Introducción
En este artículo, veremos un esbozo sobre el Plan del proyecto frente al Plan de gestión del proyecto Siempre hemos sabido, y muchas veces nos hemos reído de nosotros mismos, que la diferencia entre un plan de proyecto y un plan de gestión del proyecto es solo que viene la parte de "gestión" ¡en ser! Pero, volviendo a los negocios serios, lo que no nos damos cuenta es que un plan de proyecto difiere en muchos aspectos de un plan de gestión de proyecto y este artículo lo llevará a derramar los granos de una manera muy sistemática y paso a paso conducta.
¡Bienvenido al mundo de Proyectos y Gestión de Proyectos!
La planificación siempre se considera la etapa más importante en el ciclo de vida de un proyecto y, en gran medida, la predecesora de todo lo que tiene lugar en un proyecto hasta su finalización. La etapa de planificación debe ser tomada muy en serio por la alta gerencia, el gerente del proyecto y el equipo involucrado en el proyecto. Es esta etapa la que produce planes y estos planes son descripciones exhaustivas de lo que debe hacerse y dónde, y vienen en todas las formas y formatos, atendiendo diferentes necesidades.
¿Por qué el proyecto necesita planes?
Ya sea que tenga un proyecto pequeño o una empresa a gran escala, es importante saber que cada proyecto no puede simplemente continuar con varias personas trabajando de manera tan aleatoria como el trabajo continúa. Es importante entender que cada proyecto necesita un plan. Pero por que?
Un plan es casi como un mapa. Un documento de dirección que puede conducir el proyecto hacia el objetivo al que se supone que debe dirigirse. El plan también garantiza que se mantenga el impulso cuando se ejecuta un plan. Junto con eso, el plan mantiene el estado y también incluye tareas que llevarán al proyecto a su finalización exitosa.
Con hitos y una distribución adecuada de roles y responsabilidades, con horarios, un plan es saludable y está muy bien pensado a través de un documento que cubre un procedimiento paso a paso de una secuencia de acciones para lograr un objetivo establecido. Cuando la planificación se lleva a cabo de manera sistemática y precisa, se hace más fácil la ejecución. Sin un plan completo e integral, es difícil lograr que la ejecución sea tan fluida como lo requeriría. Por lo tanto, esto le costará esfuerzos adicionales y retrasará y utilizará más recursos de los que espera. Para que pueda implementar un plan, es esencial saber qué puede hacer un plan por usted. A continuación se enumeran 4 puntos que arrojarán luz sobre los beneficios de planificar y tener a la mano un plan integral:
1. Mejorando la comunicación y respuesta del cliente
Normalmente designado como el plan de comunicación, un plan puede mantenerlo en contacto constante con sus clientes y mejorar y mantener relaciones con ellos. De esta manera, puede estar seguro de que los tratos se realizan metódicamente y de la mejor manera posible. Con una mejor comunicación llega la oportunidad de comprender las necesidades y deseos del cliente correctamente. Esto mejorará los planes presentados y la ejecución sería casi perfecta.
2. Aumentar la transparencia de nuestro propio trabajo.
Con un plan implementado, puede saber lo que debe hacerse y la secuencia de pasos que conducen a la finalización de una tarea en particular. De esta manera, incluso su cliente sabrá cómo se está llevando a cabo el proceso y podrá tener una idea clara de lo que están haciendo los miembros del equipo.
3. Volverse más organizado y eficiente
Un plan claro es como una lista de tareas para que usted siga y se mantenga organizado. Esto duplicará su productividad y le dará los resultados deseados. Un proyecto organizado es seguramente un proyecto exitoso.
4. El foco está en el objetivo del proyecto
Con detalles, vienen las posibilidades de desviarse y desviarse de las metas y objetivos del proyecto. Con la desviación, el costo aumenta y los recursos tendrían que trabajar horas extras. Un plan puede mantener su rumbo y alinearlo con lo que desea lograr con una desviación mínima o nula. Esto permitirá que el proyecto nunca pierda tiempo y costos.
Plan de proyecto vs Infografía del plan de gestión del proyecto
A continuación se presentan las principales comparaciones entre el Plan del proyecto y el Plan de gestión del proyecto.
Enfoques marco:
Los planes pueden seguir cualquiera de los siguientes dos enfoques para obtener los resultados deseados:
- Enfoque Lógico
- Enfoque de desarrollo del plan de proyecto
Enfoque Lógico:
El enfoque lógico se basa en que el gerente del proyecto cree una matriz de 4 columnas y el mismo número de filas. Estas filas tendrían el objetivo de desarrollo, el objetivo a corto plazo, los productos, así como los insumos que deben darse para obtener el producto necesario. Mientras que el encabezado de la columna tendría resúmenes, indicadores verificables, factores externos que contribuyen al plan del proyecto y los diversos medios de verificación.
Enfoque de desarrollo del plan del proyecto:
Este enfoque incluiría la preparación de un plan de proyecto y un plan de gestión del proyecto para enlistar las diversas etapas del proyecto y las diferentes actividades que se llevarán a cabo para lograr los resultados necesarios. Los planes del proyecto incluirían las necesidades básicas, como el objetivo del proyecto, la descripción, el análisis, los recursos necesarios y más.
Ahora, profundizaremos en este enfoque de desarrollo del plan de proyecto en este artículo. Analizaremos qué desarrolla este enfoque, el plan del proyecto y el plan de gestión del proyecto, y qué diferencia a estos dos documentos. ¡Estén atentos para más!
¿Qué es un plan de proyecto?
El Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos define un plan de proyecto para ser …
"… un documento formal y aprobado utilizado para guiar tanto la ejecución del proyecto como el control del proyecto. Los usos principales del plan del proyecto son documentar las suposiciones y decisiones de planificación, facilitar la comunicación entre las partes interesadas y documentar el alcance, el costo y las líneas de base del cronograma aprobado. Un plan de proyecto puede resumirse o detallarse ".
Mientras que PRINCE2 define un plan de proyecto para ser:
"… una declaración de cómo y cuándo se deben alcanzar los objetivos de un proyecto, mostrando los principales productos, hitos, actividades y recursos necesarios en el proyecto".
El propósito de un plan de proyecto es poder definir de manera correcta y precisa los hitos que el equipo debe lograr en el proyecto para facilitar y entregar el alcance previsto del proyecto. Un plan de proyecto de cualquier nivel debe ser capaz de responder las cuatro preguntas básicas que se le plantean. Son los siguientes:
- ¿Qué? - ¿Cuáles son los resultados / entregables deseados para el proyecto? ¿Qué trabajo debe llevarse a cabo para lograr estos resultados?
- ¿Por qué? - ¿Por qué se retoma el proyecto? ¿Qué está tratando de resolver?
- ¿Quien? - ¿Quiénes son los miembros del equipo que trabajan en el proyecto? ¿Qué hace cada miembro mientras está en el proyecto?
- ¿Cómo? - ¿Cómo se manejará el proyecto? ¿Cuáles son las actividades que serán parte del proyecto? ¿Llevarán el proyecto a una finalización exitosa?
Notará que el plan del proyecto suena y se ve idéntico a una carta del proyecto, pero lo que lo diferencia de ese documento es su propósito . Si bien el estatuto del proyecto establece firmemente los contenidos en papel, se elabora un plan para que la ejecución cobre vida.
Un plan de proyecto abarcaría todos los detalles que hay en un proyecto. No se limita únicamente al aspecto de gestión de proyectos o los objetivos de cumplimiento de la clientela de terceros. Un énfasis en el plan del proyecto en la secuencia exacta de todo lo que va a tener lugar en un proyecto. Fomenta una visión detallada del mapeo de una progresión paso a paso hacia la finalización del proyecto o, en palabras, el logro de su objetivo y visión, que se estableció en la carta del proyecto. Una vista detallada incluiría una visión completa de la ejecución de todas y cada una de las tareas para alcanzar los hitos, la gestión de subtareas individuales y actividades / eventos, y el control de la situación y, lo más importante, la calidad del proceso y sus resultados.
A menudo se promociona como el plan de construcción, un plan de proyecto generalmente abarca los siguientes temas a su debido tiempo de ejecución:
- Gestión del alcance
- Gestión de la calidad
- Gestión financiera
- Gestión de horarios
- Administracion de recursos
- Plan de comunicación
- Gestión del cambio
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión del proyecto, a diferencia del plan del proyecto, se puede definir en el único documento utilizado por el equipo del proyecto para describir el enfoque de gestión del proyecto o el sistema de gestión del proyecto utilizado en la implementación del plan del proyecto. Esto significaría que para un proyecto en particular, todos los aportes de gestión del proyecto en las diversas etapas del proyecto se detallarían en este documento, en base al plan del proyecto, que se redactó sobre la base de la carta del proyecto.
Muchos expertos encuentran una línea muy fina entre estos dos documentos y algunos no encuentran ninguna línea y usan los dos términos para planes indistintamente. Desde la 3ª edición de PMBOK, el término se estandarizó como "Plan de gestión de proyectos" en aras de la claridad, pero muchas organizaciones se han quedado en posar los dos documentos como entidades separadas, siguiendo diferentes formatos y con diferentes propósitos.
Un plan de gestión del proyecto también puede establecerse como una entidad lógica compuesta de muchos planes de gestión para que las tareas y actividades del proyecto funcionen según lo planeado. Estos planes de gestión no se limitan a las 10 áreas de conocimiento establecidas en PMBOK. Este plan toma las mejores prácticas, que pueden implementarse para un escenario particular, y las clasifica para la ejecución exitosa de esa tarea. Esto asegura la culminación de la tarea de la mejor manera posible.
Dependiendo de la escala del proyecto, este plan puede dividirse y dividirse en planes individuales o puede colocarse en un solo documento por razones de brevedad.
Los planes de gestión de proyectos siempre buscan responder la pregunta "cómo" en lugar de "qué" y "por qué". Con este rasgo, los planes de gestión de proyectos informan a los equipos sobre "cómo" conducir y tratar un escenario particular, utilizando qué herramienta o enfoque de gestión. Esto fortalece la postura del gerente de proyecto y su equipo, dándoles un sentido de dirección y referencia.
En términos de los temas que están cubiertos por un plan de gestión de proyectos, se asemeja mucho a los temas cubiertos por un plan de proyecto, incluida la gestión del alcance, la gestión de la calidad, hasta la gestión de adquisiciones. Se toma un plan de gestión del proyecto y se implementa mucho antes del inicio de la ejecución del proyecto, asegurando que se tengan en cuenta todas las prácticas y se cumplan las mejores prácticas de gestión del proyecto.
Puede pensar en un plan de gestión de proyectos como una especie de directriz para ayudarlo a implementar el plan presentado frente a usted, para lograr el alcance y el objetivo del proyecto.
Diferencias clave entre el plan del proyecto y el plan de gestión del proyecto
Ahora que hemos definido y entendido los dos términos y los diferentes, pero similares, planes para un proyecto, profundicemos en aprender sobre ellos por sus marcadas diferencias que los distinguen. Distinguir un plan de proyecto y un plan de gestión de proyecto.
| Plan de proyecto | Plan de gestión de proyectos |
| Plan de vista de nivel superior | Plano de vista de nivel inferior |
| Plan detallado sobre el inicio del proyecto hasta su finalización. | Plan altamente detallado sobre cómo comenzar el proyecto y monitorear cada movimiento hasta el final |
| Este plan aborda y aborda la pregunta principal: qué | Este plan aborda y aborda la pregunta principal: cómo |
| Un documento visionario que traza el proyecto en pasos hacia la visión u objetivo. | Un documento de ejecución que traza las actividades del proyecto y las herramientas y técnicas que se utilizarán para lograr la visión / objetivo establecido en el plan del proyecto. |
| Le da al gerente del proyecto la visión de cómo serán los pasos y etapas del proyecto | Le da al gerente del proyecto el plan definitivo y desarrolla un sistema para ejecutar la visión del plan del proyecto. |
Desde el punto de vista del examen PMP, necesitará difuminar las líneas entre un plan de gestión de proyecto y un plan de proyecto y subirse al carro de los dos documentos que son iguales. La 3ª edición de PMBOK no los ve como documentos separados, sino que los agrupa bajo el nombre de "Plan de gestión de proyectos" como se indicó anteriormente en este artículo. He escrito este blog en la perspectiva de que sea una buena lectura y una buena fuente de conocimiento para las personas que han encontrado o encontrarán estos términos que se usan por separado y de manera bastante independiente en sus organizaciones.
Conclusión
Un plan de proyecto y un plan de gestión de proyectos son documentos esenciales utilizados en el ciclo de vida de un proyecto, y aseguran que tenga un buen funcionamiento de su proyecto en todo momento. Ser capaz de tener el control total de su proyecto significaría que su planificación se realizó con una dedicación sincera y una organización exhaustiva. La planificación cuando se realiza satisfactoriamente constituye el 80% del trabajo, lo cual es una ganancia segura para usted como gerente de proyecto.