Informes de gestión de proyectos
La comunicación juega un papel vital en la evolución de todo lo que los humanos hacemos girar. Ya sea que se trate del mundo de los negocios a través de cierto medio, siempre aterrizamos transmitiendo nuestro mensaje o puntos de vista para que otros sean receptivos y consuman los pensamientos en nuestra mente. En la configuración de un informe de gestión de proyectos, tenemos esta comunicación efectiva que se nos presenta en forma de informes. Dentro de los informes de gestión de proyectos, hay muchos informes diferentes que se elaboran cuidadosamente y se envían a individuos o grupos de personas seleccionados para que nuestra comunicación sobre los procedimientos del proyecto sea clara, precisa y efectiva.
En este artículo, analizaremos el mundo de los informes de gestión de proyectos y todo lo que abarca.
¿Por qué necesitamos un informe de gestión de proyectos?
La introducción establece claramente la necesidad de una comunicación efectiva dentro de los miembros de la organización y aquellos externos a la organización, y para este propósito, contamos con informes de gestión de proyectos. Si bien en la mayoría de los casos, a menudo tenemos diferentes medios de comunicación que se comunican con grandes audiencias objetivo y la comunicación prestada puede ser completamente inútil para algunos que la reciben, es aquí donde tenemos que buscar una comunicación efectiva, en la que la comunicación es clara y precisa y casi lo que se necesita. Nunca tendríamos que preocuparnos por actualizar a los diferentes interesados en la lista de proyectos si tenemos un sistema eficiente de informes de gestión de proyectos para hacerlo.
Con un sistema de informes de gestión de proyectos implementado, tiene un proceso regular y formal de distribución de informes que actualizará a las partes interesadas clave sobre los aspectos del proyecto que necesitan saber. De esta forma, puede proteger a los miembros de su equipo de proyecto y a las partes interesadas del proyecto de sorpresas inesperadas y cosas que son extremadamente críticas para ser conocidas. Es a través de informes que entendemos el progreso del proyecto y el ritmo al que se ejecuta a través del plan del proyecto. Incluso entenderemos qué es lo que impide que el proyecto avance más rápido y tendremos la oportunidad de analizar los diversos aspectos del proyecto en relación con el plan de gestión del proyecto, que se estableció de manera eficiente antes.
Además de ser uno de los aspectos centrales de la comunicación, los informes de gestión del proyecto pueden ser utilizados efectivamente por la gerencia para mantener un historial documentado del proyecto y sus procedimientos. Con esta historia, se pueden realizar análisis para extraer lecciones, evaluar los procesos y conocer las fortalezas y debilidades del progreso del proyecto. Estas lecciones se pueden incorporar en el aprendizaje general de la oficina de gestión de proyectos en la organización y resumirse en todos los diferentes proyectos dentro de la organización.
En resumen, los informes de gestión de proyectos esperan ser:
- El vínculo de comunicación efectivo entre todos los diferentes interesados en el proyecto y la organización.
- La ayuda en la recopilación de datos e información importantes para realizar un seguimiento y registros de los procedimientos del proyecto.
- El sistema que asegura la recepción de información al personal necesario cuando sea necesario
- El punto de los anuncios cuando el proyecto alcanza un hito
- La columna vertebral de la comprensión de la organización del proyecto, su gestión, su plan y su objetivo.
Los 5 tipos principales de herramienta de informes de gestión de proyectos
En esta sección, analizaremos 5 tipos diferentes de herramientas de informes de gestión de proyectos que existen cuando se trata de informes de proyectos en la gestión de proyectos y su sistema. Cada uno de estos tipos desempeña un papel fundamental en el desarrollo del proyecto y la transición sin problemas del proyecto de sus etapas iniciales a la etapa exitosa.
Informe n. ° 1 del parte de horas
Junto con cada aspecto del proyecto bajo su mando, como gerente de proyecto, uno de los informes de gestión de proyectos más importantes que puede aparecer en su lista de informes debe ser el Informe de parte de horas. En este informe, encontrará todos los detalles relacionados con el tiempo que dedican sus recursos mientras trabaja en el proyecto.
Un informe de parte de horas puede ser muy interesante y útil para la herramienta de informes de gestión de proyectos, ya que puede verificar los siguientes detalles por usted:
- Tiempo que cada empleado ha invertido
- Trabajo completado en un día, semana o mes en particular
- Responsabilidad de cada miembro del equipo frente a la tarea asignada a ellos
- Sobrecarga o subutilización de recursos en los proyectos
- Gestión de personas para ser prestada a un recurso particular
Este informe debe ser distribuido por los gerentes de proyecto a los miembros de su equipo. Un gerente de proyecto puede recurrir al uso de la herramienta de informes de gestión de proyectos para rastrear el tiempo. Los miembros de su equipo pueden utilizar esta herramienta de informes de gestión de proyectos para hacerles un seguimiento preciso de su tiempo. De esta manera, un gerente de proyecto tiene una idea completa del tiempo y el esfuerzo invertidos en completar una tarea en particular o el proyecto completo.
# 2 Informe de gastos
Imagine una situación en la que va junto con el proyecto y, en su opinión, está avanzando sin problemas, según lo previsto. Los miembros de su equipo se ven geniales y las tareas van según lo planeado, dentro de los plazos. Al cierre de la ejecución del proyecto, usted y los miembros de su equipo unen sus gastos totales en el proyecto y usted calcula el presupuesto consumido por los recursos y cada material utilizado. Para su sorpresa, sus cálculos lo sorprenden ya que el costo incurrido va mucho más allá del presupuesto asignado al proyecto y lo que pensó que era un proyecto exitoso es, de hecho, un proyecto ahogado en pérdidas. Tal vez no haya salido según lo planeado, si tuviera un informe de gastos haciendo las rondas semanalmente, podría haberlo previsto y tomado medidas correctivas para evitar que el proyecto supere su presupuesto.
Un informe de gastos detallaría todos los gastos incurridos y usted también podrá mantener estas hojas frente al presupuesto planificado. Este informe puede ser visto por el gerente del proyecto y las partes interesadas, quienes aprueban los presupuestos semanalmente, pero el registro de los gastos, ya sean grandes o pequeños, debe realizarse en tiempo real.
# 3 Informe de estado del proyecto
Uno de los informes de gestión de proyectos más importantes es el Informe de estado del proyecto. El hecho de que esto lo convierta en el informe global es lo que lo hace importante. El estado completo del proyecto debe reflejarse en este informe único. Puede tenerlo en formato de tabla y gráficos o puede tener los datos y la información ante usted en forma de hojas de cálculo.
El informe del estado del proyecto maestro indicará los siguientes estados relacionados con el proyecto:
- Trabajo completado
- Plazo retrasado
- Variación en el cronograma (planificado vs. reales)
- Variación en el costo (planificado vs. reales)
- Seguimiento de problemas
- Seguimiento de riesgos
- Tareas pendientes
Además de estos, puede agregar o restar lo que necesita saber sobre este proyecto y su estado. Para obtener más información sobre los Informes de estado del proyecto, puede visitar la publicación de blog que leí recientemente, aquí mismo. ¡Feliz gestión de proyectos informándote!
# 4 Informe de carga de trabajo de recursos
De manera similar al Informe de parte de horas, el Informe de carga de trabajo de recursos hará un seguimiento de la cantidad de trabajo asignado a cada miembro del equipo del proyecto. Este informe de gestión del proyecto es muy beneficioso para el gerente del proyecto en tareas o asignación de trabajo. Todos los miembros del equipo también se actualizan con este informe para que puedan verificar sus tareas para la semana y si hay escasez de trabajo, pueden acercarse a su gerente de proyecto e iniciar el trabajo que pueden hacer.
El Informe de carga de trabajo de recursos también se puede usar para pronosticar la carga de trabajo del proyecto en un día en particular, de modo que el gerente del proyecto pueda adelantarse a su juego y, en consecuencia, mover el plan del proyecto a medida que avanza la carga de trabajo. Incluso pueden descifrar un plan adecuado y hacer malabarismos con el trabajo pendiente o en proceso.
# 5 Informe de cartera
Este es un informe de gestión de proyectos especialmente para gerentes de proyectos que manejan más de un proyecto en un momento dado. Este informe muestra su cartera en el trabajo para los muchos proyectos que tienen bajo ellos. Como se ve, este informe de cartera mostrará la cantidad de proyectos que el gerente del proyecto está manejando y garantizará que las fechas importantes estén junto a las menciones del proyecto. Estas fechas incluirán todas las fechas clave, la fecha de finalización del proyecto y también indicarán el estado actual del proyecto a medida que avanza de una etapa del proyecto a otra.
Este es un informe bastante pequeño y puede ser opcional para muchos. Encontré que esto era muy esencial para mí y me ayudó a realizar un seguimiento de todos mis proyectos y lo que necesitaba mi atención más que el otro en ese momento en particular.
Mejores informes de proyectos en prácticas de gestión de proyectos
Proponer un informe de proyecto en el informe de gestión del proyecto puede ayudarlo a pasar las noches en vela y las mañanas tempranas reflexionando sobre lo que viene a continuación, lo que realmente estoy construyendo como mi proyecto y cómo quieren ser mis informes. En esta sección, veremos lo siguiente:
1) Dos de crear un informe de proyecto simple en Project Managemen
2) Formas de hacer que los informes de proyectos en la gestión de proyectos sean significativos
# 1 Lo que se debe hacer para crear un informe de proyecto simple en la gestión de proyectos
Ahora, veremos las diferentes formas y medios de informes de proyectos en la gestión de proyectos que puede inculcar en su informe de gestión de proyectos para obtener la eficiencia que necesita.
- Reutilice los informes existentes : el uso de plantillas de proyectos puede ayudarlo a no perderse nada y puede dirigirlo exactamente a lo que necesita durante la recopilación de requisitos del proyecto y la recopilación de datos e información.
- Utilice los datos hasta el punto : no se pase por las ramas y llegue al punto con los datos correctos y, lo que es más importante, los datos precisos para sus informes.
- Mantenga las etiquetas simples : al etiquetar sus gráficos y cuadros o filas y columnas de datos, asegúrese de que sean cortos y precisos.
- Los datos deben ser procesables : lo que sea que represente en su informe no deben ser datos estáticos, sino información sobre la que se puede actuar o mostrar algún movimiento en el proyecto.
- Brinde espacio para que las personas respondan al informe : asigne días después de la publicación de su informe para pedirle a las personas su opinión sobre las cosas que se muestran en el informe.
- Verifique con las personas su comprensión del informe : siéntese con personas de su equipo, otros equipos, personas de la tercera edad y la alta gerencia y pregúnteles sobre la impresión que su informe les da cuando los publica.
- Delegar informes de gestión de proyectos: haga que un individuo dedicado prepare los informes por usted y no los haga usted mismo; Estarás perdiendo el tiempo.
- Los gráficos funcionan mejor : siempre recurra a cuadros y representaciones gráficas en lugar de hojas de cálculo de datos, ya que le contarán mejor la historia del proyecto.
# 2 formas de hacer que la presentación de informes de proyectos en la gestión de proyectos sea significativa
Para que su informe de gestión de proyectos sea más significativo, es esencial que transmita solo la información suficiente según sea necesario. Cuando transmita esta información programada y esbozada, es crucial que aún se apegue a una determinada directriz; de lo contrario, hay una buena posibilidad de que estés jugando con datos e información por todo el lugar. Para dedicar menos tiempo a compilar un informe y hacerlo convincente para el lector, debe atenerse a las líneas que dibuja y responder a los siguientes comentarios:
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Trabajo completado
Indique en su informe lo que sucedió durante la semana o establezca un período de tiempo requerido por su informe, por ejemplo, una quincena o un mes. Realice un resumen de todo lo que se ha dicho y hecho en el mundo de su proyecto, en su informe. Luego podrá escalar su progreso y, en consecuencia, tener una idea de lo que sucede a continuación.
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Que sigue
Concéntrese en la siguiente etapa de su proyecto y asegúrese de tener un informe de gestión del proyecto que indique el plan de acción que se lleva a cabo después de haber elaborado las ganancias y pérdidas del período contable pasado. Mantenga la luz informada y no enfoque ni amplíe un área determinada de su informe. Si bien debe sumergirse en los detalles por sí mismo como gerente del proyecto, los informes que se envían a otras personas en el proyecto pueden no necesitar ese nivel de información detallada. Conozca a su audiencia y elabore informes en consecuencia.
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Obstrucciones
Anticipe los problemas que prevé y enumérelos en sus informes. Es posible que algunos informes no tengan el concepto de problemas enumerados, pero siempre que sea posible, asegúrese de que sus partes interesadas sepan que ha tenido en cuenta los problemas o las obstrucciones que puede enfrentar cuando realiza una etapa particular de su proyecto. Informe esto con planes de acción que se pueden implementar una vez que se enfrentan estas obstrucciones.
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Dibuja una tendencia
Mantenga un cuadro de progreso siempre a mano y asegúrese de tener una línea de tendencia para cada esfuerzo que haya emprendido. Sigue así y tendrás un impulso que cuidar. Haga que los indicadores clave de rendimiento le muestren la forma en que se maneja su proyecto y lo ayudará inmensamente con los informes de gestión del proyecto.
Artículos de recomendación
Esto tiene una guía para el informe de gestión del proyecto. Aquí también hemos discutido los 5 principales tipos de herramienta de informes de gestión de proyectos. También puede consultar los siguientes artículos.
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