Definición para la gestión del alcance del proyecto
Project Scope Management (PSM) es vital para definir el éxito o el fracaso de un proyecto, a fin de ofrecer productos / servicios de alta calidad. El PSM se puede definir como, "Una metodología, que incluye la lista de trabajos / tareas detalladas que se ejecutarán, para alcanzar los objetivos del proyecto". PSM es un conjunto de funcionalidades asignadas, lo que nos permite definir y monitorear el alcance de un proyecto, de manera precisa y eficiente. PSM permite a los supervisores de proyectos administrar el tiempo y los recursos de manera adecuada, mediante la distribución de la cantidad correcta de tareas necesarias para ejecutar un proyecto. A medida que PSM identifica y evalúa las tareas, inclusivas y exclusivas para el alcance del proyecto, ayuda a evitar tareas irrelevantes al ahorrar tiempo para lograr el máximo rendimiento.
Etapas de la gestión del alcance del proyecto
Independientemente de los métodos elegidos, el administrador del proyecto debe definir el alcance del proyecto y evaluarlo. PSM consta de los siguientes pasos:
1. Descripción de los requisitos del proyecto
La etapa inicial es identificar los objetivos del proyecto, para determinar el cronograma del proyecto y asignar los recursos. Solo a medida que se identifiquen estos factores, se pueden alistar las tareas que se realizarán para completar el proyecto. Por lo tanto, se describe el "alcance del proyecto", en función del cual se asignan al equipo del proyecto roles de tareas limitados a un presupuesto y tiempo específicos.
2. Identificación de los objetivos del proyecto
La siguiente etapa requiere determinar los objetivos del proyecto, que es el núcleo de un proyecto. Podría haber más de un objetivo para un proyecto y el administrador del proyecto junto con el equipo deben cumplirlos, a fin de entregar productos / servicios de calidad superior.
3. Determinación del alcance del proyecto
Alcance del proyecto consiste en recursos y tareas asignadas para entregar un producto o servicio en particular. Por lo tanto, el alcance del proyecto es un reflejo de los objetivos del proyecto, cuyo objetivo es ofrecer resultados de alta gama.
Seis prácticas de gestión del alcance del proyecto (PSM)
Las seis prácticas de PSM son:
Según 'GPMBK (Guía del cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos)', PSM se trata fundamentalmente de determinar y monitorear tareas, que deben incluirse o excluirse de un proyecto.
GPMBK enumera 6 prácticas de PSM que se implementarán para administrar y monitorear un proyecto:
1. Planificación y diseño de PSM
La primera práctica de PSM implica la planificación y el desarrollo del Plan de Gestión del Alcance (SMP). SMP se prepara al consultar con las partes interesadas del proyecto y recuperar información del plan del proyecto y de la carta. SMP le permite a uno determinar, administrar, monitorear y evaluar el alcance de un proyecto.
2. Acumular requisitos
La segunda práctica es determinar los requisitos de los interesados del proyecto y documentarlos. Este proceso emplea varias herramientas y métodos (como entrevistas, cuestionarios de encuestas, discusiones de grupos focales, métodos de observación) para extraer información sobre los requisitos y expectativas de las partes interesadas de un proyecto. Esto permite a los administradores del proyecto evitar las posibilidades de posibles errores u obstáculos durante el curso de un proyecto.
3. Describa el alcance del proyecto
En este método, el alcance del proyecto se determina para explicar los resultados, un proyecto alcanzaría y lo que no puede entregar o está fuera del alcance. El alcance que se genera, describe las expectativas de las partes interesadas de un proyecto, que se transmite al equipo del proyecto. Los registros documentados se evalúan para garantizar que los entregables del proyecto estén sincronizados con los objetivos del proyecto.
4. Desarrollar una estructura de desglose de tareas (TBS)
Una de las prácticas vitales de PSM permite a los supervisores del proyecto y al equipo dividir la declaración de alcance integral en unidades de trabajo más pequeñas y factibles. Estas piezas fraccionadas de trabajo se denominan "paquetes de trabajo". Por lo tanto, TBS es una colección de estas unidades de trabajo que se requieren para completar todo el proyecto. Permite al equipo del proyecto trabajar de manera eficiente y con ritmo.
5. Autenticar el alcance del proyecto
En esta etapa, los entregables del proyecto son revisados por partes interesadas internas y externas para la autenticación. Básicamente, es una etapa, que se centra principalmente en la aceptación de los entregables del proyecto por parte de los interesados. Las partes interesadas del proyecto dan retroalimentación y aprueban la misma si los resultados finales cumplen con los estándares y requisitos esperados.
6. Monitoree el alcance del proyecto
Se ha dicho con razón que, en lugar de un alcance de proyecto bien definido, debe ser bien monitoreado. Esta etapa compara los requisitos del proyecto con los informes de evaluación del desempeño para identificar las brechas o lagunas en un proyecto, lo que podría requerir que se modifique el SMP. Por lo tanto, es fundamental realizar un seguimiento del progreso del proyecto, para estar seguro de su ejecución según el SMP. Como el SMP podría requerir modificaciones o cambios si las partes interesadas presentan nuevos requisitos.
Conclusión
Para concluir, no se puede negar que un PSM bien estructurado es vital para el éxito de un proyecto. Vale la pena una inversión, a pesar del tiempo y los esfuerzos dedicados a la implementación de sus prácticas. Como permite obtener rendimientos máximos sobre desbordamientos mínimos. La capacitación en PSM es definitivamente beneficiosa, ya que proporciona el conocimiento y la experiencia sobre la gestión del alcance, que es una de las funcionalidades principales en la gestión de proyectos. La capacitación en PSM es una buena opción de carrera para futuros estudiantes que desean establecer su nicho en el campo de la gestión de proyectos.
El curso de capacitación también sería una ventaja adicional para los supervisores / gerentes de proyectos que enfrentan desafíos para completar los proyectos, ya sea a tiempo o en el presupuesto asignado. Al finalizar el curso, las puertas están abiertas a varias oportunidades de carrera en el dominio de la gestión de proyectos en organizaciones públicas y privadas.
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Esta es una guía para la gestión del alcance del proyecto. Aquí discutimos las etapas de la gestión del alcance del proyecto, que incluye describir los requisitos del proyecto, identificar los objetivos del proyecto y determinar el alcance del proyecto junto con seis prácticas de gestión del alcance del proyecto (PSM). También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:
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