Validación de datos de Excel (tabla de contenido)

  • Validación de datos en Excel
  • ¿Cómo crear una regla de validación de datos en Excel?
  • Criterios de valoración de la validación de datos Configuración

Validación de datos en Excel

La validación de datos es una característica en MS Excel, que se utiliza para controlar lo que un usuario puede ingresar en una celda de la hoja de Excel. Al igual que, restringir entradas en una hoja, como un rango de fechas o números enteros solamente.

Como ejemplo, un usuario puede especificar una reunión programada entre las 9:00 a.m. y las 6:00 p.m.

Como podemos usar la validación de datos en Excel para asegurarnos de que un valor sea un número positivo, una fecha entre 15 y 30, asegurarnos de que ocurra una fecha en los próximos 30 días, o asegurarnos de que una entrada de texto tenga menos de 25 caracteres, etc.

Localizar en MS Excel

  • Haga clic en la pestaña Datos en la barra de menú.

  • Seleccione Validación de datos en la barra de herramientas en la pestaña Datos:

¿Cómo crear una regla de validación de datos en Excel?

Vamos a entender el funcionamiento de la validación de datos en Excel por algunos ejemplos.

Puede descargar esta plantilla de Excel de validación de datos aquí - Plantilla de Excel de validación de datos

Validación de datos de Excel - Ejemplo # 1

Podemos restringir a un usuario para que ingrese un número entero entre 0 y 10.

Ejecute los pasos mencionados a continuación para la creación de la regla de validación de datos en Excel:

Paso 1: Seleccione B2 Cell.

Paso 2: vaya a la pestaña Datos, haga clic en Validación de datos desde la barra de herramientas Datos.

Paso 3: Se abrirá una ventana emergente de validación de datos:

Paso 3.1: en la pestaña Configuración, haga clic en el menú desplegable Permitir en Criterios de validación.

Paso 3.2: Seleccione Número entero, luego se habilitarán algunas opciones más requeridas.

Paso 3.3: Seleccione entre el menú desplegable de la lista de datos, ingrese el número mínimo y máximo para la restricción. Y haga clic en ok.

Paso 3.4: toda la configuración se aplicará a la celda seleccionada.

Ahora ingrese 1 en la celda B2- Permitirá al usuario ingresar cualquier número entero de 0 a 10.

Ahora ingrese 11 en la celda B2: arrojará por error predeterminado.

Ejemplo # 2 - Establecer mensaje de entrada y alerta de error

Podemos restringir a un usuario para que ingrese un texto limitado.

Paso 1 : Seleccione la celda B5 de la hoja del ejemplo 2.

Paso 2 : haga clic en la herramienta de validación de datos en la barra de menú de datos y seleccione Longitud del texto en el menú desplegable Permitir.

Paso 3 : Seleccione igual a en el menú desplegable de la lista de datos.

Paso 4 : Ingrese la longitud deseada de la contraseña (como ejemplo 11).

Paso 5 : haga clic en la pestaña Mensaje de entrada, proporcione un mensaje que se mostrará en la selección de la celda.

Paso 6 : haga clic en la pestaña Alerta de error, proporcione un Título y el mensaje de error que se mostrará si un usuario ingresó una contraseña de longitud no válida.

Paso 7 : después de hacer clic en el botón Aceptar, la configuración se aplicará a la celda seleccionada.

En la Selección de celda, se mostrará el mensaje de entrada.

Ingrese un texto que tenga una longitud de texto de 11. Se seleccionará con éxito.

Ahora ingrese una contraseña no válida. Lanzará el mensaje de error descrito.

Ejemplo 3: opción personalizada para la validación de la dirección de correo electrónico

Paso 1: Seleccione la celda C2 , vaya a la pestaña Datos y haga clic en Datos de validación en la barra de herramientas.

Paso 2: Seleccione personalizado en el menú desplegable Permitir.

Paso 3: escriba una fórmula para seleccionar solo el valor si tiene ' @ '.

Paso 4: haga clic en la pestaña Mensaje de entrada, proporcione el mensaje que se mostrará en la selección de una celda.

Paso 5: haga clic en la pestaña Alerta de error, proporcione el Título y un mensaje de error que se mostrará si un usuario ingresó un Id. De correo electrónico de longitud no válida.

Paso 6 : Después de hacer clic en el botón Aceptar, la configuración se aplicará a la celda seleccionada.

En la Selección de celda, se mostrará el mensaje de entrada.

Ingrese una identificación de correo electrónico válida: se seleccionará con éxito.

Ahora ingrese cualquier ID de correo electrónico no válido: arrojará un mensaje de error descrito.

Criterios de valoración de la configuración de validación de datos de Excel

  • Cualquier valor : para proporcionar cualquier tipo de datos.
  • Número entero : ingrese solo números enteros.
  • Decimal : ingrese solo números decimales.
  • Lista : elija datos de la lista desplegable.
  • Fecha : acepta la única fecha.
  • Hora : ingrese solo la hora.
  • Longitud del texto : se corrigió la longitud del texto.
  • Personalizado : ingrese una fórmula personalizada.

Condiciones en la lista de datos en la configuración de criterios de valoración

Entre, no entre, igual a, no igual a, mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o igual que.

Algunas condiciones más de configuración de validación de datos de Excel

  • Si un usuario quiere ignorar el espacio en blanco, entonces hay una casilla de verificación llamada Ignorar.
  • Si un usuario selecciona entre, entonces un usuario debe seleccionar los valores Mínimo y Máximo para las celdas.
  • Si un usuario desea aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración, entonces hay una casilla de verificación que debe marcarse, y se aplicará a las celdas restantes en la hoja.

¿Cuándo usar la validación de datos en Excel?

  • Se usa mejor cuando un usuario quiere compartir una hoja con otro usuario, y quiere que los datos ingresados ​​sean precisos y consistentes.
  • Restrinja las entradas a elementos predefinidos en una lista.
  • Restringe números fuera de un rango especificado.
  • Restringir fechas fuera de un cierto período de tiempo.
  • Restrinja los tiempos fuera de un cierto período de tiempo.
  • Limite la cantidad de caracteres de texto.
  • Validación de los datos, que está disponible en otras hojas o libro de trabajo.
  • Elija que se muestre un mensaje de entrada cuando un usuario hace clic en una celda como guía del usuario.
  • Un usuario puede personalizar la alerta de error, puede ser cualquier cosa según lo definido por el usuario.

Cosas para recordar sobre la validación de datos en Excel

  • Si un usuario desea crear una regla de validación de datos en el libro de trabajo para aplicaciones web de Excel o servicios de Excel, primero debe crear una regla de validación de datos de Excel en el escritorio.
  • Si un usuario remite un libro de trabajo a otro, primero un usuario debe asegurarse de que el libro de trabajo esté desbloqueado; de lo contrario, un usuario nunca podrá acceder a las celdas del libro de trabajo para completar el valor.
  • Siempre tenga en cuenta que no hay error en una fórmula como #REF! O # DIV / 0!
  • Cualquiera puede crear una regla de validación de datos en la celda llena. MS Excel no lo detectará.

¿Cómo eliminar la regla de validación de datos de Excel?

Un usuario puede eliminar la validación de datos de Excel de una celda, seleccionar la celda, hacer clic en Validación de datos y luego hacer clic en Borrar todo.

Un usuario puede modificar o eliminar la regla de validación de datos de Excel solo si la hoja heredada no está protegida. Si está protegido por contraseña, póngase en contacto con el propietario del libro. Solo él puede ayudar a desproteger el libro de trabajo. Como no hay forma de recuperar o perder la opción de contraseña en MS Excel.

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