Gestión ágil de proyectos para tontos: llegar al quid de la gestión de proyectos, como otros temas, no es uno con atajos. Si necesita información, tendrá que obtenerla desde el principio, ¡desde cero! Una vez que sus conceptos básicos estén pulidos y tonificados, puede dirigirse al callejón de la brillantez de la gestión ágil de proyectos y cambiar las tornas en su organización. Entonces, aquí está tu chip con un comienzo maravilloso.
¡Bienvenido a Agile Project Management for Dummies !
¿Qué significa un proyecto?
Considérelo como una empresa que es única para una acción de cumplimiento de requisitos dada. Esta empresa tiene principalmente más de una actividad interrelacionada que se hace pasar por tareas, y estas tareas deben cumplirse en un marco de tiempo estipulado y con un nivel de calidad esperado. Y, lo más importante, estas tareas deberían ayudar al proyecto a alcanzar su objetivo final. Con un inicio y un final planificados, los proyectos se inician y se ejecutan a través de las partes interesadas que dirigen el negocio hacia su visión y misión.
¿Qué significa Agile Project Management?
El despliegue de métodos y técnicas de planificación, organización y programación de recursos calificados, dedicados a un proyecto se denominaría Gestión de proyectos. El proceso sigue un desglose sistemático y el seguimiento de las tareas que conforman los pasos hacia el logro del objetivo del proyecto.
La gestión ágil de proyectos a lo largo de los años ha ganado un buen impulso sólido y se han observado resultados en todas las esferas de los negocios. Esto gana nuestra confianza en una metodología infalible aplicada para el éxito de una estrategia comercial.
Valor de la gestión ágil de proyectos
La gestión ágil de proyectos se dirige a propósitos, personas y procesos. El valor agregado se inicia en cada etapa del ciclo de vida de un proyecto. Estos factores llevan al proyecto a su objetivo final y demuestran las estrategias emprendidas.
El propósito de todo el proyecto es el punto focal dentro de la gestión del proyecto. Todas las partes interesadas y los recursos convergen hacia este propósito, y la gestión ágil de proyectos le da a la organización la seguridad de que será de acuerdo con los requisitos y necesidades del negocio.
Las personas involucradas en el proyecto aportan habilidades y experiencia al proyecto y lo completan. Ayuda a las partes interesadas o miembros del equipo a darse cuenta de sus responsabilidades y responsabilidades hacia los resultados esperados.
El Proceso seguido une el proyecto para llevarlo a las fechas y plazos de entrega esperados mientras mantiene el presupuesto para las tareas individuales.
5 fases de la gestión de proyectos
Hay 5 grupos o fases de procesos de gestión de proyectos ampliamente reconocidos que conforman todo el flujo de trabajo involucrado. Estos pasos se aplican ampliamente a todos los proyectos, operaciones y programas temáticos. Estos son:
- Iniciando
- Planificación
- Ejecutando
- Monitoreando y controlando
- Clausura
Echemos un vistazo a cada una de estas fases de un vistazo y avancemos hacia un proyecto exitoso en su organización:
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Iniciando
El inicio de un proyecto proviene del hecho de que algo tiene que cambiar o se debe hacer una nueva inclusión o se debe resolver un problema. Estas son situaciones apremiantes que necesitan que se inicialice un proyecto para superar o inducir un problema o cambio en particular.
Mientras que algunas compañías insisten en una lista de criterios establecidos para que un proyecto se denomine e inicie como un "proyecto", mientras que otras consideran los cambios dentro del departamento, en todos los departamentos y en toda la organización como proyectos. Estos a menudo se presentan como una delgada línea entre los conceptos de gestión de proyectos y gestión de cambios.
Los proyectos pueden ser iniciados principalmente por la alta gerencia, pero solo se hacen con la fuerza laboral en mente. Teniendo en cuenta los puntos de vista de la fuerza laboral y los ejecutivos se erige como una trama esencial para el inicio del proyecto. El inicio del proyecto proviene de dibujar o redactar una Propuesta de Proyecto que necesita la aprobación del equipo superior, que otorga los recursos y el presupuesto necesarios para el proyecto.
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Planificación
La planificación de proyectos es el quid de cualquier proyecto que se haya llevado a cabo a lo largo de los siglos en el ámbito de la gestión de proyectos. Llevar a cabo algo nuevo o enmendar procesos o flujos de trabajo ya existentes puede traer consigo un conjunto completamente nuevo de riesgos y problemas. Estos problemas o riesgos pueden evitarse o mitigarse mediante la utilización cuidadosa de la segunda fase de la gestión del proyecto.
En esta etapa, el alcance del proyecto determina la cantidad de planificación requerida para él y la intensidad del proyecto puede determinar qué tan lejos llegará la planificación del proyecto. La planificación implica examinar cada aspecto del proyecto según el objetivo establecido durante la fase de inicio del proyecto. Una vez que se determinan los requisitos y las necesidades, la planificación del proyecto se puede programar y clasificar fácilmente para comprender mejor qué pieza de rompecabezas encaja en cada lugar.
Una vez que se completa el rompecabezas, puede obtener una idea completa de dónde está el proceso y dónde se supone que debe estar al final del proyecto. De esta manera, puede llenar los vacíos de manera gradual, lo que lleva al proyecto a su finalización.
Cada tarea del proyecto tendrá un propietario, una línea de tiempo, recursos asignados y una fecha de finalización. Estas tareas pueden dividirse en subtareas y cada una de ellas contribuirá al objetivo del proyecto.
Con la fase de planificación, se pueden realizar las siguientes actividades:
- Definición del alcance y planificación
- Definición de tareas y planificación
- Secuencia de tareas
- Cronología de tareas
- Línea de tiempo del proyecto
- Asignación de recursos
- Presupuesto
- Plan de proyecto
- Plan de calidad
- Plan de comunicación
- Adquisición de personal
Para colmo de todo esto, la gestión de riesgos es un factor clave en la fase de planificación. El riesgo debe tenerse en cuenta y debe incorporarse a cada plan que se ponga en marcha. Riesgo significaría más gastos generales, que los proyectos no necesitan en ninguna etapa del ciclo de vida del proyecto. La gestión de riesgos implicaría la identificación y cuantificación de riesgos para cada etapa y cada tarea o subtarea emprendida.
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Ejecutando
Esta fase dicta el plan y lo pone en acción para lograr la meta y el objetivo del proyecto. Aquí es donde se emplean los miembros del equipo del proyecto para completar las tareas, actividades y etapas.
Las acciones se toman según el plan y los riesgos formidables se tratan según el plan de mitigación de riesgos iniciado durante la etapa de planificación. Los riesgos desconocidos e imprevistos se abordan de manera ad hoc y se les da prioridad para que el trabajo no se detenga. Las tareas principales se realizan para el diseño y se deben tener en cuenta las siguientes cosas:
- Seguro de calidad
- Desviación mínima del plan original.
- Ojos fijos en el objetivo
- Cumplimiento de líneas de tiempo
- Seguimiento continuo
- Medición del desempeño
- Comprobaciones periódicas de progreso
- Gestión de riesgos
- Resolución de problemas
- Desarrollo de equipo
- Plan de comunicación
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Monitoreando y controlando
Esta etapa es una fase esencial que garantiza y mide el éxito del proyecto en todos los plazos previstos. Comprueba la longevidad del proyecto y normalmente se realiza a través de un mecanismo de control establecido después de la fase de implementación o ejecución.
Los informes de rendimiento y la gestión de cambios entran en juego en esta etapa y los mecanismos de control del proyecto verifican los resultados esperados de cada tarea y actividad, comparándolos con los reales. De esta forma, se pueden calcular las variaciones y se pueden implementar las acciones necesarias en un esfuerzo por frenar los niveles adicionales de variación del plan de acción previsto.
El único propósito de esta etapa es determinar si el proyecto está en marcha o no. Volver a encarrilar el proyecto puede mostrar las habilidades de un gerente de proyecto y puede poner su línea de trabajo en primer plano. Es en momentos de desviación que las habilidades no solo son proporcionadas por el gerente del proyecto, sino también por los ejecutivos que emergen y se utilizan para resolver problemas y problemas.
Los siguientes aspectos deben ser monitoreados y controlados de cerca:
- Calidad
- Costo
- Alcance
- Líneas de tiempo
- Riesgo
- Respuesta a los riesgos
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Clausura
El propósito de esta fase es generar y recopilar todos los datos e información relacionados con el proyecto y difundirlos. Este cierre implica pasos tales como informar las métricas de éxito y el gráfico de cómo le ha ido al proyecto. Implica todos los daños y mejoras, todos los recursos utilizados y los costos.
En esta etapa, la propuesta inicial del proyecto y el contrato se revisan para verificar si todos los entregables han sido citados y entregados como resultado del proyecto. La finalización y resolución de las discrepancias pendientes se llevan a cabo en esta etapa.
Ciclo de vida del proyecto
Todas las fases juntas forman el ciclo de vida del proyecto, y este ciclo de vida es esencialmente el comienzo y el final del proyecto. Los enfoques seguidos por los ciclos de vida del proyecto son normalmente la cascada o los modelos ágiles. Hay otros enfoques diferentes para elegir, según los requisitos y la viabilidad de su negocio.
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Modelo de cascada
El modelo en cascada presenta un escenario en cascada donde la salida de una etapa dentro de las fases es la entrada para la siguiente fase. Este enfoque sigue una secuencia establecida de las tareas y actividades realizadas, y tiene su conjunto de ventajas y desventajas.
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Modelo ágil
El modelo ágil, por otro lado, puede ser iterativo y funciona en bloques y piezas. Estas fases se pueden revertir y reiterar antes de pasar a la siguiente etapa, en caso de que exista una necesidad y demanda de los procedimientos del proyecto. Gira en torno al concepto de modelado y documentación para el desarrollo del proyecto y su implementación. Aquí se documentan las mejores prácticas para su uso.
10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos
Las 5 fases están a su vez respaldadas por las 10 áreas de conocimiento que forman juntos los procesos típicos de cada proyecto emprendido. Estos forman las partes integrales para lograr la cohesión dentro de los proyectos emprendidos en la organización, todos centrados en la estrategia y el objetivo del negocio. Son los siguientes:
- Gestión de comunicación de proyectos
- Project Cost Management
- Proyecto de Gestión de Recursos Humanos
- Manejo del proyecto de integración
- Proyecto de Gestión de Adquisiciones
- Project Quality Management
- Project Risk Management
- Gestión del alcance del proyecto
- Gestión de partes interesadas del proyecto
- Gestión del tiempo del proyecto
Todos estos elementos juntos forman componentes vitales cuando se trata de manejar sus proyectos como gerentes de proyecto, pero la explicación de estos es avanzada y no se discutirá en este artículo.
Equipo y comunicación
Cada proyecto requiere un equipo para funcionar y dirigirse hacia los objetivos del proyecto. Un equipo típicamente comprendería:
- Gerente de proyecto : este miembro administra todo el funcionamiento del equipo y lo dirige hacia el objetivo del proyecto.
- Líder del proyecto : este miembro apoya el trabajo realizado por el gerente del proyecto y es el segundo al mando. Por lo general, atiende los aspectos técnicos del proyecto y proporciona experiencia. Normalmente se necesita un rol de Líder de proyecto para grandes proyectos.
- Patrocinador del proyecto : este miembro proporciona firmas autorizadas y legaliza los gastos del proyecto. Están muy interesados en el resultado del proyecto y necesitan que sea según la visión y el objetivo. Lo miran desde una perspectiva de cómo contribuye al objetivo de la empresa.
- Miembros del equipo del proyecto : estos miembros son recursos vitales para impulsar el proyecto y hacer que las cosas realmente funcionen.
Si bien tiene muchos subtemas y subtareas dentro de las tareas principales, el adhesivo que une todos estos factores y las manos expertas es la comunicación. Sin comunicación, es difícil maniobrar y mantener el proyecto integrado. Con las actualizaciones que se realizan todos los días, es importante que todos los interesados y los equipos de apoyo conozcan todos los sucesos del proyecto.
La colaboración es la palabra clave para que este proyecto sea lo que se prevé que sea. Con la información transmitida al personal correcto en todo momento, el uso de herramientas y sistemas eficientes y efectivos juega un papel vital. Algunas de las mejores herramientas y sistemas de administración de proyectos que su equipo puede usar son los siguientes:
- Asana
- Podio
- Fluir
- Herramienta KANBAN
- Campamento base
- Proyectos Zoho
- Trello
Triángulo de gestión de proyectos
Uno de los factores clave dentro de la gestión de proyectos es este triángulo de gestión de proyectos, o incluso denominado "restricciones triples". Utilizado como modelo de referencia estándar para todos los gerentes de proyecto, se denota de la siguiente manera:
El triángulo de gestión de proyectos forma la base de la gestión de proyectos y la forma en que se abordan y elaboran estrategias. El triángulo está compuesto por:
- Alcance
- Costo
- Hora
Dirigido a la calidad del proyecto, cada factor influye mucho en el otro y puede determinar la forma en que avanza con su proyecto.
Si se aumenta el alcance, aumentará el costo incurrido y el tiempo necesario para su finalización. Si el presupuesto es ajustado, el costo se relaja y no se puede aumentar el alcance. Y, si el tiempo es escaso, el alcance es limitado y el costo se infla.
Estas son todas las cosas que necesita saber para comenzar. Entonces, ¿qué tienes en mente con respecto a este artículo? Anótelos en la sección de comentarios a continuación y compartamos algunas ideas y aprendizajes sobre este tema.