Cliente no técnico: he leído la documentación del proyecto, pero no obtuve los diferentes aspectos de las especificaciones del software que se utilizará. Quisiera alguna explicación adicional sobre ellos.
Gerente de Proyecto: Claro. Podemos discutir esos puntos y luego podemos avanzar.
Cliente no técnico: Aquí se menciona, en uno de los artículos que estaba revisando en Internet, que la herramienta de software podrá asumir la carga de 10 miembros del proyecto, pero ha asignado solo 5 y si hubiéramos tenido 10 a bordo, el trabajo se haría más rápido, creo.
Gerente de proyecto: Sí, eso es correcto. Los 10 GB pueden admitir a 10 miembros del proyecto, pero hemos realizado una inversión de 5 GB de almacenamiento para 5 usuarios y está reduciendo el costo exacto; No nos falta en ningún momento. Requeriremos que el proyecto se aferre a esa línea de tiempo para que podamos enrutar en un sistema completo de retroalimentación de 360 grados en el back-end para que la empresa se mantenga. Además, estamos trabajando en la funcionalidad de búsqueda y coincidencia que de todos modos mantendría el proyecto durante mucho tiempo. Doblaremos la inversión en ese caso y seguiremos apurando el proyecto. Sin calidad
Cliente no técnico: no entendí lo último y no hay mención de eso en la documentación que me envió. ¿Puedes aclarar?
Gerente de proyecto: Señor, seguramente se menciona claramente en el apéndice que se le transmitió junto con el plan. ¿Lograste atravesarlo?
Cliente no técnico: ¡Oh! No, no he pasado por eso. La primera página me hizo pensar en el idioma como griego. Tiene demasiados términos que no puedo entender. ¿Podemos planificar una reunión para revisar toda la documentación?
Gerente de Proyecto: ¡ Claro que sí! Avísame cuando puedas convertirlo en nuestro sitio.
El puente perdido entre gerentes de proyectos técnicos y clientes no técnicos
Como es claramente evidente en la conversación que se entabla entre un cliente no técnico y un gerente de proyecto, siempre habrá un gran porcentaje de desconexión entre los gerentes de proyecto técnicamente sólidos, que están en dialecto técnico todo el día, y sus clientes no técnicos., que necesitan sus servicios pero no están tan versados en todo el esquema del mundo tecnológico.
Con los clientes que participan activamente en los proyectos en los que están interesados, puede ser un poco más agotador para un gerente de proyecto mantener el puente entre una gente que sabe mucho sobre el trabajo que se está llevando a cabo para facilitar las necesidades de los persona que sabe poco sobre el trabajo de fondo.
Los gerentes de proyecto y los expertos técnicos normalmente son personas que tendrían detalles del producto y el proceso en una jerga que podría no ser comprensible para una persona que no ha probado este campo. Como gerentes de proyecto, la responsabilidad de mantener un vínculo de comunicación efectivo entre nosotros y los clientes no técnicos tiene una posición muy importante en el gran esquema de las cosas. Requeriremos la aportación de nuestros clientes hasta el cierre del proyecto.
Pero no podemos mantener todo frente a ellos y pedirles que descifren los términos técnicos mencionados en la documentación del proyecto y las directrices del proyecto o incluso las presentaciones que presentamos. Tendremos que girar y darles una visión del mundo del producto o servicio que estamos creando o mejorando a través del proyecto. Cerrar esta brecha técnica y no técnica es extremadamente importante, y analizaremos 8 formas diferentes en las que puede presentar su trabajo para que puedan crear una imagen mental del producto.
8 formas de comunicarse de manera efectiva con clientes no técnicos
A continuación se enumeran formas seguras de atravesar esa línea de comunicación con sus clientes no técnicos. Estos consejos y trucos te permitirán una gran libertad para lograr lo que crees que es lo más difícil de hacer. Póngase de pie y hable con sus clientes no técnicos y marque la diferencia en cómo ven el proyecto y cómo contribuyen a él.
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Aprende sobre el mundo de tus clientes y pon tus pies en sus zapatos
Explore los antecedentes de su cliente no técnico y la industria de la que provienen. Asegúrese de conocer lo suficiente sobre su estado laboral profesional para comprender el nivel de comunicación que puede brindarles. Además, entienda el nivel de tecnicismo del que son conscientes y pise las mismas líneas cuando se comunique con ellos.
Estas personas no siempre se perderán por completo cuando formen parte del proyecto, pero como punta de lanza del proyecto, es su responsabilidad tener en cuenta todos los niveles de comodidad de cada parte interesada y miembro del equipo a medida que gestionan y trabajan en el proyecto. .
Piense desde su perspectiva y camine una milla en sus zapatos, luego comprenderá cómo ven los términos técnicos y, en consecuencia, puede alterar sus niveles de presentación y su jerga tecnológica en función de ese estudio e investigación. Dedícate a hacer un buen trabajo al comunicarte con estas personas. Y un aspecto importante: mantenerse humilde.
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Recuerde que se trata de personas y sus acciones, no de códigos y tecnología.
Si eres una persona conocedora de la tecnología, no significa que todos te hagan notar cuando haces alarde de esa jerga técnica que llevas contigo. Como gerente de proyecto, mientras habla con un cliente no técnico, asegúrese de concentrarse en las personas (su equipo y clientes) y las tareas que realizan para el proyecto. Informe a sus clientes sobre su progreso y cómo han estado contribuyendo a lograr ese hito en el proyecto.
Hablar acerca de las líneas de código y los problemas de bucle de código que se han producido realmente no lo beneficiará realmente y hará que sus clientes no técnicos tengan un estado de frenesí.
Intente utilizar términos con los que puedan relacionarse, como "el usuario tendrá que presionar este botón para llegar a estas páginas para completar la transacción …" en lugar de "el sistema iniciará la acción de envío y mostrará la notificación de transacción completada mientras la acción se completa … "De esta manera, puedes llegar al corazón de lo que quieren lograr con este proyecto y permitirles comprender que tú y tu equipo lo han hecho bien.
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Mantenlo simple, tonto
BESAR y contar, dicen. Como gerente de proyectos que trata con clientes externos y no técnicos, debe asegurarse de que la comunicación con sus clientes sea completa, concisa y más que nunca simple. Use un inglés simple para transmitir su mensaje. Has estudiado sus antecedentes y sabes a qué responden fervientemente. Por lo tanto, su próximo paso es mantener toda la comunicación con ellos lo más simple posible y subir de nivel solo en función de lo que adquirió a través de la verificación de antecedentes profesional.
No los abrumes con la jerga que podrías usar con los miembros de tu equipo o partes interesadas internas y sé honesto con ellos sobre cada procedimiento que tenga lugar.
La comunicación efectiva es el camino a seguir. Imagine una situación en la que visita a un médico y él le explica su dolencia de una manera que lo deja confundido y fuera de lugar. La impotencia que siente es exactamente lo que está pasando su cliente. Entonces, regla general, KISS (que sea simple, tonto).
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Discuta los resultados que obtendrán
Cuando se comunique con sus clientes no técnicos, asegúrese de explicarles el "por qué" y el "qué" está haciendo aspectos del proyecto en lugar de "cómo" lo está haciendo. Cuando los clientes no técnicos observan los beneficios y la funcionalidad que van a cosechar del proyecto, responden mejor que cuando usted explica los detalles complejos de cómo su equipo está organizando todo.
Muéstreles los beneficios que los resultados obtendrán para ellos. Muéstreles que con cada hito alcanzado por el proyecto y el equipo del proyecto, se acercarán a lograr el objetivo que se propusieron. Asegúrese de que se den cuenta de que estas tareas darán como resultado el conjunto de objetivos y que estas tareas cuando se completen con eficiencia demostrarán agregar más beneficios de los anticipados.
Con esto en mente, estoy seguro de que incluso usted, como gerente de proyecto, buscará beneficios adicionales que se puedan obtener de este proyecto único.
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Usa ejemplos
La analogía y el uso de ejemplos pueden ser tus mejores amigos en esos momentos. Estos ejercicios incluso lo ayudarán a incorporar su lado creativo al trabajo. Gire y abra su camino para usar ejemplos de la vida diaria para expresar su punto. De esta manera, podrá relacionar mejor la información con su nivel de experiencia. Con más capacidad de relacionarse y un esfuerzo consciente de su parte, también podrá ganárselos con su camaradería. Con la capacidad de relacionarse viene la confiabilidad y con eso viene la confianza en el trabajo que realiza y la comunicación que presta a sus clientes no técnicos.
El uso de ejemplos puede incluso ayudarlo a simplificar el proyecto para usted y los miembros de su equipo y le permitirá ver el proyecto desde la perspectiva de un laico. Esto aumentará sus posibilidades de un proyecto completo que realmente atienda a los clientes y al público en general.
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No subestimes ni sobreestimes su nivel de experiencia cuando se trata de proyectos
Si bien estos clientes no técnicos a menudo no están muy familiarizados con el tecnicismo del tema, especialmente durante la creación de herramientas y aplicaciones de software, en su mayoría tienen una base de conocimiento buena y completa en lo que respecta a proyectos y procesos. Entienden los procesos y cómo estos procesos pueden en última instancia permitir que el proceso de desarrollo de software se realice con facilidad.
Seguramente puede tenerlos a bordo para ayudar activamente al equipo cuando se trata de ejecutar el proyecto. Hay muchos tipos diferentes de clientes con los que nosotros, los gerentes de proyecto, tenemos que tratar. No los piense todos como uno, sino que comprenda a cada cliente a fondo, sus fortalezas y debilidades y cómo puede aprovechar sus fortalezas y minimizar sus debilidades. Analice todo esto y nunca cometa el error de subestimar o sobreestimar a estas personas.
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Darles una clase 101
Tome nota de todos los términos que utilizará en sus presentaciones y sus diálogos con los clientes no técnicos. Convierta la lista en un foro de definición y anote las definiciones en inglés simple para que pueda entregarlas a sus clientes no técnicos y que puedan entender lo que quiere decir cuando las use. Puede evitar las expresiones en blanco que tendrán en sus caras cuando elimine estos términos en sus reuniones y también evitará la pérdida de tiempo debido a las explicaciones de esos términos en particular.
Con este ejercicio, estoy seguro de que sus clientes no técnicos también tendrán la oportunidad de aprender algo nuevo y les permitirá entusiasmarse con la reunión y las presentaciones. Esta actividad puede prepararlos para muchas más reuniones y discusiones que planea organizar y también les permitirá contribuir de manera fructífera. ¿No es esto lo que quieres?
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Siempre pregúntales si están comprendiendo lo que les estás diciendo.
Pause su presentación por un tiempo y haga algunas preguntas a sus clientes no técnicos:
- ¿Estás conmigo?
- ¿Algo no está claro para ti?
- ¿Necesitas que repita algo?
- ¿Tiene alguna inquietud o duda en su mente sobre este concepto?
- ¿Necesitas ayuda con algo?
- ¿Te sientes cómodo con la velocidad de la presentación?
Estas preguntas pueden ser tranquilizadoras y pueden mostrarles que necesita su presencia y participación activa y que necesita que comprendan todo lo que está sucediendo. También les da la oportunidad de hacer preguntas triviales, que cuando se responden pueden marcar una diferencia en su comprensión.
Esto también sugerirá que está contento de responder casi cualquier pregunta que le hagan, y esto los ayudará a construir la confianza para aceptar que no han entendido un término o concepto en particular. Con este impulso, se pondrán de pie para aclarar sus dudas. Su proyecto se beneficia, ya que pueden pensarlo desde su perspectiva y ofrecerle una perspectiva completamente nueva para pensar.
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