- Funciones de Microsoft Access;
- Ideal para usuarios individuales y equipos más pequeños.
- Es más fácil de entender y usar que la base de datos cliente-servidor
- Importar y exportar a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras
- Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos
- Permite construir y publicar bases de datos web sin esfuerzo
- Una característica fácil de usar 'Dime'
- Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el código VBA
- Opción Ocultar / Mostrar para la cinta
- La vista de informe elimina informes adicionales
- Informes de salida en formato PDF
Los usuarios habituales de Microsoft Office no están tan familiarizados con Microsoft Access como con Microsoft Word, Excel o PowerPoint.
Dado que Microsoft Access es una aplicación de base de datos relacional incluida en Microsoft Office Suite que permite a los usuarios ingresar, administrar y ejecutar informes a mayor escala, es más adecuada para aquellos que necesitan organizar una gran cantidad de datos rápidamente.
Está en capas entre Excel, que es ideal para personas con pequeño almacenamiento de datos y servidores SQL, que es requerido por equipos más grandes y corporativos.
Con la ayuda de Microsoft Access, los usuarios pueden administrar eficazmente la información importante almacenándola convenientemente para futuras referencias, informes y análisis. Como su nombre indica, los usuarios tendrán acceso a información organizada en su base de datos con un mínimo esfuerzo.
Funciones de Microsoft Access;
- Ideal para usuarios individuales y equipos más pequeños.
- Más fácil de entender y usar que la base de datos cliente-servidor
- Importar y exportar a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras
- Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos
- Permite construir y publicar bases de datos web sin esfuerzo
- Una característica fácil de usar 'Dime' para asistencia
- Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el código VBA
- Opción Ocultar / Mostrar para la cinta
- Permite a los usuarios Vista de informes Elimina informes adicionales
- Permite generar informes en formato PDF
Microsoft Access es una aplicación de escritorio simple que no requiere ningún hardware o licencia específicos para funcionar. Por lo tanto, es ideal para usuarios individuales y equipos más pequeños que no requieren bases de datos más grandes y complicadas por un precio adicional.
Microsoft Access ofrece numerosas ventajas sobre las soluciones de bases de datos sobre SQL Server y Oracle, donde la necesidad de una base de datos no es muy alta. Muchos equipos más pequeños ahora pueden evitar la compra de recursos masivos para sus necesidades básicas y simples con la ayuda de Microsoft Access.
Además, no necesitan que nadie administre o monitoree el acceso que puede ser requerido por las bases de datos regulares de cliente-servidor.
Además, viene con una opción de permitir a los usuarios convertir su base de datos en una aplicación, que se introdujo después de Microsoft Access 2007.
Las aplicaciones de computadora personal como Microsoft Access se han apoderado de muchas aplicaciones que anteriormente fueron relegadas a la base de datos cliente-servidor en el pasado. Los usuarios de Access no necesitan someterse a ninguna capacitación especial para adquirir las habilidades necesarias para usar la aplicación.
Muchos usuarios se han auto-instruido para usar Microsoft Access para sus necesidades individuales. Crear y administrar una base de datos es bastante simple y fácil con la ayuda de un conjunto de plantillas bien organizadas y fácilmente disponibles que se discutirán más adelante en este artículo.
Los usuarios de Microsoft Excel encontrarán que Access es más fácil de dominar, ya que es similar a Excel, aunque los conceptos fundamentales de las bases de datos son muy diferentes de Excel.
Aprender y administrar esta potente aplicación utilizando las técnicas y herramientas más efectivas disponibles es posible incluso para los nuevos usuarios que tienen poco o ningún conocimiento de la administración de bases de datos.
Microsoft Access almacena diferentes conjuntos de datos conocidos como tablas que están potencialmente relacionados y que, cuando se combinan, aumentan la flexibilidad de los datos.
Al relacionar y unir tablas, Access, un Sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) en general, proporciona informes y funcionalidades más flexibles dentro de esta aplicación a los usuarios, lo que hace su tarea simple y fácil.
Una de las características más útiles de Microsoft Access es su capacidad para interactuar con los datos de muchos otros programas.
También es más fácil combinar datos creados en otros programas, transferir datos entre otros dos programas o acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente datos a otros programas como Excel para su análisis.
Con Microsoft Access, hay varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una base de datos a otra sin esfuerzo. Además de copiar y pegar un objeto, Microsoft Access también permite exportar un objeto que viene con más opciones.
Con Access, es conveniente exportar la definición de la tabla y los datos en la tabla, o exportar solo la definición de la tabla que se requiere una copia en blanco de la tabla. También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.
El grupo Vincular importación y exportación muestra iconos para todos los formatos de datos a los que Microsoft Access puede importar o exportar datos. Al hacer clic en más, los usuarios podrán ver más formatos con los que Microsoft Access puede trabajar.
Para mayor comodidad de los usuarios, el asistente de importación / exportación ayuda a los usuarios con la tarea y guarda los detalles de esa operación como una especificación.
Microsoft Access ayuda a los usuarios a crear y administrar bases de datos, incluso si tienen una experiencia mínima en el campo. Esto es posible con la ayuda de varias plantillas de Microsoft Access que tienen todo listo para usar.
Al abrir un archivo de plantilla específico, el usuario encuentra una nueva base de datos con tablas, formularios, macros, informes y otros campos necesarios que ya se han creado, ahorrando tiempo y esfuerzo.
La galería de plantillas comprende convenientemente plantillas de escritorio y basadas en la web para que el usuario pueda elegir. Para crear una base de datos de Access para uso personal, la mejor opción sería ir con una plantilla de escritorio.
Para crear bases de datos para publicar en un servidor de SharePoint, se recomienda que el usuario elija las plantillas basadas en la Web.
Por ejemplo, la Plantilla de servicio al cliente de escritorio de Microsoft Access 2013 ayuda a los usuarios a crear una base de datos de servicio al cliente para administrar múltiples problemas de seguimiento de asignaciones, prioridad, estado y resolución con facilidad.
Las plantillas de Microsoft Access para marketing de proyectos de empleados y proveedores ayudan a los usuarios a crear una amplia base de datos de proyectos de marketing para realizar un seguimiento de las entregas sensibles al tiempo, los roles de los empleados y sus proveedores con precios.
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Los usuarios de Microsoft Access pueden diseñar su propia base de datos o crear una base de datos utilizando una plantilla fácilmente disponible según sus requisitos.
Los expertos en tecnología y familiarizados con las bases de datos web idealmente diseñarían su propia base de datos creando una base de datos en blanco en la que crearían las tablas que su base de datos necesitaría en Access.
Para aquellos que necesitan ayuda o no saben qué tablas requeriría su proyecto, pueden utilizar las plantillas disponibles para ellos. Las plantillas de Microsoft Access tienen una gran compilación para algunas bases de datos de uso común que necesitarían los usuarios.
Incluso los nuevos usuarios pueden crear una base de datos usando una plantilla siguiendo los siguientes pasos
- Abra Access y abra la vista detrás del escenario haciendo clic en ARCHIVO.
- Encuentre la plantilla requerida entre las plantillas que vería allí.
Si no se encuentra la plantilla requerida, los usuarios pueden buscar en Microsoft Office en línea para encontrar plantillas adicionales.
- Toque o haga clic en la plantilla que sea adecuada para el propósito y asegúrese de que la plantilla seleccionada sea específica para una base de datos de escritorio o para Publicación en la Web.
- Ingrese un nombre de archivo y seleccione una ubicación para almacenar la base de datos creada.
- Toque o haga clic en el botón Crear para crear la base de datos.
Es tan fácil como eso.
La nueva característica fácil de usar 'Tell Me' que se presentó en Microsoft Access 2016 funciona como un asistente que ayuda a los usuarios a completar la tarea rápidamente.
La función está disponible como un cuadro de texto en la cinta en Microsoft Access 2016 que dice Dime qué quieres hacer con una bombilla al lado .
Los usuarios pueden ingresar palabras y frases en el campo de texto relacionado con lo que desean hacer a continuación y acceder rápidamente a las funciones que desean usar o las acciones que desean realizar. También proporciona ayuda relacionada con lo que se busca.
Por ejemplo, cuando se ingresa la palabra 'filtro', todas las opciones relacionadas con el filtro en la aplicación aparecerán. Los usuarios no tienen que buscar ninguna función a través de un laberinto de menús con la barra de información disponible.
Además, a diferencia de los asistentes de ayuda del pasado, esta función no le dice al usuario cómo realizar una función específica; simplemente ofrece un paso simple para hacerlo realmente.
Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es un lenguaje de programación que se puede usar con Microsoft Access. Los desarrolladores que usan Access pueden crear soluciones personalizadas para su base de datos usando el código VBA, que es un lenguaje de programación efectivo que consiste en un código / comando para programas específicos.
Las instrucciones harán que las acciones se realicen automáticamente cuando se ejecute el programa. Esta poderosa característica permite a los desarrolladores extender soluciones personalizadas básicas de usuario final a una solución profesional mediante el uso de automatización avanzada, validación de datos, captura de errores y soporte multiusuario en sus bases de datos.
La ventana de Microsoft Access consta de una variedad de componentes que ayudan a los usuarios a trabajar de manera más eficiente. Los componentes importantes son el panel de navegación, el área de trabajo de acceso, la cinta de opciones, los menús contextuales y la barra de herramientas de acceso rápido. Algunos de estos componentes son comunes a otras aplicaciones de Office, mientras que otros son exclusivos de Microsoft Access.
La cinta contiene cinco pestañas que se utilizan para realizar diversas tareas en la computadora relacionadas con la organización y administración de los contenidos de la ventana abierta en Microsoft Access.
Se encuentra cerca de la parte superior de la ventana debajo de la barra de título y proporciona un acceso fácil y central a las tareas realizadas al crear una base de datos.
La cinta disponible en Microsoft Access consta de pestañas, grupos y comandos. Cada pestaña contiene una colección de grupos, y cada grupo contiene funciones relacionadas. Se puede personalizar aún más para satisfacer los requisitos del usuario.
A veces, la cinta que inicialmente muestra varias pestañas principales puede ser un poco irritante. Ahora los usuarios tienen la opción de ocultar la cinta cuando no es necesario, para tener una pantalla libre de desorden.
La opción de minimizar la cinta de opciones se puede configurar para la cinta de opciones en Access haciendo doble clic para futuras sesiones. Ahora los usuarios no tienen que preocuparse por la infracción de la cinta en su área de trabajo.
Con Microsoft Access, los usuarios pueden elegir cuatro formas diferentes de ver informes:
- Vista de informe
- Vista previa de impresión
- Vista de diseño
- Vista de diseño.
La vista de informe muestra el informe en la pantalla como los usuarios preferirían verlo. Una característica muy útil de Microsoft Access, la nueva Vista de informe permite a los usuarios realizar filtros ad hoc en un informe similar a la forma en que pueden filtrar formularios.
Los usuarios tienen la opción de elegir qué campos desean tener en sus informes eligiendo su preferencia de más de una tabla o consulta.
Al filtrar el valor de una columna específica o palabras que comienzan con o contienen un rango similar de letras o datos, los informes pueden modificarse para cumplir con los requisitos del usuario.
Los informes resultantes muestran exactamente lo que el espectador quiere ver con resúmenes recalculados automáticamente. Además, esto no requiere habilidades especiales de programación en nombre del usuario.
Además, los desarrolladores pueden agregar niveles de agrupación, establecer el orden de sus registros y ordenarlos en orden ascendente o descendente. Finalmente, el usuario verá el informe exactamente como lo quiere con todos los campos adicionales no deseados eliminados.
Con poco esfuerzo, se mejorará la legibilidad de los informes y se volverán más fáciles de ver.
Con la ayuda de ocultar la propiedad Duplicados a Sí, los espectadores pueden deshacerse de los informes duplicados no deseados cuando sea necesario.
Actualmente, cada vez más usuarios comparten bases de datos a través de formatos de imágenes electrónicas o conocidos popularmente como formatos fijos como PDF de Adobe Systems y XPS de Microsoft.
Access permite a los usuarios crear informes en archivos de imagen electrónicos a través de la pestaña DATOS EXTERNOS en la cinta. Estos informes pueden ser vistos incluso por usuarios que no tienen Access instalado en su sistema, ya que el archivo PDF se puede abrir en
Adobe Reader.
Con los informes y la base de datos compartidos en formato PDF, las aplicaciones de Access se han mejorado significativamente. Los usuarios adoran este tipo de salida que es bienvenido como una adición útil que hace que sea conveniente y simple distribuir informes por correo electrónico, lo que ahorra papel y contribuye a la informática ecológica.
Con todas las características anteriores y muchas más, no es de extrañar que Microsoft Access sea hoy el sistema de base de datos líder en el mundo, con millones de usuarios y cientos de miles de desarrolladores que se benefician de él.
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