Diagrama de Gantt en gestión de proyectos
El diagrama de Gantt en Project Management es básicamente una vista visual de las tareas que se programan a lo largo del tiempo. Son necesarios para la planificación de todos los proyectos de todos los tamaños y son una forma bastante útil de mostrar qué trabajo está programado para ejecutarse en un día específico. Los diagramas de Gantt lo ayudan a ver las fechas de inicio y finalización del proyecto en una sola vista simple.
Comprensión
Una vez que las computadoras han introducido nuevos métodos de trabajo, los gerentes de proyecto descubrieron que podían ahorrar tiempo en la creación y actualizar sus gráficos de Gantt. El software Gantt Chart también se conoce como software de planificación de proyectos, gestión de proyectos o incluso programación de proyectos. Básicamente se creó para automatizar el proceso a fin de admitir requisitos avanzados de Gantt, como la creación de dependencias de tareas, la adición de hitos o incluso la identificación de la ruta crítica de un proyecto.
En un diagrama de Gantt puede ver varias cosas como la fecha de inicio del proyecto, la fecha de finalización del proyecto, cuáles son las tareas del proyecto, quién está trabajando en cada tarea, cuánto tiempo durará cada tarea, cuándo comienzan y finalizan las tareas. y cómo las tareas se agrupan, se superponen y se vinculan entre sí.
Imagine que las personas tienen un plan en un papel o con la ayuda de bloques de colores. Antes de la llegada del software Gantt Chart, los bloques magnéticos y Lego se convirtieron en una herramienta de planificación Gantt bastante popular. Sin embargo, hoy en día, la mayoría de los gráficos de Gantt se crean en Excel o con la ayuda del software de gestión de proyectos, que a menudo se denomina software de gráficos de Gantt.
Anteriormente, los gerentes de proyectos usaban tradicionalmente aplicaciones de escritorio locales como Microsoft Project e incluso hoy en día muchas todavía lo hacen. Sin embargo, hoy en día, el software Gantt Chart se ha movido en línea, lo que permite a casi cualquier persona crear Gantt Charts colaborativos y compartibles, así como planes de proyectos.
Papel del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos
Los diagramas de Gantt son bastante útiles en la planificación y programación de proyectos. También lo ayudan a evaluar cuánto tiempo debe llevar un proyecto y determinar cuáles son los recursos necesarios, y también a planificar el orden en el que debe completar las tareas. También son bastante útiles en la gestión de las dependencias entre tareas.
Cómo utilizar el diagrama de Gantt para la gestión de proyectos
Es fácil administrar el diagrama de Gantt. Puede seguir estos pasos para configurar un diagrama de Gantt de su proyecto:
Paso 1: identificación de tareas esenciales
Los diagramas de Gantt no proporcionan información útil hasta que incluyen todas las actividades requeridas para completar un proyecto o fase de proyecto.
En primer lugar, debe enumerar todas las actividades con la ayuda de una estructura de desglose del trabajo en caso de que tenga que establecer cuáles son realmente las tareas. Después de eso, para cada una de las tareas, debe anotar su fecha de inicio más temprana y también su duración estimada.
Por ejemplo:
Imagine que su organización tiene una licitación en la que tiene que crear un software de un producto de Servicio y usted es el responsable del proyecto y pensó en usar un diagrama de Gantt para organizar todo el trabajo junto con el cálculo de la escala de tiempo general para Esta entrega.
Tendrá que comenzar enumerando todas las actividades, y luego deberá estimar cuánto tiempo tomaría completar cada tarea. La lista debería verse así:
| Trabajo | Duración |
| Análisis de alto nivel | 1 semana |
| Selección de alojamiento del servidor | 1 día |
| Configuración del servidor | 2 semanas |
| Análisis detallado de los módulos principales | 2 semanas |
| Análisis detallado de módulos de soporte | 2 semanas |
Paso 2: Identificación de las relaciones de tareas
Ahora, la segunda tarea es la relación entre el trabajo en un proyecto. También notará que parte del trabajo debe completarse antes de que pueda comenzar el siguiente, y otras tareas no pueden finalizar hasta que las anteriores hayan finalizado.
Para su referencia, considere que está creando un folleto y necesita terminar el diseño del folleto antes de proceder a imprimirlo.
Paso 3: Actividades que se ingresarán en el software
Ahora, en tercer lugar, debe dibujar gráficos a mano o puede utilizar software especializado, como Ganto o Microsoft Project. Algunas de las herramientas están basadas en la nube, lo que significa que usted, así como el equipo, pueden acceder a ella simultáneamente, desde cualquier parte del mundo.
Muchas de las plantillas de Gantt han sido diseñadas para Microsoft Excel y también puede encontrar plantillas gratuitas en línea.
Paso 4: progreso del gráfico
A medida que su proyecto avance, por supuesto, evolucionará. Por ejemplo, imaginemos un escenario en el que es posible que deba retrasar la capacitación y detener el desarrollo de un sistema de información de gestión hasta que se resuelva el problema.
Debe actualizar su gráfico para reflejar los cambios a medida que ocurren. Esto lo ayudaría a mantener actualizados sus planes, su equipo y también sus patrocinadores.
Beneficios del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos
Muchas personas en el mundo de hoy están bastante acostumbradas a crear listas de tareas en Excel o en diferentes herramientas de hoja de cálculo. También podrían haber creado un diagrama de Gantt simple. Funciona bien cada vez que crea una lista de cosas para que cualquiera las vea. Sin embargo, cuando agrega más personas a esa actividad, en ese momento se vuelve mucho más fácil crear el diagrama de Gantt en línea.
Los beneficios del diagrama de Gantt son muchos. Hemos enumerado los beneficios más importantes a continuación:
- Planificación y programación de proyectos
- La planificación y programación de tareas
- Planificación y programación de tareas en múltiples proyectos.
- Ver tareas a lo largo del tiempo
- Planificación en Sprints
- Colaboración en equipo
- Programación del trabajo del equipo
- Determinación de los plazos planificados frente a los plazos reales del proyecto
Conclusión
Después de toda esta discusión, podemos concluir que el concepto de Diagrama de Gantt puede considerarse tan conocido como el enfoque exitoso de las prácticas de gestión de proyectos. Se puede aceptar como una forma efectiva y también útil para programar, seguir y controlar proyectos en los que se pretende completar diferentes tareas en un tiempo de duración restringido.
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