Propuesta de proyecto vs Carta del proyecto: en este artículo, espero resumir el marco de documentación para un proyecto y la importancia de conocer la diferencia entre los muchos documentos que fluyen dentro y fuera del proyecto, entre los miembros del equipo o las partes interesadas.

Como dice el título, este artículo tiene como objetivo disipar la oscuridad de los documentos individuales, una Carta del Proyecto y una Propuesta de Proyecto. Aunque son muy similares, estos dos documentos cruciales tienen posiciones muy diferentes dentro de un proyecto y sus procedimientos y sus propósitos también son diversos.

Aventurémonos en el mundo de la increíble gestión de proyectos y creemos procedimientos sistemáticos para garantizar el buen funcionamiento hacia el logro de las metas y objetivos del proyecto empresarial.

Propuesta de Proyecto vs Infografía de Carta del Proyecto

Documentos para proyectos

Un proyecto bien documentado es un proyecto que se ha dirigido y dirigido sistemáticamente en la dirección hacia donde se supone que debe dirigirse, con el fin de lograr las metas y objetivos de la empresa.

Si hay documentaciones, que han sido especialmente diseñadas para el proyecto, se vuelve muy fácil para la alta dirección maniobrar a través del proyecto y verificar y comparar los procedimientos con precisión.

Para el propósito de esta gestión de tareas e incluso para realizar un seguimiento del proyecto, una vez que se ha implementado el cambio, los documentos son útiles para poder convertirlos en pautas o estudios de casos. Básicamente, hay 9 documentos importantes que deben usarse en un proyecto. Son los siguientes:

  1. La propuesta de proyecto: la propuesta de proyecto, que es completa y persuasiva, comienza con los detalles de este documento justifica la inversión necesaria para continuar con el proyecto.
  2. La Carta del Proyecto : este es el mandato que convierte la idea en un trabajo real del gerente del proyecto.
  3. El plan de gestión del proyecto : cubre todos los detalles necesarios sobre todo el proyecto, lo que facilita que el gerente del proyecto revise las etapas y los planes.
  4. Registro de acciones : es como una lista de tareas pendientes para todos los miembros del equipo para sus diferentes tareas en días específicos.
  5. Registro de riesgos : similar al Registro de acciones, este es un contador de riesgos, que incluye todos los riesgos a los que está sujeto el proyecto.
  6. Informes de estado : esta es una colección de informes que le indican exactamente dónde se encuentra el proyecto en el momento actual y cuánto más le queda para lograr el objetivo del proyecto.
  7. Presupuesto : un documento de números que contiene todas las cuentas del presupuesto programado para el proyecto. En el aspecto financiero, este documento incluye todas las figuras importantes.
  8. Revisión de las lecciones aprendidas: las lecciones aprendidas en el momento oportuno del proyecto se pueden incluir aquí para que esas lecciones se puedan implementar en etapas posteriores del proyecto u otros proyectos dentro de la organización.

Propósito del documento para Proyectos

Siempre odiamos documentar todo lo que hacemos porque es mucho texto para ser escrito, cubierto y leído. Esto hace que nos resulte engorroso emprender y gestionar proyectos que se nos presenten.

Con tanto texto y análisis, cuadros y gráficos haciendo las rondas, el mantenimiento de los documentos resolvió ese problema y resulta fácil para los gerentes de proyecto mantener la capacidad de rastreo del proyecto.

Los gerentes de proyecto con experiencia se aseguran de que sus proyectos tengan plantillas estándar para el almacenamiento de sus documentos. Las plantillas de proyecto exitosas se pueden reutilizar ocasionalmente proyecto por proyecto.

Con las plantillas, los gerentes pueden concentrarse muy bien en su responsabilidad principal de administrar todo el proyecto en lugar de caer en el papeleo pesado y la acumulación y segregación de datos.

En cada una de las siguientes etapas, puede encontrar documentación como parte fundamental de un proyecto que va de la mano con el elemento de comunicación de un proyecto:

  1. Iniciación - informe de viabilidad, propuesta de proyecto, carta del proyecto
  2. Planificación : especificación de requisitos, documento de diseño, plan de gestión del proyecto
  3. Ejecución : registro de acciones, registro de problemas, informes de estado
  4. Control - documento de prueba, gestión de cambios
  5. Cierre : documento técnico, documento de función, revisión de lecciones aprendidas, documento de transferencia

Con todos los conceptos básicos claros y el propósito de la documentación frente a usted, ahora puede entrar en los detalles que nos dicen qué son exactamente una carta del proyecto y una propuesta de proyecto y qué los distingue.

¿Qué es una carta del proyecto?

Una Carta del Proyecto, conocida como documento de definición de proyecto o referencia para documento de autoridad, es una declaración que establece claramente el alcance, las metas, los objetivos y los equipos involucrados en el proyecto.

Mientras describe los objetivos del proyecto, una carta del proyecto proporciona las siguientes funciones principales:

  • Una demarcación preliminar de los roles y responsabilidades que desempeña cada individuo durante el proceso de un proyecto.
  • Identificación de los principales interesados ​​o propietarios del proyecto y patrocinadores del proyecto.
  • Descripción de los deberes y roles asumidos por un gerente de proyecto

La Carta del Proyecto es la mayoría de las veces un documento breve utilizado con el fin de hacer referencia a los deberes que deben marcarse para diferentes roles dentro de los ámbitos del proyecto. Son extractos de documentos detallados, como la propuesta de proyecto. Se considera debidamente como una mejor práctica estándar de la industria.

Además de la demarcación de los roles y responsabilidades de un proyecto individual, una carta del proyecto es un documento de referencia para los siguientes propósitos:

  • Propósito o razones para emprender el proyecto.
  • Problema destinado a ser resuelto
  • Objetivos que el proyecto pretende alcanzar
  • Restricciones del proyecto.
  • Formas y medios para lograr la solución
  • Identidades del equipo y partes interesadas del proyecto.
  • Artículos que están dentro y fuera del alcance
  • Estimación de riesgo en el proyecto.
  • Beneficios que traerá el proyecto
  • Resumen de alto nivel del presupuesto

Estos propósitos son componentes detallados de la carta del proyecto y pueden tener todos o algunos de estos elementos. El estatuto del proyecto permanece como el documento principal y focal durante todo el ciclo de vida del proyecto e invierte un cierto nivel de influencia y poder para el gerente del proyecto, quien es el propietario de este documento.

El estatuto de un proyecto rara vez cambia y el gerente del proyecto debe revisarlo a intervalos frecuentes para realizar un seguimiento de si se está siguiendo el objetivo y si hay alguna desviación actual del plan.

La carta del proyecto se redacta después de que la propuesta del proyecto ha sido aprobada y justo antes de definir el alcance del proyecto. Sigue el orden natural de las aprobaciones y la jerarquía para las aprobaciones presupuestarias.

Una carta de proyecto eficiente es aquella que cabe en una página del tamaño A3, para factibilidad y fácil comprensión y trazabilidad. También se pueden redactar otras cartas de proyecto en documentos de procesamiento de texto.

Por lo tanto, si necesita saber cómo sería el proyecto desde un alto nivel o desde una vista aérea, puede echar un vistazo a una carta del proyecto.

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una propuesta técnica o una propuesta de proyecto es un documento muy persuasivo que tiene como objetivo convencer a un grupo de partes interesadas, personal de alta dirección e inversores de la probabilidad de que el proyecto resuelva el problema dado.

De nuevo, este es un documento simple pero detallado que posee los siguientes objetivos:

  • Identifica el trabajo que debe llevarse a cabo.
  • Explica la causa del proyecto y lo que pretende resolver.
  • Convence y convence a los lectores de que el equipo está listo y listo para el proyecto y es capaz de llevarlo a su finalización exitosa
  • Explica el plan de manejo y lo sofisticado que es.
  • Asegura al panel la disponibilidad de recursos empleados para completar el proyecto dentro del presupuesto dado y el tiempo asignado

Consejo # 1 : Para hacer todo esto y poder poner su punto de vista frente al panel, es necesario asegurarse de que la propuesta obtenga un puntaje de 10 sobre 10 con respecto a su apariencia.

Los profesionales en el panel deben ser convencidos de que creen en la necesidad del proyecto y necesitan una razón suficiente para depositar su dinero en él. Un tono profesional debe mantenerse en todo momento y el documento debe ser fácilmente accesible.

Consejo # 2 : Además de la apariencia, el segundo elemento más importante de una propuesta de proyecto es su idea. Una propuesta sólida se detalla sistemáticamente y tiene un plan de acción claro que el proyecto supervisará.

Cuanto más sólida sea técnicamente su propuesta, mejor será para la organización. Hacer copias de seguridad de datos y contenido con hechos y cifras puede ayudar a elevar su propuesta.

El proyecto debe estar alineado con los objetivos establecidos por la organización para cumplir completamente con sus necesidades. Resolver un problema fuera de la dirección de la empresa, puede ser completamente inútil.

¿Qué necesita incluir en una propuesta de proyecto?

A diferencia de la carta del proyecto, que es un extracto de la propuesta del proyecto o declaración de trabajo, una propuesta de proyecto es un documento muy detallado, dejando de lado la verbosidad. El formato normalmente consiste en un diseño y tipografía, lo que implica.

El diseño desde una perspectiva debe incluir el uso de ilustraciones gráficas. Estos pueden ser cualquiera de los siguientes elementos:

  • Gráficos
  • Gráficos
  • Fotografías
  • Dibujos
  • Diagramas

Estas ilustraciones son, de hecho, los hechos y las cifras juntas de una manera mucho más compilada y fácil de entender. La descripción de cada ilustración debe ser subyacente y debe capturar los matices importantes que representan los gráficos. Esto facilitará la lectura y alentará al panel a creer que, después de todo, el proyecto está muy bien pensado.

El uso de tablas también puede aumentar la legibilidad y la claridad en el texto y apuntar al lector a tomar una decisión informada y clara, rápidamente.

La tipografía incluiría encabezados ordenados y debería mantener un buen flujo del contenido. El contenido fuera de lugar no servirá para el propósito del proyecto y puede hacer que la propuesta del proyecto sea rechazada o rehecha.

Diferencia entre una Carta del Proyecto y una Propuesta de Proyecto (300)

Una vez que la propuesta del proyecto es sancionada y aprobada, se dice que el proyecto es oficial y que puede comenzar de inmediato, o según lo prescrito en la propuesta. Esto es cuando el director del proyecto es oficiado y se redacta el acta del proyecto.

La siguiente tabla enumera los roles de la carta del proyecto frente a los de una propuesta de proyecto. Tenga en cuenta que esta lista no es exhaustiva y puede tener muchas más propiedades incluidas en las explicaciones anteriores:

Puntos para recordar

  • La documentación es un aspecto clave de cualquier proyecto, ya sea técnico o en cualquier otra industria, y debe cumplirse con el propósito de la administración y el estado del proyecto.
  • Cada fase o etapa del proyecto tiene al menos una pieza de documentación que se lleva a cabo.
  • Los gerentes eficientes y experimentados mantienen plantillas con ellos para usar en diferentes proyectos. Las plantillas de un proyecto exitoso se pueden usar en un proyecto actual para aumentar la eficiencia y la confianza que se genera en los procesos.
  • Hay, en efecto, 9 documentos esenciales del proyecto que deben ser parte de un proyecto para su buen funcionamiento y trazabilidad.
  • La verbosidad debe estar limitada en los documentos del proyecto, ya que deben usarse direccionalmente y en su mayoría utilizados con el propósito de actualizar o registrar eventos y resultados.
  • La carta del proyecto y la propuesta del proyecto son documentos distintivos utilizados en un ciclo de vida del proyecto y deben ser parte de un proyecto. Vienen en la categoría de documentos principales.
  • Una carta del proyecto no puede ser sancionada antes de que se apruebe la propuesta de proyecto.
  • El presupuesto debe ser parte de ambos documentos, ya que es el factor clave que impulsa la idea del negocio hacia el proyecto.

Espero que ahora esté en pleno funcionamiento con sus conocimientos sobre documentos y, especialmente, con los usos de una carta de proyecto y una propuesta de proyecto. Siga buscando en este espacio para obtener más información sobre la gestión de proyectos y la productividad.

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