Crear un diagrama de Gantt efectivo para un proyecto -
La gestión de proyectos es un proceso complicado y a menudo implica hacer malabares con varias tareas a la vez. Esto es cierto para todo tipo de proyectos, ya sea administrar un hogar, o un proyecto de desarrollo de software particularmente difícil, o un contratista civil.
Cuando hay una o dos tareas, es fácil para un gerente de proyecto recordar qué se debe hacer cuándo y cómo. Pero, ¿qué pasa si hay múltiples líneas de actividades, algunas interconectadas? ¿Cómo se realiza un seguimiento de todas las tareas para garantizar que el proyecto se complete, se complete bien y se complete a tiempo?
Aquí es donde el gráfico de Gantt entra en escena. Son una representación visual de las tareas en un proyecto. El diagrama de Gantt tiene su origen en 1896, cuando un ingeniero polaco, Karol Adamiecki, usó un cuadro similar para representar los cronogramas de producción. Lo llamó el armonograma, y dado que se publicó en polaco y ruso, permaneció en gran parte desconocido. Al mismo tiempo, un estadounidense llamado Henry Gantt diseñó un cuadro similar, y es su nombre el que ahora lleva el cuadro.
La tabla se utilizó ampliamente en la ingeniería de producción. Pronto, con la llegada de las computadoras, se convirtió en un método de programación de proyectos común y práctico. Con las aplicaciones basadas en la web, el diagrama de Gantt ganó popularidad y ahora es una característica común en la mayoría de los proyectos. Ahora, sin embargo, con las metodologías ágiles, la popularidad del diagrama de Gantt es baja. Sin embargo, ha tratado de evolucionar con los tiempos.
¿Qué es un diagrama de Gantt en gestión de proyectos?
Primero lo primero: ¿Qué es un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos? En pocas palabras, un diagrama de Gantt es una representación visual de un gráfico de barras del cronograma de un proyecto.
Típicamente, las filas comprenden diferentes tareas de un proyecto, a menudo profundizando en tareas individuales, con la línea de tiempo formando las columnas del gráfico.
Con los programas que crean un diagrama de Gantt para un proyecto, puede ver dónde se encuentra el proyecto en un día determinado. El diagrama de Gantt para un proyecto muestra quién es responsable de cada tarea, así como las dependencias entre tareas.
Aquí hay un diagrama de Gantt típico para un proyecto:
El cuadro muestra claramente, de una manera fácil de entender, cuál es la situación actual del proyecto. El cuadro es extremadamente útil en presentaciones a la gerencia, así como a los clientes, que pueden desear una evaluación rápida de las tareas en curso.
Dependencias en el diagrama de Gantt para un proyecto
Una de las principales razones por las que los cronogramas del proyecto salen mal es el reconocimiento inadecuado de las dependencias. Digamos que tiene un proyecto que requiere tres caminos de trabajo distintos. Todos estos deben converger para que el proyecto avance. Incluso si una de las rutas de trabajo se retrasa, todo el cronograma del proyecto se colapsa. Con un diagrama de Gantt, esta dependencia se identifica directamente en la etapa de planificación, visualmente, de modo que cualquier retraso se marcará al instante, para denotar posibles retrasos. Como gerente de proyecto, puede desplegar recursos de inmediato para garantizar que la demora cause un daño mínimo.
Hay varios tipos de dependencias en un proyecto. Todo esto se puede denotar en un diagrama de Gantt.
- Finish to Start (FS): en este tipo de dependencia, la tarea A debe completarse antes de que la tarea B pueda comenzar. Un ejemplo: Digamos que está trabajando en un proyecto de diseño web. Solo después de que los clientes aprueben las imágenes que se utilizarán en el sitio web, puede producirse un trabajo de Photoshop en las fotos.
- Start to Start (SS): en este tipo de dependencia, se debe iniciar la Tarea A para que comience la Tarea B. Un ejemplo simple sería en el campo de la escritura. Un escritor debe haber comenzado a escribir una novela antes de comenzar a editar partes de ella.
- Finish to Finish (FF): en este tipo de dependencia, la Tarea A debe completarse antes de que la Tarea B pueda completarse. Digamos que estás trabajando en un folleto. La tarea de "creación de texto" debe completarse antes de que finalice la tarea de "diseño de folleto". Sin embargo, el diseño puede comenzar antes de que se complete el texto, como se hace a menudo, utilizando texto ficticio.
- Start to Finish (SF): en esta rara dependencia, la tarea A debe comenzar antes de que la tarea B pueda finalizar. Esto podría aplicarse a un nuevo puesto que se está ocupando. Puede ser esencial que el empleado saliente capacite al nuevo empleado para que el empleado que abandona la organización pueda hacerlo solo después de que el nuevo ingrese al servicio. Cabe señalar que esto, estrictamente hablando, no es un enfoque profesional.
En el desarrollo de software, Microsoft recomienda que el esquema Finish Start se use con mayor frecuencia. También desalienta el uso del algoritmo Start to Finish, ya que eso podría significar un retraso interminable y posibles referencias circulares en un flujo de trabajo. Sin embargo, para implementaciones justo a tiempo, se puede utilizar la dependencia de Inicio a fin.
Pasos para crear un diagrama de Gantt efectivo para un proyecto:
El proceso de crear un diagrama de Gantt para un proyecto es bastante intuitivo. Sin embargo, para un mejor uso, también debe planificar el gráfico.
Si bien puede preparar el gráfico en papel o en una computadora, facilitará la tarea si tiene una plantilla de diagrama de Gantt en la que puede insertar información. La mayoría de las herramientas de colaboración basadas en la web incluyen plantillas de diagrama de Gantt. También hay muchas plantillas disponibles para Microsoft Excel.
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Haga una lista completa de tareas
Este paso implica desglosar el proyecto en sus componentes de diagramas de Gantt. Si se puede dividirlo en una estructura jerárquica con grupos de tareas, bajo las cuales las tareas se presentan con mayor detalle, funcionará mejor.
Por ejemplo, consideremos la tarea de crear un nuevo sitio web
Algunas de las etapas generales son:
- revisión
- Alcance
- Diseño
- Contenido
- Codificación
- Pruebas
- Implementación y mantenimiento.
Debajo de cada uno de estos pasos, habrá tareas adicionales. Es mejor perforar lo más profundo posible para que las tareas estén claramente definidas.
Por ejemplo, teniendo en cuenta la fase de Contenido, las subtareas involucradas pueden ser:
- Recopilación y revisión de un texto.
- Recopilación y revisión de elementos gráficos.
- Creación / reescritura de texto
- Crear elementos gráficos (puede incluir una sesión de fotos, etc.)
- Edición de imagen
- Edición de texto
- Finalización del contenido.
O cualquier otro paso que pueda ser relevante para su proyecto.
Del mismo modo, todas las tareas, aunque parezcan triviales, deben enumerarse.
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Enumerar las dependencias de las tareas.
Las dependencias de tareas deben enumerarse. Sería suficiente una simple hoja de Excel, o incluso una tabla de Word.
¿Cuáles son los pasos que dependen de los demás?
En nuestro ejemplo, la edición de contenido solo puede comenzar después de evaluar el contenido existente y crear contenido nuevo, si es necesario. La sesión de fotos solo se puede hacer después de tomar fotografías.
Es importante anotar las dependencias para que la planificación de los diagramas de Gantt sea más fácil y ajustada.
Esto también depende de su organización. Si los equipos son más pequeños y los recursos escasos, podría tener sentido primero trazar sus recursos y luego cronograrlos. Si la suya es una gran empresa con un amplio grupo de recursos, puede tener sentido crear primero la línea de tiempo.
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Crea la línea de tiempo para el proyecto
Para los gerentes a quienes les gusta ensuciarse antes, esta es la parte más carnosa del diagrama de Gantt.
Una vez que las tareas están listas, se crea la línea de tiempo. Factor en fines de semana y días festivos.
En software como SmartDraw, el diagrama de Gantt para un proyecto se crea justo después de ingresar datos en una pantalla fácil de usar. Pero con otro software o plantillas de Excel, es posible que deba escribir valores en la hoja de cálculo de los gráficos de Gantt.
Como el diagrama de Gantt es una herramienta para visualizar el plan, la disponibilidad de software especializado no debería importar tanto.
Las líneas de tiempo dependen del cliente, y si el cliente tiene restricciones de tiempo definidas, asegúrese de dividir el tiempo entre tareas de manera inteligente.
Esta línea de tiempo está destinada a cambiar y es probable que no sea definitiva, pero trate de hacerla lo más cercana posible a la final.
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Asignar cada tarea a un grupo o persona
Como gerente de proyecto, necesitará encontrar la mejor manera de hacer que esto funcione. Evalúa a tu equipo. Averigua quién trabajará mejor para cada tarea. Diseñar el proyecto en un cronograma aproximado en una computadora portátil o un software también lo ayudará a garantizar que los recursos no se doblen, lo que se requiere en dos lugares a la vez.
Esto puede llevar algo de tiempo, pero es una parte importante que debe repararse.
Algunas de las preguntas que pueden ayudarlo a identificar a las personas adecuadas son:
- ¿Será este recurso bueno en un rol orientado al cliente?
- ¿Este recurso podrá coordinarse y trabajar con otros?
- ¿Este recurso podrá cambiar las cosas rápidamente?
- ¿Es este recurso mejor para la multitarea o para realizar una tarea en profundidad?
- ¿Desde cuándo está disponible este recurso? Dependiendo de si su proyecto es crítico para los recursos o el tiempo, las tareas se asignarán.
En este punto, también debe haber claridad sobre varias cosas, dentro de su organización:
- ¿Quién firma el diseño? En el texto? ¿En presupuestos?
- Es esencial asegurarse de que la persona que se encarga de firmar las cosas tenga el margen de maniobra adecuado. Si el director de contenido, a cargo de todo el contenido, se va en un viaje planeado al extranjero, asegúrese de tenerlo en cuenta en la línea de tiempo.
Esto requerirá cierta coordinación con RRHH y otros gerentes de proyecto, y lo aceptará.
Ahora, puede asignar recursos individuales o grupos a tareas, que ya han sido programadas y asignadas para dependencias.
Entonces esto debería ser, ¿verdad? Queda un paso final y crucial más.
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Comparte y refina
Después de que todo parece estar bloqueado en su lugar, comparta el cuadro con las partes interesadas clave. Es una buena práctica compartir el cuadro con todo su equipo para asegurarse de que no se haya perdido nada importante.
¡Está listo para ser compartido con el cliente y después de la aprobación, su diagrama de Gantt para un proyecto está listo para usar!
Limitaciones del diagrama de Gantt para un proyecto
La palabra de moda en la gestión de proyectos de software es Agile. Las metodologías ágiles están en todas partes y su adopción aumenta día a día.
Un diagrama de Gantt tradicional para un proyecto tiene un alcance muy limitado para los proyectos de software modernos, ya que la atención se centra en la adaptabilidad. El diagrama de Gantt planifica todo el proceso inicial, y si (más bien, cuándo) los horarios cambian, se vuelven muy difíciles de manejar. Y el tiempo mejor empleado se usa para actualizar el diagrama de Gantt.
Los proyectos ágiles pueden usar sprints cortos (en el caso de Scrum) o trabajar primero en el trabajo más urgente (como en Kanban), simplemente no será posible preparar un diagrama de Gantt durante semanas. En otras metodologías de proyectos receptivos, como la Programación extrema, será simplemente una pérdida de tiempo, ya que las partes planificables de la tabla son muy cortas.
Los gerentes de proyectos de software han reportado cierto éxito al usar un diagrama de Gantt para un proyecto para realizar un seguimiento de los sprints individuales. Otros pooh-pooh la idea, diciendo que un diagrama de Gantt para un proyecto basado en el modelo de gestión del proyecto Waterfall.
Los diagramas de Gantt también tienen la reputación de intentar mostrar demasiada información. Las barras, con colores variados para indicar diferentes recursos y dependencias, pueden ser muy confusas para proyectos complejos.
Sin embargo, el diagrama de Gantt sigue siendo una herramienta de programación popular en varias industrias. De hecho, juegan un papel muy importante en proyectos más impulsados por procesos, como el desarrollo de sitios web.
Alternativas al diagrama de Gantt para un proyecto
El diagrama de Gantt es esencialmente un diagrama de barras de cronogramas de tareas. Cualquier hoja de papel, incluida una lista detallada de tareas pendientes, puede lograr el mismo propósito.
Algunas alternativas al diagrama de Gantt para un proyecto incluyen:
- Una lista de tareas detallada de las personas responsables
- Una pizarra, que rastrea el progreso de cada historia / sprint, en el caso de proyectos Agile
- Un tablero Kanban: un tablero simple con tres columnas: hacer, hacer y terminar, en su forma más simple
- Otras herramientas creadas específicamente para proyectos ágiles, como Sandglaz
Los diagramas de Gantt han recorrido un largo camino, al haber servido a las industrias de fabricación y servicios. Han hecho que los procesos sean mucho más transparentes y se han adaptado lo mejor que pudieron para la industria de software más exigente.
Si bien su popularidad, sin duda, ha disminuido enormemente, siguen siendo el primer recurso para los gerentes de proyectos en todo el mundo al comienzo de un proyecto.
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Esta ha sido una guía sobre cómo crear un diagrama de Gantt para un proyecto. Aquí hemos discutido los pasos para crear un diagrama de Gantt para un proyecto de manera efectiva. También puede echar un vistazo a los siguientes artículos para obtener más información:
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