Diferentes métodos efectivos de comunicación (útil)

Los diferentes métodos de comunicación que se usan comúnmente en el lugar de trabajo son:

Comunicación verbal

La comunicación verbal implica el uso de palabras mientras se realiza la entrega del mensaje deseado. Puede ser uno a uno, por teléfono o en configuraciones grupales, etc. Es un método de comunicación eficaz que es personal y debe usarse más que solo llamadas telefónicas y correos electrónicos siempre que sea posible. El medio del mensaje en caso de comunicación verbal es oral. El hablar simple es comunicación verbal. Ver a la persona con quien se lleva a cabo la comunicación cara a cara ayuda a evaluar la respuesta de esa persona al comprender su lenguaje corporal y también ayuda a la participación activa del diálogo. Por lo tanto, la comunicación escrita y oral son los dos tipos principales de comunicación verbal.

1. Cuentacuentos

La narración de cuentos es una forma de comunicación verbal que es efectiva. Cumple una función organizativa vital, ya que ayuda en la construcción de significados comunes para los individuos de la organización. Las historias ayudan a aclarar los valores clave y también ayudan a demostrar la forma en que se hacen las cosas en una organización. El tono, la fuerza y ​​la frecuencia de la historia tienen una relación con un mayor compromiso organizacional. La calidad de las historias que cuentan los empresarios está relacionada con la capacidad de asegurar el capital para sus organizaciones. Las historias pueden ayudar a servir para reforzar y perpetuar la cultura de una organización.

2. Conversaciones cruciales

Aunque el proceso es similar, se necesita más habilidad, reflexión y planificación para las comunicaciones de alto riesgo en comparación con las interacciones diarias en el trabajo. Los ejemplos de comunicación que implican altas apuestas consisten en presentar al capitalista de riesgo un plan de negocios y pedir un aumento. Además de esto, en varias ocasiones en nuestra vida profesional, tenemos conversaciones que son cruciales: discusiones en las que hay mucho en juego, las emociones son fuertes y las opiniones pueden diferir.

Comunicación escrita

La comunicación escrita no se puede evitar en el lugar de trabajo. Está presente en todas partes y consiste en documentos y cartas tradicionales en papel y lápiz, chats de texto, correos electrónicos, documentos electrónicos escritos, informes, SMS y cualquier otra cosa que pueda transmitirse mediante el uso de símbolos escritos como el lenguaje que incluye cualquier documento que sea parte de la vida empresarial cotidiana. Dichos métodos de comunicación son indispensables para cualquier comunicación comercial formal y también para la emisión de instrucciones legales.

Los métodos de comunicación que utilizan principalmente la comunicación escrita consisten en propuestas comerciales formales, comunicados de prensa, notas, contratos, folletos, manuales y similares. La eficacia de la comunicación escrita dependerá del estilo de escritura, vocabulario, gramática y claridad. La comunicación escrita es más adecuada en casos que requieren instrucciones detalladas, cuando algo tiene que ser documentado o en situaciones donde la persona está demasiado lejos para hablar en persona o por teléfono. Algunos de los métodos escritos de comunicación incluyen:

Medios de comunicación social

Las herramientas de las redes sociales como Facebook se pueden utilizar de manera efectiva en las organizaciones con el fin de comunicarse entre ubicaciones, divisiones, departamentos y empleados. Ciertas herramientas como Yammer están específicamente diseñadas para crear redes de medios sociales en los límites de un dominio particular de negocios.

Email

La comunicación por correo electrónico en las organizaciones se ha vuelto muy común y es una herramienta muy esencial para compartir información con uno, cientos y miles de empleados. Por lo general, es un componente importante del plan de comunicación y, aunque puede no ser un reemplazo para los métodos de comunicación cara a cara u otros, es fácilmente accesible y económico.

Comunicación oral

El otro tipo de comunicación verbal incluye la palabra hablada, ya sea por teléfono o cara a cara, videoconferencia, chat de voz o cualquier otro medio. Los diferentes tipos de comunicaciones informales, como la rumorología informal o la vid y las comunicaciones formales, como conferencias y conferencias, son las formas de comunicación oral efectiva. El uso de las comunicaciones orales se realiza tanto en debates como en conversaciones informales y causales. La eficacia de la comunicación oral dependerá de la velocidad, el volumen, el tono, la modulación de la voz, la claridad del habla y también las comunicaciones no verbales, como las señales visuales y el lenguaje corporal.

Algunos de los métodos orales importantes de comunicación incluyen:

Comunicación cara a cara

Por lo general, este es el método preferido de comunicación, aunque no es realista todo el tiempo, especialmente en organizaciones con sede en varios lugares del mundo. Sin embargo, herramientas como la videoconferencia hacen posible la comunicación cara a cara aproximada y ayudan incluso a las grandes organizaciones a crear conexiones personales entre la administración y el personal.

Reuniones

Las reuniones son comunes en casi todos los entornos empresariales y ahora es posible aumentarlas mediante el uso de herramientas tecnológicas que permiten a los participantes en ubicaciones remotas participar en las discusiones, aunque no están presentes físicamente en el sitio de la reunión.

Mientras usa la comunicación verbal, la persona necesita ser consciente de su tono de voz, inflexión y velocidad. Se debe evitar el uso del sarcasmo y los tonos de enojo; de lo contrario, la persona con la que se está comunicando se pondrá a la defensiva. Al hablar con su equipo o con un grupo de personas, debe asegurarse de hablar en voz alta y clara para que todos puedan entender lo que está diciendo. El uso del micrófono se debe hacer si se dirige a un grupo en una sala grande. La comunicación verbal se usa mejor cuando algo tiene que ser discutido en detalle o cuando alguien tiene que ser felicitado o reprendido. La comunicación verbal hace que la transmisión de pensamientos sea más rápida y fácil y es el método de comunicación más exitoso. Sin embargo, representa solo el 7% de toda la comunicación humana.

Métodos no verbales de comunicación

"Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice"

Peter Drucker

La comunicación enviando y recibiendo mensajes sin palabras es parte de la comunicación no verbal. Dichos mensajes son una parte vital de cualquier comunicación y generalmente brindan refuerzo a la comunicación verbal. Sin embargo, también pueden transmitir sus propios sentimientos y pensamientos.

Comunicación física no verbal

La comunicación no verbal juega un papel importante en la forma en que te comunicas con otras personas. No se puede confiar como un único medio de comunicación, excepto en los casos en que la persona hace uso del lenguaje de señas. La comunicación física no verbal o el lenguaje corporal consisten en postura corporal, expresiones faciales, contacto visual, gestos como un dedo puntiagudo, ondas y similares, tacto, tono de voz, movimientos generales del cuerpo y otros.

Debe estar al tanto de la comunicación no verbal. Tus movimientos, contacto visual y gestos, la forma en que te sientas y te paras ayudan a transmitir un mensaje a la persona con la que te estás comunicando. Los gestos deben usarse apropiadamente o las manos deben dejarse a los costados. Debe evitar inquietud ya que distrae y los brazos no deben cruzarse, ya que envía una señal de estar cerrado o enojado. Siempre debe mirar a los ojos de la persona con la que está hablando y nunca mirar o rodar los ojos cuando están hablando.

Las más comunes entre todas las comunicaciones no verbales son las expresiones faciales. Por ejemplo, un ceño fruncido o una sonrisa transmite emociones que son distintas y difíciles de expresar mediante la comunicación verbal. La investigación ha demostrado que las señales no verbales o el lenguaje corporal junto con las expresiones faciales, el tono de voz y la postura corporal representan casi el 55% de toda la comunicación que tiene lugar. Según la investigación, solo el 7% de la comprensión del mensaje por parte del receptor se basa en las palabras reales del remitente, el 38% se basa en el lenguaje para (el volumen, el tono y el ritmo del habla) mientras que el 55% se basa en base de señales no verbales (lenguaje corporal).

La investigación también ha revelado que las señales no verbales también pueden tener un efecto sobre si tiene éxito en obtener una oferta de trabajo. Los jueces que examinan las cintas de video de los solicitantes pudieron hacer evaluaciones de sus habilidades sociales incluso cuando el sonido estaba apagado. Echaron un vistazo a la tasa de gestos, el tiempo que se dedicó a hablar y la formalidad de la vestimenta para determinar los candidatos que serían más exitosos para el trabajo socialmente. Por lo tanto, es esencial considerar la forma en que uno aparece en el negocio y también lo que uno dice. Nuestras emociones son transmitidas por nuestros músculos faciales. Se puede enviar un mensaje silencioso sin pronunciar una palabra. Un cambio en nuestro estado emocional es visible en el cambio de nuestra expresión facial.

Por ejemplo, si nos enfocamos en tener confianza antes de una entrevista, nuestra cara transmitirá la confianza al entrevistador. Poner una sonrisa incluso cuando se siente estresado puede reducir los niveles de estrés del cuerpo.

Paralenguaje

Un componente importante de la comunicación no verbal es la forma en que se dice algo, en lugar de lo que se dice en realidad. Esto consiste en estilo de hablar, tono, emoción, estrés, tono, entonación y calidad de voz. Ayuda en la comunicación de interés, aprobación o ausencia de ella. Según la investigación, el 38% de todas las comunicaciones se explican por el tono de la voz.

Las otras formas de comunicación no verbal generalmente comunican la personalidad de una persona. Estos consisten en -

• Comunicación estética o expresiones creativas como pintura, baile, etc.
• Apariencia o el estilo de aseo y vestimenta que comunica la personalidad de una persona.
• El lenguaje espacial, como los paisajes y las pinturas, comunica el gusto y el estatus social.
• Símbolos como construcción del ego, estatus y símbolos religiosos.

Para ser comunicadores efectivos, es importante alinear nuestro tono, apariencia y lenguaje corporal con la palabra que transmitimos. La investigación ha indicado que cuando las personas mienten, parpadean con más frecuencia, se encogen de hombros y cambian de peso. El tono es otro elemento de comunicación que no es verbal. Un tono diferente puede alterar el significado percibido del mensaje. El énfasis en una palabra en particular ilustra la forma en que un tono puede transmitir mucha información.

Comunicación visual

La comunicación visual es el tercer método de comunicación que se lleva a cabo a través de ayudas visuales como el color, la ilustración, el diseño gráfico, el dibujo, la tipografía, los letreros y otros recursos electrónicos.

La comunicación visual que comprende cuadros y gráficos generalmente refuerza los métodos escritos de comunicación y en la mayoría de las situaciones reemplaza completamente la comunicación escrita. "Una imagen vale más que mil palabras" es un adagio que muestra que la comunicación verbal en varias ocasiones puede ser más poderosa que la comunicación verbal y no verbal. Los desarrollos tecnológicos han hecho que la expresión de la comunicación visual sea más fácil de lo que era antes.

No hay una única forma correcta de comunicarse, pero debe tener conciencia de lo que es apropiado y en qué situación. Los métodos de comunicación elegidos dependen de la situación. Ponte en el lugar de los empleados. Si es necesario comunicarle un mensaje determinado, primero debe pensar en la forma en que lo recibirá. Al usar su buen juicio con respecto a la situación y ser considerado con sus empleados, lo convertirá en un comunicador efectivo. Una mejor comprensión de los diversos métodos de comunicación junto con los diferentes estilos de comunicación ayudará a conocer, así como a tratar a las personas de una mejor manera, a aclarar cualquier idea errónea o malentendido que pueda existir y, por lo tanto, contribuir al éxito de la organización.

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