

  1. Información general:
  • 2a) Título y clasificación: el título del trabajo debe ser breve como Desarrollador web, Analista de investigación de descripción del trabajo, Administrador principal, Residente principal, etc.
  • 2b) Lugar de trabajo
  • 2c) Responsabilidades de gestión o informes: aquí deben incluirse los detalles relacionados con los informes de gestión y cualquier otro informe directo.
  1. Tareas:

Los detalles mencionados aquí deben ser breves. Todas las explicaciones deben limitarse a una sola línea (p. Ej .: gestión de limpieza, pago de facturas, orientación de nuevos empleados, envío de informes de crédito a bancos, etc.). Cualquier otra declaración que transmita otras obligaciones (si corresponde) debe incluirse aquí. No debemos identificar más de diez tareas. Cada tarea debe tener palabras orientadas a la acción, como organizar, manejar, crear, crear, etc.

4. Habilidades

Identifique los conjuntos de habilidades, cualquier experiencia y conocimiento necesarios para realizar la tarea laboral. Describa cualquier habilidad adicional que requiera capacitación adicional, experiencia, certificación, etc. Las habilidades y capacidades deben enumerarse por separado. Las habilidades son acciones que el solicitante es capaz de realizar. Las competencias son las características o características que la compañía anticipa que el solicitante debe mostrar en el puesto de trabajo. La regla moderna hacia explicaciones de trabajo basadas en la competencia significa que se le da un peso adicional a las capacidades de comportamiento como la gestión, la interacción grupal, la versatilidad, etc.

En la mayoría de las tareas, tener buenas habilidades de comunicación es importante. Tal vez necesite a alguien que tenga excelentes habilidades de escritura si planea contratar a un escritor técnico de documentos de descripción de trabajo. Es posible que necesite a alguien con experiencia en presentaciones si está buscando a alguien para su división de capacitación o alguien para hacer presentaciones de negocios. Es posible que necesite a alguien que sea un orador excepcional para cualquier requisito en el campo de las ventas. Estos son todos los tipos de habilidades de comunicación que se requieren para llevar a cabo las características fundamentales del trabajo. Algunos roles de documentos de descripción de trabajo pueden requerir habilidades de escritura de correo electrónico para llevar a cabo el trabajo.

  1. Experiencia

La experiencia apropiada requerida para el trabajo debe mencionarse aquí. Aquí también se puede incluir cualquier documentación profesional o experiencia educativa para demostrar las necesidades de experiencia laboral. Las especificaciones académicas son un requisito importante para cualquier trabajo. Si alguien puede lograr el trabajo con experiencia pero no tiene una certificación particular, el documento de descripción del trabajo debe personalizarse. No debe haber ningún límite de edad para evitar cualquier tipo de discriminación.

  1. Horas de trabajo Se deben incluir los requisitos de viaje, cualquier otra condición climática.
  2. La compensación y los bonos y cualquier otro incentivo se pueden calcular para usar en la información del trabajo que sea agresiva con roles similares en otras organizaciones y permita modificaciones en el conocimiento y la experiencia. Esto debería modificarse a medida que sea necesario para tener en cuenta la escala salarial.
  3. Descripción de la compañía

Es esencial incluir algunos detalles sobre la organización. Esto es muy importante para causar una buena primera impresión.

  1. Renuncias

Generalmente se puede colocar una nota esencial al final de la descripción del trabajo para proporcionar flexibilidad adicional o cualquier cambio en las responsabilidades de la descripción del trabajo. El siguiente es un ejemplo de descripción de trabajo:

“Las declaraciones anteriores tienen la intención de ilustrar la naturaleza común del nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a esta clasificación. No están destinados a ser interpretados como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal así clasificado. "

Lo que se debe y no se debe hacer al componer descripciones de trabajo y especificaciones de trabajo

Hacer:

  • Sea específico: es mejor explicar los requisitos del puesto, que pueden incluir detalles como realizar rondas diarias, limpiar y lubricar máquinas, organizar las materias primas, etc. No incluya pautas de descripción del trabajo o proceso paso a paso.
  • Uso de adjetivos: incluya adjetivos que expliquen o describan el trabajo. Los términos que se pueden usar aquí pueden ser "fecha límite", "ritmo rápido", "configuración ruidosa", etc. Debemos abstenernos de incluir explicaciones extremadamente largas. Los adjetivos utilizados deben ser precisos y
  • HACER: concéntrese en la información del trabajo y no en el titular. Es simple pensar en el individuo en el trabajo y discutir cómo ha sido seleccionado para realizar la tarea. Una excelente descripción del trabajo se concentra simplemente en los objetivos y resultados del trabajo, no en cómo el trabajo es administrado por el individuo que está en él.
  • La información del trabajo nunca debe limitar a los gerentes de dar responsabilidades adicionales no especificadas en la información del trabajo. Sin embargo, estas obligaciones adicionales no deben considerarse como "funciones esenciales" del trabajo.
  • Mantenga descripciones de trabajo actuales. El cambio sucede. No hay muchas tareas que no se hayan modificado considerablemente en los últimos años. Si las explicaciones de trabajo no se actualizan, tendremos malentendidos y dificultades legales. Ahora es el momento de crearlos, o actualizarlos si es necesario.

No

  • Intente evitar términos sujetos a diferentes interpretaciones. Simplemente incluya la descripción del trabajo y los detalles de la especificación del trabajo sobre cómo se hace actualmente, no cómo se podría hacer.
  • Evite la terminología que sería dudosa en una descripción y especificación de trabajo. Por ejemplo, no use términos como "juvenil".
  • No use palabras vagas o generales.
  • No incluya nada insultante o despectivo sobre la persona que anteriormente ocupó el puesto.
  • No describa ninguna tarea a realizar en el futuro.

Consejos para escribir descripciones de trabajos y especificaciones de trabajos

Use ilustraciones 100% gratuitas de descripciones de trabajo. No todos se sienten seguros al escribir descripciones de trabajo. Se pueden usar varias técnicas de descripción de trabajo para simplificar el procedimiento de escritura. Está disponible en línea en cualquier portal de trabajo conocido. Uno tiene que cortar e insertar elementos y áreas de tareas comparables que ve en los foros de trabajo y luego cambiar los detalles particulares para satisfacer sus necesidades.

Después de que se diseñen los detalles de la descripción del trabajo, debemos verlo nuevamente. ¿Indica perfectamente cuál es el trabajo? Si es así, ¡casi hemos terminado! Ahora podemos decidir sobre la posición y la estructura de pago.

La mayoría de nosotros tenemos descripciones de trabajo que no nos dan idea de qué se trata un trabajo. Estas son ilustraciones de descripciones de trabajo publicadas que no son útiles. Una descripción excelente y eficiente del trabajo debe explicar clara y básicamente cuál es el trabajo en profundidad. Redactar una descripción del trabajo que transmita este bien puede ser un desafío, especialmente si nunca hemos diseñado uno antes. Pero, verdaderamente, estudiar cómo crear una descripción del trabajo es simple una vez que desglosamos el procedimiento en áreas separadas.

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