Microsoft Project Planner
Desarrollado para Office 365, 'Microsoft Project Planner' , también denominado 'Office 365 Planner', es una herramienta basada en web o una aplicación de software para la gestión de proyectos. El planificador permite al equipo del proyecto desarrollar, asignar y administrar tareas, compartir archivos, conversar sobre el trabajo y recibir actualizaciones sobre el progreso del trabajo. Microsoft Planner está disponible para los usuarios suscriptores de Outlook 365 y Office 365 Business Essentials y Premium.
¿Cuándo usar un 'planificador'?
Aunque no es ideal para proyectos complejos, puede utilizarse como una herramienta conveniente en los siguientes casos:
- Gestionar proyectos a pequeña escala.
- Enfoques ágiles de gestión de proyectos.
- Si no hay tareas complejas y dependencias involucradas.
- Si no hay recursos para gestionar.
- Integrar 'Proyecto cliente en línea'.
¿Cuáles son los elementos de 'Microsoft Planner'?
Hay 3 elementos principales dentro del Planificador que se utilizan para organizar y administrar las tareas del proyecto:
- Tareas: en Microsoft Planner, las tareas incluyen actividades asignadas a los individuos. Las tareas también se pueden dividir en 'subtareas' utilizando una función de lista de verificación. Los archivos se pueden insertar o vincular desde Share-point o OneDrive. Los usuarios pueden rastrear los registros de cada tarea convenientemente en la parte inferior de la pantalla. La pantalla del planificador consta de las fechas de inicio y finalización del proyecto, el progreso y las actualizaciones de estado.
- Buckets: el conjunto de tareas se clasifica como 'Buckets'. Los usuarios pueden etiquetar los cubos y segregar las tareas en agrupaciones lógicas como Marketing, Recursos Humanos, TI, etc. según la aplicabilidad.
- Tableros: a medida que las tareas se enumeran y etiquetan en diferentes cubos, todo se agrupa y se denomina 'vista de tablero'. Este es un método conveniente y fácil de usar para monitorear qué tareas están pendientes y se deben completar para un proyecto en particular.
Características clave de 'Microsoft Planner'
- Cohesión y visibilidad del equipo: uno de los atributos clave del planificador es que ayuda en la organización visual del trabajo. Cada plan tiene su propio tablero y dentro de cada tablero, cada tarea se denota con una 'tarjeta'. La tarjeta incluye archivos adjuntos, fechas de vencimiento, conversaciones de trabajo entre los miembros del equipo y categorizaciones asociadas con las tareas del proyecto. Estas tarjetas obtienen vistas previas automáticas de imágenes, lo que hace que sea conveniente comprender de qué se trata la tarjeta de un vistazo. Además, las tarjetas se pueden organizar en el tablero en diferentes cubos. Estos cubos se pueden priorizar según la urgencia de la tarea y se pueden etiquetar con etiquetas de colores.
- Integración entre dispositivos: con Planner, todos los miembros del equipo están en la misma página. Ofrece soporte para dispositivos cruzados y funciona en computadoras portátiles, de escritorio y móviles. Se integra con Android e iOS.
- Alertas por correo electrónico : las alertas por correo electrónico se reciben cuando se asigna una nueva tarea o si se agrega una a una conversación. La bandeja de entrada compartida permite la comunicación con los miembros del equipo del proyecto. Esta bandeja de entrada se puede configurar con una dirección de correo electrónico que puede aceptar mensajes de personas ajenas al grupo o la organización.
- Vista de gráfico: esta función lo ayuda a mantenerse alerta sobre el progreso de la tarea. Un gráfico circular denota todas las tareas dentro de un plan, que se subdivide en el progreso de la tarea. Las tareas finalizadas aparecen como 'verdes', las tareas en progreso aparecen como 'azules', las tareas incompletas más allá de la fecha de vencimiento aparecen como 'rojas' y las tareas aún por comenzar aparecen como 'amarillas'. La vista de gráfico también muestra qué tarea se ha asignado a qué miembro del equipo.
- Vista de programación: esta función ofrece al usuario una vista similar a la de un calendario sobre lo que sucede a bordo. Como su nombre indica, la vista está vinculada a las fechas de inicio y vencimiento del proyecto. Ofrece dos opciones de vista 'mensual' y 'semanal'. La vista semanal es útil para reuniones de pie, mientras que la vista semanal ofrece una visión general de lo que se viene a bordo. Por lo tanto, los usuarios pueden controlar los plazos, el estado del proyecto y reprogramar tareas mediante arrastrar y soltar.
- Vista de concentrador: esta vista permite a los usuarios realizar un seguimiento del progreso general de las tareas del proyecto en todos los planes.
- Biblioteca de documentos de SharePoint: esta característica es un espacio central para almacenar y compartir archivos relevantes entre los miembros del equipo del proyecto.
- Planner OneNote: esta es una de las características de colaboración que ofrece emparejarse entre OneNote y Planner. Simplemente haciendo clic en "cuaderno" en cualquiera de los planes, OneNote crea un nuevo cuaderno correspondiente al plan. Los usuarios dentro del plan pueden escribir en el cuaderno, actualizándolo periódicamente con información. Esta característica es ideal para usuarios que no están activos durante un día más o menos y pueden seguir el progreso a través de OneNote.
- Etiquetado: el planificador permite al usuario etiquetar las tareas individuales utilizando el código de color. Los usuarios pueden definir las etiquetas y codificarlas en color para indicar la prioridad de la tarea. Por ejemplo, si una tarea en particular es de alta prioridad, se le puede dar una etiqueta 'roja', una tarea de prioridad moderada obtiene una etiqueta 'rosa' y las de baja prioridad una etiqueta 'verde'. Por lo tanto, nombrar la etiqueta asignando un código de color hace que el texto aparezca junto a la etiqueta adjunta.
Precios del planificador de Microsoft
En el plan Office 365 Business Essentials, el planificador cuesta 5 dólares por usuario por mes con compromiso anual. Y, para el plan Office 365 Business Premium, tiene un precio de 12, 50 dólares por usuario por mes con compromiso anual.
Conclusión
Teniendo en cuenta sus muchas características, 'Microsoft Planner' puede ser una herramienta eficaz y eficiente para la gestión de proyectos basada en el alcance de un proyecto. No solo ayuda en la gestión de tareas, sino que también proporciona visibilidad del rendimiento del equipo. La integración nativa ofrecida por el planificador facilita el trabajo en todas las aplicaciones, manteniendo todo dentro del mismo ecosistema. Es una excelente herramienta de administración de proyectos que se ofrece a las empresas sin costo adicional para su suscripción a Office 365, además, eliminando los costos de una herramienta de terceros separada.
Microsoft continuamente invierte en remodelar su producto en función de las opiniones y comentarios de los usuarios, lo que definitivamente significa la adición de características interesantes en el futuro cercano.
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