Resumen del plan de gestión de la comunicación
El plan de gestión de la comunicación es una parte integral del plan de gestión del proyecto donde el proceso de recopilación, generación, registro y circulación de la información requerida por los interesados se planifica y comunica de manera estructurada.
La mayoría de los problemas / limitaciones que surgen y no se resuelven en un proyecto se deben a la falta de comunicación. Existe la necesidad de una forma estructurada o un método de comunicación para el gerente del proyecto. El plan de gestión de la comunicación es el aspecto clave al preparar un plan de gestión del proyecto / carta del proyecto.
Durante el inicio del proyecto, el método de comunicación o plan de gestión de la comunicación debe definirse claramente para evitar cualquier tipo de obstáculos. El plan de gestión de la comunicación ayuda a establecer el flujo de información en un proyecto. Varios interesados están presentes en el proyecto a saber. Gerencia, gerente de proyecto, miembros del equipo multifuncional, proveedores, agencias externas, etc.
Para que un proyecto sea exitoso, la comunicación efectiva es muy esencial y, por lo tanto, la necesidad de un plan de gestión de la comunicación. En el caso de un proyecto residencial, un gerente de proyecto puede generar un plan de comunicación con las partes interesadas para informar a las diferentes partes interesadas sobre el proyecto y abordarlas donde se requiera su intervención.
Lista de plan de gestión de comunicación
Algunos planes de gestión de la comunicación con sus diferentes tipos se dan a continuación.
1) Reuniones de proyectos -
Existen diferentes tipos de planes de gestión de la comunicación para varias partes interesadas en el proyecto, como:
- Reunión de revisión de proyectos (para la alta dirección)
- Reunión de coordinación del proyecto (para equipos multifuncionales)
- Reunión de revisión de proveedores (para vendedores)
- Reunión de revisión del proyecto:
Para comunicarse y proporcionar información a la gerencia, las "reuniones de revisión de proyectos" pueden servir como un plan de comunicación para informarles sobre varios aspectos de los proyectos, como el progreso del proyecto, la etapa de diseño del proyecto, el nombramiento de contratistas, asuntos de enlace, locales problemas, factores externos, etc. Esto servirá como un sistema de información que los mantendrá al tanto del proyecto y les permitirá intervenir si es necesario.
- Reunión de coordinación del proyecto:
Para comunicarse y proporcionar información al equipo interfuncional, se pueden realizar "reuniones de coordinación del proyecto" y se pueden presentar problemas / limitaciones del proyecto a los miembros del equipo en función de su experiencia funcional. Por ejemplo, para lograr un objetivo establecido por la gerencia y en base a las condiciones del sitio, se requiere un cambio de diseño, entonces estas reuniones podrían servir como una plataforma para comunicarles información y al mismo tiempo pueden proporcionarles la solución. Al final de dichas reuniones, se deben preparar las actas y se deben distribuir para que todos los interesados estén informados sobre el cambio.
- Reunión de revisión de proveedores:
Para comunicarse y proporcionar información a los proveedores, se realizarán "reuniones de revisión de proveedores" de forma semanal o quincenal, según los requisitos del proyecto. En esta reunión, el proveedor puede proporcionar gráficos de progreso, análisis de tendencias, pronóstico / proyección para actividades de equilibrio para comunicar al gerente del proyecto sobre su alcance de trabajo.
Para evitar la conmoción y garantizar una comunicación adecuada, todas las reuniones mencionadas anteriormente tendrán una agenda bien definida. La frecuencia también debe ser predeterminada. El número de participantes debe ser preciso y debe tener los miembros correctos. Las agendas deben flotarse con bastante anticipación para que los participantes estén preparados para la reunión. Cualquier desviación de los puntos de la agenda no debe ser entretenida. El gerente del proyecto será el conductor de la reunión para evitar desviaciones.
Además de los métodos formales anteriores, a veces los métodos informales de comunicación cara a cara o comunicación telefónica también ayudan a resolver los problemas de un proyecto.
Además de lo anterior, el plan de gestión de la comunicación debe actualizarse cuando sea necesario, según los requisitos del proyecto.
2) Informes de rendimiento -
Hay informes de rendimiento para cada proyecto donde la información / datos se registrarán para comunicarse con las partes interesadas.
Los diferentes tipos de informes de rendimiento son los siguientes:
- Informe de estado
- Informe de progreso
- Informe de tendencias
- Informe de proyección (o) proyección
- Informe de variación
- Informe de valor ganado
- Documento de aprendizaje del proyecto
a) Informe de estado:
- Estos informes presentan el desempeño actual del proyecto contra la línea de base anterior.
- Los plazos para la circulación de estos informes serán diarios / semanales.
b) Informe de progreso:
- Este informe describe el trabajo realizado total en un marco de tiempo particular.
- Existen diferentes tipos de informes en esta categoría según el intervalo de circulación.
| S.No. | Tipo de informe de progreso | Descripción | Plazos de circulación | Presentado a |
| 1 | DPR | Informe de progreso diario | Diario | Cliente y equipo interno |
| 2 | WPR | Informe de progreso semanal | Semanal | Cliente, gerencia media |
| 3 | MPR | Reporte de progreso mensual | Mensual | Cliente, Alta gerencia |
c) Informe de tendencias:
- El informe de tendencias indicará la tendencia al alza o a la baja del proyecto en función del progreso
- Es un informe típico de la alta dirección que se distribuye / discute mensualmente.
d) Pronóstico (o) Informe de proyección:
- Se informa un pronóstico o progreso / rendimiento esperado futuro del proyecto en función del escenario actual del proyecto.
- Un pronóstico preliminar se revisa según el requisito y se presentará / distribuirá cuando sea requerido por el Cliente / Administración.
e) Informe de variación:
- Este informe compara el progreso real con la línea de base y se representan las variaciones incurridas en costo y tiempo.
- Este informe generalmente se distribuye junto con el informe de tendencias, es decir, mensualmente.
f) Informe del valor ganado:
- Este informe consta de medidas de alcance, costo y cronograma para evaluar el desempeño del proyecto. Que se distribuirá mensualmente.
g) Documento de aprendizaje del proyecto:
- Con referencia a todos los informes de rendimiento, se prepara un documento general de aprendizaje del proyecto que será útil para acceder al proyecto y también ayuda a resolver las sugerencias para proyectos futuros.
3) Escalada -
Siempre que surgen problemas o complicaciones en las comunicaciones del proyecto, entonces es necesario escalar el problema a la gerencia si no se puede lograr / hacer una resolución dentro del equipo interno del proyecto.
Con respecto a la gravedad del problema, la autoridad de decisión y el marco temporal cambiarán de la siguiente manera:
| Prioridad | Gravedad | Autoridad de decisión | El plazo para la resolución (días hábiles) |
| 1 | Impacto importante en el proyecto, es decir, que puede tener un impacto significativo en tiempo y costo. | Nivel de alta gerencia | Dentro de medio día |
| 2 | El impacto medio que puede afectar el costo o el cronograma | Alta gerencia y nivel de gerencia media | Dentro de 1 día |
| 3 | El impacto menor que puede retrasar los plazos | Nivel de gerencia media | Dentro de 2 días |
| 4 4 | Sin impacto en el proyecto, pero hay una mejor alternativa | Nivel medio de gestión y liderazgo de proyecto | El trabajo debe estar en progreso, las soluciones alternativas deben ser resueltas y enviadas para su aprobación por la junta de administración de cambios. |
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