Funciones de intranet para la comunicación de los empleados
“Las intranets de la empresa deberían construirse con sólidos programas de comunicación interna. El logro de una intranet es aproximadamente 60 por ciento de comunicación, 40 por ciento de tecnología ". Bob Cohen,
Una intranet es como un paraguas bajo el cual se puede obtener toda la información requerida relacionada con la empresa y el trabajo diario. Es conocida como la plataforma de comunicación donde obtendremos el tablero que muestra una vista de 360 grados de la actividad de la empresa. Precisamente, es una red en línea privada y segura donde los empleados pueden generar contenido, participar en ciertos procesos de comunicación, actuar en equipo, realizar tareas y eventos y desarrollar la cultura de la organización.
Es conocida como la plataforma de inicio de la compañía, donde los equipos se congregan, crean un repertorio esencial, un dispositivo de comunicación multieficiente y más. Al igual que una red de comunicaciones internas, una intranet es más que la cantidad de sus partes.
La intranet es una ventanilla única para todo. El diseño de la intranet debe ser acorde con las necesidades y participación de los empleados. Es una plataforma común que ayuda en la comunicación (bidireccional), el trabajo en equipo, la gestión del conocimiento, el desarrollo y el intercambio de contenido, las redes sociales, la participación de los empleados y la programación.
Toda empresa en desarrollo puede beneficiarse de la intranet. Las diez preguntas a continuación en realidad actuarían como puntos de lista de verificación que rectifican cualquier problema y ayudan en la implementación adecuada de la intranet.
Fig. 1: Puntos de la lista de verificación del diseño de la intranet
Debemos profundizar en las diferentes características de una Intranet.
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Intranet se encuentra en el núcleo de la comunicación
Tres formas en que ayuda a una organización:
- Comunicaciones de arriba hacia abajo que no son más que la comunicación de liderazgo a empleados
- Comentarios de los empleados o la comunicación entre empleados y liderazgo
- Discusión del equipo en forma de comunicación entre empleados
Ahora, un breve resumen sobre esto aclarará todo el asunto.
- Intranet termina problemas básicos de correo electrónico
Una intranet bien diseñada puede abordar fácilmente todo tipo de problemas de correo electrónico cuando olvida mantener a alguien al tanto de un correo importante o cuando pasa por alto una actualización crucial ya que el correo electrónico se perdió en una serie de correos, o cuando está atascado en una respuesta, todas las listas. La intranet se conecta con las personas de diferentes maneras y agiliza la comunicación instantánea. En el mismo pedestal, uno puede hacer muchas cosas fácilmente: chatear con los colegas, construir comunidades sobre diferentes temas, hacer anuncios sobre diversos asuntos relacionados con la empresa, escribir blogs, subir artículos y crear un panel de conocimiento relacionado con los procedimientos de la empresa.
Algunas estadísticas de comunicaciones internas se dan a continuación:
- Solo se abre el 48% de los correos electrónicos relacionados con la comunicación interna enviada
- Y solo alrededor del 23% de esas comunicaciones están realmente abiertas
Por lo tanto, está claro que una gran parte de las comunicaciones de la compañía no están abiertas. Para todos los destinatarios específicos para abrir las comunicaciones, solo enviar correos electrónicos obviamente no es una buena idea.
- La intranet ayuda a reunir los comentarios de los empleados
El compromiso de los empleados se evalúa mediante los comentarios de los empleados adecuados. Puede cuantificar fácilmente la satisfacción de los empleados, realizar un seguimiento de las brechas de mejora de los empleados y algunos problemas que tendrían un impacto directo sobre la rotación de empleados.
Las encuestas de retroalimentación de compromiso de los empleados son excelentes si no se incluyen en diferentes departamentos; En la mayoría de los casos, las encuestas son realizadas por la herramienta de un tercero. Por el contrario, si estas encuestas se realizan a través de una herramienta incorporada alojada en la intranet, uno puede obtener fácilmente los datos correctos alojados en el servidor de la empresa y compartirlos entre diferentes departamentos y equipos para mejorar la productividad. Además, los empleados de todas partes estarían al tanto de esta herramienta a medida que interactúan con ella en el día a día. En última instancia, esto aumentaría la comunicación en el lugar de trabajo y, por lo tanto, también la satisfacción de los empleados.
Fig: 2. Porcentaje de empleados que aceptan el proceso de comunicación
El pesimismo en el lugar de trabajo se origina por debajo de tres causas centradas en la comunicación:
- La gerencia no dirige adecuadamente a los empleados hacia un propósito común en un 38%
- Mala comunicación general en un 14%
- Cambios regulares que no están bien informados en un 12%
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Intranet colabora
En aras de la comunicación y la producción adecuadas de los empleados, es muy necesario tener una plataforma común donde todos los empleados puedan congregarse en una causa compartida. La mayoría de las veces, el mismo mensaje se volvería diferente cuando no todos estén sincronizados correctamente. Esto sería precario porque debe haber una ubicación centralizada desde la cual las personas deben recopilar contenido y conectarse entre sí.
- Intranet crea una plataforma donde todos pueden comunicarse juntos y hacer las cosas
En la mayoría de los casos, puede encontrar que una intranet está equipada para permitirle conectarse con sus colegas a través de alguna página de equipo o página de proyecto. Los empleados pueden colaborar y compartir contenido de interés mutuo. Puede crear páginas para el anfitrión de los temas:
- Proyectos
- Equipos
- Portales externos sobre clientes
- Bancos de conocimiento
- Para la inducción de empleados
- Campañas de marketing
- Servicio o introducción de producto
Por lo tanto, su intranet realmente configuraría sus comunicaciones, trabajos y contenido de cualquier manera según lo que aspire a mejorar las comunicaciones de la empresa.
- La gestión de proyectos y la gestión de tareas se simplifican mediante la intranet.
Una intranet ayuda a establecer y administrar proyectos y tareas en el mismo pedestal. Es la plataforma para cuidar otras actividades comerciales similares. La intranet ayuda al equipo del proyecto a completar el proyecto. En tiempo real, uno puede verificar fácilmente el progreso, solucionar cualquier problema sin la inundación de correos electrónicos y seguir discusiones vinculadas para obtener una comprensión más profunda de los encuentros y suministros.
Y la gestión de tareas vigila su propio progreso de trabajo, ayuda a asignar tareas a otros y garantiza la finalización perfecta de las tareas relacionadas con el proyecto. Uno puede compartir rápidamente archivos y datos en una habitación sin siquiera ponerlo en Dropbox o en otras reservas compartidas.
- Intranet sirve a los interesados internos
A través de una intranet, uno puede combinar un proceso normal y conectar soluciones entre diferentes departamentos, incluidos recursos humanos, marketing, TI, etc. El chat, los foros, los senderos abiertos de discusión y los mensajes aislados son algunas de las formas en que los pioneros ayudan a otros a resolver cualquier problema. A continuación hay algunos servicios para comenzar:
- Presentar diferentes documentos de política de las organizaciones.
- Construir un banco de conocimiento o wiki interno
- Anunciar varias comunicaciones centradas en la empresa o en el departamento.
- Brinde la oportunidad de un chat instantáneo para resolver rápidamente los problemas.
- Transmita un video paso a paso
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Intranet actúa como la herramienta de gestión del conocimiento
Solo piense en una situación en la que está buscando un archivo importante en varias ubicaciones que cree que guardó: Dropbox, Google Drive, One Drive, el sitio web de la empresa o su servidor interno. Y buscar en varios lugares simplemente hace girar la cabeza y no ha encontrado el archivo por fin. Entonces, en tal situación, la intranet puede ayudarlo a almacenar sus documentos importantes de manera ordenada.
- La intranet siempre le permite integrar sus documentos
La gestión de archivos como parte de los servicios de gestión del conocimiento es una forma de cargar su archivo en la intranet para su mejor ventaja. En ambos casos, cuando cargamos directamente un archivo o colocamos un enlace que lleva el documento real cargado en un lugar seguro, nos estamos ayudando a nosotros mismos y a otros a encontrar el archivo en el futuro sin tener que perder tiempo en esto. Puede consolidar los documentos de la manera que desee. Cuando en algunos casos, no esté seguro de dónde guardó los documentos, simplemente realice una búsqueda vívida para obtener el archivo deseado. Gran cantidad de documentos se guardan en la intranet:
- Se puede construir un repositorio de conocimiento en el que se pueden colocar diferentes documentos, por ejemplo, documentos de recursos humanos, archivos relacionados con el proyecto, etc.
- Puede enviar archivos fácilmente a través de la intranet y por chat; Además, la conversación de chat se archiva automáticamente para ayudarnos a obtener el historial de fechas
- La intranet aumenta la productividad
El éxito y el fracaso de cualquier proyecto dependen más del almacenamiento adecuado de los datos y archivos. No solo ahorra tiempo y, por lo tanto, tendría un impacto directo en el ROI, sino que también reduce las tensiones y las frustraciones. Por ejemplo, cuando está dando un toque final a la finalización de un proyecto, puede estar seguro de elegir el documento adecuado para su cliente. En caso de entregar archivos de incorporación a los nuevos miembros, puede enviar fácilmente el enlace de la página de Recursos Humanos que contiene los documentos pertinentes destinados a ellos. Según un estudio realizado por McKinsey Global Institute, en realidad puede reducir el tiempo utilizado para buscar cualquier documento en aproximadamente un 35%, aliviando así el 6% del tiempo que se dedicará a otras tareas importantes.
- La intranet siempre crea una base de conocimiento en tiempo real
Un diseño de intranet correcto ayuda a crear una base de conocimiento para documentar archivos y documentos posicionados de forma recurrente, por ejemplo:
- Políticas y prácticas
- Materiales de valor
- Noticias e historias de éxito.
- Preguntas frecuentes importantes
- Álbumes de empleados
- Materiales de entrenamiento
- Manual de recursos humanos
- Boletin informativo
- Enlaces importantes que contienen herramientas y archivos útiles
Y estos no son todos. Hay algunos elementos más que se cargan en los sistemas: preguntas formuladas en foros, discusiones de equipo y tickets generados en el servicio de asistencia. Todo esto podría cargarse en la intranet y agregarse en la base de conocimientos que puede usar una y otra vez para diferentes necesidades. Además, podría haber una pestaña con el nombre de las ideas que invitan a las ideas públicas. Esta herramienta realmente impulsaría la ideación en varios niveles.
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Intranet da opción de red social
Una intranet siempre brinda la oportunidad de establecer un contacto virtualmente con los pares de diferentes departamentos, reduciendo así las barreras y los silos; los empleados pueden conectarse fácilmente entre sí y compartir comentarios sobre los temas de intereses mutuos, y aprender. Y esto mejora la comunicación y el intercambio de conocimientos a nivel de empresa, diferentes equipos y departamentos. Los empleados conocerán a las personas dentro y fuera de sus equipos. Los gerentes pueden llegar a conocer a los subordinados, y esto finalmente rompería las convenciones y juntos podrían crecer, lo que tendría un impacto indirecto en la productividad.
- Intranet construye canales de comunicación interna
Sin siquiera dejar el escritorio, hacer llamadas o enviar correos electrónicos, los empleados pueden conectarse entre sí en forma de retroalimentación en los debates sobre cualquier tema específico. Por lo tanto, la conexión con equipos distribuidos geográficamente podría inspirar el trabajo en equipo.
- La intranet ayuda a encontrar y conocer a sus empleados
Solo porque el equipo está disperso geográficamente o alguien trabaja desde casa, es imposible encontrar y conocer a sus empleados todo el tiempo, incluso en los casos en que trabajamos con ellos física o virtualmente. En tales casos, el directorio de empleados en la intranet en realidad nos está ayudando a ponernos en contacto con nuestros pares y la comunidad que se puede construir. Podemos conocer las habilidades de los miembros de nuestro equipo, el historial de trabajo y los éxitos. Por lo tanto, podemos tomar su ayuda para resolver cualquier problema o aconsejar a otros que los sigan en esas necesidades específicas. Puede motivar a sus compañeros enviando una insignia de felicitación por el éxito de cualquier proyecto o enviando una insignia de agradecimiento por cualquier trabajo bien hecho.
- A través de Intranet puede crear, compartir y publicar cualquier buen contenido a través de límites y departamentos.
A través de la intranet, las personas crean contenido, comparten publicaciones públicas que otros consumen y comentan. Los usuarios usan diferentes espacios donde se carga cualquier contenido nuevo, una actualización automática irá a todos en esas publicaciones específicas. Luego comienzan a usar ese contenido. Por lo tanto, la intranet da la oportunidad a los usuarios de generar contenido que otros puedan usar. El siguiente contenido generalmente se carga en una intranet:
- Blogs y nuevas tendencias sobre la industria.
- Nuevas habilidades para que otros sigan
- Gran victoria del equipo
- Nuevo lanzamiento
- Nueva estrategia o proceso
- Fotos y videos geniales
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Participación de los empleados y centro de crecimiento: abolir la decepción de los empleados
En cada movimiento organizacional, el compromiso de los empleados se considera el resultado final. A través del compromiso de los empleados, la productividad mejora y los empleados están motivados. Esto finalmente impacta positivamente la satisfacción del cliente y la moral de los empleados.
Estadísticas de compromiso de los empleados
- El estudio de Del Carnegie Training muestra que casi el 71% de los empleados de grandes empresas no están comprometidos
- En otro estudio realizado por Gallup Research, la desconexión de los empleados es de aproximadamente el 18%, lo que dificulta la productividad general
Los empleados comprometidos abogan fielmente por las empresas para las que trabajan. Con orgullo mencionan el producto o servicio de la empresa a los clientes. Conjuntamente crean conocimiento para el beneficio de los demás y ayudan a otros a alcanzar sus objetivos. Mientras que los empleados desconectados son la carga. Dañan la reputación de la empresa y generan descontento, entre otros, y tienen un impacto viral en la productividad. En esta coyuntura, la intranet realmente ayudaría a desarrollar planes para involucrar a los empleados al permitirles usar recursos y herramientas y capacitarlos en sus campos aspirantes para desarrollar sus carreras. Tendrían más poder para decidir sus carreras.
- La Intranet une a los empleados con la misión, visión y valores de la compañía.
¡A menudo pensamos si cada empleado está alineado con la misión, visión y valor de la compañía! ¿Y están debidamente alineados y conectados emocionalmente? Un estudio realizado en 40000 empleados por la encuesta TINYpulse muestra que solo el 40% lo sabe. El proceso de participación de los empleados les está dando acceso a todos los empleados para que se apeguen emocionalmente a la misión, visión y valores de la compañía. Intranet le está dando a todos este acceso en una ubicación central. En diferentes formatos y segmentos, puede llegar a sus empleados y reforzarlos de varias maneras: a través de blogs, debates, artículos, videos y páginas personalizadas para promocionar la marca.
- La intranet crea oportunidades de desarrollo para los empleados
Los empleados estarían más satisfechos si tienen un amplio margen para desarrollarse. Una empresa puede crear diferentes planes de crecimiento profesional para los empleados, reduciendo así el desgaste. Y solo reduciendo las brechas entre los recursos que necesitan para su crecimiento y sus resultados, una empresa puede agilizar el desajuste. Intranet aquí hace este trabajo perfecto al apoyar y rastrear los programas de crecimiento de los empleados de la siguiente manera:
- Consolidar los materiales de capacitación y las mejores prácticas.
- Recopilación de comentarios de los empleados para mejorar los programas.
- Transmitir la cultura de la empresa a todos.
- Seguimiento del progreso de cada empleado
- Permitiendo a cada uno de ellos la oportunidad de monitorear sus desarrollos
- La Intranet tiene una conexión viral con todos los planes de desarrollo e ideas únicas.
Cuando se trata de la comunicación que se distribuye a los empleados a través del correo electrónico, existe la posibilidad de que esos mensajes de correo electrónico se pierdan en las bandejas de entrada o que las personas no tomen iniciativas para abrir esos correos. Es muy común en todas partes. Un empleado podría perderse la importante comunicación que se le envía sobre sus desarrollos personales. Y a veces, esto puede hacer que se sientan excluidos o insignificantes.
Una intranet siempre brinda a los empleados el acceso para llegar a lo que requieren: actualizaciones importantes, cada perspectiva y cada cambio de planificación. La información puede ser pública o específicamente diseñada para las personas adecuadas; Como parte de la comunicación dual, se les puede enviar un correo electrónico. Al mismo tiempo, pueden compartir sus ideas únicas en el espacio viral, y otros en este espacio pueden acceder a esta información y publicar comentarios. Por lo tanto, se desarrolla un buen hilo de comunicación que conduce a desarrollos exitosos para todos. Las personas que pueden no participar en la discusión pública también pueden participar en tales discusiones en línea.
La intranet también permite a los empleados utilizar sus roles y carreras:
- Proyectos propios y tareas importantes similares
- Comparte ideas creativas
- Aprovechar las oportunidades
- Monitorear el desarrollo de sus objetivos.
- Aconsejar el progreso del proceso.
- Cuidado con ejercicios y educación adicionales
- Esté atento a lo que hacen otros dentro y fuera de los equipos.
Steve Roesler, destacado estratega de comunicación, destacó diez preguntas importantes que ayudarían a involucrar a los empleados en el lugar de trabajo. Estas listas de verificación son efectivas para formular soluciones fáciles a los problemas de intranet:
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Intranet actúa como una herramienta de programación
Intranet facilita que todos puedan programar y monitorear reuniones, eventos y citas. Todos los empleados se beneficiarían de esta instalación extraordinaria.
- Planificación fácil para cumplir con la participación inspiradora de los empleados
Las personas pueden tener más de una herramienta para programar sus compromisos, pero son ineficaces, ya que sería un proceso lento. Esta viabilidad asegura una buena participación de los empleados. Puede enviar correos electrónicos a los empleados con respecto a las reuniones o eventos, pero este proceso es engorroso. Los correos electrónicos se pueden perder en la bandeja de entrada o se pueden omitir personas importantes. La forma más fácil e inteligente es programar un calendario compartido en la intranet de su empresa y ver rápidamente la comodidad de todos. Por lo tanto, se puede programar una hora para la reunión.
- Creando eventos atractivos
Además de establecer la hora y los calendarios, hay más información relacionada con los eventos que hacen que los eventos sean interesantes y populares.
- Información completa del evento.
- Fotos y videos relacionados con el evento para hacerlo más atractivo. Poco después de que termine el evento, puede haber una actualización uniforme junto con fotos y videos
- Hoja de ruta detallada de los eventos.
- Información de restaurantes, tiendas y otros lugares notables para visitar
Conclusión
Un diseño de intranet adecuado siempre es un trampolín para una comunicación interna efectiva. Siempre brinda una ventaja a las personas para que se relacionen con los colegas sobre cualquier tema compartido y brinda infinitas utilidades. Hemos visto personas que acceden ampliamente al uso adecuado de la intranet para aumentar la efectividad masiva de la plataforma. Es la plataforma donde obtienen y buscan cualquier cosa, crean, comparten, aprenden y motivan a otros que, a su vez, aumentan la eficacia del trabajo, impactando directamente el ROI. Sin embargo, esto no es correcto para decir algo negativo, pero siempre se puede decir que un diseño de intranet adecuado es siempre la mitad del trabajo realizado desde los canales de comunicación bidireccionales correctos.