No solo le mostraremos el proceso paso a paso para trazar un plan estratégico de comunicación claro, específico y por escrito para su organización, también lo ayudaremos a clasificar nuestras razones sobre por qué debe hacer lo mismo.
El maestro espiritual Osho hizo un comentario cuando le preguntaron por qué era tan prolífico cuando hablaba de sus propios talentos y habilidades. Él dijo
- Si no voy a gritar sobre mis propios talentos, ¿quién más lo hará? Si no lo hago, ¿cómo sabrán las personas que puedo ayudarlos con mis recursos y capacidades?
Si se está preguntando por qué necesita un plan de estrategia de comunicación, es por esto: nadie se enterará de usted hasta que se lo diga de una manera que pueda entender. Ser casual sobre su comunicación con las partes interesadas internas y externas es fácil. Pero eso no maximiza el valor de su negocio.
Si todavía está pensando por qué construye un plan de estrategia de comunicación eficaz para comunicar sus valores, servicios, productos, misión, visión más profundos a su gente y clientes, mire las razones a continuación. Sabrías por qué es completamente significativo.
Razones para construir un plan estratégico de comunicación.
- Agenda: Un plan de estrategia de comunicación ayuda a construir una agenda para una organización: por qué existe, a quién sirve, cómo sirve, su misión y visión y cómo planea expandirse. Es una agenda porque muestra a las personas de la organización cómo deben ejecutar los planes y dónde deben llegar. Los clientes también obtendrán una visión clara de lo que pueden esperar de la organización en el futuro cercano.
- Estrategia: la estrategia es el arte de decidir ir de A a B donde existen riesgos significativos. Por lo tanto, planificar con anticipación el plan estratégico de comunicación siempre es prudente para una organización que aspira a crecer. Sin una planificación y un plan de estrategia de comunicación adecuados, la organización no puede llegar muy lejos al canalizar la información que desean transportar.
- Recordatorio concurrente: la creación de un plan de estrategia de comunicación facilita el atributo significativo de recordar a las partes interesadas internas y externas lo que están a punto de hacer o lo que están haciendo actualmente. Sus programas y reprograma la mente de las personas involucradas en el proceso y los unifica para un propósito común.
- Divulgación: ninguna empresa puede permanecer en el vacío. Son responsables de sus acciones y como todo afecta a todo, cada uno de sus movimientos afecta a la sociedad directa o indirectamente. Por lo tanto, el propósito de construir una excelente estrategia de comunicación para los empleados es dar una revelación completa sobre lo que el negocio está haciendo y cómo el negocio planea hacer crecer la comunidad y abstenerse de prácticas poco éticas.
Estas son las cuatro razones principales por las cuales necesita construir una estrategia de comunicación efectiva para los empleados. También puede incluir cosas como llegar a un público más amplio, tratar de obtener mejores mercados para sus productos y expandir su horizonte de negocios, pero son razones secundarias (estas razones pueden no ser secundarias para usted).
No importa la razón que tenga o incluso si no tiene una razón para desarrollar una estrategia de comunicación efectiva para los empleados, le recomendamos que preste atención al resto del artículo. Si se ejecuta correctamente, este artículo puede cambiar toda la estructura de comunicación de su organización.
Vamos a empezar.
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Articular la situación actual
Sin saber dónde está parado, cómo esperaría salir adelante y llegar a una determinada situación en la que las cosas se alinearían con su visión. No lo hará hasta que sepas dónde estás.
La mejor manera de saber eso es hacer un análisis FODA. Es muy simple. Tome un papel y divídalo en cuatro partes y luego en la primera parte escriba Fortalezas; debajo de Fortalezas, escribe Debilidad. En la parte superior derecha, escriba Oportunidades y, en Oportunidades, escriba Amenazas.
Tómese un tiempo para ingresar las entradas. Si necesita contar con la ayuda de sus colegas o comentarios de los clientes, haga lo mismo. Cuanto más preciso sea este análisis, más beneficioso será su plan de estrategia de comunicación. Sepa que puede comunicarse con claridad solo entonces cuando tenga información concreta y sólida. No te saltes este paso. Para empezar, es una de las cosas más importantes.
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Organizar una reunión con los principales interesados
Una vez que haya realizado su análisis FODA, es hora de hacer algunas correcciones de curso. Conoces tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Ahora, involucre a todas las partes interesadas para discutir qué conclusiones a las que llegó son absolutamente correctas o les gustaría agregar cualquier aporte. Si agregan entradas, escuche y anote.
Luego presente las conclusiones finales después de la lluvia de ideas. Si todos los interesados clave están de acuerdo con lo mismo, planee sentarse nuevamente para desarrollar una visión estratégica. La reunión es importante porque un miembro no puede formar una organización.
Necesitamos que todos se mantengan alineados con el desarrollo y la expansión de la organización. Y si estás trabajando en una organización, sabrás que hay un término llamado Johari Window que dice que hay un lado oscuro de nosotros que otras personas pueden representar mejor.
Entonces, usando el mismo principio, en la organización, es obligatorio no confiar solo en sus propios pensamientos y opiniones y pedirles a otras personas clave que también compartan las suyas.
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Planifica un futuro ideal para la organización
Una vez que las personas clave dan sus opiniones y aportes, es hora de trazar un futuro ideal para la organización. Para comenzar el proceso, escriba todo lo que desea que la organización defienda. Imagine que tiene todos los recursos, personas, dinero y talentos para crear un futuro impecable. Luego escribe el futuro como ves.
No pienses en la imposibilidad a partir de ahora. Es un paso en el que debe pensar más allá de su escenario actual si desea expandir su negocio y dejar su huella. No dejes que la visión ideal deambule por tu mente. Dale forma y estructura. Escríbelo de la misma manera que lo ves. El filósofo de negocios Jim Rohn preguntó:
“¿Es posible ver el futuro antes de que exista?” Se respondió a sí mismo: “Es posible ver el futuro antes de que exista. Porque puedes verlo en tu mente antes de que exista.
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Grabe la visión según la prioridad.
En esta etapa, es hora de darle forma. Necesitas ser realista ahora. Necesita salir y hacer la diligencia debida. Si se encuentra en una industria manufacturera y desea realizar una integración hacia atrás, piense en los recursos, el dinero y las personas necesarias para hacer el trabajo.
Pregúntese: ¿es necesario? ¿Qué valor puede tener a la larga? Siéntate con tu DAFO. ¿Su DAFO representa que tiene las fortalezas para dar este paso? Si es así, adelante y si no, deténgase.
La forma más ideal de priorizar la visión es dividirla en cuatro partes: eliminación crítica, no crítica, decisiva. Pon toda tu visión en estas cuatro partes. Piensa mucho y mucho.
Observe los comentarios de los clientes, el análisis de mercado, juzgue las tendencias del mercado y luego tome la opinión de las partes interesadas clave y luego decida qué cosas necesariamente pasarían a la fase crítica, que deberían ser decisivas y no críticas y que realmente puede eliminar de la visión.
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Convertir la visión en objetivos
Es hora de sentarse con las personas clave de su organización. En esta reunión, presentaría la división que hizo de su visión. Tome sus aportes y vea si lo que está pensando está al unísono.
Si no, ¿por qué? Descubre lo que piensan. Agregue nuevamente ciertas cosas si tienen mérito y descarte ciertas cosas si siente que pueden evitarse por completo. Una vez que esté convencido de su visión y la prioridad de esa visión, es hora de establecer los objetivos.
Establecer objetivos significa que necesita grabar su gran visión en piezas que se puedan lograr en 3-5 años o menos. Es importante reprimir. Si no te relajas, la ejecución no sucederá y no podrás convertir tu visión en realidad en un futuro próximo.
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Escriba los pasos de acción necesarios para llegar a B desde A
Una vez que haya establecido los objetivos, es hora de hacer un trabajo a nivel del suelo. Todos sabemos que la imaginación sin ejecución es una ilusión. Por lo tanto, es importante tomar cada objetivo y decidir el punto A y el punto B. A es el punto donde nos encontramos en este momento. Y B es donde queremos llegar. No podemos llegar a B hasta que tomemos algunos pasos de acción.
Es hora de escribir cada paso de la acción en detalle para que podamos entender dónde hacer qué y cómo abordar todo de una manera simple. Mantener una secuencia y estructura. Saque una página para cada objetivo.
En la parte superior, si es así, escriba el objetivo y luego escriba los pasos uno por uno y luego secuenciarlos en orden de importancia. Esta estructura simple ayudaría a tomar medidas y haría que la ejecución sea perfecta.
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Encuentra lagunas
Si has leído el trabajo de Edward de Bono "Los seis sombreros", es hora de usar el sombrero negro. Escribir pasos de acciones es muy fácil. Pero necesitamos tener algunos planes de contingencia para manejar todo con prudencia.
¿Por qué contingencia? Porque en cualquier momento las cosas pueden salir mal. Es posible que enfrentes muchos obstáculos en el camino que harán que tu vida sea miserable. Y si no tiene un plan de antemano, lo único que podrá hacer es quedarse atrapado y permanecer inactivo.
Por lo tanto, planifique para las crisis. Planifique situaciones en las que las cosas pueden salir mal. Plan para emergencias. Plan para los obstáculos. Y luego avanza con el siguiente paso.
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Establecer plazos
Una vez que vea claramente los puntos negros al convertir su visión en realidad, es hora de darle más significado. La organización no puede expandirse sin plazos. Alguien dijo tan bellamente: no hay objetivos poco realistas, sino plazos poco realistas.
Por lo tanto, es hora de establecer plazos para cada paso de acción que haya grabado antes. Sea específico, sea realista y agregue buffer a cada fecha límite (al menos el 20% del tiempo original que pensó que tomaría la tarea para completar).
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Atribuya recursos y responsabilidades y comparta
Ahora tienes una lista completa de cosas en tu mano. Ya ha establecido los objetivos, los ha dividido en pasos de acción específicos, ha encontrado los obstáculos que puede enfrentar durante mucho tiempo y ha establecido plazos para cada tarea.
Ahora es el momento de atribuir los recursos y descubrir personas que puedan hacer la tarea. Esta es la parte más crítica de construir una estrategia de comunicación efectiva para los empleados. La forma en que comparte las responsabilidades le dirá mucho sobre cómo le gustaría que se implementaran los planes.
La mayoría de las personas piensan que las estrategias de comunicación son algo separado, pero están profundamente alineadas con la misión, visión, objetivos, metas e implementación de una organización. En cada paso, necesita saber cómo comunicarse con sus subordinados. Entonces, al atribuir las responsabilidades, asegúrese de que tengan todos los recursos disponibles para su implementación.
Una vez que todo esté hecho, pídale a su gente que trabaje de acuerdo con la fecha límite. Cree pequeños bucles de retroalimentación que lo ayuden a obtener la retroalimentación para cada tarea y cómo se está implementando.
Si la estrategia de comunicación a los empleados tiene dificultades para implementar, averigüe los motivos. ¿Es un problema con respecto a los recursos / habilidades / claridad / comunicación? Y luego tome los pasos necesarios para cambiarlo. La implementación es muy importante porque sin esto todo el plan de comunicación sería en vano.
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Consejo de bonificación: tome medidas correctivas
Este paso es más acerca de recibir retroalimentaciones y crear una política de puertas abiertas donde las personas puedan venir y conocer a sus supervisores en cualquier momento y puedan discutir sus problemas durante la implementación. Si los empleados no están motivados y no conocen el propósito mayor de una tarea pequeña, es responsabilidad del supervisor enseñarles a los empleados y motivarlos a actuar.
Estos supervisores también deben informar a sus gerentes y luego los gerentes informarán a los gerentes senior y así sucesivamente. Esto creará un sistema de retroalimentación efectivo que es muy importante para tomar medidas correctivas a medida que los empleados continúan implementando la tarea que se les asignó.
El plan de estrategia de comunicación no es una cosa separada. El propósito de las comunicaciones estratégicas es inherente a la esencia de establecer los objetivos de la organización y alcanzarlos con el máximo éxito.
Por lo tanto, si una organización puede implementar lo anterior, entonces no sería un problema construir una estrategia de comunicación efectiva para los empleados en toda la organización y luego la misma transparencia infectaría también a las partes interesadas externas.
Primera fuente de imagen: pixabay.com
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