Introducción a la comunicación en la gestión de proyectos
Antes de usar un mono y comenzar a describir la importancia de la comunicación en el proyecto, debemos tener una comprensión clara de la "gestión del proyecto". La gestión de proyectos es la disciplina de usar procedimientos, políticas y principios para dirigir con éxito un proyecto desde su concepción hasta su finalización. Además, es el algoritmo de planificación, organización y control de los recursos de la empresa para mover ciertas tareas / actividades hacia el logro.
Definición de gestión de proyectos
Wikipedia define la gestión de proyectos como "la disciplina de iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar el trabajo de un equipo para lograr un objetivo específico y cumplir con criterios específicos de éxito".
En general, asociamos este término 'gestión de proyectos' con las industrias como la construcción, la tecnología de la información, la ingeniería, la atención médica que tienen un conjunto complejo de componentes para organizar de cierta manera para alcanzar la meta en un lapso de tiempo. Aunque cada industria enmarca las metodologías del proyecto en función de sus necesidades, la responsabilidad del gerente del proyecto es casi la misma, incluida la determinación de la tarea, la finalización y también el control de calidad del producto terminado.
Fases de la comunicación en la gestión de proyectos
Desde la conceptualización hasta la finalización, hay cinco fases que se han utilizado para entregar un resultado articulado exitoso.
1. Iniciación : esta fase determina el comienzo del proyecto. Una vez que el gerente del proyecto obtiene la aprobación, comienza la documentación de la descripción del concepto que incluye el objetivo basado en el propósito del proyecto y el resultado deseado con el cálculo de riesgos.
2. Planificación: en esta fase, el gerente del proyecto verbaliza la estrategia para lograr el objetivo con el estricto cumplimiento de la línea de tiempo. Él o ella puede elegir a los miembros del equipo y determinar las tareas / actividades, la asignación de los mismos entre los miembros del equipo con hitos dados y parámetros clave de éxito. Establecer un horario de trabajo y una línea de comunicación también se considera durante esta fase.
3. Ejecución: el gerente del proyecto implementa los recursos para producir el resultado deseado como se indica en el plan del proyecto.
4. Control: en esta fase, el gerente del proyecto monitorea el trabajo en equipo para alinear el desempeño proyectado según lo determinado en la fase de planificación.
5. Cierre: en la etapa final, el gerente del proyecto entrega el resultado final a sus superiores y facilita la tarea administrativa si queda alguna.
Comunicación efectiva en la gestión de proyectos
Para lograr el objetivo con éxito, la comunicación efectiva es el factor clave que el gerente del proyecto debe tener en cuenta desde el comienzo de la formulación de una estrategia. Es por eso que podemos decir que la comunicación eficiente y efectiva es el elemento vital de cualquier tipo de gestión de proyectos. Muchos proyectos fracasan debido a la ineficacia o falta de comunicación. Según el informe del PMI (Project Management Institute), un gerente de proyecto debe pasar el 90% de su tiempo para comunicarse con las partes interesadas y los miembros del equipo. El liderazgo exitoso depende de una comunicación clara sobre el objetivo, el rendimiento, la responsabilidad, el logro, los desafíos, así como la retroalimentación de los clientes con los miembros del equipo que generalmente pertenecen a un grupo diverso de personas. La presentación periódica de informes sobre el progreso y el estado del proyecto a las partes interesadas es la parte decisiva del liderazgo eficaz del proyecto. Por lo tanto, una gestión de comunicación adecuada que consta de tres procesos mitiga el riesgo de falla en cierta medida. Estas son algunas de las comunicaciones efectivas en la gestión de proyectos.
- Plan de comunicación
- Gestionar la comunicación.
- Monitorear la comunicación
Plan de comunicacion
El primer paso en el plan de comunicación es descubrir el análisis de los requisitos de comunicación. Hay tanta información sobre el proyecto, pero qué información debe enviarse a quién es importante decidir. El plan de comunicación debe ser lo suficientemente detallado como para cubrir todos los factores, incluida la audiencia (miembros del equipo, partes interesadas, cliente), objetivo, canal (el medio de comunicación, como verbal, escrito), etc.
Gestionar la comunicación del proyecto
Es la responsabilidad máxima del gerente del proyecto implementar el plan de comunicación. Esto incluye -
- Recopilación y análisis de datos.
- Distribuir y transmitir mensajes.
- Almacenamiento de cualquier informe de comunicación, archivos o documentos.
- Recuperación de cualquier comunicación almacenada.
- Eliminación de cualquier informe de comunicación anterior o cierre del proyecto o conjunto de fechas.
Supervisar el plan de comunicación
El gerente del proyecto debe monitorear y controlar el plan de gestión de la comunicación a lo largo de su ciclo de vida.
En el contexto de la comunicación del proyecto, se trata de "intercambio de conocimientos, habilidades y experiencia". Hay tres áreas cruciales de comunicación que tienen mucho peso para el éxito de cualquier proyecto. Son -
- Intercambio interno de información.
- Intercambio de información e informes con las partes interesadas del proyecto.
- Proyecto de marketing
Es importante que el gerente del proyecto conciba la estrategia de comunicación a instancias del proyecto. Los métodos de comunicación que seguirían es la decisión seria del líder del proyecto. Aunque las metodologías, activas o pasivas, pueden diferenciarse en función de la estructura organizativa y el estándar de la industria. Estos son algunos métodos de comunicación efectiva que un gerente de proyecto puede adaptar para comunicarse de manera eficiente y deliberada con los miembros del equipo y las partes interesadas.
Métodos de comunicación efectiva
La comunicación efectiva ayuda a desarrollar un ambiente positivo, busquemos algunos métodos de comunicación efectiva.
1. Comunicación activa o síncrona
Si todos los miembros o partes participan en el intercambio de información al mismo tiempo, la comunicación se llama comunicación sincrónica.
a. Live Meeting: unirse a todos los miembros del equipo en la misma ubicación.
si. Videoconferencia: videoconferencia en vivo.
C. Llamada de conferencia: una llamada telefónica donde participan dos o más personas.
re. Llamada de audio: como una llamada de conferencia, pero se realiza en línea mediante el uso de software como Skype.
mi. Conferencia asistida por computadora: llamada de audioconferencia con una conexión de computadoras donde se muestra una hoja de cálculo o documento y ambas partes pueden editarla.
F. IM (mensajería instantánea): intercambio de mensajes de voz o texto mediante ventanas emergentes como Google Hangout.
sol. Mensajes de texto: intercambio de mensajes a través de teléfonos móviles o asistentes digitales personales.
2. Comunicación pasiva o asincrónica
Muchos tipos de comunicación en Project Management no requieren la presencia de todos los miembros del equipo o partes en el mismo lugar. Este tipo de comunicación se llama comunicación asincrónica. Incluye:
a. Correo electrónico: el correo electrónico se usa ampliamente para coordinar el proyecto y para comunicarse entre los miembros del equipo.
si. Fax: la máquina de fax se utiliza ampliamente en todo el mundo como un proceso confiable de transmisión de documentos.
C. Blogs: algunos gerentes de proyecto escriben blogs de sus experiencias sobre los diversos desafíos que han enfrentado durante la ejecución del proyecto. Estos blogs pueden ser útiles para el futuro proceso de toma de decisiones.
Con el avance de las tecnologías modernas, es posible reunir a todos los miembros del equipo desde cualquier parte del mundo.
El gerente del proyecto puede elegir cualquier canal de comunicación con los miembros del equipo o las partes interesadas, pero la comunicación se hace efectiva al darse cuenta de lo que se está comunicando con la retroalimentación efectiva que se obtiene de varias partes interesadas. La escucha activa, la habilidad de presentación fuerte, la habilidad de resolución de conflictos, etc. son los rasgos de las competencias básicas de un gerente de proyecto exitoso.
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Esta ha sido una guía de comunicación en la gestión de proyectos. Aquí discutimos el concepto, las fases y varios métodos efectivos de comunicación en la gestión de proyectos. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:
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