Reglas de etiqueta de correo electrónico
Incluso en esta era de tecnología de la información y comunicación electrónica rápida, se espera que cada individuo siga ciertos códigos y ética al interactuar con la computadora o cualquier otro dispositivo. La misma regla de etiqueta de correo electrónico se aplica a todos, independientemente de si usted es un profesional que trabaja, reglas de etiqueta de correo electrónico para empresarios o estudiantes. De hecho, hay varias fuentes de comunicación electrónica, como un correo electrónico, Facebook, Twitter, Skype y mucho más. Sin lugar a dudas, las reglas de etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo se consideran uno de los medios de comunicación más comunes y efectivos. Hoy en día, las reglas de etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo no solo se limitan a enviar una parte importante del mensaje, sino que su circunferencia se ha extendido a un límite mucho más amplio. De hecho, según la encuesta, el número de usuarios de identificación de correo electrónico está aumentando constantemente con el creciente número de usuarios de Internet.
Pero últimamente, desafortunadamente, las reglas de etiqueta del correo electrónico para las empresas están entrando en la zona de amenaza con el uso de un lenguaje sucio. Además, ha habido una gran cantidad de casos en los que se han malinterpretado por completo debido a una gran brecha de comunicación. Además, se sugiere acertadamente que no se debe enviar un correo electrónico cuando está molesto o ha desarrollado sentimientos negativos hacia alguien. Esto puede complicar aún más los problemas si no se resuelve a tiempo o si el correo electrónico no se envía correctamente. En última instancia, crea un impacto negativo y muestra que no eres profesional.
Reglas básicas importantes de etiqueta de correo electrónico
Estas son algunas de las reglas de etiqueta de correo electrónico que las personas a menudo pasan por alto o generalmente no siguen:
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 1. Todas las tapas
Cada vez que redacte un correo electrónico, ya sea formal o informal, debe tener en cuenta que el bloqueo de mayúsculas no está activado. En términos generales, no suena bien componer un cuerpo de correo electrónico que incluya todas las letras mayúsculas. En términos profesionales, este error generalmente se conoce como 'gritos'. Además, la escritura se vuelve casi ilegible. Sin embargo, si realmente desea probar algo nuevo y elegir un nuevo estilo de fuente, puede usar todas las palabras en minúsculas. De hecho, este estilo se está volviendo popular en estos días. Pero el enfoque correcto de escribir un correo es escribir la información normalmente sin usar demasiados estilos de fuente. Puede resaltar / resaltar o subrayar la parte importante de su mensaje.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 2. Enviar un correo electrónico sin corrección de pruebas
Otro error que generalmente comete la gente es enviar el correo electrónico sin leer lo que realmente han compuesto. Es posible que haya escrito un correo electrónico muy importante con mucho cuidado, pero debe acostumbrarse a revisar el contenido antes de hacer clic en el botón "enviar". Su correo puede tener errores ortográficos o gramaticales que lo llevarán a una mala impresión. No seas descuidado mientras escribes, incluso si no es un mensaje oficial. La revisión o edición se vuelve aún más importante si su correo tiene una opción de autocorrección. Volver a leer se asegurará de que haya mencionado todos los puntos vitales en su correo y no se haya olvidado de adjuntar cualquier documento necesario, si corresponde.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 3. Error de reenvío
Te sorprenderá un poco saberlo, pero el hecho es que las personas no siguen las costumbres incluso cuando reenvían un correo electrónico a alguien. En realidad, los 'reenvíos' generalmente se clasifican en tres categorías:
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Correos electrónicos falsos que contienen promesas falsas
Como tal, es posible que haya encontrado muchos correos electrónicos falsos que contienen falsas promesas. Por ejemplo, podría pedirle que envíe información a muchas personas alegando que le ofrecería una recompensa en efectivo de cierta cantidad al completar esta tarea. ¡Tenga cuidado con tales correos electrónicos!
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Correos electrónicos que incluyen imágenes y datos curiosos
Hay muchos correos electrónicos que contienen imágenes lindas de animales, bebés o cualquier otro objeto interesante y el remitente le solicita que lo reenvíe a más personas. Además, también puede contener datos e información interesantes sobre cualquier tema. Sin embargo, tenga mucho cuidado antes de las reglas de etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo para el que se lo reenvía a alguien.
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Correos electrónicos no deseados o spam
Generalmente, los piratas informáticos los envían para atacar a las víctimas. Envían los correos electrónicos a granel a una gran cantidad de personas en nombre de Dioses y Diosas. Por ejemplo, puede recibir un correo de una fuente desconocida que le pide que lo reenvíe en nombre de cualquier dios hindú o Jesucristo.
Debe estar muy alerta y atento al abordar este tipo de correos electrónicos falsos. Debe seguir las sencillas instrucciones que se dan a continuación:
- Por favor, no reenvíe ningún correo basura o spam incluso por error
- Si está encantado con la imagen, el video o el contenido del correo electrónico y realmente desea reenviarlo, recuerde enviarlo solo con una nota personal.
- Puede verificar el paradero de un correo electrónico en sitios web de monitoreo como Snopes.com.
- No siga reenviando correos electrónicos a todas las personas disponibles en su libreta de direcciones.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 4. Exagerar el contenido o acortar su longitud.
Algunas personas tienen la costumbre de exagerar o elaborar un punto innecesariamente mientras componen las reglas de etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo. Aléjese de tales prácticas, ya que no todo es agradable a la vista. Evite usar oraciones largas; en cambio, escriba al punto y en párrafos cortos. El uso de viñetas y números siempre es alentador, ya que se pueden entender fácilmente. Puede usar negrita o cursiva para resaltar los aspectos importantes.
Por otro lado, no significa que pueda elegir el camino más corto para transmitir su mensaje. Esto es más aplicable e importante, especialmente cuando responde a cualquier etiqueta de correo electrónico. No conteste solo con una sola palabra. De hecho, estas reglas de etiqueta de correo electrónico para los negocios a menudo se rompen si la persona tiene que responder afirmativamente o negativamente. El correo electrónico se vuelve abrupto y se ve incómodo. Ahora, ¿por qué es importante seguir este patrón? La respuesta es que cada correo electrónico tiene un cierto tono y debe seguirse estrictamente mientras se escribe. Entonces responda escribiendo una oración completa.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 5. Adopta un enfoque complicado mientras compones
Bueno, esto es cierto en muchos contextos. A menudo, las personas no prestan atención al tono o al idioma mientras redactan un correo electrónico. El resultado; terminan escribiendo en un lenguaje muy complicado que es bastante difícil de entender. El uso de palabras contundentes ciertamente debe evitarse. Más bien, su enfoque debería ser simple. El lenguaje debe ser apacible que cualquiera pueda entender fácilmente. Sin embargo, al hacerlo, debe tener en cuenta a quién se dirige por correo. Componga sus hechos de manera organizada. Tenga cuidado al usar los signos de puntuación adecuados.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 6. Adoptando un enfoque informal total
Ahora, esto es algo que se ha encontrado en varias reglas de etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo. A veces, los individuos se vuelven demasiado informales en su enfoque, que luego comienza a reflejarse en su tono del mensaje. Bueno, depende en gran medida del tipo de relación entre el emisor y el receptor. Sin embargo, sea cual sea el caso, la conclusión es que debe vigilar el nivel de informalidad a menos que se dirija a alguien muy especial. Debe tener cuidado al usar fuentes elegantes, textos de colores y lenguaje abreviado de SMS como 'u' para usted o 'ur' o su etc.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 7. Enviar o responder a correos electrónicos grupales
Muchas veces debe enviar correos electrónicos grupales. Aquí también debe ser juicioso en su enfoque para no aterrizar en un área de dificultades. Siempre asegúrese de hacer uso de la opción de campo BCC cuando envíe el mensaje en masa a muchas personas. El beneficio de hacerlo es que puede ocultar las direcciones de correo electrónico de otras personas a las que envía. Cualquier persona no podrá averiguar cuántas personas han recibido el mismo correo. Esta práctica suele ser adoptada por las empresas cuando llaman a varios candidatos para una entrevista.
Del mismo modo, si está respondiendo al correo electrónico grupal, puede evitar revelar las direcciones de correo electrónico de otras personas. En este caso, puede utilizar el campo CC. Sin embargo, sea muy seguro y cuidadoso antes de usar esta herramienta.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 8. Amalgama de profesional y personal
La mayoría de las reglas de etiqueta de correo electrónico que funcionan para los profesionales de negocios tienen dos correos electrónicos separados, uno es el personal y otro es el correo electrónico de la compañía que contiene solo mensajes oficiales. Sin embargo, algunas personas hacen uso de la identificación de correo de su oficina para enviar el mensaje personal a sus amigos o familiares. Esto no es aceptable de ninguna manera y es una violación completa de las reglas de etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo y el código de conducta. Incluso si desea compartir un video interesante, una broma o cualquier otra información sobre la nota personal con sus colegas de la oficina, siempre use su dirección de correo personal. Muchas reglas de etiqueta de correo electrónico para negocios son muy estrictas en esta nota y cualquier violación en este frente puede llevar a penalizar al individuo. Además, asegúrese de no enviar correos electrónicos NSW (No seguro para el trabajo) desde la identificación de la compañía. Enviar videos o contenido objetable puede llevar a la expulsión del empleado.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 9. Enviar los 'Recordatorios suaves'
Si lo ha notado cuidadosamente, una frase muy popular en realidad está en tendencia en el mundo del correo electrónico, que se conoce como 'Recordatorio apacible'. Este término se usa comúnmente, especialmente en la línea de asunto del correo electrónico. Como su nombre indica, el remitente le recuerda al destinatario algo como pagar las cuotas de pago restantes, etc. Pero a veces el mensaje se malinterpreta. Muchas reglas de etiqueta de correo electrónico para empresas han tomado esto como un delito porque se les recuerda algo. Entonces, incluso si tiene que enviar un recordatorio a alguien, tenga cuidado con el idioma y el tono.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 10. Envío de archivos mega
Es interesante observar que las personas no solo rompen las reglas de etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo mientras redactan el contenido de su mensaje, sino incluso cuando adjuntan un documento en apoyo de su redacción. Sí, puede parecer absurdo, pero adjuntar cualquier documento o tamaño de archivo de 10 MB o más se considera una infracción de conducta. Como tal, los servidores no pueden soportar la presión de un documento tan grande. Tales archivos adjuntos en cualquier forma son difíciles de enviar y pueden crear un desastre en la bandeja de entrada del recibo. Sin embargo, si tiene que enviar un archivo de gran tamaño, mejor opte por servicios en línea como Dropbox, Hightail o DropSend.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 11. Escribir una línea de asunto incompleta
Lo creas o no, pero la línea de asunto se considera una de las partes más cruciales de cualquier correo electrónico. El destinatario del correo primero notará la línea de asunto del correo porque así es como es visible en su bandeja de entrada. Es sobre este tema que su receptor entenderá de qué se trata el mensaje. Por lo tanto, es importante escribir un tema completo y significativo y luego llegar al resto del cuerpo. La línea de asunto inapropiada muestra su interés en transmitir el mensaje al receptor.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 12. Comienzo y firma del correo electrónico
El comienzo del correo electrónico refleja mucho el tono y el lenguaje del resto del cuerpo. Solo escribiendo hola o un simple hola suena un poco absurdo. Si conoce el nombre de la persona, puede dirigirse a él / ella por su nombre y, si no, simplemente escriba un Estimado Señor o Señora. Si se dirige a su superior, no puede comenzar con Hello Sir. Si se dirige a una persona que le pide que comparezca para una entrevista, puede remitirlo por su nombre o simplemente escribir 'Estimado solicitante'.
Del mismo modo, cuando cierre el correo, no escriba Gracias innecesariamente a menos que le pida al individuo que le haga un favor. De hecho, 'Saludos' es una palabra más adecuada y apropiada, para resumir, toda la discusión del correo.
Reglas de etiqueta de correo electrónico # 13. Tomando un tiempo dulce para responder
Este es un mal hábito para desarrollar específicamente si está asociado con el mundo profesional. Hay personas que se dan el lujo de responder a los correos electrónicos pidiéndoles información, incluso cuando conocen la respuesta. Simplemente responden en el último momento o cuando reciben un correo electrónico de recordatorio. Por supuesto, debe tratar los correos electrónicos en función de su mérito, pero al menos responder con una respuesta sobre el tema o el problema.
Conclusión de las reglas de etiqueta de correo electrónico:
Es importante evitar las prácticas en las que infringe las reglas de etiqueta del correo electrónico para empresas. Debe seguir el código de conducta correctamente al redactar una etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo que refleje su autenticidad y sinceridad.
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A través de esta publicación discutiremos algunas de las reglas de etiqueta de correo electrónico que las personas a menudo pasan por alto o que generalmente no siguen. Aquí hemos discutido las importantes reglas básicas de etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo.
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