Resumen del ejemplo de gastos operativos
Los gastos incurridos en el curso normal de las operaciones de un negocio se conocen como gastos operativos. El ejemplo de definición de gastos operativos es uno suelto. Algunas personas consideran solo los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A) como gastos operativos. Por lo tanto, no incluyen el costo de los bienes vendidos (COGS) como gastos operativos. Sin embargo, algunas personas también consideran los COGS como gastos operativos.
Ejemplos de gastos operativos
Ejemplos de gastos operativos son los siguientes:
# 1 - Gastos de viaje
Cada vez que los empleados de una empresa realizan visitas oficiales, incurren en gastos de viaje. En muchos casos, los empleados incurren en gastos de viaje y la empresa los reembolsa. Se pueden utilizar diferentes modos de transporte, como autobús, automóvil, tren, etc. Los empleados pueden incurrir en gastos de viaje para conocer a sus clientes o para conocer a posibles clientes para presentar sus bienes y servicios. También pueden incurrir en estos gastos al obtener materias primas y suministros. Otras tareas oficiales como reunirse con terceros como banqueros, funcionarios gubernamentales, agencias reguladoras, etc. también requieren viajar. También se incurre en gastos de viaje para asistir a reuniones, capacitación y conferencias.
Debe existir una política de viaje adecuada en la organización. En general, los gastos de viaje en una empresa requieren la aprobación del coordinador de viajes del departamento, el supervisor directo, el departamento de finanzas o el oficial de aprobación. El papel de estos funcionarios es garantizar que los reembolsos de viajes cumplan con la política de viajes de la organización. Para garantizar que se mantengan los registros adecuados, debe observarse que los reembolsos se presentan de manera oportuna. Es una buena práctica tener un sistema electrónico para el reembolso de los gastos de viaje. Esto aumenta la eficiencia de aprobar reembolsos de viaje.
# 2 - Gastos legales
La empresa utiliza muchos servicios legales en relación con las operaciones de una empresa. En este sentido, tiene que pagar honorarios de defensor y honorarios de consultores. Otros gastos legales en los que se incurre en relación con los servicios legales son los gastos de envío y de mensajería, los gastos de fotocopias, los gastos de presentación de la corte, los gastos telefónicos, etc. Del mismo modo, los gastos de viaje incurridos por el abogado y recuperados de la empresa. Los honorarios legales a pagar al abogado difieren según el tipo de caso, el tipo de abogado y la región. Sin embargo, los honorarios legales personales de los empleados y propietarios de negocios no se cargan a la cuenta de pérdidas y ganancias. Solo los honorarios legales incurridos en relación con los negocios se registran en la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa.
Muchas veces, hay un retraso en la facturación de los gastos legales. Por ejemplo, se pueden incurrir muchos gastos legales en el año fiscal 2018-19. Sin embargo, pueden facturarse en 2019-20. En tal escenario, se registran en el ejercicio financiero 2018-19 en la cuenta de pérdidas y ganancias. Además, se registran como un pasivo en el Balance al final del ejercicio 2018-19. Del mismo modo, en ciertos casos, los gastos legales se pagan por adelantado. En tal caso, se registran como un activo corriente en el Balance general hasta el momento en que se presta el servicio legal.
# 3 - Gastos telefónicos e internet
Estos son los costos incurridos por Internet, incluida la conexión Wi-Fi / banda ancha. Además, incluyen los costos incurridos para teléfonos fijos y móviles. En muchos casos, los gastos incurridos por los empleados por teléfono son reembolsados por la empresa. En general, los cargos mensuales deben pagarse por teléfono e internet. Hay proveedores de servicios telefónicos a quienes se les debe pagar la factura. Estas incluyen compañías como Verizon Communications, AT&T, CenturyLink, Vodafone, etc. Hay una variedad de planes disponibles con estos proveedores de servicios. Estos incluyen llamadas ilimitadas y datos para usuarios pesados. En muchos casos, el alquiler mensual incluye una cierta cantidad de llamadas y datos gratuitos. Se debe pagar dinero adicional si las llamadas gratuitas y los datos dados exceden el límite.
En algunos casos, los gastos son prepagos a través de un plan de telefonía móvil prepago. En ciertos casos, hay un plan pospago donde los gastos se pagan en el próximo mes. En ambos casos, los gastos se ajustarán para el período actual teniendo en cuenta el sistema contable de acumulación. Por ejemplo, si hay un plan prepago y se pagan $ 100 en diciembre de 2018 para el mes de enero de 2019, los gastos deben cargarse a la cuenta de pérdidas y ganancias para el mes de enero de 2019. Del mismo modo, si los gastos se refieren a diciembre de 2018 y se pagan en enero de 2019 a través de un plan pospago, los gastos deben cargarse a P&L en diciembre.
# 4 - Suministros de oficina
Los gastos incurridos en la compra de suministros de oficina son gastos operativos. Los suministros de oficina incluyen papel, cartuchos de impresión, tampones, bolígrafos, lápices, grapadora, alfileres, sobres, etc. Estos son gastos administrativos incurridos por la organización. Un método de contabilidad es tratar todos los suministros de oficina como gastos. Otro método es registrar los suministros no utilizados en una cuenta de activos y, a medida que se usan, cargarlos en una cuenta de gastos. En general, cuando la cantidad de suministros de oficina utilizados es pequeña, la cantidad se carga a gastos sin tratarla como un activo. Los suministros de oficina también deben ajustarse para gastos prepagos.
Conclusión
Los gastos operativos se cargan en la cuenta de pérdidas y ganancias. Pero, se debe tener cuidado de que estos gastos se ajusten por gastos prepagos y gastos pendientes. Es importante que los gastos operativos se calculen adecuadamente para garantizar que la cifra de ganancias resultante sea confiable. En general, hay un presupuesto para gastos operativos al comienzo de un período y se compara con los gastos operativos reales.
Es importante que se implemente un sistema de control para los gastos operativos para garantizar que no haya desperdicio. La adecuación de estos sistemas de control se verifica cuando se realiza una auditoría interna. Por lo tanto, la auditoría interna debe ser realizada regularmente por la empresa. Al llevar a cabo una auditoría de los gastos operativos, debe observarse que se mantienen las facturas adecuadas. Debe haber un proceso de aprobación adecuado para los gastos. Es una buena práctica realizar auditorías sorpresa de gastos operativos de vez en cuando. Se debe tener cuidado de que los gastos no se paguen a vendedores ficticios.
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