Cómo imprimir etiquetas desde Excel (Tabla de contenido)

  • Introducción a la impresión de etiquetas desde Excel
  • Pasos para imprimir etiquetas desde Excel

Introducción a la impresión de etiquetas desde Excel

Microsoft Excel es una herramienta más útil de lo que pensamos y sabemos. Puede hacer muchas cosas en un santiamén y sin problemas. En la vida real, es un trabajo complicado intentar imprimir etiquetas en el tamaño del papel más allá de la documentación estándar. Créame, hay muchas personas en el mundo que luchan con este problema. Sin embargo, una guía paso a paso adecuada junto con algo de práctica harán la tarea por ustedes. Excel puede ser demasiado útil a este respecto debido a su formato de hoja de cálculo que es ideal para almacenar información de contacto y dirección del usuario.

Excel facilita la vida en colaboración con Microsoft Word en la impresión de etiquetas de correo. Proporciona características que le permiten crear etiquetas y obtener una vista previa antes de imprimir. Con la función de combinación de correspondencia con Microsoft Word, puede realizar esta tarea de forma ordenada e imprimir las etiquetas de correo con facilidad directamente desde Excel.

¿Cómo imprimir etiquetas desde Excel?

Veamos cómo podemos imprimir las etiquetas de correo de Excel con algunos ejemplos.

Puede descargar aquí Cómo imprimir etiquetas desde la plantilla de Excel aquí - Cómo imprimir etiquetas desde la plantilla de Excel

Paso # 1 - Agregue datos a Excel

  • Cree un nuevo archivo de Excel con el nombre "Imprimir etiquetas desde Excel" y ábralo.
  • Agregue los detalles en esa hoja. Como queremos crear etiquetas de correo, asegúrese de que cada columna esté dedicada a cada etiqueta. Ex. Saludo, nombre, apellido, dirección, ciudad, estado, código postal, estas deben ser las columnas y la información correspondiente debe completarse en esas columnas. Vea la captura de pantalla a continuación:

  • Como se muestra en la captura de pantalla, sus detalles deben ser una entrada por columna. Ayuda a gestionar e imprimir etiquetas correctamente.
  • Guarde el archivo una vez que haya terminado de ingresar los datos y cierre los mismos.

Paso # 2 - Confirma el formato del archivo en Microsoft Word

Como mencioné anteriormente, vamos a utilizar el archivo de Excel en Word. Es obligatorio establecer algunas configuraciones de formato de archivo en Microsoft Word para que pueda usar el archivo de Excel en él. Básicamente, este paso ayuda a tener una conversión suave entre Word y Excel.

  • Abre un archivo de Word. Haz clic en> Archivo. Seleccione> Opciones (ubicado en la parte inferior del panel izquierdo).
  • Aparecerá un nuevo panel de opciones. Haga clic en> Avanzado. En Configuración avanzada, desplácese hacia abajo hasta la sección Configuración general.
  • Asegúrese de que la casilla Confirmar conversión de formato de archivo al abrir esté marcada y luego haga clic en Aceptar. Por favor, vea la captura de pantalla a continuación.

Paso # 3 - Configurar etiquetas en un documento de Word en blanco

  • En un documento de Word en blanco, vaya a> Envíos, seleccione> Iniciar combinación de correspondencia, seleccione> Etiquetas.

  • Se abrirá un nuevo panel llamado Opciones de etiqueta. Debajo de eso, seleccione Proveedores de etiquetas como Avery US Letter, Número de producto como 5160 Etiquetas de dirección. Luego, haga clic en Aceptar. Vea la captura de pantalla a continuación.

Además, eche un vistazo al botón Nueva etiqueta … al usarlo, puede crear sus propias etiquetas con dimensiones personalizadas.

Paso 4: conecte la hoja de trabajo a las etiquetas

Ahora, conectemos la hoja de trabajo que realmente contiene los datos de las etiquetas a estas etiquetas y luego imprímala.

  • Vaya a la pestaña Correo> Seleccionar destinatarios (aparece en el grupo Iniciar combinación de correspondencia)> Usar una lista existente. Aparecerá una nueva ventana Seleccionar fuente de datos.

  • Navegue hacia la carpeta donde se almacena el archivo de Excel en la ventana emergente Seleccionar origen de datos. Seleccione el archivo en el que se almacenan las etiquetas y haga clic en Abrir.

  • Aparecerá un nuevo cuadro emergente llamado Confirmar origen de datos. Haga clic en Aceptar para que el sistema sepa que desea utilizar la fuente de datos.

  • Nuevamente aparecerá una ventana emergente llamada Seleccionar tabla. Haga clic en Aceptar para seleccionar la tabla de su hoja de Excel para las etiquetas.

Paso # 5 - Agregar campos de combinación de correspondencia

Este es el paso donde sus encabezados de columna bien formateados tendrán sentido. Si cree que algunas etiquetas no tienen columnas apropiadas asignadas, puede cambiarlas. Es fácil.

  • Seleccione el primer registro del documento y haga clic en Bloqueo de dirección (aparece en Escribir e insertar campos en Correos).

  • Seleccione el formato apropiado en el que necesita que aparezca el nombre del destinatario. Esto permitirá que el primer nombre de nuestra lista junto con los detalles de la dirección se asignen a ese primer registro.

  • Seleccione campos de coincidencia de escribir e insertar campo.

  • Seleccione los encabezados de columnas apropiados para los campos obligatorios. Haga clic en Aceptar una vez que haya terminado.

  • Haga clic en Actualizar etiquetas que aparecen en el panel Escribir e insertar.
  • Una vez que haga clic en Actualizar etiquetas, todos los nombres junto con los detalles de la dirección tomarán posiciones de cada registro en el documento uno por uno y eventualmente cada registro se actualizará.

Paso # 6 - MergeWorksheet y Word File

Ya casi hemos terminado y estamos en el paso final de la impresión de etiquetas con nombre para nuestra lista de correo. Después de este paso, podrá ver las etiquetas de correo en una nueva hoja de palabras y podrá imprimirlas.

  • En el lado derecho del panel Mailings, puede ver un menú desplegable llamado Finish & Merge. Haga clic para ver las diferentes opciones disponibles.

  • En el menú desplegable que aparece, haga clic y seleccione Editar documentos individuales.

  • Ahora, aparece un nuevo panel llamado Combinar en nuevo documento. Seleccione la selección Todo en combinación de registros y haga clic en Aceptar para combinar toda la información de la hoja de Excel con las etiquetas de correo de palabras.

  • Se abrirá un nuevo documento de etiqueta con todas las etiquetas de correo insertadas una por una en el formato que necesita. Vea la captura de pantalla a continuación.

Puede dar la impresión de estas etiquetas y utilizarlas en su envío. Hace tu tarea bastante fácil, ¿no?

Cosas para recordar

  • Asegúrese de usar una columna a la vez para cada etiqueta en Excel, funcionará en ese momento y solo en ese momento.
  • Mientras conecta el archivo de Word y Excel, asegúrese de seleccionar el nombre de columna adecuado como campo para que la etiqueta resultante se formatee en consecuencia y no se encuentren diferencias.

Artículos recomendados

Esta es una guía sobre cómo imprimir etiquetas desde Excel. Aquí discutimos los Pasos para imprimir etiquetas desde Excel junto con ejemplos y plantillas de Excel descargables. También puede consultar los siguientes artículos para obtener más información:

  1. Fórmula INDIRECTA en Excel
  2. Tutoriales en el área de impresión de Excel
  3. ELIGE Fórmula en Excel
  4. Fórmula COLUMNAS en Excel

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Consejos de Excel