Introducción a las técnicas de programación de proyectos
Necesitamos utilizar técnicas de programación en un proyecto para alinear todos sus aspectos para que funcionen entre sí. Un cronograma debe ser proporcional al tiempo establecido para el proyecto y todos sus recursos deben usarse de manera óptima. Dada la naturaleza variable del proyecto y su alcance, es difícil planificarlo, pero se espera que lo hagamos porque somos nosotros los responsables.
Un cronograma consta de todas las actividades incluidas en la implementación y ejecución de un proyecto dentro del marco de tiempo predeterminado del proyecto. Un cronograma del proyecto ayuda a priorizar el trabajo involucrado en un proyecto y finalizarlo de manera ordenada. También ayuda a designar a la persona adecuada para el trabajo y a la asignación adecuada de los recursos disponibles. La gestión del tiempo y los ajustes con el alcance de un proyecto solo son posibles si hay un cronograma adecuado preparado para el proyecto en el que se está trabajando.
Diferentes técnicas de programación de proyectos
La programación de proyectos generalmente incluye varias técnicas, a continuación se ofrece un resumen de cada técnica.
1) Análisis matemático
El Método de la ruta crítica (CPM) y la Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) son las dos técnicas más utilizadas por los gerentes de proyecto. Estos métodos se utilizan para calcular el lapso de tiempo del proyecto a través del alcance del proyecto.
a) Método de ruta crítica
El diagrama de árbol de cada proyecto tiene una ruta crítica. El Método de la ruta crítica estima el tiempo máximo y mínimo requerido para completar un proyecto. CPM también ayuda a identificar tareas críticas que deben incorporarse a un proyecto. Los cambios en el tiempo de entrega no afectan el horario. El alcance del proyecto y la lista de actividades necesarias para la finalización del proyecto son necesarios para utilizar CPM. A continuación, se calcula el tiempo que toma cada actividad. Luego, se identifican todas las variables dependientes. Esto ayuda a identificar y separar las variables independientes. Finalmente, agrega hitos al proyecto.
b) Técnica de evaluación y revisión del programa (PERT)
PERT es una forma de programar el flujo de tareas en un proyecto y estimar el tiempo total necesario para completarlo. Esta técnica ayuda a representar cómo cada tarea depende de la otra. Para programar un proyecto usando PERT, uno tiene que definir actividades, organizarlas de manera ordenada y definir hitos. Puede calcular los plazos para un proyecto en función del nivel de confianza:
- Tiempo optimista
- Sincronización más probable
- Tiempo pesimista
PERT utiliza la duración promedio ponderada y no las estimaciones para calcular diferentes períodos de tiempo.
2) Compresión de duración
La compresión de duración ayuda a acortar un horario si es necesario. Puede ajustar la programación establecida haciendo cambios sin cambiar el alcance en caso de que el proyecto se esté retrasando. Dos metodologías que se pueden aplicar: seguimiento rápido y fallas.
a) Seguimiento rápido
El seguimiento rápido es otra forma de usar CPM. El seguimiento rápido encuentra formas de acelerar el ritmo al que se implementa un proyecto ejecutando simultáneamente muchas tareas o superponiendo muchas tareas entre sí. CPM nos ayuda a identificar actividades que pueden usarse para acelerar el ritmo del proyecto. Aunque es una técnica atractiva, también tiene sus propios riesgos. Como muchas actividades se implementarán simultáneamente, es muy difícil cometer errores y comprometer la calidad.
b) estrellarse
Los choques involucran la participación de más recursos para terminar el proyecto a tiempo. Para que esto suceda, necesita recursos adicionales disponibles. Además, no se pueden realizar todas las tareas agregando recursos adicionales. La necesidad de agregar nuevos miembros del equipo a un proyecto y la divisibilidad limitada de las tareas conduce a aumentar la comunicación y es la razón básica detrás de esto. La técnica de bloqueo también se puede usar agregando tiempo, horas extras pagas, pero debe mantenerse dentro del plazo establecido. Desafortunadamente, lleva a aumentar el costo del proyecto.
3) simulación
La duración esperada del proyecto se calcula utilizando un conjunto diferente de tareas en la simulación. El cronograma se crea sobre la base de suposiciones, por lo que puede usarse incluso si se cambia el alcance o las tareas no son lo suficientemente claras.
4) Heurística de nivelación de recursos
Cortar el tiempo de entrega o evitar la subutilización o sobreutilización de los recursos haciendo ajustes con el cronograma o los recursos se denomina heurística de nivelación de recursos. Dividiendo las tareas según los recursos disponibles, de modo que ningún recurso esté subutilizado o sobreutilizado. El único inconveniente de esta metodología es que puede aumentar el costo y el tiempo del proyecto.
5) Lista de tareas
La lista de tareas es la técnica de programación de proyectos más simple de todas las técnicas disponibles. Documentado en una hoja de cálculo o procesador de textos está la lista de todas las tareas posibles involucradas en un proyecto. Este método es simple y el más popular de todos los métodos. Es muy útil al implementar proyectos pequeños. Pero para proyectos grandes con numerosos aspectos a considerar, la lista de tareas no es un método factible.
6) Diagrama de Gantt
Para rastrear el progreso y los propósitos de informes, el Diagrama de Gantt es una técnica de visualización utilizada en la gestión de proyectos. Es utilizado por los gerentes de proyecto la mayor parte del tiempo para tener una idea sobre el tiempo promedio necesario para terminar un proyecto. Un diagrama de Gantt del cronograma del proyecto es un diagrama de barras que representa actividades clave en secuencia a la izquierda frente al tiempo. Cada tarea está representada por una barra que refleja el inicio y la fecha de la actividad y, por lo tanto, su duración.
7) calendario
Muchos no consideran la programación de tareas en un calendario para los requisitos de su proyecto, ¡cuando deberían hacerlo! La mayoría de los calendarios se pueden seleccionar con nombres propios. En este caso, puede crear un calendario por proyecto y eventos programados para ese proyecto. El calendario muestra una línea de tiempo para todo el proyecto. La principal ventaja es que puede estar sujeto a cambios, ya que es compartible. Si bien parece ser una gran técnica para el seguimiento de un proyecto, tiene ciertas limitaciones, no puede asignar tareas a ciertas personas y no puede ver las dependencias de las tareas.
Conclusión
Las herramientas de programación de recursos pueden ayudar a un gerente de proyecto en la asignación de recursos y terminar un proyecto dentro del período de tiempo prescrito. También ayudan a preparar cronogramas para todos los proyectos que se tomarán en el futuro. Estudiar el desempeño pasado de su equipo, los obstáculos que enfrentó al perseguir un proyecto y cómo se superaron esos obstáculos son muy útiles. La programación debe ser una parte integral de la gestión del proyecto. Simplemente no ayuda a ahorrar tiempo, pero hace que el proyecto se organice.
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