Diagrama de Gantt en Excel (Tabla de contenido)

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  • ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?

Diagrama de Gantt en Excel

Cuando comenzamos un nuevo proyecto o una empresa quiere lanzar un nuevo producto o tal vez un desarrollador quiere realizar una nueva tarea, todas estas cosas requieren tiempo para cada paso involucrado y ¿cómo se puede hacer un seguimiento de esto? La respuesta es el diagrama de Gantt.

Pero, ¿qué es un diagrama de Gantt en Excel?

Henry L. Gantt, un ingeniero estadounidense, llegó con una herramienta de producción en 1917 que proporciona una interpretación gráfica de un cronograma para tareas específicas en un proyecto. El gráfico de barras horizontales desarrollado por Henry L. Gantt se conoce como Gráfico de Gantt. Esta herramienta ayuda a una persona a analizar a qué hora se especifica para qué tarea.

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras con el eje horizontal que representa el lapso de tiempo total de un proyecto, mientras que el eje vertical es para las tareas específicas del proyecto. Una persona puede tener una interpretación clara de un proyecto con la ayuda de Gantt Chart.

A continuación se muestra una imagen del diagrama de Gantt en Excel.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?

Gantt Chart en Excel es muy simple y fácil de crear. Dejemos entender el funcionamiento del diagrama de Gantt en Excel por algunos ejemplos.

Puede descargar esta plantilla de Excel de Gantt Chart aquí - Plantilla de Excel de Gantt Chart

Pasos para hacer un diagrama de Gantt en Excel

Para que un diagrama de Gantt ilustre un intervalo de tiempo para la tarea del proyecto, necesitamos una tabla para las tareas y el tiempo definidos. Por ejemplo, necesito comenzar un nuevo salón de clases para enseñar. Debajo están los pasos que seguirán.

  1. Busque un lugar para abrir una clase (Tiempo asignado para mí: 5 días)
  2. Finalice el trato para el lugar (Tiempo asignado: 2 días)
  3. Compra de muebles (Tiempo asignado: 2 días)

Después de seguir los tres pasos anteriores, puedo comenzar a enseñar a los estudiantes. Suponga que la fecha de inicio de la primera tarea es hoy, es decir, el 30 de noviembre. Hagamos la tabla en Excel.

La mesa se ve así,

De la tabla anterior, está claro que puedo comenzar a enseñar desde el 9 de diciembre después de completar todas las tareas. Ahora, ¿cómo mostramos la tabla anterior en el diagrama de Gantt? Digamos estos pasos para hacer que el proceso de diagrama de Gantt sea "PROCESO" y bifurcarlos en diferentes pasos:

  • Ir a la pestaña Insertar.
  • En el grupo de gráficos, vaya a Gráficos de barras y seleccione el gráfico de barras apiladas en 3-D (podemos elegir 2-D o 3-D, pero 3-D ofrece una mejor ilustración, así que sigamos con él).

  • Vemos un gráfico en blanco y necesitamos ingresar valores en él.

Haga clic derecho en el gráfico y seleccione "Seleccionar datos".

  • En las entradas de leyenda (Entradas de leyenda significan datos que se encuentran en el lado derecho del gráfico) podemos ver un botón para agregar.

  • Haga clic en él y aparecerá una serie Editar.

  • En el nombre de la serie, seleccione la celda de fecha y en los valores de la serie elimine el valor predeterminado y seleccione el rango de fecha.

  • Necesitamos agregar una nueva serie, así que nuevamente vamos al botón Agregar y en el nombre de la serie, seleccionaremos "Tiempo asignado" y en el valor de la serie el rango de Tiempo asignado.

  • Después de hacer clic en Aceptar, volvemos a nuestro cuadro de diálogo de selección de datos. En el eje horizontal, haga clic en la etiqueta en un botón de edición.

  • En el rango de etiquetas del eje, seleccione todas las tareas.

  • Tenemos todos nuestros datos para poder seleccionar ok en la pestaña de selección de fuente de datos y el gráfico se ve así,

  • Hay un problema en el gráfico, nuestras tareas no están en orden y nuestras tareas comienzan del 30 de noviembre, no del 24 de noviembre. Para arreglar esto, haga clic en Tareas y luego haga clic con el botón derecho y seleccione "Formatear eje".

  • En el lado derecho, aparece un cuadro de diálogo. Haga clic en Categorías en orden inverso resaltado. Esto organizará las tareas en el orden correcto.

  • Ahora la fecha no es la fecha que queríamos. En Excel, la fecha está en formato numérico. En cualquier celda en blanco, escriba nuestra fecha de inicio y en la pestaña de inicio en el grupo de números, se selecciona de forma predeterminada como personalizada. Seleccione un número y vemos el número de nuestra fecha de inicio. Ahora haga clic derecho en una fecha en el gráfico y seleccione el eje de formato.

  • En el lado derecho del cuadro de diálogo, hay una sección de Valores mínimos vinculados, que es el punto de inicio de nuestro conjunto de datos de forma predeterminada. Cámbielo con el formato de número de nuestra fecha que queremos.

  • Ahora nuestro proyecto aún no se ha iniciado, pero la barra azul muestra la finalización de la tarea, por lo que para eliminar ese clic derecho en la barra azul e ir a formatear series de datos.

  • En la sección Relleno, seleccione "Sin relleno".

  • Ahora hemos preparado nuestro primer diagrama de Gantt.

Ejemplos de diagramas de Gantt

Comprendamos más sobre Gantt Charts en Excel con algunos ejemplos.

Ejemplo 1

Un desarrollador necesita automatizar un programa o decir hacer un software para un cliente. Primero debe investigar las necesidades de software para el cliente, luego recopilar los datos y luego analizarlos para crear el código y probarlo y finalmente estará listo. El software se entregará antes del 21 de diciembre.

A continuación se muestra la tabla de datos para el desarrollador.

Ahora seguimos el "Proceso de hacer diagramas de Gantt en Excel".

  • Vaya a Insertar pestaña y en el grupo de gráficos, vaya a Gráficos de barras y seleccione el gráfico de barras apiladas en 3D (podemos elegir 2-D o 3-D.

  • En las entradas de leyenda (Entradas de leyenda significa un dato que se encuentra en el lado derecho del gráfico), haga clic derecho en el Gráfico y podemos ver la opción "Seleccionar datos".

Haga clic en "Seleccionar datos", aparecerá un menú emergente que irá a Legend Series> Agregar.

  • Haga clic en él y aparecerá una serie Editar.

  • En la serie, el nombre selecciona la celda de la fecha y el valor de la serie elimina el valor predeterminado y selecciona el rango de fecha.

  • Necesitamos agregar una nueva serie, así que nuevamente vamos al botón Agregar y en el nombre de la serie, seleccionaremos "Tiempo asignado" y en el valor de la serie el rango de Tiempo asignado.

  • Después de hacer clic en Aceptar, volvemos a nuestro cuadro de diálogo de selección de datos. En el eje horizontal, la etiqueta hace clic en el botón editar.

  • En el rango de etiquetas del eje, seleccione todas las tareas.

  • Haga clic en Tareas y luego haga clic derecho y seleccione "Formatear eje".

  • En el lado derecho, aparece un cuadro de diálogo. Haga clic en Categorías en orden inverso resaltado.

  • Haga clic en la barra azul y vaya a formatear series de datos.

  • En la sección Relleno, seleccione "Sin relleno".

  • A continuación se muestra el diagrama de Gantt para el desarrollador.

Ejemplo # 2

Un jefe necesita comenzar un nuevo departamento para su empresa. Primero hará un diagrama de flujo de los pasos iniciales para mostrar a sus socios y luego hará las pautas, luego podrá contratar trabajadores y capacitarlos.

A continuación se muestra la tabla de datos para el jefe de la empresa.

Sigamos el mismo proceso de hacer gráficos de Gantt en Excel:

  • Vaya a Insertar pestaña y en el grupo de gráficos, vaya a Gráficos de barras y seleccione el gráfico de barras apiladas en 3D (podemos elegir 2-D o 3-D.

  • En las entradas de leyenda (Entradas de leyenda significan datos que se encuentran en el lado derecho del gráfico) podemos ver un botón para agregar. Haga clic en él y aparecerá una serie Editar.

  • En la serie, el nombre selecciona la celda de la fecha y el valor de la serie elimina el valor predeterminado y selecciona el rango de fecha.

  • Necesitamos agregar una nueva serie, así que nuevamente vamos al botón Agregar y en el nombre de la serie, seleccionaremos "Tiempo asignado" y en el valor de la serie el rango de Tiempo asignado.

  • Después de hacer clic en Aceptar, volvemos a nuestro cuadro de diálogo de selección de datos. En el eje horizontal, la etiqueta hace clic en el botón de edición y en el rango de etiquetas del eje, seleccione todas las tareas.

  • Haga clic en Tareas y luego haga clic derecho y seleccione "Formatear eje". En el lado derecho, aparece un cuadro de diálogo. Haga clic en Categorías en orden inverso resaltado.

  • Haga clic en la barra azul y vaya a formatear series de datos. En la sección Relleno, seleccione "Sin relleno".

  • A continuación se muestra el diagrama de Gantt para la empresa Boss.

Junto con los diversos usos del diagrama de Gantt, hay algunos pros y contras. Discutámoslo uno por uno,

Pros de Gantt Chart en Excel

  1. Diagrama de Gantt Da una ilustración clara del estado del proyecto.
  2. Ayuda a planificar, coordinar.
  3. Es altamente visible.

Contras del diagrama de Gantt en Excel

  1. El diagrama de Gantt no muestra dependencias de tareas. Si una tarea no se completa, una persona no puede asumir cómo va a afectar las otras tareas.
  2. El tamaño de la barra no indica la cantidad de trabajo, representa el período de tiempo.
  3. Necesitan ser actualizadas constantemente.

Cosas para recordar

  1. La tabla de datos debe hacerse para un diagrama de Gantt.
  2. Las tareas deben estar en orden ascendente.
  3. La fecha de inicio debe ser la primera fecha de inicio de la tarea.

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Esta ha sido una guía para un diagrama de Gantt en Excel. Aquí discutimos sus usos y cómo crear Gantt Chart en Excel con ejemplos de Excel y plantillas de Excel descargables. También puede ver estas funciones útiles en Excel:

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